Cómo preparar una reunión con tu jefe en 4 pasos claros y efectivos

Las reuniones periódicas 1 a 1 son una excelente plataforma para las conversaciones abiertas entre los gerentes y los empleados. Crean un espacio para la comunicación honesta, que ayuda a crear confianza entre el Gerente y su equipo. Las reuniones 1 a 1 son un buen momento para que los empleados expresen sus emociones, ideas, logros, frustraciones y para hablar de sus planes de carrera.

En el ambicioso mundo actual, todo el mundo trata de conseguir logros. La gente quiere tener un trabajo que le guste. Quieren desarrollar sus competencias y anhelan el crecimiento profesional. Para conseguir todo esto, necesitan sentirse apoyados por sus directivos. La regla número uno de un directivo que se preocupa por el éxito y la satisfacción de su equipo es mantener reuniones regulares 1 a 1.

En nuestro artículo anterior sobre Liderazgo y reuniones 1 a 1, hablamos de estos encuentros desde la perspectiva del jefe. Hoy te explicaremos cómo preparar una reunión con tu jefe desde tu lado como empleado y de qué hablar con tu jefe.

Al fin y al cabo, las reuniones 1 a 1 no son solo para el gerente. Por supuesto, el gerente debe ser quien lidere la conversación, haga preguntas y pase gradualmente por los temas individuales (por ejemplo, el trabajo en equipo, la satisfacción de los empleados, los objetivos a corto plazo, etc.). Sin embargo, si tú, como empleado, te sientes frustrado o satisfecho, debes plantearlo. Aprovecha la oportunidad.

Cada reunión 1 a 1 requiere preparación. Sí, también tu preparación. Nunca asistas a una reunión como tabula rasa. Las reuniones 1 a 1 también tienen que ver con que des feedback a tu gerente: qué han mejorado o qué podría ser mejor, pero también cuáles son tus opiniones sobre tu propio trabajo. Para obtener resultados positivos de tus reuniones periódicas, tienes que venir preparado.

Si no estás seguro de cómo debe ser un 1 a 1 y cómo prepararlo, lee los siguientes 4 consejos. Te ayudarán a sobrevivir fácilmente a tus reuniones 1 a 1.

1) Ten claro qué decir en una reunión de trabajo

A lo largo de la semana, escribe una lista de temas, cuestiones, ideas y sugerencias que quieras discutir. El día de la reunión, repasa de nuevo la lista para asegurarte de que no has olvidado nada. Las reuniones 1 a 1 serán eficaces y exitosas solo si contribuyes y vienes preparado.

Para organizarte mejor, puedes dividir los temas así:

1. Objetivos a corto plazo: qué quieres lograr en las próximas semanas o meses. Cuanto antes los conozca, antes podrá ayudarte a conseguir resultados.
2. Desarrollo profesional: qué competencias quieres mejorar o aprender.
3. Mejora del equipo: ¿Tienes ideas que puedan ayudar a tu equipo a trabajar mejor? La reunión 1 a 1 es una excelente oportunidad para presentarlos.
4. Relaciones con los compañeros: ¿Tienes problemas con un compañero? Tu gerente puede actuar como mediador y orientaros sobre cómo trabajar juntos.
5. Cuestiones personales: ¿Te sientes frustrado y abrumado o feliz y satisfecho? Piensa en por qué te sientes así. Intenta buscar soluciones potenciales que te gustaría presentar a tu jefe.

Por otro lado, hazte estas preguntas para detectar temas importantes de los que hablar: Díselo a tu gerente para que sepa cómo te va en el trabajo.

• ¿Qué es lo que más me gusta de mi trabajo?
• ¿Qué es lo que no me gusta de trabajar aquí?
• Si pudiera cambiar una cosa de mi trabajo, ¿qué sería?
• ¿Cuáles son mis planes para el futuro próximo?
• ¿Cuál es actualmente el mayor reto al que me enfrento?
• ¿Hay algo que me impida crecer?
• Si no tuviera este trabajo, ¿qué trabajo querría?
• ¿Qué me motiva y qué me desmotiva?
• ¿Qué progresos he hecho desde las últimas reuniones con mi jefe?
• ¿Tengo suficiente tiempo para cumplir mis tareas?

Recuerda que tu gerente no lee la mente. Si no les dices lo que te molesta o satisface, no esperes que lo sepa.

2) Prepara respuestas para posibles preguntas

Antes de la reunión, deberías tomarte un tiempo para pensar en las respuestas que podría preguntarte tu jefe. No te olvides de las preguntas que forman parte de cada una de tus reuniones. ¡No hay nada peor que llegar sin estar preparado! Ningún gerente quiere sonsacar respuestas a sus empleados o verlos sentados en silencio pensando en la respuesta durante mucho tiempo. Eso no causa una buena impresión.

Prepárate para responder con seguridad a cuestiones como:

• ¿Estás contento con tu trabajo? ¿Puedes decirme por qué o por qué no?
• ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?
• ¿En qué tipo de proyectos te gusta trabajar?
• ¿En qué proyectos estarías interesado en trabajar próximamente?
• ¿Sientes que estás aprendiendo cosas nuevas? ¿Qué has aprendido últimamente?
• ¿Sobre qué áreas te gustaría saber más?
• ¿Hay alguien en el equipo con quien sea difícil trabajar? ¿Por qué?
• ¿Crees que recibes suficiente feedback? ¿Los demás también te dan feedback?

Anticipar estas preguntas te ayudará a evitar silencios incómodos y a proyectar una imagen de profesional que sabe lo que quiere.

3) Habla de tus objetivos profesionales a largo plazo

El escenario es el mismo una y otra vez: tu gerente te pregunta cuáles son tus objetivos. Hablas de lo que quieres conseguir y de cómo quieres crecer. Luego, pasa un tiempo y nada cambia. Esto es más común de lo que parece y, de hecho, la falta de oportunidades de desarrollo es una de las razones más habituales por las que la gente decide cambiar de trabajo.

Pero no te desanimes. Si de verdad te importa tu trabajo y quieres progresar, aprovéchalo. Dedica siempre un momento en tus reuniones con tu jefe para hablar de tu crecimiento profesional. No se trata solo de decir en qué quieres mejorar o qué habilidades te gustaría adquirir, sino de revisar qué pasos has dado desde la última conversación y qué te gustaría conseguir a continuación.

Es probable que tu gerente sepa de oportunidades en la empresa de las que tú no tienes ni idea. Por eso el crecimiento de la carrera y de las competencias debe formar parte de cada reunión 1 a 1, porque es más probable que llegues a donde quieres. Esto también puede abrir nuevas oportunidades. Para prepararte, considera la posibilidad de consultar previamente a un orientador profesional en IA para organizar mejor tus pensamientos y expectativas a largo plazo.

4) Informes de reuniones en una empresa: una parte esencial de las reuniones con tu jefe

Los empleados odian cuando el gerente pregunta «Lo siento, ¿de qué hablamos la última vez?» Todos los gerentes están ocupados y tu reunión individual es solo una de las muchas conversaciones que han tenido esa semana o incluso ese día. Es difícil que recuerden las cosas de las que hablasteis si no estaban escritas.

Los informes de las reuniones son una parte esencial de las reuniones 1 a 1 eficaces y significativas. Redacta siempre un breve acta de la reunión inmediatamente después de terminar la sesión. Recordaréis los temas importantes que habéis tratado y también podréis hacer un seguimiento del progreso. Los informes de las reuniones deben incluir las medidas de seguimiento y el plan de acción para el periodo siguiente. Envía siempre por correo electrónico el informe de la reunión a tu gerente.

Lo ideal es que, al principio de cada nueva reunión con tu jefe, reviséis juntos ese informe para ver qué se ha hecho y qué queda pendiente. Así no se pierde el hilo de una reunión a otra y evitas malentendidos.

Las empresas de todos los sectores y tamaños deben comprender que las reuniones 1 a 1 periódicas y de alta calidad son cruciales para la salud de su negocio y para la satisfacción de sus empleados. Las reuniones 1 a 1 aumentan el compromiso y la motivación de los empleados en el trabajo.

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