Grabación de llamadas para empresas: los 12 mejores sistemas de grabación de llamadas para 2026

Revisé las notas de nuestras conversaciones de ventas sobre grabación de llamadas antes de escribir una sola palabra, y siempre surgían las tres mismas preguntas: ¿se puede activar la grabación mediante reglas?, ¿cuánto tiempo se conservan las grabaciones? y ¿llegan al CRM? Resulta que la grabación de llamadas empresariales es un asunto de confianza mucho antes de ser una cuestión de funcionalidades.

Las historias se repiten constantemente. Un equipo de ventas en Europa que desactivó la grabación porque nadie estaba seguro de si era legal. Comerciales usando móviles personales, por lo que la mitad de las llamadas nunca se registraban. Un proveedor que lo grababa todo, pero dejaba los archivos olvidados en un rincón del panel que el CRM jamás veía.

Así que examiné primero los aspectos más aburridos: qué se graba, dónde se almacena, cuánto tiempo se conserva, quién puede escucharlo y cuánto pagarás en cuanto los complementos aparezcan en la factura.

Cómo elegimos los mejores softwares de grabación de llamadas para empresas

Clasifiqué estos 12 sistemas de grabación de llamadas según su rendimiento en un martes cualquiera, no según su lista de funciones. Cada precio proviene de la página de tarifas oficial del proveedor con facturación anual, cada regla de grabación se extrajo de su centro de ayuda y las opiniones generales se obtuvieron de G2 y Reddit. Las preguntas habituales de nuestros clientes potenciales definieron los seis criterios.

Para ser totalmente claros: CloudTalk es nuestro producto. Lo he colocado en primer lugar porque cumple los seis criterios en un precio por usuario, y he incluido lo que le falta en su perfil, del mismo modo que con el resto.

Mejor software de grabación de llamadas para empresas: tabla comparativa

Los mejores sistemas de grabación de llamadas para empresas difieren principalmente en lo que graba realmente el plan más barato y dónde terminan los archivos, por lo que eso es lo que compara la siguiente tabla. Ya sea si el plan inicial graba por sí solo, si un agente puede pausar la grabación, cuánto tiempo se guardan los archivos y cómo se exportan, si las transcripciones vienen incluidas y el plan que yo contrataría para el equipo al que se adapta cada herramienta.

Las 12 mejores herramientas de software de grabación de llamadas para empresas en 2026

Todas las herramientas a continuación son primero una plataforma de teléfono o contact center y después una herramienta de grabación, y esa es la clave: la grabación solo ayuda cuando vive dentro del sistema desde el que tu equipo ya realiza las llamadas. He analizado cada una de la misma forma, desde lo que graba hasta lo que dicen los usuarios en G2 y Reddit.

1. CloudTalk: el mejor software de grabación de llamadas para equipos de ventas y soporte en crecimiento

¿Qué es CloudTalk?

CloudTalk es un sistema de telefonía empresarial con grabación de llamadas integrada: un administrador la activa una vez y, a partir de ese momento, se graba cada llamada entrante, saliente e interna.

Se adapta a equipos de ventas y soporte de aproximadamente 3 a 100 usuarios que desean grabación, analíticas e IA opcional en una sola plataforma, con números locales en más de 160 países y agentes de voz IA cuyas llamadas se graban de la misma forma que las de los agentes humanos.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de CloudTalk?

¿Cuáles son los pros y los contras de CloudTalk?

¿Para quién es ideal CloudTalk?

Equipos pequeños y medianos de ventas y soporte que quieren grabar cada llamada sin tener que supervisarla constantemente, incluidos los equipos que están retirando el uso de teléfonos móviles personales en sus agentes. Si las reglas de grabación tienen que cambiar según el estado o el país, las configuraciones por número de Talkdesk o las políticas por usuario de Nextiva se adaptan mejor a tus necesidades.

¿Cuánto cuesta CloudTalk?

Los precios de CloudTalk empiezan en €25/usuario/mes en el plan Starter, con facturación anual, e incluyen almacenamiento de grabaciones ilimitado desde el plan Essential a €29/usuario/mes:

¿Qué opinan los usuarios reales sobre CloudTalk?

Los usuarios en G2 destacan constantemente una costumbre: volver a escuchar las llamadas para formar a los agentes, teniendo grabaciones, notas y métricas en un solo lugar. Las quejas se centran en la calidad de la llamada con conexiones débiles y en que algunas funciones de IA se ofrecen como complementos en lugar de estar en el plan base, algo comprensible.

¿Cuál es la puntuación y el número de opiniones de CloudTalk en G2?

La puntuación actual en G2 de CloudTalk es de 4.4/5, basada en más de 1900 opiniones de usuarios verificados.

2. Aircall: la mejor opción para grabación de llamadas sencilla con sincronización en CRM y helpdesk

¿Qué es Aircall?

Aircall es un sistema telefónico en la nube diseñado en torno a sus integraciones, de modo que las llamadas, grabaciones y transcripciones aparecen en HubSpot, Zendesk o Pipedrive sin necesidad de copiar enlaces. Es ideal para equipos de ventas y soporte de pequeño y mediano tamaño que trabajan en esas herramientas y buscan que la grabación funcione sin complicaciones.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Aircall?

¿Cuáles son los pros y los contras de Aircall?

¿Para quién es ideal Aircall?

Equipos de tres o más usuarios que utilicen HubSpot, Zendesk o Pipedrive y quieran que las grabaciones y transcripciones aparezcan allí sin complicaciones de configuración. Recomiendo probar la calidad de las llamadas en tu propia red antes de firmar un contrato anual, ya que es una de las observaciones más frecuentes sobre Aircall.

¿Cuánto cuesta Aircall?

El precio de Aircall parte de €30/usuario/mes con facturación anual y un mínimo de tres licencias, e incluye la grabación desde el primer plan:

¿Qué opinan los usuarios reales sobre Aircall?

La grabación de llamadas es uno de los puntos fuertes más destacados en las opiniones sobre Aircall en G2, habitualmente junto a las integraciones que colocan la transcripción junto a la oportunidad comercial. De las objeciones señaladas, la calidad de las llamadas es la que conviene tener más en cuenta, ya que no se soluciona ajustando la configuración.

¿Cuál es la puntuación y el número de opiniones de Aircall en G2?

La puntuación actual en G2 de Aircall es de 4.4/5, basada en más de 1650 opiniones de usuarios verificados.

3. RingCentral: la mejor opción para empresas medianas que necesitan una plataforma UCaaS completa

¿Qué es RingCentral?

RingCentral comercializa RingEX, una plataforma UCaaS (Comunicaciones Unificadas como Servicio) que unifica telefonía, videoconferencias y chat de equipo en una sola aplicación. Resulta adecuada para empresas de mediano tamaño cuyo equipo de TI busca un único proveedor global y cuyas necesidades de grabación son moderadas.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de RingCentral?

¿Cuáles son los pros y los contras de RingCentral?

¿Para quién es ideal RingCentral?

Equipos medianos que buscan reuniones y mensajería del mismo proveedor y pueden convivir con una retención de 90 días con copia de seguridad en una unidad en la nube. En nuestros propios datos de ventas, la falta de funciones fue la razón principal en casi siete de cada diez acuerdos frente a RingCentral, así que te recomiendo verificar que el plan Advanced cubra tus reglas de grabación antes de comprar.

¿Cuánto cuesta RingCentral?

Los precios de RingCentral empiezan en €20/usuario/mes con facturación anual en RingEX Core, que solo permite grabar bajo demanda:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre RingCentral?

Los usuarios confían en la calidad de audio y aprecian poder ver las grabaciones en HubSpot; por lo demás, la actitud general hacia la grabación es de paciencia: la solicitud de ampliar la retención en el foro de ideas lleva años sumando votos. La lentitud del soporte técnico es el otro tema recurrente. Si 90 días no son suficientes para ti, yo no esperaría a que esa petición se haga realidad.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de RingCentral en G2?

La puntuación actual de RingCentral RingEX en G2 es de 4,2/5, basada en más de 1.500 reseñas de usuarios verificados.

4. Nextiva: Ideal para grabación de llamadas con supervisión e informes fiables

¿Qué es Nextiva?

Nextiva es un sistema telefónico empresarial de EE. UU. que ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma de experiencia del cliente, ofreciendo voz, SMS, chat y gestión de tickets en una sola aplicación. Resulta ideal para equipos pequeños y medianos que desean que un administrador configure las políticas de grabación y buscan un soporte técnico que responda de verdad.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Nextiva?

¿Cuáles son los pros y los contras de Nextiva?

¿Para quién es ideal Nextiva?

Equipos que buscan que un administrador configure las reglas de grabación una sola vez, dispongan de informes para revisarlas y cuenten con una línea de soporte oportuna. La monitorización de llamadas por parte de supervisores solo está disponible en el plan Scale a €75 por usuario, por lo que conviene tenerlo en cuenta en el presupuesto si la escucha en directo es fundamental para tu control de calidad.

¿Cuánto cuesta Nextiva?

Los precios de Nextiva empiezan en €15/usuario/mes en NEXT Core, con facturación anual en un contrato de 12 meses para nuevos clientes de pequeñas empresas:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Nextiva?

Los usuarios destacan la calidad de las llamadas y un equipo de soporte que resuelve los tickets en menos de un día, reuniendo grabación, SMS y buzón de voz en una sola aplicación. La satisfacción disminuye ligeramente en las primeras semanas, cuando se realiza la mayor parte de la configuración.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Nextiva en G2?

La puntuación actual de Nextiva en G2 es de 4,5/5, basada en más de 3.650 reseñas de usuarios verificados.

5. 8x8: Ideal para equipos internacionales con un alto volumen de llamadas

¿Qué es 8x8?

8x8 es un proveedor de UCaaS y contac center con planes de llamadas que abarcan docenas de países, comercializados bajo presupuesto personalizado en lugar de una lista de precios fija. Se adapta muy bien a equipos internacionales con un alto volumen de llamadas y un responsable de TI que gestione los complementos de almacenamiento.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de 8x8?

¿Cuáles son los pros y contras de 8x8?

¿Para quién es ideal 8x8?

Equipos internacionales que realizan cientos de llamadas al día en varios países y cuentan con personal para gestionar los módulos de retención. Incluye la retención y la grabación por dirección en la negociación del presupuesto, ya que ninguna de las dos figura en la tarifa pública.

¿Cuánto cuesta 8x8?

Los precios de 8x8 solo están disponibles bajo petición; las últimas tarifas autoservicio publicadas para 8x8 Work eran de €24/usuario/mes para X2 y unos €44 para X4 en facturación anual:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre 8x8?

La facilidad de uso y la fiabilidad encabezan las alabanzas en las reseñas de G2 sobre 8x8 Work, y el enlace de grabación con HubSpot recibe el reconocimiento de los comerciales que antes tenían que buscar archivos manualmente. Los contras son la lentitud del soporte y los límites de los planes que obligan a pagar por una versión superior.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de 8x8 en G2?

La puntuación en G2 actual de 8x8 Work es de 4.2/5, entre más de 900 reseñas de usuarios verificados.

6. Zoom Phone: La mejor opción para equipos remotos que ya usan Zoom

¿Qué es Zoom Phone?

Zoom Phone es el complemento de llamadas para Zoom Workplace, por lo que las llamadas, reuniones y chats comparten una misma aplicación y consola de administración. Es ideal para equipos remotos e híbridos que ya pagan Zoom y quieren grabación sin contratar a un segundo proveedor.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Zoom Phone?

¿Cuáles son los pros y contras de Zoom Phone?

¿Para quién es ideal Zoom Phone?

Equipos remotos que usan Zoom Workplace y quieren grabación con reglas de retención a un precio reducido por usuario, llamando principalmente dentro de EE. UU. y Canadá. Si necesitas que las grabaciones lleguen a HubSpot en cada llamada entrante, prueba esa integración durante la prueba antes de darla por hecha.

¿Cuánto cuesta Zoom Phone?

El precio de Zoom Phone parte de €10.50/usuario/mes en el plan medido con facturación anual, incluyendo grabación en todos los niveles:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Zoom Phone?

Los usuarios sitúan a Zoom Phone entre los mejor valorados de esta lista, destacando una configuración que lleva apenas una tarde y la inclusión de grabaciones desde el plan más básico. Las principales quejas son los cortes en conexiones débiles y ajustes que requieren cierta búsqueda.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Zoom Phone en G2?

La puntuación actual de Zoom Phone en G2 es de 4,6/5, basada en más de 2.650 opiniones de usuarios verificados.

7. Vonage: la mejor opción para equipos técnicos que buscan personalización

¿Qué es Vonage?

Vonage Business Communications es un sistema telefónico por línea respaldado por un centro de aplicaciones y API, lo que permite a los equipos técnicos adaptarlo a su flujo de trabajo. Resulta ideal para empresas que prefieren pagar solo por las grabaciones que realizan y no tienen problema en configurar sus propios componentes.

¿Cuáles son las funciones clave de Grabación de llamadas de Vonage?

¿Cuáles son los pros y los contras de Vonage?

¿Para quién es ideal Vonage?

Para equipos técnicos de 20 o más líneas que quieren personalizar su sistema telefónico y pagar únicamente por la grabación global donde realmente la necesiten. Te sugiero revisar qué complementos requiere cada función imprescindible antes de firmar el contrato anual.

¿Cuánto cuesta Vonage?

El precio de Vonage parte de los €13.99/línea/mes para contratos anuales de una a cuatro líneas. Las funciones de grabación se incluyen en el plan Advanced o bien como complemento pagado:

¿Qué opinan los usuarios sobre Vonage?

Los usuarios valoran la solidez del módulo de grabación corporativa, destacando sus reglas avanzadas, la opción de pausar la grabación y el acceso para supervisores, funciones ausentes en sistemas más sencillos. Los inconvenientes mencionados suelen concentrarse en el coste de renovación una vez sumados todos los complementos.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Vonage en G2?

La valoración actual de Vonage Business Communications en G2 es de 4,3/5, basada en más de 500 opiniones de usuarios verificados.

8. Dialpad: la mejor opción para transcripción e información de llamadas con IA

¿Qué es Dialpad?

Dialpad Connect es un sistema telefónico diseñado con un enfoque centrado en la inteligencia artificial donde el texto transcrito cobra más protagonismo que el archivo de audio. Las llamadas se van transcribiendo en tiempo real y se resumen automáticamente al finalizar. Es una alternativa estupenda para equipos que buscan extraer información de sus llamadas sin pagar por un módulo de analítica independiente.

¿Cuáles son las funciones clave de Grabación de llamadas de Dialpad?

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Dialpad?

¿Para quién es ideal Dialpad?

Para equipos que prefieren revisar transcripciones escritas antes que escuchar audios y necesitan registrar resúmenes automáticos en el CRM tras cada conversación. Dado que los usuarios comentan que la precisión disminuye con acentos marcados o números, te recomiendo probarlo durante una semana con llamadas reales antes de basar tu formación en sus resúmenes.

¿Cuánto cuesta Dialpad?

El precio de Dialpad parte de los €15/usuario/mes en el plan Connect Standard con facturación anual, e incluye grabación y resúmenes con IA:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Dialpad?

La grabación de llamadas y la transcripción con IA se mencionan como puntos a favor en las reseñas de Dialpad en G2, siendo el registro de notas de IA en el CRM la ventaja más citada. Las opciones de administración, que resultan complejas para un equipo pequeño, son la queja más habitual; y para un equipo de diez personas, diría que ese es el verdadero inconveniente.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Dialpad en G2?

La puntuación actual en G2 de Dialpad Connect es de 4.4/5, basada en más de 4200 reseñas de usuarios verificados.

9. Grasshopper: La mejor opción para fundadores y profesionales independientes

¿Qué es Grasshopper?

Grasshopper es un sistema telefónico virtual que añade un número de empresa al teléfono que ya utilizas, con una tarifa mensual fija en lugar de un coste por usuario. Es ideal para fundadores y equipos muy reducidos en EE. UU. y Canadá que quieren transmitir una imagen corporativa sin complicaciones de gestión.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Grasshopper?

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Grasshopper?

¿Para quién es ideal Grasshopper?

Para un fundador o un negocio de dos personas que necesita un número profesional y grabaciones puntuales para revisar lo acordado. En cuanto necesites una biblioteca de formación o vincular grabaciones a los contactos de un CRM, se te quedará corto.

¿Cuánto cuesta Grasshopper?

Los precios de Grasshopper empiezan en €14/mes por cuenta completa en el plan True Solo (facturación anual), mientras que la grabación está disponible a partir del plan Solo Plus:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Grasshopper?

Los usuarios valoran la tarifa fija y la aplicación móvil para el desvío de llamadas y el buzón de voz, mientras que pocos mencionan la función de grabación. La atención al cliente es la queja más habitual, y dado que la app constituye todo el sistema, la fiabilidad de la aplicación debería ser el factor decisivo.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Grasshopper en G2?

La puntuación actual en G2 de Grasshopper es de 3.9/5, basada en más de 150 reseñas de usuarios verificados, siendo la nota más baja de esta lista.

10. CallHippo: La mejor opción para equipos de ventas salientes con presupuesto ajustado

¿Qué es CallHippo?

CallHippo es un sistema telefónico en la nube económico orientado a equipos de ventas salientes, con números en más de 150 países y un nivel gratuito durante los primeros seis meses. Es ideal para pequeños equipos comerciales que realizan llamadas constantemente y buscan grabación y un panel de control sin pagar una factura elevada.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de CallHippo?

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de CallHippo?

¿Para quién es ideal CallHippo?

Equipos de ventas salientes de dos a veinte personas que buscan grabación, panel de control y sincronización con CRM desde €30 por usuario sin contratos enterprise. Los límites de almacenamiento no son públicos, por lo que conviene consultar cuánto tiempo se conservan las grabaciones antes de crear una biblioteca de formación.

¿Cuánto cuesta CallHippo?

Los precios de CallHippo empiezan en €18/usuario/mes en el plan Starter (facturación anual), aunque la grabación solo está disponible a partir del plan Professional a €30:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre CallHippo?

La función de grabación de llamadas es una de las ventajas más mencionadas en las reseñas de CallHippo en G2, junto con la facilidad de configuración y un equipo de Customer Success muy atento. Los usuarios son menos benévolos con las funciones restringidas a los planes superiores.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de CallHippo en G2?

La puntuación actual de CallHippo en G2 es de 4.4/5, basada en más de 400 opiniones de usuarios verificados.

11. Freshcaller: la mejor opción para equipos de soporte en Freshworks

¿Qué es Freshcaller?

Freshcaller es el canal telefónico de la suite de Freshworks, comercializado de forma independiente y como complemento de telefonía dentro de Freshdesk Omni, donde una llamada se convierte en un ticket con un solo clic. Resulta idóneo para equipos de soporte que ya utilizan Freshdesk y prefieren tener las grabaciones integradas directamente en el ticket en lugar de en una herramienta independiente.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Freshcaller?

¿Cuáles son los pros y los contras de Freshcaller?

¿Para quién es ideal Freshcaller?

Equipos de soporte que ya utilizan Freshdesk y desean gestionar llamadas y grabaciones dentro del ticket, con solicitud de consentimiento en llamadas entrantes. Los equipos de ventas y los usuarios fuera del ecosistema de Freshworks encontrarán que sus integraciones y su IA son bastante limitadas.

¿Cuánto cuesta Freshcaller?

Los precios de Freshcaller comienzan en €15/agente/mes en el plan Growth con facturación anual, incluyendo grabación desde dicho plan y cargos adicionales por minuto:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Freshcaller?

A los usuarios les agrada su interfaz limpia, la sencillez de configuración y que las grabaciones se guarden directamente en el ticket, si bien el número de reseñas en G2 es reducido y la actividad reciente es baja. La falta de notas de llamada en los contactos es la queja más específica.

¿Cuál es la puntuación y el número de reseñas de Freshcaller en G2?

La puntuación actual de Freshcaller en G2 es de 4,1/5 con poco más de 130 reseñas, por lo que conviene valorarla teniendo en cuenta también el 4,0/5 de Capterra.

12. Talkdesk: la mejor opción para equipos grandes que necesitan IA avanzada y cumplimiento normativo

¿Qué es Talkdesk?

Talkdesk es una plataforma de contact center en la nube con funciones de grabación, gestión de calidad e IA concebidas para equipos que evalúan cada llamada y deben rendir cuentas ante un auditor. Se adapta a grandes operaciones de soporte y ventas con equipo de cumplimiento y un presupuesto a la altura.

¿Cuáles son las funciones clave de grabación de llamadas de Talkdesk?

¿Cuáles son los pros y los contras de Talkdesk?

¿Para quién es ideal Talkdesk?

Centros de contacto de 50 o más agentes que deban grabar cada llamada, puntuarla y acreditarla ante un organismo regulador. Un equipo de ventas de diez personas acabará pagando por una gestión de calidad que apenas utilizará.

¿Cuánto cuesta Talkdesk?

El precio de Talkdesk parte de €85/usuario/mes para canales digitales y €105 con voz, sin publicar tarifas mensuales ni mínimos de licencias:

¿Qué dicen los usuarios reales sobre Talkdesk?

Los usuarios valoran positivamente la interfaz y las grabaciones, que facilitan la formación y las evaluaciones de calidad, situándose la integración con el CRM entre las características mejor puntuadas. Los fallos en las notificaciones y alguna interrupción puntual de servicio son las quejas habituales. La falta de claridad en los precios es un tema que aconsejo dejar resuelto por escrito antes de iniciar cualquier prueba.

¿Cuál es la puntuación y el número de opiniones de Talkdesk en G2?

La puntuación en G2 actual de Talkdesk es de 4,4/5, basada en más de 2.600 opiniones de usuarios verificados.

¿Qué es un software de grabación de llamadas para empresas?

El software de grabación de llamadas empresariales registra las llamadas entrantes, salientes e internas en un sistema telefónico corporativo, guarda cada una con fecha, número y agente, y permite buscar, reproducir y controlar quién tiene acceso a escucharlas.

En pocas palabras, un sistema de grabación de llamadas mantiene un registro fiable de qué se dijo, cuándo y quién lo dijo. Para un equipo pequeño, esto permite resolver incidencias, formar a un comercial o demostrar el cumplimiento normativo mediante un archivo en lugar de recurrir a la memoria, que es donde empiezan los beneficios de la grabación de llamadas.

¿Cómo funciona la grabación de llamadas empresariales?

Un sistema telefónico empresarial que graba llamadas realiza el proceso en la propia plataforma, por lo que no ejecuta nada en el ordenador del agente ni requiere pulsar ningún botón. El administrador configura la regla una vez (qué tipo de llamadas y qué equipos) y cada llamada coincidente se guarda con sus datos: quién llamó, cuándo, cuánto duró, qué agente intervino y sus etiquetas o notas. La misma regla se aplica a las llamadas que no atiende ninguna persona.

Grabación en la nube, local y móvil: ¿cuál se adapta mejor?

La grabación en la nube encaja con casi cualquier pequeña empresa, la solución local es ideal para entornos de TI estrictos y las aplicaciones móviles complementan, pero no reemplazan, a un sistema principal. Los sistemas de grabación telefónica ofrecen estas tres modalidades y la elección depende de dónde se gestionen las llamadas.

• Sistemas basados en la nube: graban las llamadas mediante una plataforma de VoIP y las almacenan en línea. Su implementación es rápida y sin hardware, los equipos remotos e híbridos disponen del mismo acceso y el proveedor se encarga de las actualizaciones y el almacenamiento. La mayoría de los sistemas modernos de grabación de llamadas empresariales funcionan de este modo.
• Sistemas locales (on-premise): graban las llamadas en servidores situados en tus propias instalaciones. Ofrecen un control total sobre los datos y el almacenamiento, algo necesario en ciertos sectores con normativas internas de TI muy estrictas, aunque suponen costes iniciales más elevados y un mantenimiento continuo.
• Aplicaciones de grabación en el móvil: graban directamente en un teléfono inteligente. Son una opción rápida para profesionales independientes o agentes en movilidad, pero la búsqueda, el almacenamiento y el acceso del equipo son limitados, y almacenar grabaciones en dispositivos personales genera riesgos de cumplimiento normativo.

Cómo elegir el mejor software de grabación de llamadas para tu empresa

Elegir soluciones de grabación de llamadas se reduce a seis preguntas, siendo el precio la última de ellas. Aquí las tienes en el orden en que las plantearía durante una demostración.

¿Graba cada llamada automáticamente y pueden los agentes pausarla?

El sistema debe grabar cada llamada de forma automática una vez activado por el administrador, permitiendo además que el agente la pause para introducir datos bancarios. La grabación automática evita descuidos, que es el objetivo principal. La grabación bajo demanda es una modalidad útil para conversaciones confidenciales, pero no debe ser la opción predeterminada.

Consulta también qué ocurre con la grabación al transferir la llamada, un detalle que muchos compradores descubren más tarde. En CloudTalk, por ejemplo, si un agente pausa o detiene una grabación, solo se conserva la parte previa a la transferencia.

¿Cuánto tiempo se guardan las grabaciones y quién puede escucharlas o descargarlas?

Solicita por escrito el período exacto de retención por plan y confirma qué sucede el día que expira. La retención varía desde los 30 días de los planes iniciales de Grasshopper y 8x8, pasando por los 90 días de RingCentral, hasta la retención ilimitada en el plan Essential de CloudTalk y el Professional de Aircall. Para las empresas sujetas a auditorías, la certeza y la exportación masiva son más prioritarias que una capacidad ilimitada.

Un almacenamiento seguro de las grabaciones empresariales implica saber quién puede abrir los archivos. Busca accesos por roles mediante la gestión de usuarios, de modo que un nuevo agente vea solo sus llamadas y un responsable revise las de todo el equipo, contando además con una vía de exportación antes de que la solicite un organismo regulador. Cuando el departamento de compras solicite la documentación del almacenamiento, las certificaciones ISO 27001 y SOC 2 Tipo II de CloudTalk son las indicadas para presentar.

¿Gestiona el consentimiento y el cumplimiento normativo?

Grabar llamadas empresariales es legal en la mayoría de lugares siempre que se informe adecuadamente, aunque las exigencias varían según la región. En EE. UU., la ley federal solo requiere el consentimiento de una de las partes, pero Kilpatrick Townsend contabiliza 13 estados que exigen la conformidad de todas las partes de la llamada, incluidos California y Florida¹, aplicándose la norma más estricta en llamadas interstatales.

Bajo el RGPD, la grabación requiere una base legal como el consentimiento o el interés legítimo, y el Artículo 13 exige que se informe a los usuarios sobre la finalidad y la base jurídica en el momento de la recogida de datos². Fuera de EE. UU. y la UE las normas cambian según el país, por lo que debes verificar si la grabación de llamadas es legal en la zona donde opera tu equipo antes de activarla, dejando la decisión final en manos de tu asesor legal.

Consulta a cada proveedor estos cuatro puntos: si permite reproducir una locución o bienvenida, si la grabación se puede configurar por estado o país, si los agentes pueden pausarla y si se pueden excluir las llamadas personales en números portados. Conviene distinguir las certificaciones del cumplimiento normativo: ISO 27001 y SOC 2 son certificaciones auditadas, mientras que RGPD y HIPAA son marcos legales con los que el proveedor cumple, idealmente respaldados por un contrato firmado.

Estas son las cuatro situaciones de consentimiento más habituales en el entorno empresarial y lo que requiere cada una antes de iniciar la grabación:

Basado en el resumen de leyes sobre intervenciones telefónicas de Kilpatrick Townsend y el Artículo 13 del RGPD citados anteriormente. No constituye asesoramiento legal, por lo que debes validar tu caso concreto con un especialista.

¿Se sincronizan las grabaciones en tu CRM automáticamente?

La grabación debe vincularse directamente al contacto, oportunidad o ticket junto con su transcripción, sin necesidad de pegar enlaces manualmente. Un CRM con grabación de llamadas integrada mediante integraciones es el entorno donde realmente se realiza la formación y el seguimiento de ventas. Las grabaciones que permanecen guardadas únicamente en el panel de la herramienta telefónica suelen quedarse sin escuchar.

Dos aspectos determinan la utilidad de la sincronización. Primero, el plan requerido: CloudTalk conecta HubSpot, Pipedrive y más de 100 herramientas desde el plan Essential, y Salesforce en el plan Expert, mientras que Dialpad y RingCentral lo ofrecen a partir de su segundo nivel. Segundo, la velocidad. Es recomendable consultar el tiempo real de sincronización: el registro de llamada de CloudTalk, con el enlace de grabación incluido, suele aparecer en el CRM entre uno y tres minutos, mientras que la ayuda de 8x8 contempla hasta 24 horas.

¿Permite grabar teléfonos fijos de escritorio y móviles?

Las soluciones de grabación de llamadas para teléfonos fijos y móviles deben registrar el número independientemente del dispositivo que responda. Un softphone en el ordenador, la aplicación móvil y un teléfono SIP fijo deben seguir la misma regla, registrando ambas partes de la conversación para evitar incidencias en los equipos que trabajan sobre el terreno.

El entorno móvil suele presentar condiciones imprecisas en algunos planes. Las aplicaciones vinculadas a un número corporativo graban correctamente, pero las llamadas realizadas desde la SIM personal de un agente no lo hacen, y un número personal portado no suele separar las llamadas privadas de las profesionales. La aplicación móvil de CloudTalk aplica las mismas reglas de grabación que la versión de escritorio, por lo que si tu equipo trabaja desde el teléfono, conviene incluir la app en la prueba inicial.

¿Cuánto cuesta realmente la grabación de llamadas?

El coste del software de grabación de llamadas suele depender del nivel del plan y no de la tarifa base comercial. La función de grabación suele incluirse a partir del segundo plan (CallHippo, Vonage), la capacidad de almacenamiento aumenta según el nivel (Aircall, CloudTalk) y las transcripciones suelen ser un módulo adicional que puede duplicar el coste por usuario. Una configuración económica para un equipo pequeño suele rondar entre €15 y €30 por usuario con grabación incluida, más un complemento de €9 a €25 para las transcripciones. Es aconsejable sumar estos costes antes de realizar comparaciones.

Qué buscar en un software de grabación para call center

Un software de grabación para call center debe ir más allá de la captura de audio: debe alimentar las evaluaciones de calidad, superar auditorías y mantener el rendimiento en infraestructuras con cientos de usuarios. Según ContactBabel, el 96% de los call centers en EE. UU. utiliza la grabación de llamadas, y el 72% de ellos registra la totalidad de las conversaciones³, por lo que la cuestión principal no es si grabar, sino para qué se utilizan esas grabaciones. El enrutamiento, las colas de espera y el resto de elementos del software de call center también son relevantes, pero estas son las cuatro comprobaciones clave que realizaría en el sistema de grabación, comenzando por aquella que requerirá una auditoría.

Garantía de calidad y evaluación de llamadas

Las grabaciones deben servir para alimentar las plantillas de evaluación, debiendo el sistema procesar más llamadas de las que un supervisor podría escuchar manualmente. Los sistemas de grabación de voz en call centers han analizado tradicionalmente una muestra reducida de llamadas por agente a la semana. Las transcripciones y la evaluación mediante IA cambian este enfoque: cada llamada se analiza según tus criterios y el supervisor revisa únicamente las desviaciones. La mayoría de sistemas ofrecen esto como un complemento. Si tu equipo de calidad evalúa cientos de llamadas semanales con criterios propios, una herramienta especializada de software de garantía de calidad para call center puede justificar su coste por usuario.

Permisos, exportaciones y retención

El software de grabación de llamadas para empresas se juzga por quién puede descargar qué y cómo salen los archivos de la empresa. El acceso basado en roles decide si un agente escucha solo sus propias llamadas o toda la cola, y los derechos de descarga deben ser un permiso independiente del de reproducción. La exportación masiva o una API resultan fundamentales el día que el departamento legal pide las llamadas de todo un año.

Cumplimiento normativo y datos de tarjetas

Las soluciones de grabación para call centers necesitan pausar y reanudar para los datos de pago, una estrategia de consentimiento para cada país al que llames y certificaciones que puedas enviar a compras. Pregunta si la pausa funciona en las llamadas del marcador, no solo en el teléfono de escritorio. Si estás en el sector sanitario, la cuestión se reduce a si el proveedor firmará un acuerdo de asociado comercial, que es el filtro que decide qué aplicaciones de grabación de llamadas compatibles con HIPAA pasan el corte.

La ubicación de los datos también merece una respuesta clara. CloudTalk almacena las grabaciones en la región de la UE o de EE. UU. (no seleccionable por usuario), con procesamiento de IA que puede utilizar componentes fuera de la UE. Cuenta con la certificación ISO 27001, la auditoría SOC 2 Tipo II, cumple con el RGPD y ofrece un acuerdo de asociado comercial de HIPAA. Cualquier proveedor que ponga menos que eso por escrito te está pidiendo que juegues a adivinar.

Escala, fiabilidad e integraciones

El mejor software de grabación de llamadas para equipos de call center guarda las grabaciones de nuevo en el CRM y en la plataforma de asistencia en cientos de puestos sin necesidad de un proceso nocturno por lotes. Comprueba el compromiso de tiempo de actividad y la página de estado, verifica que las grabaciones y transcripciones lleguen tanto al ticket como al contacto, y prueba los paneles de control que usarán tus supervisores antes de firmar, porque ahí es donde notarás primero una integración deficiente.

Software de grabación de llamadas para equipos de ventas: qué buscar

El mejor software de grabación de llamadas de ventas adjunta la grabación al contacto del CRM en cuestión de minutos, con una etiqueta y un resumen, para que un responsable pueda formar basándose en el contenido y no en la memoria. La facilidad de reproducción y uso compartido importa más que los extras ostentosos, y una biblioteca de buenas llamadas vale más que cualquier panel de control; este es el enfoque con el que CloudTalk aborda la grabación de llamadas de ventas salientes.

El comportamiento del marcador es la parte que los equipos de ventas olvidan probar. La grabación debería funcionar en cada llamada del Marcador automático y del Marcador paralelo, y la pausa debería activarse cuando aparezca un número de tarjeta. El Etiquetado de llamadas permite después realizar búsquedas en la biblioteca, y las transcripciones te ayudan a encontrar la objeción sin tener que volver a escuchar toda la llamada.

¿Cómo se configura la grabación de llamadas en CloudTalk?

Configuras la grabación de llamadas en CloudTalk una sola vez, como administrador, en cuatro pasos: elige qué llamadas grabar, activa la grabación automática, decide si los agentes pueden pausarla y establece quién puede escuchar y descargar. A partir de ese momento funciona en segundo plano, la forma más sencilla de grabar llamadas de empresa sin pedirle a nadie que se acuerde de hacerlo.

¿Qué llamadas puedes grabar?

CloudTalk graba llamadas entrantes, llamadas salientes y llamadas internas entre compañeros de equipo. Como administrador, tú decides qué tipos de llamadas se graban en toda la empresa, y las reglas se aplican en todas partes, incluidos el panel de control y las aplicaciones de llamadas.

¿Cómo se activa la grabación automática?

La grabación automática de llamadas está a un solo ajuste de distancia, pero sí necesitas habilitarla una vez. Así es como se hace:

1. En tu panel de control, ve a Cuenta y, a continuación, a Ajustes
2. Desplázate hasta Visibilidad de llamadas y grabaciones
3. Activa la grabación para los tipos de llamadas que quieras: entrantes, salientes o internas
4. Guarda los cambios

Una vez activada, esas llamadas se graban automáticamente, sin que los agentes tengan que hacer nada. Un detalle importante: CloudTalk no emite un anuncio de grabación por sí solo. Para informarle a los usuarios que llaman de forma entrante, añade un paso de Saludo al principio del flujo de cada número en el Diseñador de flujo de llamadas y pide a los agentes que lo digan en las llamadas salientes.

¿Cómo pausan y reanudan la grabación los agentes?

Los agentes pueden pausar y reanudar la grabación a mitad de la llamada una vez que el administrador habilita la Grabación de llamadas pausada por el agente, el ajuste pensado para momentos como cuando un cliente dicta los datos de su tarjeta. Se puede activar para toda la empresa, para un número específico o para un usuario concreto, teniendo prioridad los ajustes a nivel de usuario sobre los de toda la empresa.

Los fragmentos pausados se eliminan y el resto se une en una sola grabación, por lo que conservas la conversación sin la parte confidencial. Hay dos limitaciones a tener en cuenta: la pausa no se mantiene tras una transferencia (solo se guarda la parte anterior a la transferencia) y, en las llamadas internas, ambos agentes necesitan el permiso.

¿Quién puede escuchar y descargar las grabaciones?

Los administradores deciden exactamente quién puede ver las llamadas, reproducir las grabaciones y descargarlas. Los tres permisos son: visibilidad de llamadas (qué llamadas pueden ver los agentes), reproducción de grabaciones (cuáles pueden escuchar) y descarga de grabaciones (si pueden exportar archivos). Puedes configurarlos para toda la empresa o personalizar el acceso para usuarios específicos en Usuarios y, a continuación, Ajustes avanzados.

Las grabaciones se reproducen en el registro de llamadas del panel de control y en la aplicación CloudTalk Phone. Cuando la descarga está permitida, puedes exportarlas desde Análisis: busca la llamada, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Descargar grabación. Para una exportación masiva, el punto de enlace del historial de llamadas de la API lista cada llamada para que puedas descargar las grabaciones por ID.

Esa es la estructura que buscan los equipos regulados: múltiples agentes, múltiples equipos y una regla clara para cada uno. Eliminar grabaciones es un paso manual (de una en una desde el reproductor o a través de la API, y de forma masiva a través del equipo de soporte) en lugar de una programación que configures tú mismo, así que si tu directiva exige la eliminación automática, coméntalo antes de firmar.

¿Listo para grabar cada llamada? Empieza por las reglas, no por la herramienta

Decide cuatro cosas antes de elegir cualquiera de los 12 sistemas anteriores: qué llamadas grabarás, quién necesita acceso, cuánto tiempo conservarás los archivos y qué les dirás a los usuarios que llaman. Después, prueba dos o tres herramientas durante una semana de llamadas reales. La solución cuyas grabaciones escuche realmente tu equipo es la que debes comprar. Esta es mi recomendación para tu lista corta:

Fuentes:

1. Kilpatrick Townsend, Wiretap Laws in the United States (2024)
2. RGPD, Artículo 13 (Información que se debe facilitar cuando los datos personales se obtengan del interesado)
3. ContactBabel, The 2026 US Contact Center Decision-Makers' Guide