Die Bedeutung der Geschäftskommunikation – Definition, Arten und Tipps

Menschen kommunizieren ständig miteinander. Ohne Kommunikation könnten wir nichts tun. Es ist schwer, sich eine Situation vorzustellen, in der man überhaupt keine Art von Kommunikation benötigt. Ohne diese nützliche Fähigkeit wären viele der Dinge, die wir als Menschen bisher erreicht haben, nur Träume.

Es gibt eine spezifische Art der Kommunikation, die für Firmenbesitzer, Angestellte und Arbeitgeber, Unternehmer und so ziemlich jeden, der täglich mit Unternehmen zu tun hat, von besonderem Interesse sein sollte – die Geschäftskommunikation.

Was können Sie von diesem Artikel erwarten? Wir werden die Geschäftskommunikation und ihre verschiedenen Arten mit Beispielen definieren, die 3 Mittel der Geschäftskommunikation erörtern und Ihnen eine Liste nützlicher Tipps und Tricks geben, wie Sie Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten wie ein Profi meistern können. Ohne weitere Umschweife, legen wir los!

Was genau ist Geschäftskommunikation?

Um zu verstehen, was Geschäftskommunikation ist, konzentrieren wir uns zunächst auf den Begriff „Kommunikation“.

Was bedeutet „Kommunikation“?

Das Wort Kommunikation bezieht sich normalerweise auf das Sprechen, Reden, Schreiben oder Senden von Informationen an eine andere Person. Die gesamte Idee der Kommunikation ist sehr komplex und konzentriert sich auf verschiedene Aspekte, von denen viele Folgendes umfassen:

• Sicherstellung, dass die Nachricht das Zielpublikum erreicht hat
• Sicherstellung, dass der Empfänger der Nachricht sie versteht und bei Bedarf darauf reagiert
• Sicherstellung als Absender der Nachricht, dass Sie höflich und mit angemessener Präzision und Klarheit kommunizieren

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Die Rolle der Kommunikation im Geschäft

Geschäftskommunikation umfasst jede Art von Kommunikation, die innerhalb eines bestimmten Geschäftsumfelds stattfindet. Geschäftskommunikation trägt zur Entwicklung der Fähigkeit bei, andere zu beeinflussen, Veränderungen in den Einstellungen und Ansichten von Menschen herbeizuführen, Motivation zu fördern sowie professionelle Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. 

Viele Wissenschaftler und Geschäftsinhaber sind sich einig, dass es die wichtigste grundlegende Fähigkeit für jeden in der Arbeitswelt ist. Denken Sie nur an Ihre erste Begegnung mit einem Unternehmen, für das Sie derzeit arbeiten. Hätten Sie diesen Job ohne professionelle Kommunikation bekommen?

In Zeiten der schnell fortschreitenden Globalisierung und wachsenden Nachfrage nach Teamarbeit sind Kommunikationsfähigkeiten für den Erfolg jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe, absolut entscheidend. Dies hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden, die zu schlechten Schlafgewohnheiten und schlechter Entscheidungsfindung führen könnte. Ein ausgeruhter Mitarbeiter ist ein produktiver Mitarbeiter! Unternehmen können auch die Zusammenarbeit und Kundeninteraktionen verbessern, indem sie spezielle Kommunikationstools implementieren. Dieser umfassende G2-Leitfaden zum Thema Beste Software für das Kundenkommunikationsmanagement, gestützt auf Erkenntnisse aus dem G2 Grid Report, untersucht Top-bewertete Plattformen, die Teams dabei helfen, über mehrere Kommunikationskanäle verbunden, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben.

Nun, da wir wissen, was Geschäftskommunikation ist und wie wichtig sie ist, wollen wir die verschiedenen Arten davon und einige Beispiele dafür erkunden:

Arten der Geschäftskommunikation mit Beispielen

Wir haben die Kommunikation in zwei Hauptkategorien unterteilt: intern und extern. Beide können weiter in zwei verschiedene Formen unterteilt werden: aufwärts und abwärts. Lassen Sie uns jede davon erkunden:

#1 Intern aufwärts

Dies bedeutet jede Informationsübertragung von einer Person, die in einem Unternehmen arbeitet, die Organisationshierarchie hinauf, zum Beispiel von einem Untergebenen zu einem Manager. Manager benötigen oft verschiedene Arten von Nachrichten von den Personen, die in den von ihnen verwalteten Teams arbeiten. Wenn Teammitglieder ihren Managern Informationen jeglicher Art liefern, betrachten wir dies als interne Aufwärtskommunikation.

Beispiele:

• Verkaufsberichte
• Umfragen
• Vorlagen 
• Zusammenfassungen 
• Systematische Formulare
• Feedback-Formulare, Beschwerden und Streitigkeiten  

#2 Intern abwärts

Interne Abwärtskommunikation ist das Gegenteil von interner Aufwärtskommunikation und findet statt, wenn ein Vorgesetzter mit einem oder mehreren Untergebenen kommuniziert. Zum Beispiel, wenn Manager ihre Mitarbeiter erreichen, die sie verwalten. 

Sie wird am häufigsten für Dinge wie die Übertragung wichtiger Informationen, die Bereitstellung von Anweisungen, die Förderung von Diskussionen zwischen Personen, die Motivation der Mitarbeiter und die Steigerung der Produktivität verwendet.

Beispiele:

• Arbeitsanweisungen und Begründung von Direktoren an Manager gesendet
• Formulare von der mittleren an die untere Managementebene gesendet
• Verfahren und Praktiken 
• Formulare zur Leistungsrückmeldung
• Präsentationen über die Strategie und Kernwerte eines Unternehmens, die neuen Mitarbeitern während der Einarbeitung vorgestellt werden

#3 Extern aufwärts

Externe Aufwärtskommunikation findet zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Organisation und externen Stakeholdern statt, die sich hierarchisch höher befinden. Externe Stakeholder sind Geschäftspartner, Regierungsvertreter, Anwohner der Gemeinde und externe Administratoren usw.

Beispiele:

• Rechnungen
• Jahresberichte 
• Bestellungen 
• Newsletter
• Magazine 

#4 Extern abwärts

In ähnlicher Weise findet externe Abwärtskommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen externen Stakeholdern statt, aber diesmal ist die Partei, die in der Hierarchie höher steht, diejenige, die die Kommunikation initiiert. Externe Kommunikation umfasst typischerweise Broschürenvorlagen, E-Mails, Newsletter und Plakate, die alle darauf abzielen, potenzielle Kunden, Partner und Lieferanten anzuziehen. Dazu gehören auch Marketingformulare, die häufig verwendet werden, um Leads zu sammeln, Kundenpräferenzen zu verstehen und gezielte Kampagnen zu starten.

Beispiele:

• Produktschulungen und Support-Kommunikation
• Werbe- und Marketingmaterialien
• Kommunikation mit Vertriebs- und Lieferkanälen

#5 CRM-Automatisierung über Messaging-Plattformen

Da die Kundenkommunikation sofort und über mehrere Kanäle erfolgt, sind CRMs, die in Messaging-Apps wie WhatsApp integriert sind, ein Muss. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Interaktionen zu automatisieren, Leads zu qualifizieren und die Kommunikation zu zentralisieren, ohne Ihre Support-Teams zu überfordern. Nehmen Sie zum Beispiel Kommo. Es kombiniert CRM-Funktionalität mit nativer WhatsApp-Integration und einem integrierten Salesbot, sodass Sie automatisierte Antworten senden, Kunden durch den Sales Funnel führen und jede Interaktion in einem Posteingang behalten können. Dies spart Zeit und sorgt für schnelle, persönliche Erfahrungen.

Beispiele:

•  WhatsApp Chatbot zur Lead-Qualifizierung
• Automatisierte Antworten auf FAQs über CRM
• Zentraler Posteingang für WhatsApp, Instagram und E-Mail

Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kunden schnelle, personalisierte Antworten erhalten – ohne Ihr Team zu überfordern.

Mittel der Geschäftskommunikation 

Geschäftskommunikation kann auf viele Arten erfolgen, und wir werden in diesem Artikel 3 davon untersuchen:

Verbal 

Verbale Kommunikation ist im Grunde jede Art von mündlicher Kommunikation in Form von gesprochener Sprache, um Informationen an andere Menschen zu senden. Bei der verbalen Kommunikation kommunizieren Menschen nicht nur mit Worten, sondern verbinden oft auch Emotionen, Gefühle, Gedanken und Ideen damit, ob beabsichtigt oder nicht.

Haben Sie schon einmal von der 7-38-55-Regel gehört? Es ist Albert Mehrabians Theorie über die Kommunikation von Emotionen. Gemäß diesem Konzept werden 7 % der Bedeutung durch gesprochene Worte, 38 % durch den Tonfall und 55 % durch die Körpersprache vermittelt. Daran sollten Sie sich vielleicht erinnern, wenn Sie das nächste Mal ein wichtiges Gespräch mit Ihrem Chef über eine Gehaltserhöhung führen!

Schriftlich 

Schriftliche Kommunikation, wie der Name schon sagt, besteht aus allen Arten des Informationsaustauschs in Form von schriftlichen Nachrichten wie E-Mails, Briefen, Berichten, Telegrammen, Bulletins, Handbüchern, Papierankündigungen und mehr. Im Gegensatz zur verbalen Kommunikation erfordert es etwas mehr Aufwand, Emotionen und Gefühle durch schriftliche Kommunikation zu vermitteln. 

Bei der schriftlichen Kommunikation ist auf Folgendes zu achten: die Wahl des richtigen Formalitätsgrades, die Beachtung von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sowie die angemessene Klarheit für den Empfänger.

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Remote

Sie kennen vielleicht „Remote Work“, das viele Angestellte derzeit aufgrund der COVID-19-Pandemie erleben, aber sind Sie mit Remote-Kommunikation vertraut? Sie findet aus der Ferne statt, hauptsächlich über elektronische Tools. Dank Remote-Kommunikation können Sie aus der Ferne arbeiten, ohne persönliche Interaktionen.

Es gibt viele Tools, die Remote-Kommunikation ermöglichen. Einige davon sind:

• Telefonanrufe, wie Callcenter-Lösungen
• E-Mails
• E-Mail-Ticketsystem
• Online-Chats und Konferenzen
• Work Operating Systems
• Video-Meetings, wie Webinare
• Visuelle Kommunikationstools wie eine Bildschirmaufzeichnungssoftware, Snipping Tool oder GIF-Maker

Wie Sie Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten meistern – unsere 7 Glückstipps und Tricks!

Jetzt, da Sie wissen, was Geschäftskommunikation ist, sowie die verschiedenen Arten und Methoden, ist es an der Zeit, dass wir Ihnen einige unserer Geheimnisse verraten. 

Im letzten Abschnitt geben wir Ihnen unsere 7 besten Tipps und Tricks, um Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten zu meistern. Lernen wir sie kennen:

Arbeiten Sie an Ihrer Körpersprache

Ihre Körpersprache sowie Ihr Erscheinungsbild spielen eine wichtige Rolle dabei, wie Sie während geschäftlicher Kommunikation wahrgenommen werden. Achten Sie auf die Sprache, die Sie verwenden, wenn Sie mit Menschen in einem geschäftlichen Umfeld interagieren, pflegen Sie Ihr Aussehen und stellen Sie sicher, dass Sie den angemessenen Dresscode einhalten. Denken Sie schließlich an die bereits erwähnte 7-38-55-Theorie.

Hören Sie genau zu 

Um effektiv zu kommunizieren, müssen Sie die Ohren offen halten. Kommunikation funktioniert in beide Richtungen, und Sie sollten immer notieren, was die andere Person Ihnen mitteilen möchte. Dies zeigt auch Respekt und Engagement. 

„Wenn Sie denken, Kommunikation sei nur Reden, haben Sie nicht zugehört.“  – Ashleigh Brilliant 

Üben Sie Ihre allgemeinen Kommunikationsfähigkeiten 

Übung macht den Meister. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen im Geschäftsumfeld grundlegende Kommunikationsfähigkeiten fehlen, konzentrieren Sie sich darauf, diese außerhalb Ihres Arbeitsplatzes zu üben. Halten Sie Reden, unterhalten Sie sich mit Freunden über verschiedene Themen, beteiligen Sie sich an Diskussionen und hören Sie Podcasts. Sie werden schnell großartige Ergebnisse sehen!

Nutzen Sie die richtigen Kanäle für verschiedene Arten der Kommunikation

Es ist äußerst wichtig, die richtigen Kanäle für verschiedene Arten von Diskussionen und Gesprächen im Geschäftsumfeld zu nutzen. Legen Sie klare Richtlinien fest, stellen Sie sicher, dass jeder sie kennt, und halten Sie sich daran. Dies wird dazu beitragen, einen gut organisierten Arbeitsplatz zu erhalten, mit speziellen Bereichen für Professionalität sowie für Themen außerhalb der Arbeit.

Das Einrichten solcher Kanäle könnte auch für Ihren Kundenservice gelten. Sie könnten zum Beispiel eine Kundenhotline über ein Callcenter-Tool betreiben. Heute werden Callcenter von Kunden immer noch hoch geschätzt, daher könnte dies eine gute Option für Ihr Unternehmen sein. Es gibt viele zuverlässige Tools zur Auswahl, aber CloudTalk ist die einzige Wahl, wenn Sie die beste Lösung auf dem Markt suchen. Bieten Sie Ihren Kunden ein personalisiertes Erlebnis und lösen Sie alle Probleme schnell dank menschlicher Interaktionen.  

Erweitern Sie Ihren Geschäftswortschatz

Wenn Sie in einem Nischengeschäft arbeiten, benötigen oder lernen Sie möglicherweise Vokabeln und Fachjargon, die spezifisch für Ihre Nische sind. Lesen Sie über Ihre Branche, schauen Sie Filme, hören Sie Podcasts und unterhalten Sie sich mit Ihren Kollegen. Alles braucht Zeit, aber Sie werden es irgendwann schaffen. 

Bereiten Sie sich auf Meetings vor, um Stress zu vermeiden

Stress kann ein großer „Denkblockierer“ sein, stellen Sie also sicher, dass Sie sich immer im Voraus auf Ihre Geschäftstreffen vorbereiten. Es gibt nichts Schlimmeres, als spontan denken zu müssen, besonders wenn Sie bereits Schwierigkeiten haben, effektiv zu kommunizieren. Vermeiden Sie dies, indem Sie sich gut vorbereiten und entspannt sind, wenn es Zeit ist, „das Wort zu ergreifen“.

Beteiligen Sie sich an Diskussionen 

Die Teilnahme an lebhaften und angeregten Diskussionen wird eine große Anregung für Ihr Gehirn und Ihre Kommunikationsfähigkeiten sein. Je mehr Sie mit anderen Menschen interagieren, desto besser werden Sie darin. Geschäftskommunikation ist nicht so beängstigend, wie es scheint!

Alles über Geschäftskommunikation enthüllt!

Hier sind wir! Reicher an Wissen und aufschlussreichen Ratschlägen.

Geschäftskommunikation spielt eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen und sollte immer eines der grundlegenden Erfolgselemente sein. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in einem Geschäftsumfeld tragen maßgeblich zur persönlichen Entwicklung, einer gesteigerten Arbeitsqualität und der allgemeinen Arbeitszufriedenheit bei. 

In diesem Artikel haben wir: 

• den Begriff „Geschäftskommunikation“ erklärt
• Beispiele für die verschiedenen Arten und Methoden der Kommunikation gegeben
• Ihnen aufschlussreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Geschäftskommunikationsfähigkeiten gegeben

Denken Sie daran, dass Kommunikation überall sehr wichtig ist, aber besonders in professionellen Bereichen. Folgen Sie diesem Leitfaden und unserem Blog für weitere Inhalte zur Kommunikation, insbesondere zu Callcentern und telefonischem Support.