Rappel miniature

Logiciel de centre d’appels avec fonction de Rappel avancée

fonction de gestion des rappels

S’il y a des appels non répondus, CloudTalk rappellera vos clients automatiquement. Un appel manqué d’un client est enregistré dans le système, lequel composera plus tard le numéro du client jusqu’à ce que l’agent et le client soient connectés.

La fonction de rappel de CloudTalk pour le logiciel de centre d’appels réduit considérablement les taux d’abandon des appels et améliore la satisfaction des clients. Si vous donnez à vos clients la possibilité de se retirer de votre file d’attente et d’être rappelés plus tard, ils vous apprécieront encore plus parce que vous accordez de l’importance à leur temps.

Offrez à vos clients une chance de vous joindre sans longue attente.

Comment fonctionne le rappel

Quand tous les agents sont occupés et que les appelants n’arrivent pas à vous joindre, CloudTalk enregistre les informations de chaque appel abandonné ou non répondu.

Le rappel commencera à appeler le groupe d’agents pertinent comme un appel entrant standard, mais sera taggé en tant que Rappel. Quand un agent répond au téléphone, le système commence automatiquement à composer le numéro du client qui n’a pas réussi à vous joindre la première fois.

Le processus est entièrement automatique, ainsi votre équipe sera plus productive, traitera plus d’appels et s’assurera que toutes les questions ou tous les problèmes des clients soient résolus dès que possible.

Adaptez le logiciel de Rappel à vos besoins

Le réglage de Rappel est simple et rapide. La fonction peut être activée pour tout le centre d’appel ou seulement pour une file d’attente d’appels spécifique.

Dans l’interface CloudTalk, vous pouvez définir un délai (fin de journée, 24 heures, 48 heures), de sorte que le système essaie d’atteindre les appelants qui n’ont pas été contactés avant l’expiration du délai. Vous pouvez aussi sélectionner un nombre maximum de tentatives de rappels pour les appels abandonnés :

  • la première tentative de rappel automatique sera faite dès qu’un agent sera disponible
  • la seconde tentative est faite dans l’heure qui suit
  • davantages de tentatives seront automatiquement distribuées jusqu’à ce que votre délai sélectionné n’expire

Ainsi, si vous réglez une limite de 24 heures et 5 tentatives, le système essaiera de contacter l’appelant cinq fois en 24 heures.

Découvrez ce que la fonction de rappel peut faire pour vous

Illustration client et agent

Si vous sélectionnez des horaires d’ouverture pour votre centre d’appels, les rappels seront faits durant ces horaires. Cela signifie que le système n’essaiera pas d’appeler le client tard la nuit. La fonction de rappel pour les centres d’appels peut être facilement inactivée en un clic.

Augmentez la satisfaction client

Avec le logiciel de Rappel, vos clients n’auront pas à attendre dans les interminables files d’attente. A la place, ils attendront jusqu’à ce qu’un agent les contacte. Si vos clients s’habituent au rappel, ils vous respecteront d’autant plus, car vous ne les faites pas perdre leur temps à attendre qu’un agent décroche leur appel.

Réduisez le taux d’appels abandonnés

Cette fonction vous garantit d’être connecté avec chaque appelant même s’il n’a pas réussi à vous joindre la première fois. Cela réduira les taux d’abandons, stimulera la réussite de votre centre d’appels et augmentera vos bénéfices.

32% des centres de contact enregistrent une baisse du taux d’abandons après qu’ils aient commencé à utiliser la fonction Rappel.

Augmentez la productivité

Avec CloudTalk, les rappels sont faits très simplement. Quand un agent voit qu’il a un nouvel appel entrant depuis Rappel, il peut voir les données de l’appelant accompagnées de toutes les interactions passées avec votre service client – historique d’appels, commandes, tickets, chats et remarques. Ces informations stockées au même endroit permettront à vos agents d’économiser le temps et les efforts nécessaires pour passer d’un système à l’autre à la recherche d’informations.

Quand le client recevra votre appel, votre agent aura toutes les informations nécessaires pour commencer une conversation personnalisée.

Surveillez les statistiques

CloudTalk vous permet de suivre et surveiller les statistiques de vos rappels dans des graphiques clairs. Vous pouvez voir le nombre d’appels non répondus et les rappels au même endroit.

Ces statistiques vous aideront à prendre des décisions professionnelles importantes pour améliorer votre service d’assistance client.

Il n’est pas surprenant que le logiciel Rappel soit l’une des fonctions logicielles de centre d’appels les plus populaires et les plus pertinentes.

75% des clients pensent que le Rappel est une fonction très attirante.

Ces fonctionnalités pourraient vous intéresser :

  • Réponse vocale interactive (IVR) – Cette fonction utile vous donne la possibilité de créer un menu IVR à plusieurs niveaux pour guider l’appelant à travers différentes options et s’assurer qu’il est toujours dirigé vers le bon service, agent ou groupe d’agents.
  • Call flow designer – Si vous avez besoin de créer des scénarios d’appel plus complexes en fonction des besoins de votre entreprise, utilisez ce concepteur de flux d’appels facile à utiliser.
  • Horaires d’ouverture Informez vos clients de vos horaires d’ouverture et décidez à quel moment vous êtes disponible pour recevoir des appels.
  • Enregistrement d’Appel – Quand vous utilisez CloudTalk, vous pouvez enregistrer vos appels. Une fois l’appel terminé, vous pouvez l’écouter directement depuis votre navigateur internet partout et à tout moment.
  • Messages SMS/Texte – Cette fonction vous permet d’envoyer des messages personnels ou des notifications générales à vos clients et de rendre votre centre de contact beaucoup plus efficace.

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