什麼是 IVR 號碼以及如何取得
Eric 重新整理了儀表板，看到通話佇列時眉頭深鎖。他的銷售團隊不堪負荷，處理著高價值潛在客戶和不合格諮詢的混合業務。與此同時，客戶因長時間等待而越來越不耐煩，這可能決定了是完成交易還是將其拱手讓給競爭對手。
情況必須有所改變。
隨著公司預算緊縮，Eric 知道他不能只靠增加人手來解決問題。相反地，他建立了 IVR 系統。現在，客服人員不再浪費時間處理基本諮詢，來電者可以預先選擇他們的需求，IVR 系統會立即將他們轉接——從而提高速度、改善客戶體驗並提升轉換率。
Eric 面臨的挑戰很普遍。儘管 80% 的組織期望在客戶體驗 (CX) 上競爭，但許多企業在設計跨通路支援策略時卻優先考慮成本。* 正確的 IVR 服務可以彌補這一差距。
在本文中，我們將介紹 IVR 電話號碼的運作方式、如何申請以及如何設定您的 IVR 解決方案，以提供卓越的客戶服務——同時不會讓您的團隊過於勞累。
重點摘要：
- IVR 電話號碼可以透過技能型路由改善通話導航，幫助來電者快速聯絡到正確的客服人員。
- IVR 系統能減少客戶等待時間和營運成本，同時提高客服人員效率和客戶體驗 (CX)。
- CloudTalk 的智慧型 IVR 解決方案使用者友善，同時提供客製化通話流程、進階路由和回撥選項等功能。
什麼是 IVR 電話號碼？
如果您發現自己正在問「什麼是 IVR 電話號碼？」，答案很簡單：它是由互動式語音應答系統驅動的虛擬企業電話線，可自動問候和轉接來電者。IVR 電話號碼表示該電話號碼已連接到具有互動式語音應答 (IVR) 的電話系統。來電將由自動化的虛擬總機應答，並提供多種導航或自助服務選項。
IVR 系統可以透過以下方式協助客戶通話：
- 即使在非標準營業時間，也能透過品牌訊息問候客戶。
- 快速回答常見問題。
- 為查詢帳戶餘額或留下語音訊息等基本任務提供自助服務功能。
- 使用基於來電者或技能的路由，立即將來電者轉接至正確的部門。
- 允許使用者由客服人員回撥，而非在佇列中等待。
請觀看以下影片，了解更多關於 IVR 是什麼以及它是如何運作的資訊：
IVR 的主要優點
如果您曾致電一家成熟企業，並在等待了十分鐘後被告知需要轉接到其他人，那麼您就能理解 IVR 的吸引力。
IVR 不要求客戶長時間等待並在不同部門之間轉接，而是可以提供自助服務選項並路由通話以改善客戶體驗。
IVR 技術為各種規模的企業提供了多項獨特優勢。這些優勢包括：
- 透過為基本查詢提供自助服務選項，降低營運成本，讓客服人員能處理複雜的客戶問題。
- 透過簡化來電流程並確保他們快速到達正確部門，縮短客戶等待時間。
- 有效管理通話分配，將通話轉接給可用且經驗豐富的客服人員。
- 透過自助服務選項改善客戶體驗 (CX)，客戶可能更喜歡這種方式，而非等待。
- 提升通話處理能力，隨著業務增長有效地擴展您的電話支援。
使用 IVR 簡化您的通話流程
IVR 電話號碼如何運作？
不久前，致電客戶服務通常意味著聽無盡的等待音樂、多次轉接，並向不同的客服人員重複相同的資訊。這對客戶來說很沮喪，對企業來說效率也很低。
IVR 透過自動化通話路由和自助服務選項來改變這種情況，減少等待時間，同時確保客戶快速獲得所需的幫助。
透過專用的 IVR 電話號碼路由您的來電流量，您可以確保在真人客服人員的電話響起之前，每位客戶都能立即得到確認和分類。
運作方式如下：
- 來電者撥打 IVR 電話號碼
- 自動系統問候來電者並提供選項選單
- 來電者使用電話鍵盤或語音指令提供指示
- IVR 系統根據輸入路由通話或提供自助服務選項
想像一下，一位客戶在處理線上支付問題時遇到困難。過去，他們會致電抵押貸款供應商，等待，最終向客服人員解釋他們的問題——而該客服人員可能會再次將他們轉接。
現在，有了 IVR，他們撥入後會立即聽到：「請按 1 進行付款。」系統會根據來電顯示識別他們的帳戶，驗證身份，並詢問他們是否要處理月付款。只需單次確認，即可完成——無需等待，無需重複資訊。
透過簡化此類互動，IVR 不僅提高了效率，還將客戶體驗從令人沮喪的必要環節轉變為無縫、無壓力的過程。
主要組成部分
Sarah 是一家金融服務公司的 IT 經理，需要縮短客服中心等待時間。她設定了一個包含四個主要組成部分的 IVR 電話號碼：
- 語音辨識：客戶說出「帳戶餘額」或「貸款狀態」即可獲得即時更新。
- DTMF 辨識：來電者按下數字，選擇付款或詐騙警示等選項。
- 通話路由：VIP 客戶直接轉接給其指定的代表，而其他客戶則轉接至正確的部門。
- 自助服務選項：PIN 重設和交易歷史記錄等例行任務無需客服人員處理。
結果如何？更快的解決方案、更低的成本和更滿意的客戶。
IVR 電話號碼的範例是什麼？
IVR 電話號碼的一個典型範例是公司的主要客戶支援熱線 (例如 1-800-555-0199)。當客戶撥打此號碼時，他們不會聽到標準鈴聲；相反地，他們會聽到自動問候語，例如：「感謝您的來電。請按 1 轉接銷售部門，2 轉接支援部門，或說出您的帳號。」這個單一號碼作為通往多個不同部門的入口。
IVR 實際應用範例
許多企業選擇提供 IVR 功能的電話系統來簡化客戶通話。
例如，Swile 利用 IVR 建立可靠的通訊，結合智慧型通話路由和自動化工作流程。IVR 通話更有效地路由到售前和客戶支援團隊，使售前生產力提高了 30%，支援工單減少了 50%。
同樣地，DiscoverCars 使用 IVR 解決了導致客戶滿意度 (CSAT) 評分偏低的長時間等待問題。IVR 系統自動化了例行通話，將更複雜的查詢轉接到經驗豐富的客服人員。這使得等待時間減少了高達 80%，CSAT 評分提高了 15%。
專業提示
探索我們的客戶如何使用 IVR 改善客戶體驗 (CX)
如何透過 CloudTalk 申請 IVR 電話號碼
如果您準備好利用互動式語音應答技術，CloudTalk 的 VoIP 系統提供尖端的 IVR 解決方案。
為何選擇 CloudTalk 作為 IVR？
您可以使用 IVR 提供全天候自助服務選項，讓新來電者感受到專業形象，並確保所有客戶都能快速轉接到正確的人員。如果您準備好一次性從多方面改善客戶支援體驗，CloudTalk 的 IVR 可以提供幫助。
CloudTalk 的 IVR 系統適用於各種規模的企業和客服中心，提供以下優勢：
設定 IVR 電話號碼的逐步指南
您可以在一小時或更短的時間內依照以下步驟設定 IVR 電話號碼：
- 在此註冊 CloudTalk 帳戶
- 選擇一個虛擬電話號碼，或將現有號碼轉移到您的帳戶
- 在您的儀表板中存取 IVR 配置工具
- 客製化您的 IVR 選單，包括問候語、選單選項和路由邏輯
- 撥打並透過導航選單進行操作，測試 IVR 系統
- 在儀表板中啟用您的 IVR 系統
IVR 電話號碼的費用是多少？
IVR 電話號碼的費用取決於您的 VoIP 供應商和團隊規模。通常，IVR 功能會捆綁在雲端通話軟體訂閱中，每位使用者每月費用從 $25 到 $50+ 不等。例如，CloudTalk 在其核心方案中包含直觀的 IVR 建構器，這表示您無需支付額外隱藏費用即可設定智慧路由。
專業提示
💡有效設定 IVR 的專業提示：
–保持選單選項簡單直觀，以提升客戶體驗 (CX)
–定期更新和測試系統，以確保持續功能運作
–考慮將常見問題納入 IVR 的自助服務選項中
使用 IVR 將每次通話轉化為更佳體驗
為您的企業利用 IVR 電話號碼是一種簡單且具成本效益的方式，可以提高營運效率、滿足客戶需求並緩解高通話量。
還記得我們的銷售營運經理 Eric 嗎？在設定 IVR 電話號碼一個月後，Eric 看到了影響。潛在客戶立即轉接到正確的客服人員，減少了回應時間和錯失的機會。他的銷售團隊減少了手動分類通話的時間，並投入更多時間完成交易。透過更流暢的工作流程和更高的轉換率，IVR 已成為其銷售流程的關鍵部分，使團隊專注於重要的事情——完成交易。
此外，IVR 通話流程和自動化回應在數位銷售漏斗的所有環節都能創造更好的客戶體驗。當與 CloudTalk 等可靠的服務供應商結合時，這一點尤為明顯。
我們的軟體可以幫助您設定可隨業務擴展的客製化工作流程，因此無論客戶何時來電，您都可以快速提供幫助。
自動將每位來電者轉接至正確團隊
*資料來源
