De essentie van bedrijfscommunicatie – Definitie, typen en tips

Mensen communiceren de hele tijd met elkaar. Zonder communicatie zouden we niets kunnen doen. Het is moeilijk om een situatie te bedenken waarin u helemaal geen communicatie nodig hebt. Zonder deze nuttige vaardigheid zouden veel van de dingen die we als mensen tot nu toe hebben bereikt, slechts dromen zijn.

Er is één specifiek type communicatie dat van bijzonder belang zou moeten zijn voor bedrijfseigenaren, werknemers en werkgevers, ondernemers, en zo’n beetje iedereen die dagelijks met bedrijven te maken heeft – bedrijfscommunicatie.

Wat kunt u van dit artikel verwachten? We zullen bedrijfscommunicatie en de verschillende typen ervan met voorbeelden definiëren, ingaan op de 3 middelen van bedrijfscommunicatie, en u een lijst geven met nuttige tips en trucs over hoe u uw bedrijfscommunicatievaardigheden als een professional onder de knie krijgt. Laten we er meteen induiken!

Wat is bedrijfscommunicatie precies?

Om te begrijpen wat bedrijfscommunicatie is, richten we ons eerst op de term ‘communicatie’.

Wat betekent ‘communicatie’?

Het woord communicatie verwijst meestal naar praten, spreken, schrijven of informatie versturen naar een andere persoon. Het hele idee van communicatie is erg complex en richt zich op verschillende aspecten, waaronder veel van de volgende:

• ervoor zorgen dat de boodschap de doelgroep heeft bereikt
• ervoor zorgen dat de ontvanger van de boodschap deze begrijpt en erop reageert, indien nodig
• ervoor zorgen dat u, als afzender van de boodschap, met beleefdheid en gepaste precisie en duidelijkheid communiceert

Ondersteun interne en externe communicatie via meerdere digitale kanalen met CloudTalk

Meld u gratis aan

De rol van communicatie in het bedrijfsleven

Bedrijfscommunicatie omvat elke vorm van communicatie die plaatsvindt binnen een specifieke zakelijke omgeving. Bedrijfscommunicatie draagt bij aan de ontwikkeling van het vermogen om anderen te beïnvloeden, veranderingen teweeg te brengen in de houding en opvattingen van mensen, motivatie te stimuleren, en professionele relaties op te bouwen en te onderhouden. 

Veel wetenschappers en bedrijfseigenaren zijn het erover eens dat het de belangrijkste basisvaardigheid is voor iedereen in de werkomgeving. Denk maar aan uw allereerste kennismaking met een bedrijf waar u momenteel werkt. Zou u deze baan hebben gekregen zonder professionele communicatie?

In deze tijden van snel voortschrijdende globalisering en groeiende vraag naar teamwerk, zijn communicatievaardigheden absoluut cruciaal voor het succes van elk bedrijf, ongeacht de omvang. Dit helpt workflows te stroomlijnen en overbelasting van werknemers te voorkomen, wat kan leiden tot slechte slaaproutines en slechte besluitvorming. Een uitgeruste werknemer is een productieve werknemer! Bedrijven kunnen ook de samenwerking en klantinteracties verbeteren door speciale communicatietools te implementeren. Deze uitgebreide gids van G2 over de beste software voor klantcommunicatiebeheer, ondersteund door inzichten uit het G2 Grid Report, verkent de best beoordeelde platforms die teams helpen verbonden, georganiseerd en responsief te blijven via meerdere communicatiekanalen.

Nu we weten wat bedrijfscommunicatie is en hoe belangrijk het is, laten we de verschillende typen ervan en enkele voorbeelden bekijken:

Typen bedrijfscommunicatie met voorbeelden

We hebben communicatie onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: intern en extern. Beide kunnen verder worden onderverdeeld in twee verschillende vormen: opwaarts en neerwaarts. Laten we ze elk verkennen:

#1 Interne opwaartse communicatie

Dit betekent elke informatieoverdracht van een individu dat in een bedrijf werkt, omhoog in de organisatiehiërarchie, bijvoorbeeld van een ondergeschikte naar een manager. Managers hebben vaak verschillende soorten berichten nodig van de mensen die in de teams werken die zij beheren. Wanneer teamleden hun managers van enige informatie voorzien, beschouwen we dit als interne opwaartse communicatie.

Voorbeelden:

• Verkooprapporten
• Enquêtes
• Sjablonen 
• Samenvattingen 
• Systematische formulieren
• Feedbackformulieren, klachten en geschillen  

#2 Interne neerwaartse communicatie

Interne neerwaartse communicatie is het tegenovergestelde van interne opwaartse communicatie en vindt plaats wanneer een superieur communiceert met één of meer ondergeschikten. Bijvoorbeeld managers die contact opnemen met de medewerkers die zij aansturen. 

Het wordt meestal gebruikt voor zaken als het overdragen van cruciale informatie, het geven van instructies, het stimuleren van discussies tussen mensen, het motiveren van personeel en het verhogen van de productiviteit.

Voorbeelden:

• Werkinstructies en onderbouwing verstuurd van directeuren naar managers
• Formulieren verstuurd van middenkader naar medewerkers van het lagere management
• Procedures en werkwijzen 
• Prestatiefeedbackformulieren
• Presentaties over de strategie en kernwaarden van een bedrijf, gepresenteerd aan nieuwe medewerkers tijdens introducties

#3 Externe opwaartse communicatie

Externe opwaartse communicatie vindt plaats tussen werknemers binnen een organisatie en externe belanghebbenden die hoger in de hiërarchie zijn gepositioneerd. Externe belanghebbenden zijn onder meer zakenpartners, overheidsfunctionarissen, omwonenden en externe beheerders, enzovoort.

Voorbeelden:

• Facturen
• Jaarverslagen 
• Inkooporders 
• Nieuwsbrieven
• Tijdschriften 

#4 Externe neerwaartse communicatie

Op vergelijkbare wijze vindt externe neerwaartse communicatie plaats tussen een bedrijf en zijn externe belanghebbenden, maar dit keer is de partij hoger in het bedrijf degene die de communicatie start. Externe communicatie omvat doorgaans brochuresjablonen, e-mail, nieuwsbrieven, en posters die allemaal bedoeld zijn om potentiële klanten, partners en leveranciers aan te trekken. Dit omvat ook marketingformulieren, die vaak worden gebruikt om leads te verzamelen, klantvoorkeuren te begrijpen en gerichte campagnes te starten.

Voorbeelden:

• Producttraining en ondersteunende communicatie
• Promotionele en marketingliteratuur
• Communicatie met verkoop- en leveringskanalen

#5 CRM-automatisering via berichtenplatforms

Nu klantcommunicatie steeds directer en multi-channel wordt, zijn CRM’s die integreren met berichtenapps zoals WhatsApp een must. Deze tools stellen u in staat om interacties te automatiseren, leads te kwalificeren en communicatie te centraliseren zonder uw supportteams te overbelasten. Neem Kommo, bijvoorbeeld. Het combineert CRM-functionaliteit met native WhatsApp-integratie en een ingebouwde Salesbot, zodat u geautomatiseerde antwoorden kunt verzenden, klanten door de salesfunnel kunt leiden en elke interactie in één inbox kunt bewaren. Dit bespaart tijd en levert snelle, persoonlijke ervaringen op.

Voorbeelden:

•  WhatsApp-chatbot voor leadkwalificatie
• Geautomatiseerde antwoorden op veelgestelde vragen via CRM
• Gecentraliseerde inbox voor WhatsApp, Instagram en e-mail

Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat uw klanten snelle, gepersonaliseerde antwoorden ontvangen – zonder uw team te overbelasten.

Middelen van bedrijfscommunicatie 

Bedrijfscommunicatie kan op vele manieren plaatsvinden, en we zullen er 3 van in dit artikel bespreken:

Verbaal 

Verbale communicatie is in feite elke vorm van mondelinge communicatie in de vorm van gesproken taal om informatie naar andere mensen te sturen. Bij verbale communicatie communiceren mensen niet alleen met woorden, maar hechten ze er ook vaak emoties, gevoelens, gedachten en ideeën aan, al dan niet opzettelijk.

Heeft u ooit gehoord van de 7-38-55 regel? Het is de theorie van Albert Mehrabian betreffende de communicatie van emoties. Volgens dit concept wordt 7% van de betekenis gecommuniceerd via gesproken woorden, 38% door de toon van de stem en 55% via lichaamstaal. U wilt dit misschien onthouden de volgende keer dat u een belangrijk gesprek met uw baas heeft over een salarisverhoging!

Schriftelijk 

Schriftelijke communicatie omvat, zoals de naam al doet vermoeden, alle vormen van informatie-uitwisseling in de vorm van schriftelijke berichten zoals e-mails, brieven, rapporten, telegrammen, bulletins, handleidingen, papieren aankondigingen en meer. In tegenstelling tot verbale communicatie kost het wat meer moeite om emoties en gevoelens over te brengen via schriftelijke communicatie. 

Zaken waar u op moet letten bij schriftelijke communicatie zijn onder meer het kiezen van het juiste formaliteitsniveau, het bewust zijn van spelling- en grammaticafouten, evenals de gepaste duidelijkheid voor de ontvanger.

Maak gebruik van dynamische call scripting, gestroomlijnde workflows en diverse communicatiekanalen met CloudTalk 

Boek een demo

Op afstand

U bent misschien bekend met ‘thuiswerken’ (remote work) dat veel werknemers momenteel ervaren vanwege de COVID-19-pandemie, maar bent u bekend met communicatie op afstand? Dit vindt op afstand plaats, voornamelijk via elektronische hulpmiddelen. Dankzij communicatie op afstand kunt u op afstand werken zonder face-to-face interacties.

Er zijn veel tools beschikbaar voor communicatie op afstand. Enkele daarvan zijn:

• Telefoongesprekken, zoals callcenter-oplossingen
• E-mails
• E-mail ticketsysteem
• Online chats en conferenties
• Werkbesturingssystemen
• Videovergaderingen, zoals webinars
• Visuele communicatietools zoals screen recording software, een knipprogramma of GIF-maker

Hoe u uw bedrijfscommunicatievaardigheden onder de knie krijgt – onze 7 gouden tips en trucs!

Nu u weet wat bedrijfscommunicatie is, evenals de verschillende typen en methoden, is het tijd om enkele van onze geheimen met u te delen. 

In het laatste gedeelte geven we u onze 7 beste tips en trucs om uw bedrijfscommunicatievaardigheden te perfectioneren. Laten we ze bekijken:

Werk aan uw lichaamstaal

Uw lichaamstaal, evenals uw verschijning, speelt een belangrijke rol in de manier waarop u wordt waargenomen tijdens bedrijfscommunicatie. Let op de taal die u gebruikt wanneer u met mensen communiceert in een zakelijke omgeving, zorg voor uw uiterlijk en zorg ervoor dat u zich aan de juiste kledingcode houdt. Denk ten slotte aan de eerder genoemde 7-38-55 theorie.

Luister aandachtig 

Om effectief te communiceren, moet u goed luisteren. Communicatie werkt twee kanten op, en u moet altijd noteren wat de andere persoon u wil meedelen. Dit toont ook respect en betrokkenheid. 

“Als u denkt dat communicatie alleen maar praten is, dan heeft u niet geluisterd.”  – Ashleigh Brilliant 

Oefen uw algemene communicatievaardigheden 

Oefening baart kunst. Als u het gevoel heeft dat u enkele fundamentele communicatievaardigheden mist in een zakelijke omgeving, oefen ze dan buiten uw werkplek. Houd toespraken, praat met vrienden over verschillende onderwerpen, neem deel aan discussies en luister naar podcasts. U zult snel geweldige resultaten zien!

Gebruik de juiste kanalen voor verschillende soorten communicatie

Het is enorm belangrijk om de juiste kanalen te gebruiken voor diverse discussies en gesprekken die plaatsvinden binnen een zakelijke omgeving. Stel duidelijke richtlijnen op, zorg ervoor dat iedereen ze kent en houd u eraan. Dit zal bijdragen aan het behoud van een goed georganiseerde werkplek met speciale ruimtes voor zowel professionaliteit als onderwerpen buiten het werk om.

Het opzetten van dergelijke kanalen kan ook van toepassing zijn op uw klantenservice. U kunt bijvoorbeeld een klantenservicelijn runnen via een callcentertool. Tegenwoordig worden callcenters nog steeds hoog gewaardeerd door klanten, dus dit kan een goede optie zijn voor uw bedrijf. Er zijn veel betrouwbare tools om uit te kiezen, maar CloudTalk is de enige keuze als u op zoek bent naar de beste oplossing die er is. Bied uw klanten een gepersonaliseerde ervaring en los eventuele problemen snel op dankzij mens-tot-mens interacties.  

Breid uw zakelijke woordenschat uit

Als u in een nichebedrijf werkt, moet u mogelijk vertrouwd raken met vocabulaire en jargon dat specifiek is voor uw niche. Lees over uw branche, kijk films, luister naar podcasts en praat met uw collega’s. Alles kost tijd, maar u zult er uiteindelijk komen. 

Bereid u voor op vergaderingen om stress te voorkomen

Stress kan een enorme hersenblokkade veroorzaken, dus zorg ervoor dat u zich altijd van tevoren voorbereidt op uw zakelijke vergaderingen. Er is niets erger dan ter plekke te moeten nadenken, vooral als u al moeite heeft met effectief communiceren. Voorkom dit door u goed voor te bereiden en ontspannen te zijn wanneer het tijd is om ‘het woord te voeren’.

Neem deel aan discussies 

Deelname aan levendige en geanimeerde discussies zal een grote stimulans zijn voor uw hersenen en communicatievaardigheden. Hoe meer u met andere mensen omgaat, hoe beter u erin zult worden. Bedrijfscommunicatie is niet zo eng als het lijkt!

Alle aspecten van bedrijfscommunicatie ontdekt!

Daar zijn we dan! Rijker aan kennis en waardevol advies.

Bedrijfscommunicatie speelt een belangrijke rol in elk bedrijf en moet altijd een van de fundamentele elementen van succes zijn. Uitstekende communicatievaardigheden binnen een zakelijke omgeving dragen in hoge mate bij aan persoonlijke groei, een hogere kwaliteit van de werkprestaties en algehele werktevredenheid. 

In dit artikel hebben we: 

• de term ‘bedrijfscommunicatie’ uitgelegd
• voorbeelden gegeven van de verschillende soorten en methoden van communicatie
• u waardevolle tips gegeven om uw bedrijfscommunicatievaardigheden te verbeteren

Houd er rekening mee dat communicatie overal erg belangrijk is, maar vooral in een professionele omgeving. Volg deze gids en onze blog voor meer inhoud over communicatie, met name die met betrekking tot callcenters en telefonische ondersteuningsdiensten.