VoIP SMS: Så fungerar det, fördelar & bästa metoder

VoIP har blivit ett av de bästa sätten att koppla samman företag med sina kunder. Samtidigt har sms-kampanjer en öppningsfrekvens på 98 %. Frågan är hur effektivt VoIP-sms – kombinationen av de två – är?

När callcenterprogramvara blir alltmer sofistikerad fortsätter den att introducera nya funktioner som användare kan dra nytta av för att möta sina organisatoriska behov. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om VoIP-sms, inklusive hur det fungerar, dess fördelar och bästa praxis.

Viktiga insikter

• VoIP-sms gör att du kan skicka meddelanden via internet över hela världen från vilken kompatibel enhet som helst till mycket lägre priser än traditionella sms.
• VoIP-sms är kopplat till ett virtuellt nummer som är knutet till en mjukvaruprofil snarare än ett SIM-kort, vilket gör att användare kan upprätthålla effektivitet över olika enheter.
• Företag föredrar VoIP-sms för dess överkomliga pris, flexibilitet, ytterligare funktioner och automationsmöjligheter som är nyckeln inom försäljning, support och rekrytering.

Vad är VoIP-sms?

VoIP-sms, ibland även kallat VoIP SMS, gör precis vad namnet antyder. Tekniken gör att du kan skicka och ta emot textmeddelanden via din callcenterprogramvara genom ett virtuellt telefonnummer som är textaktiverat. 

Funktionen fungerar på liknande sätt som iMessage och andra jämförbara meddelandelösningar som gör att du kan skicka meddelanden mellan två smarta enheter (laptop, smartphone, smartklocka) via internet utan att behöva ett SIM-kort.

De två teknikerna är dock helt separata. Till skillnad från VoIP-sms är iMessage och dess alternativ utformade för personligt snarare än kommersiellt bruk och kommer att använda standardnätverket och -priserna när du skickar meddelanden utanför deras ekosystem. 

Hur fungerar VoIP-sms?

VoIP-sms fungerar genom att utnyttja infrastrukturen hos en leverantör av callcenter- eller sms-programvara för att skicka och ta emot SMS-meddelanden över internet. Meddelandena skickas och tas emot på användarens kopplade virtuella telefonnummer istället för ett SIM-kort.

I praktiken betyder detta att du kan skicka sms via IP från vilken enhet som helst som är kopplad till din profil och ditt virtuella nummer, oavsett vad den andra personen använder. Du kan också äga och använda flera virtuella nummer för samtal och sms i olika delar av världen. 

För att VoIP-telefonsms ska fungera behöver du bara en aktiv prenumeration på en lämplig lösning och en stabil internetanslutning.

VoIP-sms vs. traditionella sms

Trots att de i huvudsak gör samma sak finns det flera avgörande skillnader mellan VoIP-sms och traditionella sms. Dessa påverkar allt från pris till tillförlitlighet, ytterligare funktioner och mer. Nedan hittar du en snabb översikt.

De 7 fördelarna med VoIP-sms för företag

Skillnaderna mellan traditionella sms och VoIP-meddelanden gör dem faktiskt mycket mer användbara för både personligt och kommersiellt bruk. Nedan hittar du de 7 främsta anledningarna till varför företag använder VoIP-sms för sin uppsökande verksamhet och kundsupport.

1. Spara pengar:
   Genom att skicka meddelanden via användarens internetanslutning låter VoIP-sms dig skicka fler meddelanden till ett mycket lägre pris. Ibland kan de till och med vara helt gratis, vilket möjliggör omfattande användning.
   
2. Massmeddelanden:
   Eftersom VoIP SMS endast kräver en internetanslutning och en programvaruplattform, tillåter det användare att kommunicera effektivt över olika enheter. Detta gör det perfekt för kommersiell massanvändning.
   
3. Använd multimedia:
   VoIP-telefonsms gör det möjligt för användare att enkelt dela multimedia som bilder, videor, ljudfiler och dokument för ännu bättre kommunikation. Därmed kan företag engagera sina kunder på en djupare nivå.
   
4. Automatisera för framgång:
   VoIP med SMS-plattformar erbjuder ofta avancerade funktioner för ytterligare effektivitet, inklusive läskvitton, skrivindikatorer, SMS-kampanjer, etc. Detta gör att företag kan effektivisera processer ytterligare.
   
5. Öka integriteten:
   VoIP-meddelanden har ofta end-to-end-kryptering för att skydda användarnas data och integritet. Detta säkerställer att meddelanden endast kan läsas av den avsedda mottagaren.
   
6. Meddelanden internationellt:
   VoIP-sms gör det möjligt för användare att utbyta meddelanden direkt runt om i världen utan extra kostnader eller fördröjningar, vilket gör det perfekt för marknadsföring.
   
7. Målgrupper:
   VoIP med SMS tillåter ofta användare att skapa och hantera anpassade gruppchattar eller skicka personliga massmeddelanden, inklusive media och dokument. Detta kan vara avgörande både för intern och extern affärsanvändning.

Hur företag använder VoIP-sms

Det finns flera sätt företag kan dra nytta av VoIP med SMS i sin dagliga verksamhet. Användningsfall differentieras ofta baserat på team/avdelning, avsett syfte och målkund/användare. Dessa inkluderar:

#1: Försäljning: 

Intäktsteam kan använda VoIP-sms på flera sätt. De kan utnyttja det för att generera och följa upp leads direkt från sin webb/CRM för att påskynda omvårdnadsprocessen.

De kan dock lika effektivt använda det för att skicka ut masskampanjer och erbjudanden med personligt språk baserat på automatiserade variabler för att bättre engagera kunder och driva försäljning.

#2: Kundsupport

Många onlineanvändare föredrar att använda sin mobil snarare än en onlinechattfunktion för sina supportbehov. Genom att använda VoIP-telefonmeddelanden kan kundsupportteamet ta bort detta upplevda hinder samtidigt som de utnyttjar chattbotar för grundläggande förfrågningar.

VoIP-sms gör det dock också möjligt att dela hjälpsamma infografik och instruktioner. Detta kan vara extremt hjälpsamt för att påskynda och förenkla felsökningsprocessen.

#3: Rekrytering & forskning:

Personalresurser kan använda VoIP-sms lika effektivt som sina kundvändande kollegor för att rikta in sig på, kontakta, schemalägga möten och följa upp potentiella kandidater baserat på externa källor. 

Utöver rekrytering kan VoIP SMS också utnyttja sin 98-procentiga öppningsfrekvens för att garantera att människor ser dina uppmaningar till handling för olika informationsinsamling och feedbackinitiativ, vilka är avgörande för att förbättra prestanda.

Bästa praxis för VoIP-sms

Oavsett hur du vill dra nytta av VoIP-sms finns det flera bästa praxis du bör införliva för att maximera din prestanda. Dessa inkluderar:

1. Personifiera meddelanden:
   Många VoIP-meddelandeplattformar låter dig skapa mallar med anpassade variabler. Använd dessa för att infoga kunders namn, företag och annan information för att öka engagemanget.
   
2. Använd multimedia:
   Bilder, video och ljudfiler ökar inte bara användarnas engagemang utan kan också vara ovärderliga i supportinställningar. Implementera dem i din kommunikation för att ge en strömlinjeformad och trevlig upplevelse.
   
3. A/B-testa prestanda:
   Många VoIP SMS-plattformar erbjuder även analysfunktioner för att mäta och optimera din prestanda. Använd dessa för att spåra framgången med olika meddelandemallar och hitta de som ger bäst resultat.
   
4. Dra nytta av integrationer:
   Text-over-IP-leverantörer erbjuder ofta marknadsplatser för tredjepartsverktyg som CRM och Business Intelligence. Dessa kan hjälpa till att ytterligare förstärka dina ansträngningar med ytterligare information och funktioner.
   
5. Effektivisera med automation:
   Manuell textning är tidskrävande. Du kan dock effektivisera den genom att ställa in anpassade utlösare över dina webbplatser och appar för att skicka automatiserade sms för maximal effektivitet.

Hur man ställer in VoIP-sms

Efter teori kommer praktik. I det här avsnittet visar vi dig hur du ställer in och kommer igång med VoIP-sms själv i bara fem enkla steg. Nedan hittar du CloudTalks snabbstartsguide.

1. Hitta en VoIP-leverantör med sms-funktion:
   Det finns många VoIP-sms-leverantörer på marknaden, så det är bäst att leta efter en som passar dina affärsbehov. Överväg prissättning, sms-gränser, ytterligare funktioner och kundrecensioner för att hitta lämpliga kandidater.
   
2. Skapa ditt konto:
   När du har hittat en leverantör du gillar bör du registrera ett konto (eventuellt för en gratis provperiod) och teckna en prenumeration. Efter att ha fyllt i all information och bekräftat din identitet kan du börja ställa in dina VoIP SMS.
   
3. Konfigurera ditt VoIP-sms-nummer:
   Om du väljer CloudTalk som leverantör bör dina virtuella nummer redan vara konfigurerade för VoIP-sms. För att börja skicka meddelanden, ladda ner CloudTalk Phone App och klicka på chattbubbelikonen längst ner på skärmen.
   
4. Ställ in sms-funktioner & integrationer:
   CloudTalk erbjuder 35+ olika integrationer för de mest populära tredjepartsverktygen. För att förstärka dina VoIP SMS, hitta en integration du gillar och har en prenumeration på, lägg till den i din profil, och logga in.
   
5. Träna ditt team & börja skicka sms:
   Introducera resten av ditt team och lär dem hur man skickar meddelanden och ställer in anpassade utlösare via funktionen för arbetsflödesautomation. När alla är redo kan du starta din meddelandehantering utan dröjsmål.

Slutsats

VoIP-sms kan vara avgörande för olika aspekter av affärsverksamheten. Om du redan använder callcenterprogramvara bör implementering av denna funktion vara en självklarhet. Och om du inte gör det är detta den bästa tiden att komma igång. Så, vad väntar du på?