Softphone (Telefone Soft Client)

Faça e receba chamadas perfeitamente com o Softphone – um software inevitável para todos os negócios com visão de futuro. Use muitos recursos que os telefones de mesa não possuem.

Vamos dar uma olhada em tudo o que você precisa saber sobre esse sistema.

O que é um Softphone?

Simplificando, um softphone é um software VoIP (Voice over Internet Protocol), a partir do qual você pode fazer e receber chamadas. Funciona dentro de qualquer dispositivo com uma conexão com a internet. Assim como smartphones, notebooks, tablets ou desktops.

A interface do softphone é similar a qualquer outro teclado de discagem telefônico, incluindo aquele de um smartphone.

Ao contrário de um telefone de mesa de escritório, ele não requer hardware. Isso proporciona uma forte vantagem competitiva aos telefones de mesa tradicionais. Você não fica mais preso à sua mesa, tendo a liberdade de atender seus clientes a partir de qualquer lugar. É um grande ponto positivo, visto que a Forbes prevê que o mercado de trabalho será 50% remoto no futuro próximo.

Além disso, é importante saber que um softphone não é um produto isolado. É um componente dos sistemas de telefonia VoIP complexos, como o CloudTalk, com inúmeros recursos úteis.

Importante

Não confunda um softphone com um telefone via internet que pode ser usado somente em navegadores da web. Essas são duas ferramentas diferentes.

Como um Softphone Funciona?

Todos os recursos do Softphone são alojados em um único software VoIP. Já mencionamos que ele permite que você faça chamadas pela internet.

Veja como:

Um cliente-servidor SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão) inicia as sessões VoIP em tempo real, que convertem sinais de voz analógicos em digitais por meio da conexão da Internet.

O uso posterior é bastante simples. Como dissemos, você pode ligar de qualquer lugar, desde que esse lugar tenha uma conexão de internet sem fio estável. Alternativamente, você pode usar uma conexão de banda larga de alta velocidade com roteador ou cabo.

Dica profissional:

Embora um sistema softphone não necessite de hardware, se você está no escritório ou em casa, pode se beneficiar com o uso de um headset. Isso garante que você obtenha a melhor qualidade sonora possível. Um headset minimiza os possíveis ruídos externos.

Quem se Beneficia do Softphone

Visto que é muito mais eficiente do que um telefone de mesa, um softphone é ideal para empresas que lidam com um alto volume de chamadas e dependem de interações com os clientes. Além disso, é muito conveniente para aquelas pessoas que precisam estar disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.

Indústrias que mais usam um softphone são dos setores de TI, imobiliário, varejo, saúde, telecomunicação, fabricação, educação, bancário e call center, ou agências de marketing ou RP.

Segue um resumo de exemplos específicos de “personas” de softphone:

• Funcionários ou representantes de vendas de call center que lidam com chamadas comerciais
• Atendentes de suporte que resolvem os problemas dos clientes
• Representantes que trabalham de diversos locais
• Empresas que dependem de ligações interurbanas
• Empresas que precisam gravar as chamadas telefônicas

Comparação Definitiva: Softphone Versus Telefone Físico

A diferença mais óbvia entre um softphone e um telefone de físico é a aparência. Um softphone é um software de computador, enquanto um telefone físico é um dispositivo de hardware tradicional.

Tanto os softphones quanto os telefones físicos são sistemas de comunicação VoIP, que usam a internet para fazer chamadas. Embora funcionem com princípios similares e, essencialmente, têm a mesma finalidade, os dois não são necessariamente concorrentes.

Muitas empresas usam as duas soluções simultaneamente. Você pode ter telefones físicos no escritório para interações que são feitas apenas a partir de um lugar. Por exemplo, na mesa de recepção, no escritório executivo, ou na sala de conferência.

Sistemas de softphone representam uma ferramenta prática para funcionários cujos processos de chamada precisam ser eficazes e mobile. Com um softphone, eles podem fazer e receber chamadas remotamente, e usar todos os tipos de recursos adicionais. É por isso que o softphone está se tornando cada vez mais dominante no mundo comercial.

Nós desenvolvemos uma comparação entre os sistemas de softphone e telefone físico.

Vamos descobrir qual solução sai ganhando:

Custos

Um softphone é sem dúvida muito mais barato do que um telefone físico. De acordo com o “IT World”, o uso de soluções de softphone VoIP pode resultar em uma redução do custo mensal de 45%, quando comparado aos sistemas de telefone físico tradicionais.

Por quê? Para usar um telefone físico, você deve configurar cabos e linhas telefônicas específicos, bem como comprar telefones habilitados a fazer ligações do tipo VoIP. Isso sem mencionar a necessidade de manutenção frequente do hardware.

Um softphone não requer hardware, além dos dispositivos que você já possui – celular, notebook, tablet, etc. Não precisar instalar uma infraestrutura complexa resulta em custos menores.

Softphones também fornecem ligações internacionais e interurbanas mais baratas.

Vencedor: Softphone

Familiaridade

Existem empresas que confiam em uma solução antiga testada por décadas, em vez de uma tecnologia moderna. Para empresas que escolhem a tradição, telefones físicos padrão são uma escolha mais confiável e confortável.

No entanto, há softphones que podem ser integrados com os telefones padrão de escritório. Dessa forma, as empresas podem misturar tradição e inovação. Não há necessidade de depender apenas da tecnologia que você está familiarizado.

Vencedor: Telefone Físico

Flexibilidade

Telefones físicos são tudo, exceto flexíveis. Eles prendem você e seus funcionários a um local. Como já mencionamos, em alguns casos, pode não ser um problema. Mas, em outras ocasiões, é um enorme ponto negativo.

Novamente, softphones são muito úteis se você ou sua equipe precisa se deslocar frequentemente, ou estar disponível aos clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Com essa solução, não importa onde na face da Terra você esteja. Desde que você tenha uma conexão de internet, poderá atender seus clientes a qualquer hora.

Vencedor: Softphone

Qualidade da Chamada Garantida

Não há razão para temer a qualidade de chamada dos softphones, visto que a grande maioria deles oferece uma cobertura excelente. Por exemplo, no CloudTalk, se a qualidade de uma chamada cai abaixo de um determinado nível, o software automaticamente altera a rota de telefonia em tempo real.

Todavia, nem todas as soluções oferecem serviços da mesma qualidade. Além disso, nada no mundo é perfeito. Portanto, se você tem largura de banda insuficiente, uma conexão de internet fraca ou um sistema sobrecarregado, você pode acabar enfrentando problemas de conectividade.

Embora os telefones físicos também dependam de conexão com a internet, eles têm uma leve vantagem, visto que há um dispositivo dedicado a atender chamadas. Isso aumenta o poder computacional e melhora a qualidade da chamada.

Vencedor: Telefone Físico

Tamanho da Empresa

No que diz respeito ao tamanho da empresa, os telefones físicos são ideais para empresas multinacionais com milhares de funcionários. Elas geralmente têm um maior orçamento, que pode ser usado para o frequente upgrade e manutenção do hardware.

Todavia, softphones se adaptam a empresas de qualquer tamanho. Visto que tem um bom custo-benefício e vem com planos que amplamente variam em preço, você pode arcar com o custo independentemente se tem uma startup ou uma grande corporação.

Por exemplo, os planos do CloudTalk começam a partir de USD 25.

Vencedor: Softphone

Recursos

Embora os recursos básicos dos telefones físicos possam ser suficientes para certas empresas, os softphones oferecem uma ampla gama de ferramentas adicionais que tornam seu trabalho mais eficiente.

Primeiro, ele automatiza muitos processos. Além disso, você pode utilizar o poder das integrações. A maioria dos aplicativos de softphone pode ser integrado a outros aplicativos, por exemplo com CRMs. No CloudTalk, também temos uma API aberta. Por meio dessa ferramenta, você pode conectar nosso software VoIP a outros sistemas externos.

Ainda que os telefones físicos também possam ser integrados a outros aplicativos, você terá que personalizar as integrações. Isso custa dinheiro, bem como seu tempo.

Vencedor: Softphone

Escalando o Crescimento de seu Negócio

Breve, mas importante: softphones são facilmente escaláveis com qualquer negócio. Por exemplo, você pode adicionar números de telefone de forma muito mais rápida do que com os telefones físicos. A aquisição de um número para um telefone físico envolve a assistência da equipe de TI, sem mencionar a compra de mais telefones. Isso custo tempo e dinheiro.

Vencedor: Softphone

Resultado da avaliação comparativa

O vencedor é o Softphone, com uma pontuação de 5 a 2.

Assista ao nosso vídeo sobre discadores de vendas e conheça os recursos mais profundos do Softphone:

Recursos Padrão do Softphone

Deixamos claro que os softphones têm recursos avançados que os telefones físicos não têm. A tecnologia avança rápido, bem como nossas expectativas. Empresas beneficiam-se quando tudo está na palma de suas mãos, e isso faz sentido. À medida que a concorrência aumenta, ser rápido e eficiente é uma necessidade.

Vamos dar uma olhada nas ferramentas além de mudo e em espera que lhe fornecerão uma tremenda vantagem em relação aos concorrentes.

Recursos avançados de contato

Se você deseja fornecer suporte ao cliente de primeira classe, você precisa saber quem são seus clientes e por que eles estão ligando para sua empresa. O histórico completo das interações com os clientes automaticamente exibe prévias chamadas, pedidos, chats ou anotações, de modo que os atendentes não precisem procurar por essas informações em múltiplos sistemas.

Discagem automática

O Discador Preditivo automatiza os processos de discagem. Independentemente disca a próxima chamada na fila quando há atendentes disponíveis.

O Discador Inteligente automaticamente compila uma lista de números e permite que você ligue para eles com um único clique.
Com um Power Dialer, você facilmente cria campanhas com script de chamada ou pesquisas, e deixa seus atendentes focarem nos clientes em potencial.

Identificação de chamadas

Personalize sua comunicação com os clientes desde o início. Você pode ver o nome e o telefone de quem liga, e muito mais, antes mesmo que a chamada seja conectada.

chamadas em 3

Às vezes, um atendente precisa de algo extra para fornecer uma solução ou fechar um negócio com sucesso, e muitas vezes esse algo extra é a ajuda de outro atendente ou gerente. Com chamadas em 3, você pode facilmente adicionar uma terceira pessoa na linha, quando as circunstâncias pedem.

Audioconferências

Você pode facilmente agendar audioconferências em alguns minutos, e convidar contatos externos, como por exemplo: seus clientes ou fornecedores.

Encaminhamento de chamadas

Seus clientes podem sempre contatá-lo. O encaminhamento de chamadas permite que você automaticamente encaminhe chamadas recebidas para números de telefone físicos ou mobile externos.

Gravação de chamadas

Essa ferramenta permite que você grave suas chamadas telefônicas para qualquer finalidade que precise. Seja para treinamento ou para verificação da qualidade.

Roteamento da chamada

Por exemplo, com o roteamento baseado em habilidades, as chamadas receptivas podem automaticamente ir para um atendente específico, baseado na compatibilidade e habilidades dele exigidas por quem liga. Também há ferramentas como Filas VIP ou roteamento baseado em quem liga.

Tags para chamadas e anotações

Aplique tags personalizadas aos seus contatos. Classifique eles em categorias e encontre rapidamente o que está procurando. Você pode ainda adicionar anotações durante ou após a sua chamada.

Click to Call

Disque qualquer número de telefone na web com um único clique.

Retorno de chamada

Se houver chamadas não respondidas, esse recurso pode automaticamente retornar a ligação para seus clientes.

SMS/Mensagens de texto

Envie mensagens pessoais ou notificações gerais aos seus clientes e torne seu contact center muito mais eficaz.

Notificações de desktop

Quando uma chamada é recebida, a notificação automaticamente dá um alerta e lhe informa quem está ligando.

Mensagem de Voz

A ferramenta permite que os clientes deixem uma mensagem quando seus atendentes não estão disponíveis.

Benefícios do Softphone

Agora, vamos ver algumas vantagens dos softphones que ainda não mencionamos.

Privacidade

Softphones usam endereços de clientes SIP, que lhe permite responder chamadas do trabalho em seu dispositivo mobile, mantendo seu número pessoal privado. Todas as chamadas que você faz de um aplicativo de softphone exibe somente seu número comercial.

Automação em Nuvem

Visto que os softphones fazem parte de softwares baseados em nuvem, todas as comunicações da equipe são automaticamente armazenadas em um único dashboard. Pode registrar casos, monitorar vários dados (como duração da chamada), ou criar estatísticas detalhadas.

Além disso, a integração remove tarefas demoradas e repetitivas de transferência manual de dados de um sistema VoIP para o CRM. Com uma solução de telefonia baseada em nuvem, tudo é feito sozinho.

Outra vantagem da automação: se alguém de sua equipe não está no escritório, você pode captar todas as chamadas recebidas para o número daquele atendente, e direcionar elas para outro funcionário. Dessa forma, você evita clientes bravos, ou que um membro da equipe trabalhe durante as férias.

Monitoramento da Presença

Um sistema VoIP baseado em nuvem exibe quem está online ou offline naquele momento. Isso não só ajuda a monitorar a presença dos funcionários, como você também pode ver quem está atualmente disponível para lidar com tarefas ad hoc. Um softphone, portanto, aumenta a sua produtividade.

Aumento da Acessibilidade de Dados

Outra vantagem de um softphone é a comunicação centralizada, que fornece clareza. Graças a isso, você pode facilmente encontrar todas as informações. Por exemplo, quando você analisa toneladas de mensagens de texto ou e-mails para encontrar dados que alguém lhe enviou há muito tempo, é muito útil ter todas as interações dos clientes em um só lugar.