HIPAA-conforme callcenter software die elke patiënt snel verbindt met uw team
CloudTalk is een telefonieoplossing in de cloud voor de gezondheidszorg. Stuur telefoontjes van patiënten door naar de juiste afdeling, neem gesprekken veilig op en zet de transcriptie aan, en onderteken een Business Associate Agreement voordat u begint.
- Ondertekende BAA beschikbaar voor klanten in de zorg
- SOC 2-rapport en ISO 27001-certificaat in ons Trust Center
- Pakketten vanaf €25 per gebruiker/maand, zonder hardwarekosten
- Voldoet aan AVG/GDPR & CCPA
Vertrouwd door meer dan 50,000 sales- en supportprofessionals wereldwijd
HIPAA-conform callcenter voor de zorg
ontworpen rondom uw patiënten
Minder gemiste oproepen, veiliger patiëntcontact en 24/7 bereikbaarheid.
Geen gemiste
of dubbele patiëntoproepen
Keuzemenu's leiden patiënten naar de juiste afdeling, wachtrijen vangen drukke momenten op en automatische terugbelacties bereiken patiënten die niet zijn opgenomen.
Bescherm patiëntgegevens
tijdens elk gesprek
Teken een BAA voordat u start. Gesprekken worden versleuteld met toegangsbeheer op basis van rollen, en u bepaalt wie de opnames kan beluisteren en voor hoelang.
Vang oproepen buiten openingstijden op
zonder extra personeel
Regels voor openingstijden en feestdagen sturen oproepen automatisch door, dringende vragen bereiken de bereikbaarheidsdienst en een AI-receptie kan opnemen als de balie gesloten is.
BELANGRIJKSTE FUNCTIONALITEITEN
Een telefonieoplossing in de cloud voor de zorg die elke oproep afhandelt
Elke patiënt komt direct bij de juiste afdeling terecht
Of het nu gaat om afspraken, herhaalrecepten of facturering: beller kiest eenmaal en verbindt direct door.
- Keuzemenu's: „Toets 1 voor het maken van een afspraak, 2 voor herhaalrecepten, 3 voor de administratie.”
- Routing op basis van beller: Stuur bellers door op basis van wie ze zijn via het CRM-record.
- Wachtrijen en automatisch terugbellen: Vang piekuren op zonder patiënten te verliezen.
- Openingstijden: Stel openingstijden en feestdagen per nummer in; voicemailberichten worden naar de e-mail gestuurd.
Beheer wie gesprekken van patiënten kan zien en horen
Bepaal wie toegang heeft waartoe, wie kan meeluisteren en hoe vaak alles wordt getest.
- Rolgebaseerde rechten: Gescheiden rechten voor beheerders en medewerkers, plus SSO.
- Zichtbaarheid van opnames: Kies wie de gesprekken en opnames van collega's mag bekijken.
- Live toezicht: Luister mee, fluister advies aan een medewerker of neem deel aan een live gesprek.
- Penetratietests: Onafhankelijke tests die minstens één keer per jaar worden uitgevoerd.
Ondersteun elke praktijk, baliemedewerker en thuiswerker
Voeg binnen enkele minuten een gebruiker toe: balie, tweede locatie of medewerkers die thuiswerken.
- Elk apparaat: Mobiele app, browser of desktop: gesprekken volgen uw team.
- SIP-bureautelefoons: Behoud geschikte bureautelefoons; test eerst uw model.
- Nummerbehoud: Behoud de telefoonnummers die uw patiënten al kennen.
- Lokale nummers: Voeg nummers toe in 160+ landen naarmate u groeit.
PRODUCTTOUR
Bekijk hoe een patiëntoproep
door CloudTalk wordt geleid
Volg een gesprek van het afdelingsmenu naar het juiste team.
De opname en het patiëntendossier overzichtelijk op één plek.
VERGELIJK
Traditionele telefooncentrale in de zorg
vs. CloudTalk telefonie
Wat er daadwerkelijk verandert als de telefooncentrale niet meer fysiek in de serverkast staat:
BELANGRIJKSTE FUNCTIONALITEITEN
Functies ontworpen voor gesprekken
die zorgteams dagelijks voeren
Van afspraken en herhaalrecepten tot vragen over facturen en oproepcampagnes.
KEUZEMENU'S & ROUTING
- Drag-and-drop menu's: Bouw belstromen zonder te coderen.
- Op onderwerp: Afspraken, recepten en facturering gescheiden per team.
- Op beller: Terugkerende patiënten komen direct bij hun vaste contactpersoon uit.
- Op beschikbaarheid: Slimme routing slaat bezette lijnen automatisch over.
„De gesprekskwaliteit was duizend keer beter. De betrouwbaarheid honderd keer.”
WACHTRIJEN & TERUGBELLEN
- Wachtrijen: Laat beller wachten tot een medewerker beschikbaar is.
- Terugbellen: Bel gemiste oproepen automatisch terug.
- Belgroepen: Verdeel inkomende oproepen over de receptie.
- Analyses: Inzicht in wachttijden en het percentage beantwoorde oproepen per afdeling.
„Dankzij het live dashboard en het gesprekkenoverzicht zie ik precies wat ik nodig heb. We kunnen hierdoor veel meer inkomende oproepen verwerken.”
VEILIGE GESPREKSOPNAME
- Versleutelde verzending: Elk opgenomen gesprek wordt beschermd verzonden.
- Controle door de patiënt: Pauzeer of stop een opname direct op verzoek.
- Bewaartermijnen: Stel zelf in hoe lang opnames worden bewaard.
- Op verzoek: Exporteer eenvoudig de opnames en transcripties van een patiënt.
„Veel van onze klanten hadden problemen met de gesprekskwaliteit of de betrouwbaarheid van opnames. Toen gespreksopname een wettelijke verplichting werd, moesten we een provider vinden die 100% naleving kon garanderen.”
PATIËNTEN BENADEREN PER TELEFOON
- Lijstgestuurd: Laad een herbellijst uit uw CRM of op basis van tags direct in de dialer.
- Herhaalregels: Bepaal wanneer u een patiënt opnieuw laat bellen.
- Geplande terugbelacties: Verschijnen automatisch op het moment dat de patiënt heeft gevraagd.
- Vastgelegde resultaten: Elk gespreksresultaat wordt opgeslagen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
„De power dialer veranderde alles voor het beheer van ons gespreksvolume. Het is doorslaggevend geweest voor onze groei. Ons gespreksvolume is in slechts 8 maanden met een factor 2,5 gestegen.”
AI-SPRAAKAGENTS VOOR DE GEZONDHEIDSZORG
AI-gestuurde callcenter software
voor zorgteams
Laat AI de receptie ontlasten, zodat uw team alle tijd heeft voor de patiënten die zorg nodig hebben.
Signature Capability
See CloudTalk’s AI Voice Agent in Action!
CeTe is an AI that talks like a human: no breaks, no training, no time off. It makes and answers calls, updates CRMs, books meetings, and loops in a human only when needed.
Press play to hear it. Want a wow moment? Get a free test call and try it live.
Wat de AI-spraakagents doen
Onze spraakagents kunnen meer dan u denkt.
AI-spraakagents beantwoorden elke oproep binnen enkele seconden, 24/7. Ze geven informatie over openingstijden, locaties en diensten op basis van uw eigen documenten. Bij elk gesprek verzamelen ze de naam van de beller, het telefoonnummer en de reden van de oproep. Spoedgevallen worden met alle gegevens direct doorgeschakeld naar de dienstdoende medewerker, en afspraken worden automatisch ingepland in uw gekoppelde Google Calendar of Outlook.
- 70+ talen: De agent past zich automatisch aan de taal van de beller aan.
- Uitsluitend receptietaken: Geef nooit medisch of klinisch advies.
- BAA-gedekte inrichting: Voor patiëntgesprekken richt ons team uw agent in op een spraakprovider die valt onder onze BAA.
Analyses & AI Conversation Intelligence
- Doorzoekbare transcripties: Elk opgenomen gesprek is binnen enkele seconden terug te vinden.
- Directe samenvattingen: Niemand hoeft meer een heel gesprek terug te luisteren.
- Sentiment en onderwerpen: Zie meteen welke gesprekken prioriteit hebben om te beoordelen.
- Spreken/luisteren-verhouding: Inzicht in de verhouding tussen spreken en luisteren tijdens gesprekken.
- Binnen de BAA: Opnames en transcripties vallen volledig onder uw BAA.
Succesverhalen van CloudTalk-klanten
Bit2Me
Het aantal gemiste oproepen daalde van 80% naar 16%, en bellers krijgen binnen 3 tot 4 minuten een medewerker te spreken in plaats van 20 minuten. Lees de case.
Autenti
Zo'n 30% minder telefonische supportvragen, met 6 medewerkers verdeeld over 3 teams en 2 talen in één systeem. Lees de case.
Circle Gym
Van 4 naar 10 proefboekingen per dag dankzij AI-beantwoording, en meer dan 20 uur tijdswinst per week.
Lees de case.
GEEN VERRASSINGEN
Kies met vertrouwen voor een
telefoonsysteem voor de zorg
De vier belangrijkste vragen die inkopers stellen over HIPAA-compliant telefonie, direct beantwoord:
PRIJZEN VAN CLOUDTALK
Prijzen voor een HIPAA-compliant telefoonsysteem
Betaal alleen voor wat u echt gebruikt. Geen hardware nodig.
In 5 stappen aan de slag met uw zorgtelefoonsysteem
Begin met uw vragen over naleving en richt vervolgens uw belstromen in.
Spreek met ons team
Bespreek uw HIPAA-wensen en regel uw BAA.
Kies uw pakket en nummers
Verhuis uw huidige nummers of kies nieuwe lokale nummers.
Richt uw belstroom in
Stel uw keuzemenu, wachtrijen, openingstijden en feestdagen in.
Stel uw toegangsregels in
Bepaal rollen, wie opnames mag beluisteren en hoe lang ze worden bewaard.
Koppel uw systemen en ga live
Verbind uw CRM, en koppel uw EPD via de API.
Alles wat u moet weten
Wilt u een compliant systeem kiezen of een verouderd systeem vervangen?
Dit zijn de meest gestelde vragen door zorgteams.
Een HIPAA-conforme telefoondienst verwerkt gesprekken, opnamen en voicemails met patiëntgegevens volgens de Privacy- en Security-regels van HIPAA. Dat betekent versleuteling, rolgebaseerde toegang, auditlogs en een leverancier die een Business Associate Agreement ondertekent. CloudTalk ondertekent BAA's met zorgklanten, waarbij de beveiligingsmaatregelen zijn vastgelegd in ons Trust Center.
Het is callcenter software die oproepen van patiënten doorschakelt, opneemt en erover rapporteert terwijl patiëntgegevens beschermd blijven. CloudTalk voegt keuzemenu's, wachtrijen, terugbelopties, opnamen en transcripties toe, en werkt op basis van een BAA.
VoIP kan dat zijn, maar geen enkele technologie maakt u op zichzelf conform. Compliance is de combinatie van het systeem en de manier waarop u het instelt en gebruikt: wie toegang heeft tot opnamen, hoe lang ze worden bewaard en of de leverancier een BAA ondertekent. CloudTalk biedt de beveiliging, uw eigen beleid en training maken het plaatje compleet.
Let op een ondertekende BAA, versleutelde gesprekken en opnamen, rolgebaseerde toegang, betrouwbare gesprekskwaliteit, eenvoudige routing en een regeling voor oproepen buiten openingstijden. Vraag ook hoe de leverancier omgaat met sms en AI, aangezien niet elk kanaal door een BAA wordt gedekt.
Cloudtelefoonsystemen worden per gebruiker per maand gefactureerd, zonder hardwarekosten. CloudTalk-pakketten beginnen vanaf €25 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). De AI-receptionist begint met 50 gratis minuten en Conversation Intelligence is beschikbaar vanaf €9 per agent per maand.
INTEGRATIES
Koppel uw telefoonsysteem aan de software
die uw praktijk al gebruikt
Zie patiëntgegevens direct tijdens het gesprek en registreer elk gesprek op de plek waar uw team werkt. Synchroniseer gesprekken, notities en opnamen met HubSpot, Salesforce, Zoho CRM en Pipedrive. Koppel EPD- en praktijkbeheersystemen via de open API en workflowautomatisering, ontvang gespreksevents via webhooks met handtekeningverificatie, en verbind Zendesk, Microsoft Teams en ruim 100 andere tools, waaronder Zapier en Make.
Bied patiënten een telefoonsysteem
dat ze kunnen vertrouwen
Spreek met ons team over uw BAA, uw belstromen en uw HIPAA-inrichting.
Veelgestelde vragen over HIPAA-conforme telefoondiensten
De beveiligingsmaatregelen en het beleid van CloudTalk voldoen aan de HIPAA-wetgeving en we ondertekenen Business Associate Agreements met zorgklanten. HIPAA-regels gelden voor klanten die de BAA ondertekenen, en uw eigen interne procedures en training maken uw compliance compleet.
Ja. We ondertekenen onze standaard BAA met zorgklanten en deze heeft geen vervaldatum. Als u aanpassingen nodig heeft of uw eigen BAA wilt gebruiken, beoordeelt ons juridische team dit. Neem contact op met ons salesteam om dit te regelen voordat er patiëntgegevens in het systeem worden ingevoerd.
Geen enkele leverancier kan dat zijn, omdat er geen officiële HIPAA-certificering bestaat. HIPAA is een Amerikaanse wet en bedrijven verklaren te voldoen door aan de vereisten te voldoen. CloudTalk beschikt bovendien over een ISO 27001-certificaat en ons SOC 2-rapport is beschikbaar in ons Trust Center, samen met de security whitepaper.
CloudTalk ondersteunt geen HIPAA-conforme sms-berichten. Sms en WhatsApp worden niet beschouwd als HIPAA-conforme kanalen, dus houd patiëntinformatie in telefoongesprekken en opnamen die onder uw BAA vallen.
Ja. De AI-spraakagent beantwoordt oproepen buiten openingstijden, geeft antwoord op vragen op basis van uw documenten, verzamelt gegevens van de beller en stuurt dringende gesprekken door naar de dienstdoende medewerker. Dit is uitsluitend bedoeld voor balietaken. Voor patiëntoproepen stelt ons team dit in via een spraakprovider die valt onder onze BAA.
Ja, in een gekoppelde Google Agenda of Outlook, of in uw eigen planningssysteem via onze API, wat ons team samen met u afstemt. Omdat afspraakdetails patiëntgegevens kunnen bevatten, configureren we dit in overleg met uw complianceteam.
CloudTalk integreert van zichzelf met CRM-systemen zoals HubSpot, Salesforce, Zoho en Pipedrive. EPD- en praktijkbeheersystemen kunnen worden gekoppeld via onze open API en workflowautomatisering. Onze engineers kunnen uw EPD-workflow controleren voordat u een beslissing neemt.
Opnamen worden opgeslagen bij Amazon Web Services, en u kunt ervoor kiezen om ze in de EU of in Noord-Amerika te bewaren. Vraag ons team naar de juiste regio voor uw compliance-eisen en bekijk beveiliging voor het complete overzicht van de opslag.
U kunt zelf instellen hoe lang opnamen bewaard blijven en deze termijn verkorten als uw beleid dat vereist. U kunt een opname tijdens het gesprek ook pauzeren of stoppen, en op verzoek de opnamen en transcripties van een patiënt exporteren.
In veel gevallen wel. SIP-geschikte bureautelefoons van merken zoals Yealink, Grandstream en Polycom kunnen worden aangesloten. Niet alle functies zijn echter op elk model beschikbaar, dus test dit van tevoren. U kunt ook uw bestaande nummers verhuizen.
Ja. U betaalt per gebruiker vanaf €25 per maand, zonder hardwarekosten, en u stelt zelf de openingstijden en regels voor opnamen in.
Heb je nog vragen?
Kunt u het antwoord dat u zoekt niet vinden? Neem dan contact op met ons vriendelijke team via de chat.