¿Qué es una PBX en la nube? Cómo funciona y sus ventajas

El 82% de las empresas informaron ahorros en costes después de migrar a la nube.

Pero ahorrar dinero es solo una ventaja.

La PBX en la nube está cambiando la forma en que las empresas se comunican. Al usar internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales, ofrece una flexibilidad, escalabilidad y eficiencia inigualables.

En este artículo, aprenderás más sobre cómo la PBX en la nube puede transformar las comunicaciones de tu negocio. Exploraremos qué es una PBX en la nube, cómo funciona y los beneficios que ofrece.

Puntos clave:

• La PBX en la nube (Private Branch Exchange) es un sistema telefónico basado en internet que utiliza tecnología VoIP para enrutar llamadas a través de la nube, en lugar de depender de hardware tradicional in situ.
• La PBX en la nube ofrece muchos beneficios para las empresas, como el ahorro de dinero en hardware y mantenimiento, la facilidad para ajustar el número de usuarios y las funciones, y la flexibilidad necesaria para apoyar a los trabajadores remotos.
• Antes de cambiarte a la PBX en la nube, evalúa a los proveedores en cuanto a características e integraciones esenciales, asegúrate de tener una conexión a internet estable para una calidad de llamada óptima y explora las funciones avanzadas.

¿Qué es una PBX en la nube?

Una PBX en la nube, o PBX virtual, es un sistema telefónico que funciona a través de internet en lugar de utilizar cables y equipos físicos. Gestiona las llamadas en servidores en la nube en lugar de tener una centralita telefónica física en la oficina. De esta manera, los empleados pueden hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar a través de internet, utilizando sus teléfonos, ordenadores o aplicaciones móviles.

Al actualizarte a un sistema PBX en la nube, tus equipos de ventas y soporte obtienen acceso a funciones de llamadas de nivel empresarial sin estar atados a un escritorio o ubicación física.

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¿Cómo funciona la PBX en la nube?

Una PBX en la nube es un sistema telefónico que utiliza tecnología VoIP, lo que te permite hacer llamadas por internet. Como parte de los servicios de computación en la nube, se aloja en servidores en la nube en lugar de en el lugar de trabajo físico. Cuando se realiza o recibe una llamada, se enruta a través de internet (red IP) a la nube. Allí, el proveedor de servicios la procesa en su centro de datos antes de dirigirla al destinatario. Como solo necesitas internet para las llamadas, puedes usar diferentes dispositivos para hacerlas, como ordenadores, portátiles,

¿Cuál es la diferencia entre VoIP y PBX en la nube?smartphones, o incluso tabletas.

Mientras que VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es la tecnología subyacente que transmite datos de voz por internet, una PBX en la nube es el sistema de software que gestiona esas llamadas. Piensa en VoIP como la conexión a internet en sí misma, y en la PBX en la nube como el sistema telefónico empresarial que proporciona funciones avanzadas como el enrutamiento de llamadas, IVR y análisis.

PBX en la nube vs PBX tradicional: Diferencias clave

Aquí tienes una tabla que compara las principales diferencias entre los sistemas PBX tradicionales y los PBX en la nube:

¿Cuáles son los beneficios de la PBX en la nube?

#1 Logra escalabilidad

La falta de soluciones de software escalables podría costar a las empresas entre el 8% y el 28% en pérdidas de ingresos. Por lo tanto, la escalabilidad y, por extensión, la flexibilidad, son esenciales para evitar estas consecuencias negativas. 

Veamos cómo se comparan las soluciones PBX tradicionales y las basadas en la nube en este aspecto.

Los sistemas PBX tradicionales in situ ofrecen poca flexibilidad, lo que te obliga a adaptar tu negocio al sistema. Realizar cambios, como añadir funciones o usuarios, requiere tiempo y esfuerzo. 

Por el contrario, las plataformas PBX basadas en la nube ofrecen la máxima flexibilidad, ya que solo requieren una conexión a internet. En consecuencia, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar con acceso a internet utilizando cualquier dispositivo preferido. Además, las plataformas PBX basadas en la nube te permiten añadir fácilmente nuevas líneas telefónicas, funciones o puestos sin instalaciones físicas adicionales. Esto significa que puedes adaptarte rápidamente a los cambios en tu negocio, ya sea un aumento o una disminución de la carga de trabajo.

#2 Garantiza fiabilidad

Aunque los sistemas locales son conocidos por su fiabilidad, las plataformas basadas en la nube son igualmente fiables, a menudo con un 99.999% de tiempo de actividad. 

Los proveedores de PBX en la nube de buena reputación tienen múltiples centros de datos en diferentes ubicaciones e implementan medidas de sostenibilidad de centros de datos para el tiempo de actividad del servidor, asegurando un servicio continuo incluso si un centro falla. Por ejemplo, CloudTalk tiene centros en nueve ubicaciones globales, por lo que incluso si uno de ellos se cae o la calidad de la llamada baja de un rango especificado, nuestra plataforma simplemente cambiará a uno de los otros servidores disponibles sin que tú lo notes.

Dado que una PBX alojada reside completamente fuera de tus instalaciones, tu negocio está protegido de cortes de energía locales y fallos de hardware físico.

#3 Olvídate del mantenimiento

Una gran ventaja de las plataformas en la nube es que no necesitas hardware adicional; los empleados pueden usar portátiles, dispositivos móviles o aplicaciones para smartphones.

Con un sistema PBX in situ, tienes que llamar a un técnico cada vez que surge un problema o pedirle a tu equipo de TI que mantenga los dispositivos, cables y todo lo demás relacionado con el sistema. Ambas opciones son costosas. Ahora, tu equipo de TI puede centrarse en sus otras tareas.

Como ventaja adicional, tendrás acceso a todas las funciones y capacidades del nuevo sistema justo después de implementar el software, sin necesidad de técnico ni tarifas adicionales.

#4 Mejora la seguridad

Una PBX en la nube de buena reputación es altamente segura. Los principales proveedores protegen tus comunicaciones mediante la aplicación de cifrado de datos de extremo a extremo, monitoreo continuo de la red y cumplimiento de estándares de seguridad globales como SOC 2 y GDPR.

El 94% de las empresas notó una mejora en la seguridad después de pasarse a la nube.

Los proveedores de PBX en la nube saben cómo hacer que sus servidores sean impenetrables y mantener tus datos seguros y protegidos. 

Además de ejecutar regularmente pruebas de seguridad y corregir inmediatamente cualquier posible fallo en sus sistemas, los datos en su interior están completamente cifrados—y lo mismo ocurre con tus llamadas. 

Si utilizas contraseñas seguras y cifrado de datos, hay poco riesgo de que alguien escuche tus llamadas o acceda a tus datos personales. Sin embargo, si quieres ir un paso más allá, puedes configurar una solución de seguridad en la nube híbrida para una correcta encriptación y seguridad.

#5 Reduce costes

Aquí tienes por qué usar una PBX en la nube puede ahorrarte dinero y mantener tu cartera contenta:

• Elimina la instalación de cables: No se necesita instalación de cables, lo que reduce significativamente los costes. Ahorras en gastos de instalación y mantenimiento sin la necesidad de cableado en toda la oficina. En su lugar, simplemente instala el software, crea una cuenta y configura las opciones de la PBX.
• Usa dispositivos existentes: No es necesario comprar nuevos dispositivos; usa tus ordenadores y teléfonos de oficina actuales.
• Reduce las tarifas de llamadas internacionales: VoIP elimina los costes de llamadas de larga distancia, lo que permite llamadas internacionales ilimitadas.
• Añade funciones fácilmente: Añade funciones, puestos o líneas telefónicas en solo unos minutos, reduciendo el tiempo de inactividad y evitando la necesidad de costosas visitas de técnicos.
• Reduce los gastos de mantenimiento: El proveedor se encarga de todo el mantenimiento, reparaciones y actualizaciones

Adoptar una PBX en la nube para pequeñas empresas iguala las condiciones, permitiendo a los equipos en crecimiento utilizar enrutamiento inteligente, menús IVR automatizados e integraciones CRM sin un presupuesto de TI a nivel empresarial. Los sistemas PBX en la nube operan con un modelo de precios predecible, basado en suscripción, que generalmente oscila entre €15 y €50 por usuario al mes. Dado que la infraestructura se aloja fuera de las instalaciones, las empresas eliminan los elevados costes iniciales de hardware, las tarifas de instalación y los gastos impredecibles de mantenimiento de TI.

#6 Ahorra tiempo

Además de ahorrar dinero, también ahorras tiempo. Aquí te explicamos cómo:

• Configuración rápida y sencilla: Con una PBX en la nube, puedes empezar casi de inmediato instalando una aplicación en tu ordenador.
• Elimina las preocupaciones de mantenimiento: Usar una PBX en la nube ahorra tiempo al eliminar la necesidad de mantenimiento del servidor y actualizaciones de equipos. El proveedor se encarga de estas tareas, liberándote de la planificación, instalación y resolución de problemas.
• Escala al instante: Añadir nuevas líneas telefónicas es rápido y fácil, lleva solo unos minutos. Todo se hace a través de software, por lo que no necesitas coordinarte con técnicos, ahorrando tiempo y esfuerzo, ya sea que necesites una línea o 30.
• Acceso a soporte técnico 24/7: Muchos proveedores de PBX en la nube ofrecen soporte técnico disponible las 24 horas del día. Se aseguran de que cualquier problema se resuelva rápidamente, lo que te ayuda a evitar interrupciones del servicio.

#7 Disfruta de funciones avanzadas

Lo principal que notas al comparar tus sistemas actuales con una PBX basada en la nube son las funciones. Muchas de ellas también están disponibles de inmediato, sin cargos adicionales. 

Aquí tienes algunas funciones útiles de la PBX en la nube:

• Grabación de llamadas: A través de las plataformas en la nube, puedes grabar y almacenar automáticamente todas sus llamadas telefónicas. Esto asegura que los agentes no pierdan ningún detalle de sus interacciones con los clientes. También es una gran herramienta para que los gerentes supervisen el rendimiento de los agentes actuales y capaciten a los nuevos.

• Menú IVR: Ayuda a tus clientes a encontrar a los agentes adecuados para sus problemas, guiándolos a través de diferentes opciones. También los dirige a los departamentos correctos y les permite encontrar la información requerida, como horarios de oficina o estado del pedido. 
• Transcripción de buzón de voz: Cualquier buzón de voz que recibas puede ser transcrito automáticamente y enviado a tu bandeja de entrada de correo electrónico como un archivo de texto. 
• Informes y análisis: Las plataformas PBX en la nube tienen muchas herramientas analíticas que permiten a las empresas hacer un seguimiento de las métricas comerciales críticas. Por ejemplo, los gerentes de centros de llamadas pueden verificar rápidamente el número diario de llamadas respondidas o perdidas, la cantidad de tiempo dedicado a una llamada, el número de llamadas respondidas por cada agente, etc.

Cómo elegir el proveedor de PBX perfecto 

Al evaluar un proveedor de PBX en la nube, prioriza las plataformas que ofrezcan integraciones CRM nativas, SLAs de tiempo de actividad fiables y precios transparentes por usuario.

1. Evalúa funciones vs. coste: Asegúrate de que el software elegido proporciona todas las funciones necesarias para tu negocio a un coste razonable.
2. Verifica la escalabilidad: Asegúrate de que el sistema PBX pueda crecer con tu negocio. Por ejemplo, verifica que el proveedor ofrezca precios flexibles que te permitan añadir o eliminar usuarios y funciones fácilmente a medida que tus necesidades evolucionen.
3. Evalúa la integración y personalización: Comprueba si el sistema PBX puede integrarse con otras herramientas empresariales, como el software CRM. Por ejemplo, si utilizas herramientas como HubSpot o Salesforce, visita el sitio web del proveedor para ver si ofrecen integración.
4. Evalúa la interfaz de usuario: Una interfaz fácil de usar con etiquetas claras y una navegación sencilla es esencial para un funcionamiento fluido.

Disfruta de la facilidad de la nube

En el mundo actual del trabajo remoto, un sistema PBX tradicional puede ser un obstáculo. Cambiar a una PBX basada en la nube puede parecer desalentador al principio, pero verás cuánto más fácil de usar es en comparación con tu configuración local. 

Si tienes preguntas sobre la actualización, prueba una demo con CloudTalk. Te guiaremos a través del proceso para que puedas concentrarte en usar tu nueva PBX en la nube mientras nosotros nos ocupamos del resto.

Fuentes

• Impulsando el crecimiento juntos: Pequeñas empresas y la nube