Význam obchodnej komunikácie – definícia, typy a tipy

Ľudia medzi sebou neustále komunikujú. Bez komunikácie by sme neboli schopní nič robiť. Je ťažké predstaviť si situáciu, keď nepotrebujete vôbec žiadnu komunikáciu. Bez tejto užitočnej zručnosti by mnohé veci, ktoré sme ako ľudia doteraz dosiahli, boli len snami.

Existuje jeden špecifický typ komunikácie, ktorý by mal byť obzvlášť zaujímavý pre majiteľov spoločností, zamestnancov a zamestnávateľov, podnikateľov a prakticky kohokoľvek, kto sa denne zaoberá podnikaním – obchodná komunikácia.

Čo sa môžete z tohto článku naučiť? Definujeme si obchodnú komunikáciu a jej rôzne typy s príkladmi, dotkneme sa 3 spôsobov obchodnej komunikácie a poskytneme vám zoznam užitočných tipov a trikov, ako si profesionálne osvojiť svoje komunikačné zručnosti. Bez ďalších okolkov sa do toho pustime!

Čo je to vlastne obchodná komunikácia

Aby sme pochopili, čo je obchodná komunikácia, zamerajme sa najprv na pojem „komunikácia“.

Čo znamená „komunikácia“?

Slovo komunikácia sa zvyčajne vzťahuje na rozprávanie, hovorenie, písanie alebo posielanie informácií inej osobe. Celá myšlienka komunikácie je veľmi komplexná a zameriava sa na rôzne aspekty, z ktorých mnohé zahŕňajú:

• zabezpečenie, aby sa správa dostala k cieľovému publiku
• zabezpečenie, aby príjemca správy jej rozumel a v prípade potreby na ňu reagoval
• zabezpečenie, ako odosielateľ správy, aby ste komunikovali s dobrými mravmi a s primeranou presnosťou a jasnosťou

Podporte internú a externú komunikáciu naprieč viacerými digitálnymi kanálmi s CloudTalk

Zaregistrujte sa zadarmo

Úloha komunikácie v podnikaní

Obchodná komunikácia zahŕňa všetky druhy komunikácie, ktoré sa vyskytujú v rámci konkrétneho obchodného prostredia. Obchodná komunikácia prispieva k rozvoju schopnosti ovplyvňovať iných, prináša zmeny v postojoch a názoroch ľudí, zvyšuje motiváciu, ako aj vytvára a udržiava profesionálne vzťahy. 

Mnohí vedci a majitelia firiem súhlasia s tým, že je to najdôležitejšia základná zručnosť pre každého v pracovnom svete. Len si spomeňte na vaše prvé stretnutie so spoločnosťou, v ktorej momentálne pracujete. Dostali by ste túto prácu bez profesionálnej komunikácie?

V súčasnej dobe rýchlo sa rozvíjajúcej globalizácie a rastúceho dopytu po tímovej práci sú komunikačné zručnosti absolútne kľúčové pre úspech každého podnikania, bez ohľadu na jeho veľkosť.&nbspTo pomáha zefektívniť pracovné procesy a predchádza preťaženiu zamestnancov, čo by mohlo viesť k zlým spánkovým návykom a zlým rozhodnutiam. Oddýchnutý zamestnanec je produktívny pracovník! Firmy môžu tiež zlepšiť spoluprácu a interakcie so zákazníkmi implementáciou špecializovaných komunikačných nástrojov. Tento komplexný sprievodca G2 o najlepšom softvéri na správu komunikácie so zákazníkmi, podporený poznatkami z G2 Grid Report, skúma špičkové platformy, ktoré pomáhajú tímom zostať pripojenými, organizovanými a reagujúcimi naprieč viacerými komunikačnými kanálmi.

Teraz, keď vieme, čo je obchodná komunikácia a aká je dôležitá, pozrime sa na jej rôzne typy a ich príklady:

Typy obchodnej komunikácie s príkladmi

Komunikáciu sme rozdelili do dvoch hlavných kategórií: interná a externá. Obe sa ďalej delia na dve rôzne formy: vzostupnú a zostupnú. Poďme preskúmať každú z nich:

#1 Interná vzostupná

To znamená akýkoľvek prenos informácií od jednotlivca pracujúceho v spoločnosti smerom nahor v organizačnej hierarchii, napríklad od podriadeného k manažérovi. Manažéri často potrebujú rôzne typy správ od ľudí pracujúcich v tímoch, ktoré riadia. Keď členovia tímu poskytujú svojim manažérom akýkoľvek typ informácií, považujeme to za internú vzostupnú komunikáciu.

Príklady:

• Správy o predaji
• Prieskumy
• Šablóny 
• Zhrnutia 
• Systematické formuláre
• Formuláre spätnej väzby, sťažnosti a spory  

#2 Interná zostupná

Interná zostupná komunikácia je opakom internej vzostupnej komunikácie a nastáva, keď nadriadený komunikuje s jedným alebo viacerými podriadenými. Napríklad, manažéri oslovujú zamestnancov, ktorých riadia. 

Najčastejšie sa používa na prenos kľúčových informácií, poskytovanie pokynov, podnecovanie diskusií medzi ľuďmi, motiváciu zamestnancov a zvyšovanie produktivity.

Príklady:

• Pracovné pokyny a zdôvodnenia zasielané riaditeľmi manažérom
• Formuláre zasielané stredným manažmentom zamestnancom nižšej úrovne
• Postupy a praktiky 
• Formuláre spätnej väzby o výkone
• Prezentácie o stratégii a základných hodnotách spoločnosti predkladané novým zamestnancom počas orientačných školení

#3 Externá vzostupná

Externá vzostupná komunikácia prebieha medzi zamestnancami v organizácii a externými zainteresovanými stranami mimo nej, ktoré sú v hierarchii vyššie. Externí akcionári zahŕňajú obchodných partnerov, vládnych úradníkov, obyvateľov komunity a externých administrátorov atď.

Príklady:

• Faktúry
• Výročné správy 
• Nákupné objednávky 
• Newslettery
• Časopisy 

#4 Externá zostupná

Podobne aj externá zostupná komunikácia prebieha medzi spoločnosťou a jej externými zainteresovanými stranami, ale tentoraz je to strana vyššie v spoločnosti, ktorá komunikáciu iniciuje. Externá komunikácia zvyčajne zahŕňa šablóny brožúr, e-mail, newslettery a plagáty, ktoré sú všetky určené na prilákanie potenciálnych zákazníkov, partnerov a dodávateľov. To zahŕňa aj marketingové formuláre, ktoré sa často používajú na zbieranie potenciálnych zákazníkov, pochopenie preferencií zákazníkov a iniciovanie cielených kampaní.

Príklady:

• Školenie o produktoch a komunikačná podpora
• Propagačné a marketingové materiály
• Komunikácia s predajnými a distribučnými kanálmi

#5 Automatizácia CRM prostredníctvom správacích platforiem

Keďže komunikácia so zákazníkmi sa stáva okamžitou a viackanálovou, CRM systémy, ktoré sa integrujú s aplikáciami na zasielanie správ ako WhatsApp, sú nevyhnutnosťou. Tieto nástroje vám umožňujú automatizovať interakcie, kvalifikovať potenciálnych zákazníkov a centralizovať komunikáciu bez preťaženia vašich podporných tímov. Vezmite si napríklad Kommo. Spája funkčnosť CRM s natívnou integráciou WhatsApp a vstavaným Salesbotom, takže môžete posielať automatické odpovede, viesť zákazníkov predajným lievikom a uchovávať každú interakciu v jednej doručenej pošte. To šetrí čas a poskytuje rýchle, osobné skúsenosti.

Príklady:

•  WhatsApp chatbot pre kvalifikáciu potenciálnych zákazníkov
• Automatické odpovede na často kladené otázky prostredníctvom CRM
• Centralizovaná doručená pošta pre WhatsApp, Instagram a e-mail

Týmto nielen ušetríte čas, ale aj zabezpečíte, aby vaši zákazníci dostávali rýchle a personalizované odpovede – bez preťaženia vášho tímu.

Spôsoby obchodnej komunikácie 

Obchodná komunikácia sa dá realizovať mnohými spôsobmi a v tomto článku preskúmame 3 z nich:

Verbálna 

Verbálna komunikácia je v podstate akýkoľvek typ ústnej komunikácie vo forme hovoreného jazyka na odosielanie informácií iným ľuďom. Pri verbálnej komunikácii ľudia nielen komunikujú slovami, ale často k nim prikladajú aj emócie, pocity, myšlienky a nápady, či už úmyselne alebo nie.

Počuli ste už o pravidle 7-38-55? Je to teória Alberta Mehabriana týkajúca sa komunikácie emócií. Podľa tohto konceptu sa 7% významu prenáša hovorenými slovami, 38% tónom hlasu a 55% rečou tela. Možno si na to spomeniete, keď budete nabudúce čeliť dôležitému rozhovoru s vaším šéfom o zvýšení platu!

Písomná 

Písomná komunikácia, ako už názov napovedá, pozostáva zo všetkých typov zdieľania informácií, ktoré sú vo forme písomných správ, ako sú e-maily, listy, správy, telegramy, bulletiny, manuály, papierové oznámenia a ďalšie. Na rozdiel od verbálnej komunikácie si vyžaduje o niečo viac úsilia na vyjadrenie emócií a pocitov písomnou komunikáciou. 

Pri písomnej komunikácii je potrebné dávať pozor na výber správnej úrovne formality, uvedomovať si pravopisné a gramatické chyby, ako aj primeranú jasnosť pre prijímateľa.

Využite dynamické skriptovanie hovorov, zefektívnené pracovné postupy a rozmanité komunikačné kanály s CloudTalkom 

Rezervujte si demo

Vzdialená

Možno ste oboznámení s „prácou na diaľku“, ktorú v súčasnosti mnohí zamestnanci zažívajú kvôli pandémii COVID-19, ale poznáte vzdialenú komunikáciu? Prebieha na diaľku, väčšinou prostredníctvom elektronických nástrojov. Vďaka vzdialenej komunikácii môžete pracovať na diaľku bez osobných interakcií.

Existuje mnoho nástrojov, ktoré umožňujú vzdialenú komunikáciu. Niektoré z nich sú:

• Telefonické hovory, ako napríklad call center riešenia
• E-maily
• Systém e-mailových lístkov (ticketing system)
• Online chaty a konferencie
• Operačné systémy pre prácu
• Videostretnutia, ako napríklad webináre
• Nástroje vizuálnej komunikácie ako softvér na nahrávanie obrazovky, nástroj na výstrižky alebo tvorca GIF

Ako si osvojiť svoje obchodné komunikačné zručnosti – našich 7 šťastných tipov a trikov!

Teraz, keď už viete, čo je obchodná komunikácia, ako aj jej rôzne typy a metódy, je načase podeliť sa s vami o niektoré z našich tajomstiev. 

V poslednej časti vám poskytneme našich 7 najlepších tipov a trikov, ako si osvojiť svoje obchodné komunikačné zručnosti. Poďme ich spoznať:

Pracujte na svojej reči tela

Vaša reč tela, ako aj váš vzhľad, hrá významnú úlohu v tom, ako ste vnímaní počas obchodných komunikácií. Venujte pozornosť jazyku, ktorý používate pri interakcii s ľuďmi v obchodnom prostredí, starajte sa o svoj vzhľad a uistite sa, že dodržiavate príslušný dress code. Nakoniec si spomeňte na spomínanú teóriu 7-38-55.

Pozorne počúvajte 

Pre efektívnu komunikáciu musíte mať otvorené uši. Komunikácia funguje obojsmerne a mali by ste si vždy všímať to, čo vám druhá osoba chce oznámiť. To tiež preukazuje rešpekt a angažovanosť. 

„Ak si myslíte, že komunikácia je len o rozprávaní, nepočúvali ste.“  – Ashleigh Brilliant 

Precvičujte si svoje všeobecné komunikačné zručnosti 

Cvičenie robí majstra. Ak máte pocit, že vám chýbajú niektoré základné komunikačné zručnosti v obchodnom prostredí, zamerajte sa na ich precvičovanie mimo pracoviska. Prednášajte, rozprávajte sa s priateľmi o rôznych témach, zapájajte sa do diskusií a počúvajte podcasty. Rýchlo uvidíte skvelé výsledky!

Používajte správne kanály pre rôzne typy komunikácie

Je mimoriadne dôležité používať správne kanály pre rôzne typy diskusií a rozhovorov, ktoré sa vyskytujú v obchodnom prostredí. Nastavte jasné usmernenia, uistite sa, že ich všetci poznajú a dodržiavajú ich. To prispeje k udržaniu dobre organizovaného pracoviska s vyhradenými priestormi pre profesionalitu, ako aj témy mimo práce.

Nastavenie takýchto kanálov sa môže týkať aj vášho zákazníckeho servisu. Mohli by ste napríklad prevádzkovať linku zákazníckej podpory prostredníctvom nástroja call centra. Dnes sú call centrá stále vysoko cenené zákazníkmi, takže to môže byť dobrá voľba pre vaše podnikanie. Existuje mnoho spoľahlivých nástrojov, z ktorých si môžete vybrať, ale CloudTalk je jediná voľba, ak hľadáte to najlepšie riešenie. Ponúknite svojim zákazníkom personalizovaný zážitok a rýchlo vyriešte akékoľvek problémy vďaka interakciám medzi ľuďmi.  

Rozšírte si svoju obchodnú slovnú zásobu

Ak pracujete v špecifickom odvetví, možno budete potrebovať alebo sa oboznámite so slovnou zásobou a žargónom, ktorý je pre vaše odvetvie špecifický. Čítajte o svojom odvetví, pozerajte filmy, počúvajte podcasty a rozprávajte sa so svojimi spolupracovníkmi. Všetko si vyžaduje čas, ale nakoniec sa tam dostanete. 

Pripravte sa na stretnutia, aby ste sa vyhli stresu

Stres môže byť obrovskou brzdou mysle, takže sa uistite, že ste vždy vopred pripravení na svoje obchodné stretnutia. Nie je nič horšie, ako musieť premýšľať na mieste, najmä ak už máte problémy s efektívnou komunikáciou. Vyhnite sa tomu tým, že sa dobre pripravíte a budete uvoľnení, keď príde čas „rozprávať“.

Zapojte sa do diskusií 

Zapájanie sa do živých a dynamických diskusií bude skvelou stimuláciou pre váš mozog a komunikačné zručnosti. Čím viac budete interagovať s inými ľuďmi, tým lepší v tom budete. Obchodná komunikácia nie je taká strašidelná, ako sa zdá!

Všetko o objavenej obchodnej komunikácii!

A sme tu! Bohatší o vedomosti a cenné rady.

Obchodná komunikácia hrá v každej spoločnosti významnú úlohu a vždy by mala byť jedným z kľúčových základných prvkov úspechu. Vynikajúce komunikačné zručnosti v podnikovom prostredí vo veľkej miere prispievajú k osobnému rastu, zvýšeniu kvality výkonu v práci a celkovej spokojnosti s prácou. 

V tomto článku sme: 

• vysvetlili pojem „obchodná komunikácia“
• uviedli príklady rôznych typov a metód komunikácie
• poskytli vám cenné tipy, ako zlepšiť vaše obchodné komunikačné zručnosti

Majte na pamäti, že komunikácia je veľmi dôležitá všade, ale najmä v profesionálnom prostredí. Riaďte sa týmto sprievodcom a naším blogom pre viac obsahu o komunikácii, konkrétne o tej, ktorá sa týka call centier a služieb telefonickej podpory.