Apel de răspuns mic

Soft de call center cu funcție Apel de răspuns avansată

gestionarea apelurilor cu funcția apel de răspuns

Dacă există apeluri la care nu s-a răspuns, CloudTalk poate suna clienții înapoi automat. Orice apel ratat de la un client este înregistrat în sistem, care va forma ulterior numărul acestuia, până când agentul și clientul reușesc să comunice.

Funcția Apel de răspuns a CloudTalk pentru softul de call center reduce semnificativ rata apelurilor pierdute și crește satisfacția clienților. Dacă le dai clienților tăi posibilitatea de a renunța la lista de așteptare și de a fi sunați mai târziu, te vor aprecia și mai mult pentru că le prețuiești timpul.

Oferă-le posibilitatea clienților să te contacteze fără să aștepte foarte mult.

Cum funcționează Apelul de răspuns

Când toți agenții sunt ocupați și apelantul nu te poate contacta, CloudTalk înregistrează informațiile despre fiecare apel nepreluat sau pierdut.

Această funcție va începe să sune la grupurile de agenți corespunzătoare, ca un apel de intrare standard, dar va fi marcat cu o etichetă Apel de răspuns. Când un agent răspunde, sistemul începe automat să formeze numărul clientului care nu a reușit să te contacteze inițial.

Întregul proces este automat, așa că echipa ta va fi mai productivă, va soluționa mai multe apeluri și se va asigura că toate întrebările sau problemele clienților sunt rezolvate cât mai curând posibil.

Adaptezi softul Apel de răspuns conform nevoilor tale

Configurarea Apelului de răspuns este simplă și rapidă. Funcția se poate activa pentru întregul centru de contact sau numai pentru o anumită listă de apeluri.

În interfața CloudTalk, poți stabili un termen limită (finalul zilei, 24 de ore, 48 de ore), așa încât sistemul va încerca să contacteze apelanții care nu au fost contactați până la expirarea acelui termen. Poți și să stabilești un număr maxim de încercări de reapelare pentru telefoanele pierdute:

  • prima încercare de reapelare automată se va face imediat ce un agent este disponibil
  • a doua încercare se face după o oră
  • alte încercări vor fi distribuite automat până la expirarea termenului limită ales de tine

Astfel, dacă a fost stabilită o limită de 24 de ore și 5 încercări, sistemul va încerca să contacteze apelantul de cinci ori în 24 de ore.

Vezi cum te poate ajuta funcția Apel de răspuns

Ilustrație client și agent

Dacă selectezi programul de lucru pentru call center-ul tău, apelurile vor fi efectuate în aceste ore. Asta înseamnă că sistemul nu va încerca să sune clientul noaptea târziu. Funcția Apel de răspuns pentru centrele de contact poate fi ușor oprită cu un singur click.

Crești satisfacția clienților

Cu softul Apel de răspuns, clienții tăi nu mai trebuie să stea în liste lungi de așteptare. În schimb, vor aștepta ca un agent să îi contacteze. Când clienții tăi se obișnuiesc cu apelul de răspuns, te vor respecta și mai mult, pentru că nu le irosești timpul în așteptarea unui agent care să le răspundă la apel.

Reduci rata apelurilor pierdute

Cu ajutorul acestei funcții, iei legătura cu fiecare apelant, chiar dacă nu a reușit să te contacteze prima dată. Asta va reduce numărul apelurilor abandonate, îți va crește rata de succes a centrului tău de contact și îți va spori profiturile.

32% din centrele de contact au înregistrat o scădere a ratei apelurilor abandonate după ce au început să folosească funcția Apel de răspuns.

Crești productivitatea

Cu CloudTalk, apelurile de răspuns sunt foarte simple. Când un agent vede că există un nou apel venit de la această funcție, el poate vedea detaliile apelantului, împreună cu toate interacțiunile anterioare cu serviciul tău de relații cu clienții: istoricul apelurilor, comenzi, tichete, chat-uri sau note. Aceste date stocate la un loc le vor economisi agenților tăi timpul și efortul de a trece de la un sistem la altul pentru a căuta informații.

Când un client primește un telefon de la tine, agentul va avea toate informațiile necesare, pentru a începe o conversație personalizată.

Monitorizezi statisticile

CloudTalk te ajută să urmărești și monitorizezi toate statisticile apelurilor tale de răspuns în grafice clare. Poți vedea numărul de telefoane nepreluate și de apeluri de răspuns în același loc.

Aceste statistici te vor ajuta să iei decizii de afaceri esențiale pentru a-ți îmbunătăți serviciul de asistență pentru clienți.

Nu este nicio surpriză că opțiunea Apel de răspuns este una dintre cele mai populare și mai importante funcții ale softului de call center.

75% dintre clienți cred că funcția Apel de răspuns este foarte avantajoasă.

Aceste funcții te-ar putea interesa:

  • Răspuns vocal interactiv (IVR)– Această funcție utilă îți oferă posibilitatea de a crea meniuri IVR pe mai multe niveluri, pentru a ghida apelantul prin diferite opțiuni și pentru a te asigura că acesta este întotdeauna direcționat către departamentul, agentul sau grupul de agenți potrivit.
  • Call flow designer – Dacă ai nevoie să creezi scenarii de apelare mai complexe în funcție de nevoile tale de afaceri, folosești acest designer al fluxurilor de apeluri ușor de utilizat.
  • Program de lucru – Îți informezi clienții despre programul de lucru și decizi când ești disponibil pentru a primi apeluri.
  • Înregistrare apeluri – Atunci când folosești CloudTalk, poți înregistra apelurile. După încheierea apelului, îl poți asculta direct din browser, de oriunde și oricând
  • SMS/Mesaje text – Cu această funcție, le poți trimite clienților mesaje personale sau notificări generale și îți eficientizezi mult centrul de contact.

Servicii mai bune pentru clienții tăi

Începe perioada de testare gratuită de 14 zile

Completează formularul și descoperă singur ce înseamnă un contact center bazat pe cloud pentru afacerile inovatoare. Fii compania pe care clienții tăi și-o doresc. Configurarea durează numai 5 minute.