Wat is een VoIP-nummer en hoe werkt het?

In deze gids leggen we uit wat VoIP-nummers zijn, hoe ze werken, uit welke types u kunt kiezen en welke concrete voordelen ze uw bedrijf opleveren.

Door over te stappen op een toegewijd zakelijk VoIP-nummer kunnen uw sales- en supportteams grote hoeveelheden oproepen beheren, routering automatiseren en overal ter wereld een professionele uitstraling behouden.

Wat is een VoIP-nummer?

Een VoIP-nummer is een virtueel telefoonnummer dat oproepen via internet routeert in plaats van via traditionele, fysieke koperkabels.

Het biedt een hoge mobiliteit, lagere kosten en geavanceerde functies zoals voicemail-naar-e-mail en oproeproutering. Deze nummers worden vaak gebruikt voor bedrijven, thuiswerken of om lokale netnummers te verkrijgen. 

Belangrijkste aspecten van VoIP-nummers:

• Locatie-onafhankelijkheid: Omdat ze niet aan een fysieke locatie of hardware zijn gekoppeld, kunnen VoIP-nummers vanaf elke locatie met een internetverbinding worden gebruikt op smartphones, computers en tablets.
• Type nummers: VoIP-nummers kunnen lokaal zijn (met lokale netnummers), gratis (toll-free) of servicenummers (vanity-nummers).
• Voordelen: Deze systemen bieden over het algemeen goedkopere, vaak gratis, interlokale gesprekken en lagere tarieven voor internationale gesprekken.
• Bekende providers: Populaire diensten om een VoIP-nummer te krijgen zijn onder andere Google Voice, CloudTalk en Nextiva.

Types VoIP-nummers

• Vaste VoIP: Gekoppeld aan een specifiek fysiek adres; vaak gebruikt door traditionele bedrijven.

• Niet-vaste VoIP: Niet gekoppeld aan een fysiek adres; biedt een hoge flexibiliteit, vaak gebruikt door reizigers of werknemers op afstand. 

VoIP versus vaste lijn

VoIP gebruikt internettechnologie om te bellen, wat zorgt voor lagere kosten, geavanceerde functies zoals videobellen en chatten, en de flexibiliteit om overal met een internetverbinding vanaf verschillende apparaten te bellen. 

Traditionele vaste lijnen maken gebruik van koperen kabels. Ze staan bekend om hun betrouwbaarheid en constante kwaliteit, maar zijn vaak duurder, vooral voor interlokale gesprekken, en bieden minder geavanceerde functies. 

Hoewel VoIP ideaal is voor groei en het werken met digitale tools, blijven vaste lijnen een goede optie voor wie eenvoudig en betrouwbaar wil bellen zonder afhankelijk te zijn van internet. 

Lees meer over de vergelijking tussen VoIP en een vaste lijn.

VoIP versus PBX

VoIP is een op internet gebaseerde telefoontechnologie, wat betekent dat er geen vaste lijnen nodig zijn; u heeft alleen een stabiele internetverbinding nodig. Het zorgt voor goedkope, schaalbare en locatie-onafhankelijke communicatie.

PBX (Private Branch Exchange) is een traditioneel, fysiek hardwaresysteem op locatie voor het beheren van interne kantoorlijnen. 

Ontdek meer over VoIP versus PBX.

Hoe werkt een VoIP-telefoonnummer?

Een VoIP-provider koppelt een nummer aan uw gebruikersaccount, niet aan één specifiek apparaat. Oproepen worden via internet verzonden en kunnen op meerdere apparaten tegelijk overgaan. 

Een VoIP-nummer is dus een virtueel nummer en u heeft een stabiele internetverbinding nodig om het te gebruiken.

Na de installatie kunt u uitgaande oproepen starten en inkomende oproepen ontvangen via uw internet- of VoIP-netwerk. Hierbij omzeilt u het traditionele openbare telefoonnetwerk (PSTN) dat via fysieke telefoonlijnen werkt. 

Met VoIP-telefoonnummers krijgt u ook de flexibiliteit om wereldwijd te bellen zonder extra kosten. Door gebruik te maken van oplossingen zoals CloudTalk, dat meer dan 160 internationale nummers biedt, kunt u uw bedrijfscommunicatie stroomlijnen zonder geografische barrières.

Types VoIP-nummers

VoIP-nummers zijn niet allemaal hetzelfde — ze kunnen worden aangepast aan verschillende zakelijke behoeften.

Dit zijn de belangrijkste types die u tegenkomt:

1. Vaste (geografische) VoIP-nummers geven uw bedrijf een aanwezigheid in een specifieke stad of regio, zelfs als uw team ergens anders werkt. Een in LA gevestigd bureau kan bijvoorbeeld een lokaal 213-nummer gebruiken om vertrouwen op te bouwen bij klanten in Los Angeles.
2. Niet-vaste (niet-geografische) VoIP-nummers zijn niet aan één locatie gekoppeld. Ze zijn handig als uw bedrijf in meerdere regio's actief is of als u verhuist. Een reizende salesmedewerker kan bijvoorbeeld hetzelfde nummer behouden, waar diegene zich ook bevindt.
3. Gratis VoIP-nummers (toll-free) brengen geen kosten in rekening voor uw klanten, waardoor ze u makkelijker kunnen bereiken. Een landelijk supportcenter kan bijvoorbeeld een 0800-nummer gebruiken zodat klanten overal vandaan kunnen bellen zonder zich zorgen te maken over de kosten.
4. Naamnummers (vanity-nummers) maken gebruik van makkelijk te onthouden woord- of nummercombinaties (zoals 1-800-FLOWERS) om uw merk te versterken en de herkenbaarheid te vergroten. Een servicegericht bedrijf kan dit gebruiken om te zorgen dat de contactgegevens beter blijven hangen bij klanten.

Kiezen voor de juiste mix van VoIP-nummers helpt u een balans te vinden tussen bereikbaarheid, professionaliteit en merkherkenning. Laten we ze nu in meer detail bekijken.

1. Vaste (geografische) VoIP-nummers

Deze nummers zijn gekoppeld aan een specifieke geografische locatie of netnummer, zoals +1 voor de VS of +44 voor het VK. Ze zijn ideaal voor bedrijven of personen die een lokale aanwezigheid willen behouden in een specifieke stad, regio of land. 

Door uw bedrijf een lokale en makkelijk bereikbare uitstraling te geven, hebben klanten het gevoel dat ze zakendoen met iemand uit hun eigen regio, wat het vertrouwen vergroot.

2. Niet-vaste (niet-geografische) VoIP-nummers

Deze VoIP-nummers zijn niet gekoppeld aan een specifieke geografische locatie. Ze bieden flexibiliteit voor bedrijven en personen die op nationale of wereldwijde schaal werken. U bent er zeker van dat uw contactnummer hetzelfde blijft, ongeacht waar u of uw bedrijf naartoe verhuist. Lokale nummers besparen u ook geld door interlokale kosten te verlagen.

Een salesmedewerker die veel reist, kan bijvoorbeeld een niet-geografisch nummer gebruiken om te zorgen dat klanten hem overal kunnen bereiken, zonder zijn contactgegevens te hoeven wijzigen.

3. Gratis nummers

Gratis nummers stellen bellers in staat om bedrijven te bereiken zonder dat er kosten voor het gesprek in rekening worden gebracht, ongeacht de locatie van de beller. 

Deze nummers beginnen meestal met netnummers zoals 800, 888, 877 in de VS of 0800 of 0808 in het VK en Nederland. 

U kunt dergelijke nummers gebruiken als u support of diensten aan uw klanten wilt aanbieden zonder de beller te belasten. Dit verlaagt de drempel voor de klant om te bellen.

Een landelijke klantenservice maakt vaak gebruik van een gratis nummer om klanten uit het hele land aan te moedigen te bellen met vragen of problemen, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over telefoonkosten.

4. Naamnummers (vanity-nummers)

Naamnummers spellen een woord of zin op het toetsenbord of bevatten een makkelijk te onthouden cijferreeks. Ze worden meestal gebruikt voor branding- of marketingdoeleinden.

Als u de herkenbaarheid en herinnering van uw merk onder uw doelgroep wilt vergroten, is een naamnummer een gedenkwaardig alternatief voor willekeurige cijfers, wat het tot een krachtig marketinginstrument maakt.

Een bloemenbezorgservice gebruikt bijvoorbeeld 1-800-FLOWERS als naamnummer, waardoor het voor klanten heel eenvoudig is om het bedrijf te onthouden en te bellen wanneer ze bloemen willen bestellen.

4 voordelen van een VoIP-nummer

Een VoIP-nummer is bijzonder aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven (mkb). Tegen 2025 zal het aandeel van het mkb in de VoIP-markt waarschijnlijk met meer dan 15% groeien. Een rapport van Blueface laat zien dat 61% van de bedrijven al is overgestapt op een VoIP-systeem nadat hun contract met traditionele aanbieders was verlopen. 

De belangrijkste voordelen van VoIP-telefoonnummers:

1. Kosten besparen
   
   VoIP-nummers verlagen de telefoonkosten met 30 tot 50%, terwijl ze teams de flexibiliteit geven om vanaf elk apparaat, waar ook ter wereld, te bellen.
   
   Het gebruik van VoIP-technologie leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Wanneer u internet gebruikt voor spraakcommunicatie, omzeilt u traditionele telecominfrastructuren en verlaagt u de kosten van interlokale en internationale gesprekken. 
   
   Een startup kan het geld dat hiermee wordt bespaard bijvoorbeeld besteden aan innovatie en groei-initiatieven.
   
   Misschien loopt u net als PlanRadar aan tegen de beperkingen van vaste telefoonnummers, het ontbreken van internationale telefoonnummers voor gewenste landen en een slechte gesprekskwaliteit. CloudTalk bood PlanRadar een op maat gemaakte en flexibele VoIP-oplossing die hun communicatie transformeerde en hen hielp hun doelen te bereiken. Ze zagen een stijging van 70% in de efficiëntie van de gespreksafhandeling en een toename van 20% in de productiviteit van het team, wat leidde tot een verbluffende groei van 122% in het gesprekvolume.
2. Flexibiliteit omarmen
   
   De ingebouwde flexibiliteit van VoIP stelt u in staat om overal ter wereld te bellen en gebeld te worden op elk apparaat met internet, zoals smartphones, laptops of VoIP-toestellen. 
   
   Salesteams kunnen in contact blijven met klanten en kantoor, of ze nu thuiswerken, onderweg zijn of bij een klant op locatie zijn, zodat er geen enkele kans onbenut blijft.
   
   Een bedrijf met een wereldwijd personeelsbestand dat VoIP gebruikt om flexibele werkvormen aan te bieden, kan toptalent van over de hele wereld aantrekken.
3. Geavanceerde functies gebruiken
   
   Daarnaast beschikt VoIP-technologie over geavanceerde functies zoals doorschakelen, voicemail-naar-e-mail en AI-gestuurde gesprekstranscriptie, die de productiviteit en samenwerking kunnen verbeteren. Een multinational kan online vergaderingen gebruiken om regelmatig over de continenten heen te vergaderen, wat de samenwerking verbetert en de reiskosten verlaagt.

Kan een VoIP-nummer sms-berichten ontvangen?

• Ja, de meeste moderne VoIP-nummers kunnen sms- en mms-berichten verzenden en ontvangen. Met deze functie kunnen bedrijven met klanten communiceren via hun voorkeurskanalen, door geautomatiseerde afspraakherinneringen, promotionele aanbiedingen of directe supportberichten rechtstreeks vanaf hun VoIP-dashboard of mobiele app te sturen.

1. Groei ondersteunen met schaalbaarheid
   
   Naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, veranderen ook uw communicatiebehoeften. VoIP-diensten schalen eenvoudig mee met uw groei, waardoor u lijnen en diensten kunt toevoegen of verwijderen zonder complexe wijzigingen in de infrastructuur. Een snelgroeiend e-commercebedrijf kan bijvoorbeeld moeiteloos nieuwe klantenservicelijnen toevoegen tijdens het hoogseizoen. 
   Een onderzoek van McKinsey toonde aan dat een gebrek aan schaalbare softwareoplossingen bedrijven tussen de 8% en 28% aan omzetverlies kan kosten.
2. Integreren
   Naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, veranderen ook uw communicatiebehoeften. VoIP-diensten schalen eenvoudig mee met uw groei, waardoor u lijnen en diensten kunt toevoegen of verwijderen zonder complexe wijzigingen in de infrastructuur. Een snelgroeiend e-commercebedrijf kan bijvoorbeeld moeiteloos nieuwe klantenservicelijnen toevoegen tijdens het hoogseizoen. 

Hoe u een VoIP-nummer krijgt

Als u een VoIP-nummer wilt krijgen voor uw bedrijf, is het installatieproces volledig digitaal en is er geen hardware-installatie op locatie nodig.

Het instellen van VoIP-nummers is eenvoudig en vaak goedkoper dan traditionele telefoonnummers. De meeste VoIP-systemen worden extern beheerd, waardoor er minder of geen apparatuur op uw locatie nodig is. 

Hier leest u hoe u dit doet in 6 gedetailleerde stappen:

Stap 1: Breng uw zakelijke behoeften in kaart  

Evalueer wat uw bedrijf echt nodig heeft van een communicatiesysteem. Denk aan het belang van kostenefficiëntie, sterke beveiligingsmaatregelen, betrouwbaarheid en een kwalitatieve service. 

Bekijk de online reviews over de kwaliteit van de klantenservice van de verschillende providers. CloudTalk staat bijvoorbeeld bekend om een responstijd van minder dan een minuut. 

Stap 2: Kies de ideale provider en het juiste abonnement  

Doe onderzoek en kies een provider die aansluit bij uw specifieke wensen. 

Bedrijven zoals CloudTalk bieden bijvoorbeeld verschillende abonnementen aan die passen bij verschillende bedrijfsgroottes en behoeften. Een abonnement op maat is vooral handig voor bedrijven met unieke eisen, omdat het een meer gepersonaliseerde inrichting mogelijk maakt.

Stap 3: Vraag uw VoIP-nummer aan  

Nadat u een provider heeft gekozen, werkt u samen met een Customer Success Manager (CSM) die u begeleidt bij het aanvragen van uw VoIP-nummer. Deze stap verloopt meestal snel nadat u een abonnement heeft gekozen, waardoor een snelle overstap naar VoIP-communicatie mogelijk is. U kunt een nieuw VoIP-nummer aanvragen, of, als u uw huidige telefoonnummer wilt behouden, kiezen voor een provider die nummerbehoud aanbiedt. 

Stap 4: Configureer uw VoIP-omgeving  

Zodra u uw VoIP-nummer heeft, is de volgende stap het configureren van uw systeem. Stel uw nieuwe VoIP-telefoonnummer in en zorg ervoor dat uw apparaten klaar zijn om oproepen te plaatsen en te ontvangen. Deze stap is essentieel om alle VoIP-functies te kunnen gebruiken.

Stap 5: Installeer de benodigde software of hardware  

Installeer de VoIP-software op uw apparaten of sluit VoIP-telefoons aan waar nodig. Veel providers bieden ook mobiele applicaties aan, waardoor het makkelijker wordt om VoIP-functionaliteit te integreren in uw dagelijkse mobiele gebruik. 

Stap 6: Test en controleer uw instellingen  

Test tot slot uw nieuwe VoIP-nummer en het systeem grondig. Voer een aantal testgesprekken om de helderheid van het geluid en de werking van eventuele speciale functies te controleren. De testfase zorgt ervoor dat uw zakelijke communicatie soepel en efficiënt verloopt.

Beveiliging en compliance van VoIP-nummers

Net als alle technologieën die met internet zijn verbonden, is VoIP kwetsbaar voor misbruik door cybercriminelen en fraudeurs die uw bedrijf schade willen toebrengen. 

Aanvallers die uw telefoonsysteem hacken, kunnen gesprekken afluisteren, hoge telefoonrekeningen veroorzaken of belangrijke gegevens over uw bedrijf en klanten stelen. De schade stopt daar niet; ze kunnen de gestolen informatie gebruiken om uw bedrijf te imiteren of losgeld te eisen door te dreigen met het lekken van vertrouwelijke details.

Het goede nieuws is dat u uw gesprekken en gegevens kunt beveiligen via eenvoudige cybersecurity-maatregelen.

Dit is hoe bedrijven met deze uitdagingen kunnen omgaan:

#1 Encryptie en beveiligde verbindingen

Gebruik end-to-end-encryptie voor alle VoIP-gesprekken om gegevens te beschermen tegen onderschepping. Dit beschermt uw gevoelige informatie tegen cyberinbraken. Mocht uw communicatie toch worden onderschept, dan zorgt een sterke encryptie ervoor dat deze onleesbaar is voor aanvallers.

#2 Sterke authenticatiemethoden

Voer sterke authenticatieprotocollen in voor toegang tot VoIP-systemen. Zorg voor het maken van sterke en unieke wachtwoorden voor elk apparaat dat met uw VoIP-systeem is verbonden. Een goede wachtwoordbeveiliging moet een prioriteit zijn voor elk gebruikersaccount om aanvallen op basis van inloggegevens te voorkomen. Multi-factor authenticatie (MFA) voegt een extra beveiligingslaag toe, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk wordt verkleind.

#3 Regelmatige software-updates 

Zorg dat alle gebruikte software en tools altijd up-to-date zijn. VoIP-serviceproviders doen er alles aan om de informatie die op hun platforms wordt opgeslagen en verzonden te beschermen tegen cyberdreigingen. Er zijn verschillende beveiligingsfuncties in het systeem geïmplementeerd die voortdurend worden geëvalueerd om mogelijke beveiligingslekken op te sporen. Regelmatig onderhoud en updates helpen uw systeem te beschermen tegen nieuwe dreigingen.

#4 Naleving van regelgeving

Blijf op de hoogte van de regelgeving rondom VoIP-gebruik, zoals de AVG (GDPR) in Europa voor gegevensbescherming en de TCPA in de VS voor telemarketingpraktijken. Het naleven hiervan helpt juridische boetes te voorkomen en vergroot het vertrouwen van de klant.

#5 Beveiligde netwerkinfrastructuur

Bescherm uw netwerk met firewalls, antivirusprogramma's voor computerbeveiliging en inbraakdetectiesystemen. Voer regelmatig beveiligingsbeoordelingen van uw netwerk uit om kwetsbaarheden te identificeren en op te lossen.

#6 Training en bewustwording van medewerkers

Spoor uw team aan om alert te zijn op VoIP-fraude, DDoS-aanvallen en vishing-pogingen die uw VoIP-systeem in gevaar kunnen brengen. Het is belangrijk dat uw medewerkers op de hoogte zijn van alle mogelijke dreigingen. Gelukkig bieden frameworks zoals de MITRE ATT&CK een solide basis van kennis over tactieken en technieken van cyberaanvallen, evenals cyberdefensiestrategieën. Goed geïnformeerde medewerkers zullen uw systeem minder snel onbedoeld blootstellen aan risico's.

Kunt u een VoIP-nummer traceren?

Ja, een VoIP-nummer kan worden getraceerd, hoewel dit iets complexer is dan het traceren van een traditionele vaste lijn. Omdat VoIP-nummers gekoppeld zijn aan IP-adressen en gebruikersaccounts in plaats van fysieke locaties, gebruiken wetshandhavers en serviceproviders IP-tracking en providerlogs om de geregistreerde eigenaar van het nummer te identificeren.

Conclusie

De schaalbaarheid van VoIP zorgt ervoor dat het met uw bedrijf kan meegroeien en zich kan aanpassen aan veranderende behoeften zonder dat er dure hardware-upgrades nodig zijn. Met zijn mix van efficiëntie, veelzijdigheid en kosteneffectiviteit is VoIP-technologie een strategische investering voor elke organisatie die haar communicatie-infrastructuur wil optimaliseren.

Bronnen:

1. De ultieme lijst met VoIP-statistieken
2. Statistieken over VoIP-software
3. Groeistatistieken