Dicas de teleconferência

No mundo globalizado dos negócios, as teleconferências com colegas, clientes ou parceiros de negócios se tornaram cada vez mais comuns. Leia nossas dicas e descubra como evitar falhas e fazer teleconferência como um profissional.

Como qualquer reunião de negócios, as teleconferências podem ser muito produtivas, mas também podem ser uma perda de tempo para todos. Neste artigo, ajudaremos você a realizar chamadas de teleconferência de maneira eficaz e tranquila.

1. A preparação é fundamental

Dedique pelo menos alguns minutos para se preparar com antecedência para a chamada. Se você sabe que precisará de materiais específicos, gráficos ou anotações para a teleconferência, certifique-se de tê-los prontos antes do início.

2. Seja pontual e comece na hora

É importante chegar cedo, como em qualquer outra reunião de negócios. Se você for o responsável pela chamada, seja o primeiro a participar. Tente iniciar a reunião pontualmente – os participantes têm outras coisas para fazer, então não espere muito para que as pessoas apareçam.

3. Tenha uma agenda e cumpra-a

Crie uma agenda concisa com pontos-chave que você deseja discutir ou perguntas que precisam ser respondidas. Não se esqueça de divulgar a agenda antes da chamada para que todos os participantes possam visualizá-la. Durante a reunião, mantenha a conversa relevante, mantenha o plano e não se afaste dos tópicos principais.

Os gerentes acreditam que cerca de 35% do tempo gasto em reuniões é desperdiçado. É por isso que você deve tornar suas teleconferências mais produtivas.

4. Selecione um fundo silencioso e use o botão mudo

É frustrante quando você não consegue ouvir o que os outros participantes estão dizendo por causa do barulho de fundo. Quando possível, escolha um local tranquilo para fazer a teleconferência. Ligar de um escritório barulhento ou de uma cafeteria fará com que todos se distraiam e você pode perder informações importantes. Certifique-se de usar o botão mudo quando precisar espirrar ou tossir!

5. Incentive a participação

Boas teleconferências devem ser envolventes, todos os participantes devem sentir que as suas ideias e opiniões são importantes e valorizadas. Uma dica simples é fazer perguntas para garantir que todos estejam envolvidos.

6. Faça anotações ou grave a chamada

Se as informações apresentadas forem importantes, você pode fazer anotações. Essa também é uma ótima maneira de capturar todos os pontos de discussão importantes e manter o foco. Alternativamente, você pode usar um bom software de call center e gravar a chamada para referência futura. Nesse caso, você deve solicitar a permissão dos participantes com antecedência.

7. Faça o acompanhamento

As chamadas em conferência não devem terminar quando você pressiona o botão Encerrar. Uma boa forma de acompanhamento é enviar um e-mail com um resumo das principais decisões, passos ou dúvidas levantadas durante a ligação. Agradecer a todos pela participação e tempo é um gesto simpático que você pode incorporar no e-mail.

*Dica de bônus que fará de você um melhor participante da teleconferência:

Mantenha o foco na teleconferência

Isso significa que não é para realizar multitarefa durante a chamada – nada de enviar e-mails, comer, etc. Isso pode parecer óbvio, mas infelizmente não é.