Een op de drie werknemers werkt op afstand. En naarmate de trend van telewerken blijft groeien, neemt ook het gebruik van VoIP toe. Tegenwoordig gebruikt 31% van de bedrijven VoIP. Maar welke moet je kiezen?
In dit artikel helpen we je op weg met het kopen van VoIP door de twee belangrijkste soorten te onderscheiden: vaste en niet-vaste VoIP. We delen ook een paar best practices en eindigen met een aanbeveling voor de meest geschikte software voor jou.
Belangrijkste opmerkingen:
- Het belangrijkste verschil tussen vaste en niet-vaste VoIP is dat vaste VoIP gebonden is aan één persoon en één locatie, terwijl vaste VoIP niet gebonden is aan één persoon en één locatie.
- Met niet-vaste VoIP-nummers kun je bellen en gebeld worden over de hele wereld, waardoor ze een goede keuze zijn voor externe teams.
- Over het algemeen is niet-vaste VoIP betaalbaarder, flexibeler en schaalbaarder en biedt het tal van AI-functies en integraties met derden.
Wat is niet-vaste VoIP?
Niet-vaste VoIP verwijst naar een type callcentersysteem dat niet gebonden is aan één fysieke locatie. Dat betekent dat niet-fixe VoIP-gebruikers gesprekken kunnen voeren en ontvangen in tal van vreemde landen zonder dat ze daar persoonlijk aanwezig hoeven te zijn of een lokaal bedrijf hoeven te bezitten.
Daarom gebruiken de meeste (zo niet alle) internationale bedrijven niet-vaste VoIP-software voor hun callcenteractiviteiten. Hierdoor kunnen ze hun wereldwijde verkoopactiviteiten uitbreiden en klantenservice van hoge kwaliteit bieden zonder in elk land een kantoor te hoeven bouwen.
Een uitgebreide gids voor het kiezen van het juiste VOIP-pakket voor uw bedrijf
Wat is een niet-vast VoIP-nummer?
Over het algemeen kan een niet-vast VoIP-telefoonnummer elk soort virtueel nummer zijn. In de praktijk betekent dit dat ze gebruikt kunnen worden door meerdere werknemers op meerdere locaties, in tegenstelling tot vaste VoIP-nummers die gebonden zijn aan één persoon en één plaats.
Vaste lokale, gratis en internationale nummers zijn betaalbaar bij VoIP-providers zoals CloudTalk. Vaak krijg je er zelfs eentje helemaal gratis bij je abonnement.
Vaste VoIP versus niet-vaste VoIP: wat is het verschil?
Hoewel beide soorten VoIP over het algemeen hetzelfde doen – bellen via het internet, zijn er een aantal verschillen waardoor elk type VoIP een betere keuze is voor een bepaald type bedrijf of gebruiker. Hieronder vind je een algemeen overzicht.
Vaste VoIP
Niet-vast VoIP
Locatiegebonden
Ja.
Nee.
Telefoonnummers
Eén per gebruiker.
Meerdere per gebruiker.
Gesprekskwaliteit
Hoog via stabiele verbinding.
Afhankelijk van verbinding.
Flexibiliteit
Laag vanwege infrastructuur.
Hoog door ontwerp dat alleen uit software bestaat.
Security
Hoog via lokale infrastructuur.
Afhankelijk van de aanbieder.
Regeling
Hoog, afhankelijk van lokale wetgeving.
Laag, niet onderworpen aan lokale wetgeving.
Draagbaarheid
Laag, gebonden aan locatie.
Hoog, niet gebonden aan locatie.
Hardware
Vereist fysieke infrastructuur.
Volledig gebaseerd op software.
Kosten
Hoog vanwege infrastructuurvereisten.
Laag door ontwerp dat alleen uit software bestaat.
Noodhulpdiensten
Zeer nauwkeurig door fysieke locatie.
Niet erg nauwkeurig vanwege virtuele getallen.
Wat zijn de voor- en nadelen van niet-vaste VoIP-nummers?
Zoals met alles zijn er voor- en nadelen aan het gebruik van niet-vaste VoIP-nummers, en ze zijn niet de beste keuze voor elk bedrijf. Hieronder vind je een overzicht van de grootste voor- en nadelen van vaste VoIP.
Voordelen
Nadelen
Draagbaarheid
Overal toegankelijk.
Mogelijke lokale beperkingen.
Kosten
Lage kosten en flexibele prijzen.
Kan verborgen kosten en wisselende kwaliteit bevatten.
Flexibiliteit
Ideaal voor werk op afstand.
Inefficiënt voor lokale kantoren.
Setup
Eenvoudig op te zetten met minimale vereisten.
Heeft een stabiele verbinding nodig voor hoge kwaliteit.
Toegankelijkheid
Toegankelijk vanaf meerdere locaties en apparaten.
N.V.T.
Privacy
Makkelijk om anoniem te blijven als dat nodig is.
Vaak in verband gebracht met frauduleuze activiteiten.
Schaalbaarheid
Gemakkelijk schaalbaar.
N.V.T.
Regeling
Minder strenge internationale wetten.
Voldoet mogelijk niet aan de lokale wetgeving.
Gesprekskwaliteit
Hoog, met een stabiele verbinding.
Laag door ontwerp dat alleen uit software bestaat.
Security
Biedt een verscheidenheid aan beveiligingsmaatregelen.
Afhankelijk van het aanbod van de provider.
Noodhulpdiensten
N.V.T.
Potentieel risico door onnauwkeurige GPS-gegevens.
Wie zou niet-vaste VoIP moeten gebruiken?
Niet-vaste VoIP is een geweldige oplossing voor bedrijven van alle groottes, van MKB tot ondernemingen. Dankzij het ontwerp dat alleen uit software bestaat, heeft de technologie echter het meeste te bieden voor externe en gedecentraliseerde teams die vanaf meerdere locaties over de hele wereld werken.
Bovendien is niet-vaste VoIP het meest geschikt voor groeigerichte bedrijven, omdat je hiermee naadloos nieuwe contactcenter medewerkers, virtuele telefoonnummers, functies en integraties kunt toevoegen met slechts een paar klikken.
Niet-vaste VoIP werkt even goed voor zowel verkoop als ondersteuning en wordt gebruikt door bedrijven in verschillende sectoren. E-commerce, detailhandel, IT en SaaS-bedrijven zijn echter enkele van de meest voorkomende klanten.
7 Best Practices voor het gebruik van niet-vaste VoIP
Het opzetten van je niet-vaste VoIP vergt wat extra werk. Hieronder bespreken we de belangrijkste dingen die je in de gaten moet houden om de best mogelijke ervaring te garanderen. De 7 best practices omvatten:
#1 Zorg voor een stabiele internetverbinding
De kwaliteit van je niet-vaste VoIP hangt volledig af van je internetverbinding. Test je snelheid en bandbreedte en als het onvoldoende lijkt, overweeg dan om je service te upgraden. Je wilt misschien ook een noodstroomvoorziening voor mogelijke stroomstoringen.
#2 Kies een VoIP-provider van goede kwaliteit
Providers beïnvloeden tal van aspecten van uw VoIP, zoals nummer-, functie- en integratieselectie, prijzen, beveiligingsopties en meer. Onderzoek en kies een gerenommeerde aanbieder voor de beste ervaring.
#3 Bespaar tijd met functies
Callcentersoftware biedt tal van functies, zoals click-to-call, sales dialers en meer, waarmee u uw processen kunt automatiseren, stroomlijnen en verbeteren. Kies een prijsplan dat aan je behoeften voldoet en maak er gebruik van.
#4 Uw medewerkers opleiden
Een gereedschap is slechts zo goed als de persoon die het gebruikt. Wanneer u niet-fixe VoIP callcentersoftware implementeert, zorg er dan voor dat u uw werknemers goed inwerkt en traint, zodat ze weten hoe ze gesprekken moeten voeren en opnemen en hun prestaties kunnen evalueren.
#5 Test uw systeem voordat u live gaat
Testen wordt vaak over het hoofd gezien tijdens het installatieproces, maar het is in je eigen belang dat alles op volle toeren werkt wanneer je op “call” drukt. Gebruik de gratis proefversie van je provider om er zeker van te zijn dat de oplossing goed werkt voor jou.
#6 De software up-to-date houden
Zoals bij elke softwareoplossing, worden ook niet-vaste VoIP-systemen vaak voorzien van updates en bugfixes. Zorg ervoor dat al je werknemers de software op al hun apparaten bijwerken voor een stabiele en snelle ervaring.
#7 Monitor Prestaties
De meeste goede VoIP-oplossingen hebben een Analytics-functie waarmee je de efficiëntie op het niveau van de contactcenter medewerkers, het team, de afdeling of de organisatie kunt controleren. Gebruik het om problemen op te lossen, knelpunten te verwijderen en de algehele prestaties te verbeteren.
Conclusie
Een onbeperkt aantal betaalbare gesprekken voeren van en naar waar ook ter wereld is de sleutel tot het ontsluiten van het groeipotentieel van je bedrijf en het concurrerend blijven, vooral in combinatie met AI-functies en integraties met derden.
Laat je niet beperken door vaste lijnen en grenzen. Stap over.
Ervaar zelf hoe vaste VoIP werkt. We laten je zien hoe CloudTalk werkt.
