Bei unbeantworteten Telefonanrufen kann CloudTalk den Kunden automatisch zurückrufen. Verpasste Kundenanrufe werden in dem System registriert, wodurch die Nummer des Kunden später angewählt wird, sodass sich der Angestellte mit dem Kunden in Kontakt setzen kann.
Die Rückruffunktion für Callcenter-Software von CloudTalk verringert die Anrufabbruchraten erheblich und fördert die Kundenzufriedenheit. Wenn Sie Kunden die Möglichkeit geben, die Warteschlange zu verlassen und stattdessen zu einem späteren Zeitpunkt zurückgerufen zu werden, werden sie begeistert sein, denn das zeigt, dass Sie ihre Zeit schätzen.
Geben Sie Ihren Kunden die Chance, Sie zu kontaktieren, ohne lange warten zu müssen.
Wie ein Rückruf funktioniert
Wenn alle Angestellten beschäftigt sind und ein Anrufer Sie nicht erreichen kann, speichert CloudTalk die Informationen jedes abgebrochenen oder unbeantworteten Anrufs.
Der Rückruf erscheint in der relevanten Gruppe von Angestellten als ein regulärer eintreffender Anruf, jedoch hat er eine Rückrufmarkierung. Wenn ein Angestellter den Anruf annimmt, wählt das System automatisch die Nummer des Kunden an, der das erste Mal nicht durchkam.
Der gesamte Vorgang passiert automatisch, sodass Ihr Team produktiver sein, mehr Anrufe bearbeiten und sicherstellen kann, dass jede Kundenfrage und jedes Problem so schnell wie möglich gelöst wird.
Passen Sie die Rückruf-Software an Ihre Bedürfnisse an
Die Einrichtung des Rückrufs ist schnell und einfach. Die Funktion kann für das gesamte Callcenter oder nur für eine bestimmte Anrufwarteschlange aktiviert werden.
In der CloudTalk-Interface können Sie eine Deadline festlegen (Ende des Tages, 24 Stunden, 48 Stunden), sodass das System Kunden mit gescheiterten Anrufen anwählt, bevor die Deadline abgelaufen ist. Sie können eine maximale Anzahl der Rückrufversuche für abgebrochene Anrufe festlegen:
- der erste automatische Rückrufversuch wird sofort gemacht, sobald ein Angestellter verfügbar ist
- der zweite Versuch wird in einer Stunde gemacht
- weitere Versuche werden automatisch gemacht, bis Ihre festgelegte Deadline abgelaufen ist
Wenn Sie als Limit also 24 Stunden und 5 Versuche festlegen, versucht das System den Anrufer innerhalb von 24 Stunden fünf Mal zu kontaktieren.
Wenn Sie für Ihr Callcenter Geschäftszeiten festlegen, werden Rückrufe innerhalb dieser Zeit durchgeführt. Das bedeutet, dass das System den Kunden nicht spät in der Nacht anruft. Die Rückruffunktion für Kontaktcenter kann ganz einfach mit einem Klick deaktiviert werden.
Kundenzufriedenheit verbessern
Dank Rückruf-Software müssen Ihre Kunden nicht mehr in langen Schlangen warten. Stattdessen müssen sie nur warten, bis ein Angestellter Kontakt aufnimmt. Wenn Ihre Kunden sich an den Rückruf gewöhnen, respektieren sie Sie mehr, da Sie ihre Zeit nicht verschwenden.
Anrufabbruchraten verringern
Diese Funktion sorgt dafür, dass Sie sich mit jedem Anrufer verbinden können, selbst wenn er Sie beim ersten Mal nicht erreichen konnte. Dies verringert die Abbruchraten, fördert den Erfolg Ihres Kontaktcenters und steigert die Profite.
32% der Kontaktcenter verzeichneten eine geringere Abbruchrate, nachdem sie die Rückruffunktion eingeführt haben.
Produktivität steigern
Mit CloudTalk sind Rückrufe ganz einfach. Wenn ein Angestellter sieht, dass er einen Anruf von der Rückruffunktion erhält, kann er sich die Details des Anrufers, zusammen mit all seinen bisherigen Interaktionen mit dem Kundenservice ansehen – Verlauf der Anrufe, Bestellungen, Tickets, Chats und Notizen. Diese Details werden an einem Ort gespeichert und sparen Ihren Angestellten Zeit und Mühen, die sie sonst damit verbringen müssten, zwischen mehreren Systemen hin- und herzuwechseln, um nach diesen Informationen zu suchen.
Wenn der Kunde Ihren Anruf erhält, hat der Angestellte bereits Zugriff auf alle nötigen Informationen, um eine personalisierte Unterhaltung zu starten.
Statistiken überwachen
Mit CloudTalk können Sie die Statistiken Ihrer Rückrufe in klaren Diagrammen tracken und überwachen. Sie sehen die Anzahl der unbeantworteten Anrufe und Rückrufe an einem Ort.
Diese Statistiken helfen Ihnen, wichtige Unternehmensentscheidungen zu treffen, um Ihren Kundensupport zu verbessern.
Es ist keine Überraschung, dass Rückruf-Software eine der beliebtesten und relevantesten Funktionen von Callcenter-Software ist.
75% der Kunden glauben, dass der Rückruf eine äußerst ansprechende Funktion ist.
Diese Funktionen könnten Sie interessieren:
- Interactive Voice Response (IVR) – Diese nützliche Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, mehrstufige IVR-Menüs zu erstellen, um Anrufer durch verschiedene Optionen zu leiten und sicherzustellen, dass sie immer an die richtige Abteilung, den richtigen Angestellten oder die richtige Angestelltengruppe geleitet werden.
- Anrufablauf-Designer – Sollten Sie komplexere Anrufszenarien auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Anforderungen erstellen müssen, verwenden Sie diesen einfach zu bedienenden Anrufablauf-Designer.
- Geschäftszeiten – Teilen Sie Ihren Kunden mit, wann Ihre Geschäftszeiten sind, und legen Sie fest, wann Sie Anrufe entgegennehmen können.
- Gesprächsaufzeichnung – Wenn Sie CloudTalk verwenden, können Sie Ihre Anrufe aufzeichnen. Sobald das Gespräch beendet ist, können Sie es jederzeit und überall direkt über Ihren Internetbrowser anhören.
- SMS/Textnachrichten – Diese Funktion erlaubt es Ihnen, Ihren Kunden persönliche Nachrichten oder allgemeine Benachrichtigungen zu senden und Ihr Kontaktcenter so effektiver zu machen.
