Πώς να ξεκινήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο το 2026

Από ένα παραδοσιακό μοντέλο – όπου οι εκπρόσωποι απαντούσαν σε κλήσεις από τα σταθερά τους τηλέφωνα – τα τηλεφωνικά κέντρα εισήλθαν σε μια εικονική εποχή ευρείων επιχειρηματικών ευκαιριών.

Τα σημερινά εικονικά τηλεφωνικά κέντρα είναι εξαιρετικά κερδοφόρα και εύκολα στην εγκατάσταση. Ίσως το καλύτερο είναι ότι μπορούν να μετατρέψουν τον κόσμο σε γραφείο σας.

Τι είναι ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο;

Ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο είναι ένα σύγχρονο τηλεφωνικό κέντρο όπου οι εκπρόσωποι εργάζονται εξ αποστάσεως αντί από ένα ενιαίο φυσικό γραφείο. Αυτή η ρύθμιση επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται και να διαχειρίζονται τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες από διαφορετικές τοποθεσίες χρησιμοποιώντας εργαλεία βασισμένα στο cloud, όπως το λογισμικό VoIP.

Η εκμάθηση του τρόπου δημιουργίας ενός τηλεφωνικού κέντρου δεν απαιτεί πλέον ένα τεράστιο προϋπολογισμό IT ή έναν φυσικό χώρο γραφείου· τα σημερινά εργαλεία cloud σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως μέσα σε λίγα λεπτά.

Ενώ οι εκπρόσωποι σε εικονικά και παραδοσιακά τηλεφωνικά κέντρα έχουν τις ίδιες αρμοδιότητες, η κύρια διαφορά έγκειται στον τρόπο εκτέλεσης της εργασίας. Σε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο, οι εκπρόσωποι μπορούν να διαχειρίζονται κλήσεις και να υποστηρίζουν πελάτες από οπουδήποτε στον κόσμο, προσφέροντας μεγαλύτερη ευελιξία και αποτελεσματικότητα τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους πελάτες.

Οφέλη από την έναρξη ενός εικονικού τηλεφωνικού κέντρου

Ας σας τα αναφέρουμε γρήγορα:

• Ευρύτερη προσέγγιση αγοράς: Οι εκπρόσωποι που είναι διασκορπισμένοι σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές προσεγγίζουν μια ευρύτερη πελατειακή βάση. Επίσης, θα έχετε καλύτερη κατανόηση των απαιτήσεων των καταναλωτών στις περιοχές όπου δραστηριοποιείστε.
• Μειωμένος κύκλος εργασιών (turnover): Οι εκπρόσωποι που εργάζονται σε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο είναι συχνά πιο αποτελεσματικοί και αισθάνονται πιο ελεύθεροι λόγω της επιλογής της τοποθεσίας τους. Οι χαλαροί και ικανοποιημένοι εργαζόμενοι είναι λιγότερο πιθανό να σας εγκαταλείψουν για άλλη εταιρεία.
• Εκτεταμένο ωράριο λειτουργίας: Όταν ο κόσμος είναι το γραφείο σας, δεν χρειάζεστε πλέον ώρες έναρξης ή λήξης. Με ένα απομακρυσμένο τηλεφωνικό κέντρο, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις διαφορετικές ζώνες ώρας και να εξυπηρετείτε τους πελάτες σας 24/7. 
• Μειωμένα γενικά έξοδα: Με ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο που λειτουργεί με λογισμικό βασισμένο στο cloud, χρειάζεστε σημαντικά λιγότερο υλικό, όπως φυσικά τηλέφωνα. Επίσης, δεν υπάρχει ανάγκη να πληρώνετε για γραφείο. Σε αυτή τη ρύθμιση, η έναρξη του δικού σας τηλεφωνικού κέντρου απαιτεί πολύ μικρή επένδυση. Περισσότερα επ’ αυτού αργότερα.

Πώς να ξεκινήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο σε 10 βήματα

Αν αναρωτιέστε πώς να ξεκινήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο, η διαδικασία συνοψίζεται στον καθορισμό των στόχων σας, τη θέσπιση ενός προϋπολογισμού, την επιλογή του κατάλληλου λογισμικού cloud και την πρόσληψη απομακρυσμένου προσωπικού.

Για να δημιουργήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο, αρχικά καθορίστε αν χρειάζεστε ένα μοντέλο εισερχόμενων, εξερχόμενων ή υβριδικών κλήσεων. Στη συνέχεια, καθορίστε τους Δείκτες Απόδοσης (KPIs) σας, διαθέστε τον προϋπολογισμό σας και επιλέξτε ένα επεκτάσιμο λογισμικό VoIP βασισμένο στο cloud. Τέλος, προσλάβετε απομακρυσμένους εκπροσώπους, εξοπλίστε τους με internet υψηλής ταχύτητας και ακουστικά, και διαμορφώστε τους κανόνες δρομολόγησης κλήσεων.

Μέχρι τώρα, ίσως είστε ένα βήμα πιο κοντά στην κατανόηση του γιατί τα εικονικά τηλεφωνικά κέντρα υπερτερούν κατά πολύ των συμβατικών τους ομολόγων. Αλλά ακόμα δεν ξέρετε πώς να ξεκινήσετε ένα. Λοιπόν, όχι για πολύ.

#1 Προσδιορίστε τον σκοπό σας πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία του τηλεφωνικού σας κέντρου

Τι ελπίζετε να επιτύχετε ξεκινώντας ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο; Αυτό είναι ένα θεμελιώδες ερώτημα που πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας. Πάρα πολλές επιχειρήσεις αποτυγχάνουν επειδή δεν έχουν ένα σαφές όραμα.. 

Πριν ξεκινήσετε να ψάχνετε για εξοπλισμό και να προσλαμβάνετε εκπροσώπους, αποφασίστε τι τύπο τηλεφωνικού κέντρου χρειάζεστε για την επιχείρησή σας. 

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιο είναι το μέγεθος της επιχείρησής μου;
• Σε ποιον κλάδο δραστηριοποιούμαι;
• Τι ανάγκες έχουν οι πελάτες μου;
• Ποια είναι η πρωταρχική μου ανησυχία – να βοηθήσω τους υπάρχοντες πελάτες μου ή να δημιουργήσω νέους;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα πρέπει να αποκαλύψουν αν πρέπει να επικεντρωθείτε σε εισερχόμενες κλήσεις, εξερχόμενες κλήσεις ή ίσως σε ένα υβριδικό μοντέλο. 

Ας το εξετάσουμε λίγο πιο βαθιά. 

Εισερχόμενες κλήσεις

Πρόκειται για εισερχόμενες κλήσεις που πραγματοποιούνται από τους πελάτες σας, γενικά συνδεδεμένες με την υποστήριξη πελατών. Ο σκοπός τους είναι να βοηθήσουν τους ανθρώπους με τα προβλήματά τους, να απαντήσουν σε ερωτήσεις, να βοηθήσουν με τη διαχείριση παραγγελιών, και ούτω καθεξής. 

Οι εισερχόμενες κλήσεις αποσκοπούν στην καλλιέργεια των σχέσεων με τους πελάτες, στην παροχή αξέχαστης εμπειρίας πελάτη, στην υποστήριξη της εμπειρίας χρήστη των πελατών σας ή στην παροχή βοήθειας στους πελάτες να χρησιμοποιήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. 

Γι’ αυτό οι εισερχόμενες κλήσεις αποτελούν κύριο μέλημα για τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Ο στόχος τους συνήθως δεν είναι τόσο η απόκτηση νέων πελατών όσο η διατήρηση των υφιστάμενων.

Επικεντρωθείτε στις εισερχόμενες κλήσεις αν πρέπει να παρέχετε:

• Γενική εξυπηρέτηση πελατών
• Τεχνική υποστήριξη 
• Βοήθεια ηλεκτρονικού εμπορίου – επεξεργασία πληρωμών και παραγγελιών
• Βοήθεια με κρατήσεις των υπηρεσιών σας
• Εισερχόμενες πωλήσεις

Οι πιο τυπικοί κλάδοι που επωφελούνται από τις εισερχόμενες κλήσεις:

• Χρηματοοικονομικά
• Υγεία
• Λιανική

Εξερχόμενες κλήσεις

Ο όρος αυτός αναφέρεται σε κλήσεις που πραγματοποιούν οι εκπρόσωποί σας προς τους πελάτες ή τους υποψήφιους πελάτες σας. Οι εξερχόμενες κλήσεις είναι συνήθως τομέας των ομάδων πωλήσεων — σκοπός τους είναι να πουλήσουν ή να προωθήσουν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Σε πολλές οργανώσεις, τα εξερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στη δημιουργία δυνητικών πελατών και στον καθορισμό ραντεβού, βοηθώντας τις ομάδες πωλήσεων να συνδεθούν με καταρτισμένους υποψήφιους πελάτες, να καλλιεργήσουν σχέσεις και να προγραμματίσουν κλήσεις παρακολούθησης που προωθούν τις συμφωνίες. 

Επικεντρωθείτε στις εξερχόμενες κλήσεις αν θέλετε να:

• Δημιουργήσετε νέους δυνητικούς πελάτες 
• Διατηρήσετε τους υπάρχοντες πελάτες
• Ξεκινήσετε μια τηλεφωνική εκστρατεία μάρκετινγκ
• Διεξάγετε έρευνα αγοράς
• Πραγματοποιήσετε μια έρευνα
• Καθορίσετε επαγγελματικά ραντεβού

Αν διαθέτετε μια νεοφυή επιχείρηση ή μια μικρή επιχείρηση και θέλετε να επεκταθείτε, θα πρέπει οπωσδήποτε να έχετε μια ομάδα εξερχόμενων κλήσεων.

Υβριδικό τηλεφωνικό κέντρο

Αυτό είναι αρκετά αυτονόητο: χρησιμοποιήστε ένα υβριδικό μοντέλο αν θα επωφεληθείτε τόσο από τις εισερχόμενες όσο και από τις εξερχόμενες κλήσεις. 

Αυτό το μοντέλο είναι στην πραγματικότητα μια αρκετά έξυπνη επιλογή, ειδικά για μεσαίες επιχειρήσεις που επιδιώκουν την ανάπτυξη. Σας επιτρέπει να παρέχετε μια πλήρη υπηρεσία που δημιουργεί συνεπή εμπειρία για τους πελάτες σας και αποφέρει περισσότερα κέρδη για εσάς. 

Ας υποθέσουμε ότι διαθέτετε ένα κατάστημα λιανικής. Ένας πελάτης επικοινωνεί με την ομάδα υποστήριξής σας – η παραγγελία του χάθηκε. Μπορείτε να διαβιβάσετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα τμήμα πωλήσεων και να προσφέρετε πρόσθετη ασφάλιση. Ή ένας πελάτης μπορεί να παραπονεθεί για μεγάλο χρόνο παράδοσης. Τι θα λέγατε να προτείνετε μια συνδρομή premium με παράδοση την επόμενη μέρα;

Ένα άλλο παράδειγμα – προσφέρετε μια λύση CRM. Οι πελάτες ισχυρίζονται ότι τα χαμηλότερα πακέτα σας στερούνται βασικών εργαλείων. Αλλά δεν θέλουν να αναβαθμίσουν επειδή δεν χρειάζονται όλες τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται σε πιο ακριβά πακέτα. Εδώ είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πακέτο, ώστε οι πελάτες σας να μπορούν να επιλέξουν μόνο τα εργαλεία που χρειάζονται.

#2 Θέστε τον κύριο στόχο για το εικονικό τηλεφωνικό σας κέντρο

Μόλις αποφασίσετε ποιος πρέπει να είναι ο γενικός σας στόχος, πρέπει να επιλέξετε τις σωστές μετρικές τηλεφωνικού κέντρου που θα παρακολουθείτε. Αυτές θα χρησιμεύσουν ως οι Δείκτες Απόδοσης (KPIs) σας και θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την επιτυχία του τηλεφωνικού σας κέντρου. 

Ακολουθούν 5 από τις πιο κοινές μετρικές τηλεφωνικών κέντρων που πρέπει να παρακολουθείτε:

Επίλυση στην Πρώτη Κλήση (FCR): Επίσης ονομάζεται Επίλυση Πρώτης Επαφής, θεωρείται συχνά η πιο σημαντική μετρική τηλεφωνικού κέντρου. Μετρά την ικανότητά σας να επιλύετε ζητήματα κατά την πρώτη σας συνομιλία με έναν πελάτη. Αυτό σημαίνει χωρίς την ανάγκη για επανάκληση, κλήσεις παρακολούθησης κ.λπ. 

Χρόνος Πρώτης Απόκρισης (FRT): υποδεικνύει τον χρόνο που περιμένουν οι πελάτες πριν συνδεθούν με έναν εκπρόσωπο.

Μέσος Χρόνος Διαχείρισης (AHT): Σας λέει πόσο χρόνο χρειάζεται κατά μέσο όρο η ομάδα σας για να διαχειριστεί μια κλήση. Μετρά τον χρόνο από τη στιγμή που ένας εκπρόσωπος απαντά στην κλήση μέχρι τη στιγμή που η κλήση αποσυνδέεται. Αυτή η μετρική συνδέεται άμεσα με την ικανοποίηση, την πιστότητα και τη διατήρηση των πελατών σας με την πάροδο του χρόνου. 

Μέσο Ποσοστό Εγκατάλειψης: Αυτός είναι ο μέσος αριθμός κλήσεων που διακόπτονται από τους πελάτες, κυρίως λόγω μεγάλων χρόνων αναμονής. Γενικά, ένα ποσοστό εγκατάλειψης χαμηλότερο του 5% είναι αποδεκτό. Οτιδήποτε πάνω από αυτό είναι άσχημα νέα. Η πολύωρη αναμονή στη γραμμή είναι μια από τις κύριες πηγές της απογοήτευσης των πελατών. 

Ενδιαφέρον γεγονός που ίσως θέλετε να γνωρίζετε: Οι πελάτες είναι γενικά πιο πρόθυμοι να περιμένουν στην αναμονή για τεχνική υποστήριξη παρά για υποστήριξη πωλήσεων.

Ικανοποίηση Πελατών (CSAT): σας λέει πόσο ευχαριστημένοι είναι οι πελάτες με τις υπηρεσίες του τηλεφωνικού σας κέντρου.

Υπάρχουν πολλές ακόμη μετρικές τηλεφωνικού κέντρου που πρέπει να παρακολουθείτε. Δείτε περισσότερες στο blog μας σχετικά με τους 10 πιο σημαντικούς Δείκτες Απόδοσης (KPIs) τηλεφωνικού κέντρου που πρέπει να παρακολουθείτε.

#3 Αποφασίστε για έναν προϋπολογισμό

Για να στήσετε μια επιχείρηση, χρειάζεστε χρήματα. Αρχικά, καθορίστε σαφώς τον προϋπολογισμό και προσδιορίστε πώς αυτό το ποσό συγκρίνεται με την επένδυση που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε το δικό σας τηλεφωνικό κέντρο. Τι πρέπει να αγοράσετε πριν ξεκινήσετε τις κλήσεις;

Τα πιο κοινά έξοδα είναι:

• Μισθοί και ασφάλιση εργαζομένων
• Μια σταθερή, υψηλής ταχύτητας σύνδεση internet
• Ένα σύστημα εικονικών κλήσεων
• Βασικός εξοπλισμός, όπως φορητοί υπολογιστές, ακουστικά, οθόνες κ.λπ.

Άλλα έξοδα ενδέχεται να προκύψουν αργότερα, όπως κίνητρα για τους καλύτερους υπαλλήλους σας ή ένας προϋπολογισμός για ομαδικές εκδηλώσεις. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τα σκέφτεστε αυτά στην αρχή.

#4 Επιλέξτε την τεχνολογία που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας

Ο μόνος λόγος που αυτό το σημείο κατατάσσεται τέταρτο στη λίστα μας είναι ότι θέλαμε να οικοδομήσουμε τον οδηγό σας από την αρχή. Όμως η επιλογή του κατάλληλου λογισμικού εικονικού τηλεφωνικού κέντρου είναι απαραίτητη για την επιτυχία της επιχείρησής σας στον τομέα των τηλεφωνικών κέντρων. 

Συνεχίστε την ανάγνωση για να λάβετε μια ενημερωμένη απόφαση. Αρχικά, επιλέξτε μια λύση VoIP που ενσωματώνεται με όλα τα αγαπημένα σας εργαλεία CRM, ηλεκτρονικού εμπορίου, helpdesk ή άλλα. Η σύνδεση του λογισμικού VoIP με τις ενσωματώσεις που χρησιμοποιείτε καθημερινά θα σας εξοικονομήσει απίστευτο χρόνο και προσπάθεια. Και αν η προτιμώμενη λύση σας δεν ενσωματώνεται με όλα τα συστήματα που χρησιμοποιείτε, αναζητήστε μία με API – όπως το CloudTalk.

Ακολουθούν περισσότερα εργαλεία που χρειάζεται κάθε νεοφυής επιχείρηση εικονικού τηλεφωνικού κέντρου:

Διαχωρίσαμε τη λίστα μας με βάση τις απαραίτητες λειτουργίες για εξερχόμενες και για εισερχόμενες κλήσεις. Θα βρείτε επίσης μια λίστα με εργαλεία απαραίτητα και για τα δύο. 

Λειτουργίες που πρέπει να διαθέτουν όλα τα τηλεφωνικά κέντρα εισερχόμενων κλήσεων:

• Αναμονή κλήσεων
• Φωνητικό μήνυμα
• Εξατομικευμένοι χαιρετισμοί και μουσική
• Σχεδιαστής ροής κλήσεων
• Αυτόματη διανομή κλήσεων
• Διαδραστική φωνητική απόκριση
• Ομάδες κλήσεων
• Δρομολόγηση βάσει δεξιοτήτων
• Προτιμώμενος εκπρόσωπος
• Ώρες λειτουργίας
• Προώθηση κλήσεων
• Επανάκληση
• Αναγνώριση κλήσης

Λειτουργίες που πρέπει να διαθέτουν όλα τα εξερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα:

• Επιλογείς πωλήσεων – Προγνωστικοί, ισχυροί και έξυπνοι
• Εργαλείο εκστρατειών εξερχόμενων τηλεφωνικών κέντρων
• Μεταφορά αριθμού
• Αυτόματη αναγνώριση εξερχόμενης κλήσης
• Κλήση με ένα κλικ
• Στατιστικά κλήσεων
• Καταγραφή και παρακολούθηση κλήσεων
• Πίνακας εργαλείων σε πραγματικό χρόνο

Λειτουργίες χρήσιμες τόσο για εξερχόμενα όσο και για εισερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα:

• Επισήμανση κλήσεων
• Σημειώσεις κλήσεων
• Ετικέτες επαφών
• Καρτέλα πελάτη σε πραγματικό χρόνο
• Ροή μετά την κλήση
• Ιστορικό επαφών
• Ασφάλεια κορυφαίου επιπέδου

Πριν αναζητήσετε επιλογές λογισμικού VoIP, έχετε κάτι κατά νου: η λύση σας πρέπει να είναι επεκτάσιμη. Η επιχείρησή σας θα αναπτυχθεί, αυτός είναι ο στόχος σας. Και οι στόχοι σας θα αναπτυχθούν μαζί της. Αναζητάτε πάντα ένα σύστημα που σας παρέχει μια μακροπρόθεσμη λύση.

#5 Επικεντρωθείτε στην πρόσληψη ταλέντων, όπου κι αν βρίσκονται

Χωρίς γεωγραφικά όρια, ο κόσμος σάς προσφέρει 4,5 δισεκατομμύρια πιθανούς υποψηφίους. Και δεν υπάρχει έλλειψη ανθρώπων που προτιμούν να εργάζονται από το σπίτι. Μπορείτε να αναζητήσετε οποιονδήποτε, οπουδήποτε. Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε τα καλύτερα ταλέντα. Τώρα, τα εργαλεία πρόσληψης AI μπορούν να συμβάλουν στην επιτάχυνση αυτής της διαδικασίας φιλτράροντας και αντιστοιχίζοντας τους υποψηφίους πιο αποτελεσματικά. Κορυφαίοι εκπρόσωποι του κλάδου στους οποίους μπορείτε να εμπιστευτείτε ότι θα κάνουν πάντα τους πελάτες ευχαριστημένους. Στο τέλος, το τηλεφωνικό σας κέντρο θα είναι τόσο καλό όσο και οι άνθρωποι που εργάζονται εκεί.

Στην ατελείωτη δεξαμενή ταλέντων, αναζητήστε ανθρώπους που:

• Δουλεύουν καλά υπό πίεση
• Δεν φοβούνται να κάνουν ερωτήσεις όταν δεν είναι σίγουροι για μια απάντηση
• Είναι πειθαρχημένοι και αρκετά παρακινημένοι για να εργάζονται ακόμη και όταν δεν εποπτεύονται άμεσα
• Προφανώς, είναι εξαιρετικοί με τις λέξεις – τόσο γραπτές όσο και προφορικές
• Ιδανικά, έχουν εμπειρία με τα συστήματα που χρησιμοποιείτε

Μια ακόμη συμβουλή για αυτό το βήμα: Ονειρευτείτε μεγάλα, αλλά ξεκινήστε μικρά. Είναι καλύτερο να προσλάβετε μια μικρότερη ομάδα αφοσιωμένων εκπροσώπων που μπορούν να διαχειριστούν ένα εκτεταμένο φόρτο εργασίας, παρά να ξεκινήσετε με μια μεγάλη ομάδα. Όχι μόνο είναι δύσκολο να διαχειριστείτε έναν τεράστιο αριθμό ανθρώπων αμέσως μετά την έναρξη του δικού σας τηλεφωνικού κέντρου, αλλά μπορείτε επίσης να αντιμετωπίσετε προβλήματα προϋπολογισμού. Πρέπει να πληρώνετε δίκαιους μισθούς για όλους (η αριθμομηχανή κόστους εργαζομένων μπορεί να σας φανεί χρήσιμη).?

#6 Επενδύστε σε σωστή ενσωμάτωση και τακτική εκπαίδευση

Ανεξάρτητα από το πόσο έμπειροι είναι οι εκπρόσωποί σας, δεν μπορείτε να περιμένετε να γνωρίζουν τα πάντα τη στιγμή που ξεκινούν να εργάζονται. Μια καλά διαχειριζόμενη διαδικασία ενσωμάτωσης έχει τεράστιο αντίκτυπο στην επιτυχία της επιχείρησής σας. Γιατί; 

Όχι μόνο χτίζει μια μακροπρόθεσμη βάση για την ομάδα, αλλά σύμφωνα με μια έρευνα της Glassdoor, η ενσωμάτωση βελτιώνει το ποσοστό διατήρησης μιας εταιρείας κατά 82% εάν διεξαχθεί σωστά. 

Αλλά η οικοδόμηση μιας ικανής ομάδας δεν τελειώνει με την ενσωμάτωση. Πρέπει να δημιουργήσετε μια συνεπή διαδικασία μάθησης. Για τα πάντα – νέα εργαλεία, πολιτικές, διαδικασίες. Οτιδήποτε βοηθά τους εκπροσώπους να κάνουν εξαιρετική δουλειά. 

Για παράδειγμα, όσον αφορά τις πρώτες εντυπώσεις, οι εκπρόσωποι πρέπει πάντα να ακολουθούν μερικά απλά βήματα στην αρχή κάθε επαγγελματικής τηλεφωνικής κλήσης: να απαντούν άμεσα, να συστήνονται οι ίδιοι και την εταιρεία με φιλικό τόνο και να ακούν ενεργά τις ανάγκες του καλούντος από την αρχή. Αυτά τα βασικά στοιχεία καθορίζουν τον σωστό τόνο για ολόκληρη τη συνομιλία και χτίζουν άμεση εμπιστοσύνη.

Πώς μπορείτε να εκπαιδεύσετε τους εκπροσώπους σας:

• Τακτικές εκπαιδεύσεις
• Εβδομαδιαίες συναντήσεις
• Ατομικές συναντήσεις με επισκόπηση απόδοσης και συνολικής ικανοποίησης
• Ψηφιακή βάση γνώσεων με Συχνές Ερωτήσεις
• Εγχειρίδιο εκπαίδευσης εξυπηρέτησης πελατών

Προετοιμαστείτε για αυτά σωστά. Χρησιμοποιήστε προηγμένα εργαλεία τηλεφωνικού κέντρου για να αναλύσετε την απόδοση των εκπροσώπων σας και να κατανοήσετε τα δυνατά και αδύνατα σημεία τους. Τα στατιστικά στοιχεία σάς βοηθούν να παρακολουθείτε τη μακροπρόθεσμη απόδοση. Η παρακολούθηση κλήσεων σάς δείχνει πώς αλληλεπιδρούν οι εκπρόσωποι με τους πελάτες και η καταγραφή κλήσεων σάς δίνει την ευκαιρία να παρουσιάσετε τις βέλτιστες πρακτικές σε άλλους εκπροσώπους. 

#7 Αποφασίστε τι εξοπλισμό χρειάζονται οι εκπρόσωποί σας για να πετύχουν

Μια επιτυχημένη εγκατάσταση εικονικού τηλεφωνικού κέντρου βασίζεται στην ισορροπία μεταξύ αξιόπιστης τεχνολογίας VoIP cloud και άνετου, εργονομικού υλικού για τους απομακρυσμένους εκπροσώπους σας.

Με το εικονικό λογισμικό VoIP, η ανάγκη για υλικό στο απομακρυσμένο τηλεφωνικό σας κέντρο μειώνεται σημαντικά. Αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε βασικό εξοπλισμό. Η σωστή επιλογή επηρεάζει την ικανοποίηση και την απόδοση των εκπροσώπων σας, και φυσικά, την ικανοποίηση των πελατών. Οι άνθρωποι δεν είναι ιδιαίτερα πρόθυμοι να επικοινωνούν με εκπροσώπους που μόλις και μετά βίας καταλαβαίνουν.

Υλικός εξοπλισμός που θα χρειαστούν οι εκπρόσωποί σας:

• Φορητός υπολογιστής της εταιρείας με το πιο πρόσφατο λειτουργικό σύστημα. Τεχνικά, αυτό δεν αποτελεί απαίτηση. Με το λογισμικό VoIP, οι εκπρόσωποι μπορούν να εργάζονται από τις δικές τους συσκευές. Αλλά δείχνει ότι νοιάζεστε για τους υπαλλήλους σας.
• Μια οθόνη για σύνδεση με φορητό υπολογιστή. Η εργασία σε μεγαλύτερη οθόνη προσφέρει καλύτερη εμπειρία εργασίας. Είναι καλή ιδέα να επενδύσετε σε μια οθόνη με φίλτρο ιδιωτικότητας για την προστασία των δεδομένων των πελατών.
• Ένα πληκτρολόγιο και ένα εργονομικό ποντίκι
• Ακουστικά υψηλής ποιότητας. Επιλέξτε ένα που να έχει επαρκή ηχομόνωση. Αυτό εμποδίζει τον καλούντα να ακούει θόρυβο περιβάλλοντος. Είναι καλή ιδέα να παρέχετε δύο ακουστικά – ένα για άμεση χρήση και ένα ως εφεδρικό.
• Μια συσκευή αναγνώρισης δύο παραγόντων, π.χ. κινητό τηλέφωνο. Αυτό είναι για την ασφαλή σύνδεση στα συστήματά σας, χωρίς κίνδυνο παραβίασης ασφαλείας.
• Μην ξεχνάτε την γρήγορη σύνδεση στο internet. Τουλάχιστον 10 Mbps.

Συνιστούμε να δοκιμάσετε τον εξοπλισμό που πρόκειται να αγοράσετε πριν επενδύσετε σε αυτόν και τον στείλετε στα γραφεία των εκπροσώπων σας στο σπίτι.

#8 Ρυθμίστε σωστές ροές εργασιών για αποτελεσματικότητα

Μέχρι στιγμής, σας δώσαμε πολλά βήματα για το πώς να ξεκινήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο. Αλλά πώς να ξεκινήσετε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο που λειτουργεί πραγματικά αποτελεσματικά; Πρέπει να παραμείνετε οργανωμένοι, με έμφαση στο «παραμείνετε». 

Ξεκινήστε συγκεντρώνοντας τις εταιρικές πολιτικές που πρέπει να ακολουθήσει η ομάδα σας. Αυτό κρατάει τους πάντες στην ίδια σελίδα. 

Στη συνέχεια, ορίστε κανόνες για το πώς θα λειτουργούν οι διάφορες πτυχές της επιχείρησής σας στο τηλεφωνικό κέντρο. 

Ακολουθούν παραδείγματα ερωτήσεων που πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας:

• Πώς θα διανέμετε τις κλήσεις;
• Ποια εργαλεία αυτοματοποίησης και διανομής κλήσεων μπορείτε να αξιοποιήσετε;
• Τι θα λένε οι εκπρόσωποι μόλις απαντήσουν την κλήση; 
• Θα χρησιμοποιείτε σενάρια κλήσεων;
• Ποιο θα είναι το πρωτόκολλο κλιμάκωσης;
• Πόσο συχνά θα κάνετε μια αξιολόγηση απόδοσης;

Μιλώντας για εργαλεία τηλεφωνικού κέντρου, ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά στο πώς η τεχνολογία μπορεί να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε τη ροή εργασιών σας. 

Για παράδειγμα, αν θέλετε κάθε μέλος του προσωπικού—είτε εντός γραφείου είτε απομακρυσμένο—να απαντά σε εισερχόμενες κλήσεις, το κλειδί είναι η χρήση εργαλείων VoIP όπως η προώθηση κλήσεων, οι ομάδες κουδουνίσματος και η έξυπνη δρομολόγηση. Με το CloudTalk, μπορείτε να ορίσετε κανόνες ώστε οι κλήσεις να κουδουνίζουν σε πολλούς εκπροσώπους ταυτόχρονα ή διαδοχικά, διασφαλίζοντας ότι κανένας πελάτης δεν μένει σε αναμονή.

Ένα καλά εξοπλισμένο λογισμικό VoIP προσφέρει πολλά εργαλεία παραγωγικότητας που μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασιών σας. Σκεφτείτε τι τύπο τηλεφωνικού κέντρου διαχειρίζεστε. Για τις πωλήσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένα email. Ένα email θα αποστέλλεται κάθε φορά που οι καλούντες δηλώνουν ότι ενδιαφέρονται. Για την υποστήριξη πελατών, υπάρχουν εργαλεία όπως οι ροές IVR που βοηθούν τους καλούντες να συνδεθούν με το σωστό άτομο ή τμήμα.

Ας πάρουμε μερικά εργαλεία του CloudTalk ως περαιτέρω παραδείγματα. Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών μας εξαλείφει τις περιττές, χρονοβόρες εργασίες εντός του συστήματός μας, καθώς και σε άλλα συστήματα που έχετε ενσωματώσει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αιτήματα και εργασίες ή να επεξεργαστείτε παραγγελίες στις ενσωματωμένες λύσεις σας απευθείας στο CloudTalk. Εάν έχετε πολλές επαφές, συγκεντρώστε τις σε μια ενιαία λίστα επαφών. 

#9 Δημιουργήστε μια καλή κουλτούρα στο εικονικό σας τηλεφωνικό κέντρο

Είτε μεταναστεύετε από ένα παλιό σύστημα PBX είτε ξεκινάτε ένα τηλεφωνικό κέντρο από το μηδέν, η διατήρηση μιας υγιούς απομακρυσμένης κουλτούρας είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση χαμηλού κύκλου εργασιών των εκπροσώπων.

Υπάρχει ένα ζήτημα με τους απομακρυσμένους χώρους εργασίας. Οι άνθρωποι συχνά υποτιμούν τη σημασία της εταιρικής κουλτούρας. Το ότι δεν κάθεστε δίπλα-δίπλα δεν σημαίνει ότι δεν είστε ομάδα.  

Μόλις διευθετηθούν όλες οι αναγκαιότητες για την εγκαθίδρυση ενός εικονικού τηλεφωνικού κέντρου, λάβετε μέτρα για να διασφαλίσετε ότι ο χώρος εργασίας σας είναι υποστηρικτικός. Όλοι, ανεξάρτητα από τη θέση στην οποία βρίσκονται, πρέπει να αισθάνονται ότι τους εκτιμούν.

Τι μπορείτε να κάνετε για να χτίσετε μια υγιή απομακρυσμένη εταιρική κουλτούρα;

• Δημιουργήστε ένα σύνολο κατευθυντήριων γραμμών εταιρικής κουλτούρας ώστε όλοι να γνωρίζουν ποιες είναι οι κοινές σας αξίες. 
• Διοργανώνετε τακτικές ομαδικές και ατομικές συναντήσεις για να διατηρείτε προσωπική επαφή, αλλά και για να βλέπετε πώς αισθάνονται οι εργαζόμενοι.
• Οργανώστε εικονικές εκδηλώσεις ομαδικού πνεύματος. Ξεχάστε λίγο τη δουλειά και γνωριστείτε σε προσωπικό επίπεδο.
• Περιστασιακά, αν το επιτρέπει ο προϋπολογισμός σας, πληρώστε για τη μεταφορά και οργανώστε μια δια ζώσης συνάντηση. 
• Επαινέστε τους εκπροσώπους για τη σκληρή τους δουλειά. Μην πανηγυρίζετε μόνο τις μεγάλες νίκες. Βρείτε χρόνο να σταματήσετε και να εκτιμήσετε τις μικρές. 
• Παρέχετε κίνητρα για εξαιρετική απόδοση.
• Μην καταπολεμάτε τους εκπροσώπους σας – Οι εξουθενωμένοι υπάλληλοι δεν σας είναι χρήσιμοι. Μπορεί να αντιμετωπίσουν πολλές στρεσογόνες καταστάσεις, για παράδειγμα την αντιμετώπιση θυμωμένων πελατών. Παρέχετέ τους τακτικά διαλείμματα και αρκετό χρόνο άδειας. 
• Μην ενθαρρύνετε την υπερεργασία.
• Εφαρμόστε παροχές εργαζομένων. Για παράδειγμα, η πληρωμένη ευέλικτη άδεια είναι μια δημοφιλής επιλογή. Στο CloudTalk, κάνει θαύματα. Βεβαιωθείτε ότι περιγράφετε τις παροχές που προσφέρετε σε ένα ψηφιακό εγχειρίδιο εργαζομένων στο οποίο το προσωπικό μπορεί εύκολα να έχει πρόσβαση και να ανατρέχει.

#10 Προωθήστε το τηλεφωνικό σας κέντρο παντού

Έχετε δημιουργήσει ένα εκπληκτικό εικονικό τηλεφωνικό κέντρο. Έχετε καταβάλει όλη σας την προσπάθεια, τον χρόνο και τους πόρους σε αυτό και είστε έτοιμοι να πετύχετε. Σωστά; … Λάθος. Όχι ακόμα. 

Μια τελευταία σύντομη αλλά κρίσιμη συμβουλή: προωθήστε το τηλεφωνικό σας κέντρο παντού όπου μπορείτε. Τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα σας. Αναδείξτε το στους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Συμπεριλάβετε το σε μια ηλεκτρονική υπογραφή στο email σας. 

Αφήστε τον κόσμο να μάθει πού βρίσκεστε και θα αρχίσουν να καλούν, ζητώντας συμβουλές. Ως εκ τούτου, οι μετρήσεις ικανοποίησης και αφοσίωσης των πελατών σας θα αρχίσουν να αυξάνονται.

Βασικές λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε σε λογισμικό εικονικού τηλεφωνικού κέντρου

Πέρα από την απλή κλήση, πρέπει να αξιολογήσετε υπηρεσίες εικονικού τηλεφωνικού κέντρου που προσφέρουν έξυπνη δρομολόγηση, βαθιές ενσωματώσεις CRM και ευφυΐα συνομιλίας με τεχνητή νοημοσύνη για να επεκταθείτε αποτελεσματικά.

Η επιλογή του σωστού λογισμικού δεν αφορά μόνο την τιμή — αφορά το πόσο καλά υποστηρίζει την απόδοση και την ανάπτυξη της ομάδας σας.

Δώστε προτεραιότητα σε πλατφόρμες με:

• Έξυπνη δρομολόγηση κλήσεων: Αυτόματη δρομολόγηση κλήσεων στον σωστό εκπρόσωπο βάσει δεξιοτήτων, διαθεσιμότητας ή προτεραιότητας.
  
• Ενσωματώσεις CRM: Συγχρονισμός με εργαλεία όπως το Salesforce, το HubSpot ή το Pipedrive για να διατηρείτε δεδομένα και πλαίσιο σε ένα μέρος.
  
• Ανάλυση σε πραγματικό χρόνο: Παρακολούθηση της απόδοσης της ομάδας, του όγκου κλήσεων και των βασικών μετρήσεων από έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου.
  
• Καταγραφή κλήσεων και μεταγραφές: Επανεξέταση συνομιλιών για διασφάλιση ποιότητας, εκπαίδευση και συμμόρφωση.
  
• Λειτουργίες με τεχνητή νοημοσύνη: Αναζητήστε καθοδήγηση από τεχνητή νοημοσύνη, ανάλυση συναισθημάτων ή επισήμανση συνομιλιών για τη βελτιστοποίηση των ροών εργασίας.
  
• Επεκτασιμότητα: Προσθήκη χρηστών, αριθμών και τοποθεσιών χωρίς τεχνική υποστήριξη.
  
• Παγκόσμια κάλυψη: Εξασφαλίστε σταθερές, υψηλής ποιότητας κλήσεις σε όλες τις χώρες και συσκευές.

Το κλειδί είναι η προσαρμογή αυτών των λειτουργιών στον κλάδο σας και στο μέγεθος της ομάδας σας. Για παράδειγμα, οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης ενδέχεται να βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στο IVR για την ταχεία δρομολόγηση ασθενών, ενώ οι επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου μπορούν να επωφεληθούν από τη δρομολόγηση βάσει δεξιοτήτων για να συνδέουν τους πελάτες με εξειδικευμένη υποστήριξη. Οι μικρές ομάδες μπορεί να εστιάσουν σε εύχρηστους πίνακες ελέγχου αναλύσεων, ενώ οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις χρειάζονται πιο λεπτομερή αναφορά και ενσωματώσεις.

Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο πάροχο εικονικού τηλεφωνικού κέντρου

Ο σωστός πάροχος θα υποστηρίξει τις ανάγκες της ομάδας σας τώρα — και θα επεκτείνεται μαζί σας καθώς αναπτύσσεστε. Εστιάστε στην καταλληλότητα, όχι μόνο στην τιμή. 

Πριν προτείνετε μια λύση, ξεκινήστε αξιολογώντας πού ταιριάζει πραγματικά η εταιρεία σας στον κόσμο κάθε πελάτη: κατανοήστε τα προβλήματά τους, χαρτογραφήστε το ταξίδι του πελάτη τους και προσδιορίστε ποιες λειτουργίες θα διευκολύνουν πραγματικά τη ζωή τους. Με αυτόν τον τρόπο, δεν πουλάτε απλώς λογισμικό — ευθυγραμμίζετε τη λύση σας με πραγματικές ανάγκες.

Εάν επιλέγετε μια πλατφόρμα τηλεφωνικού κέντρου για μια μικρή ή μεσαία ομάδα στις Ηνωμένες Πολιτείες, δώστε προτεραιότητα σε μια λύση που εξισορροπεί την προσιτότητα με την επεκτασιμότητα, ενώ διασφαλίζει αξιόπιστη υποστήριξη και εύκολη υιοθέτηση για ομάδες χωρίς μεγάλους πόρους IT.

Τι να αναζητήσετε:

• Αξιόπιστη ποιότητα κλήσεων: Δώστε προτεραιότητα σε παρόχους γνωστούς για την καθαρή ποιότητα ήχου και τον ελάχιστο χρόνο διακοπής λειτουργίας.
  
• Ισχυρή υποστήριξη: Αναζητήστε 24/7 βοήθεια μέσω chat, τηλεφώνου ή email.
  
• Πρότυπα ασφαλείας: Επιλέξτε μια ασφαλή πλατφόρμα με κρυπτογράφηση κλήσεων και λειτουργίες προστασίας δεδομένων.
  
• Εύκολη ενσωμάτωση: Βεβαιωθείτε ότι συνδέεται με το CRM σας, το helpdesk ή άλλα απαραίτητα εργαλεία.
  
• Ευέλικτη τιμολόγηση: Επιλέξτε ένα πλάνο που ταιριάζει στο τρέχον μέγεθός σας και σας επιτρέπει να επεκταθείτε εύκολα.
  
• Διαφανής ρύθμιση: Επιλέξτε εργαλεία που είναι εύκολο να αναπτυχθούν και να διαχειριστούν — δεν απαιτείται ομάδα IT.
  
• Δωρεάν δοκιμή ή επίδειξη: Δοκιμάστε την πλατφόρμα πριν δεσμευτείτε.

Τα καλά νέα: Οι πάροχοι VoIP όπως η CloudTalk προσφέρουν υψηλής ποιότητας ήχο μαζί με προηγμένες λειτουργίες όπως καταγραφή κλήσεων και αναλύσεις — όλα σε προσιτή τιμή. Και όταν πρόκειται για ομαλή κλιμάκωση καθώς ο όγκος υποστήριξής σας αυξάνεται μήνα με τον μήνα, η CloudTalk το καθιστά εύκολο με ευέλικτη τιμολόγηση και άμεσες προσθήκες χρηστών ή αριθμών.

Κόστος δημιουργίας εικονικού τηλεφωνικού κέντρου: Τι να περιμένετε

Η έναρξη ενός εικονικού τηλεφωνικού κέντρου είναι πιο οικονομική από την εγκατάσταση ενός παραδοσιακού — αλλά τα κόστη εξακολουθούν να συσσωρεύονται. Ακολουθούν τα αρχικά κόστη που πρέπει να προϋπολογίσετε κατά την εκκίνηση ενός εικονικού τηλεφωνικού κέντρου το 2026:

• Λογισμικό: Οι συνδρομές VoIP συνήθως ξεκινούν από περίπου €25–€50 ανά χρήστη/μήνα. Αναζητήστε πακέτα με βασικές λειτουργίες.
  
• Υλικό: Οι εκπρόσωποι χρειάζονται φορητούς υπολογιστές, ακουστικά και σταθερό διαδίκτυο. Αναμένετε €300–€800 ανά άτομο εάν παρέχετε τον εξοπλισμό.
  
• Εγκατάσταση και ενσωμάτωση: Ορισμένα εργαλεία χρεώνουν εφάπαξ τέλη για την ενσωμάτωση ή προσαρμοσμένες ρυθμίσεις. Ρωτήστε εκ των προτέρων.
  
• Τρέχοντα κόστη: Συμπεριλάβετε μισθούς, επιδόματα διαδικτύου και προαιρετικά εργαλεία όπως CRMs ή λογισμικό προγραμματισμού.
  
• Ανάγκες κλιμάκωσης: Προσθέστε στον προϋπολογισμό για νέους χρήστες, διεθνείς αριθμούς ή premium λειτουργίες καθώς αναπτύσσεστε.

Τα καλά νέα: Οι υπηρεσίες VoIP όπως η CloudTalk προσφέρουν ευέλικτη τιμολόγηση, κανένα αρχικό κόστος υλικού και κανένα μακροπρόθεσμο συμβόλαιο — διευκολύνοντας την έναρξη με λίγα έξοδα και την έξυπνη κλιμάκωση.

Δημιουργία τηλεφωνικού κέντρου: Λίστα ελέγχου

Προσδιορίστε τον σκοπό του τηλεφωνικού σας κέντρου

Ρωτήσατε τον εαυτό σας:

• Ποιο είναι το μέγεθος της επιχείρησής σας;
• Σε ποιον κλάδο δραστηριοποιείστε;
• Τι ανάγκες έχουν οι πελάτες σας;
• Ποια είναι η κύρια σας ανησυχία — να βοηθήσετε τους υπάρχοντες πελάτες ή να δημιουργήσετε νέους;

Ως εκ τούτου: Χρειάζεστε ένα εισερχόμενο, εξερχόμενο ή υβριδικό τηλεφωνικό κέντρο;

Θέστε τους κύριους στόχους 

• Ποιες μετρήσεις τηλεφωνικού κέντρου θα μετρήσετε;
• Ποιοι είναι οι ΚΠΙ σας για καθένα από αυτά;

Αποφασίστε για έναν προϋπολογισμό

Έχετε αρκετά χρήματα για:

• Μισθούς και ασφάλιση για τους υπαλλήλους
• Μια σταθερή, υψηλής ταχύτητας σύνδεση στο διαδίκτυο
• Ένα σύστημα εικονικών κλήσεων
• Βασικό εξοπλισμό, όπως φορητούς υπολογιστές, ακουστικά, οθόνες, κ.λπ.

Επιλέξτε το σωστό λογισμικό κλήσεων

• Η λύση ενσωματώνεται με όλα τα αγαπημένα σας εργαλεία CRM
• Η λύση διαθέτει όλες τις λειτουργίες που χρειάζεται η επιχείρησή σας
• Η λύση είναι επεκτάσιμη

Προσλάβετε τα καλύτερα ταλέντα — όπου κι αν βρίσκονται

Συγκροτήσατε μια ομάδα εκπροσώπων που:

• Εργάζονται καλά υπό πίεση
• Δεν φοβούνται να ρωτήσουν όταν δεν είναι σίγουροι για μια απάντηση
• Είναι πειθαρχημένοι και αρκετά παρακινημένοι ώστε να εργάζονται ακόμα και όταν δεν τους βλέπουν άμεσα
• Είναι εξαιρετικοί με τις λέξεις — τόσο προφορικά όσο και γραπτά
• Ιδανικά έχουν εμπειρία με τα συστήματα που χρησιμοποιείτε

Επενδύστε στην ενσωμάτωση και τις εκπαιδεύσεις

• Έχετε δημιουργήσει οδηγίες για τις εσωτερικές πολιτικές της εταιρείας
• Έχετε μια ψηφιακή βάση γνώσεων με Συχνές Ερωτήσεις (FAQs)
• Γνωρίζετε ποιες μεθόδους θα χρησιμοποιήσετε για να εκπαιδεύσετε τους εκπροσώπους σας
• Η λύση VoIP σας διαθέτει όλα τα εργαλεία παρακολούθησης απόδοσης που μπορεί να χρειαστείτε

Αποφασίστε για τον εξοπλισμό

Έχετε σκεφτεί όλα όσα θα χρειαστούν οι εκπρόσωποί σας:

• Φορητός υπολογιστής της εταιρείας με το πιο πρόσφατο λειτουργικό σύστημα 
• Μια οθόνη για σύνδεση με φορητό υπολογιστή
• Ένα πληκτρολόγιο και εργονομικό ποντίκι
• Ένα ποιοτικό ακουστικό (+ ένα ως εφεδρικό)
• Μια συσκευή αναγνώρισης δύο παραγόντων 
• Γρήγορη σύνδεση στο διαδίκτυο

Ρυθμίστε τη σωστή ροή εργασίας

Έχετε καθορίσει:

• Πώς θα διανείμετε τις κλήσεις;
• Ποια εργαλεία αυτοματοποίησης και διανομής κλήσεων μπορείτε να αξιοποιήσετε;
• Τι θα πουν οι εκπρόσωποι μόλις απαντήσουν την κλήση; 
• Θα χρησιμοποιήσετε σενάρια κλήσεων;
• Ποιο θα είναι το πρωτόκολλο κλιμάκωσης;
• Πόσο συχνά θα κάνετε αξιολόγηση απόδοσης;

Δημιουργήστε μια καλή εταιρική κουλτούρα

• Έχετε σε ισχύ οδηγίες για την εταιρική κουλτούρα
• Γνωρίζετε πώς θα συλλέξετε δεδομένα για την ικανοποίηση των εργαζομένων
• Έχετε ορίσει ένα λογικό φόρτο εργασίας
• Έχετε αρκετό προϋπολογισμό για ομαδικές δραστηριότητες, κίνητρα, δίκαιους μισθούς κ.λπ.

Προωθήστε το τηλεφωνικό σας κέντρο παντού

• Τα στοιχεία επικοινωνίας του τηλεφωνικού σας κέντρου βρίσκονται σε εμφανές σημείο στον ιστότοπό σας
• Τα στοιχεία επικοινωνίας του τηλεφωνικού σας κέντρου είναι δημόσια ορατά σε όλους τους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης 
• Τα στοιχεία επικοινωνίας του τηλεφωνικού σας κέντρου βρίσκονται σε μια ηλεκτρονική υπογραφή του email σας

Ξεκινήστε μια επιχείρηση τηλεφωνικού κέντρου σήμερα

Έτσι, είστε τώρα 10 βήματα πιο κοντά σε ένα επιτυχημένο εικονικό τηλεφωνικό κέντρο. Και θα θέλαμε να σας οδηγήσουμε ακόμα παραπέρα.

Λοιπόν, γιατί να ξεκινήσετε το ταξίδι με τη λύση μας; 

Η CloudTalk είναι ένα κορυφαίο σύστημα κλήσεων cloud για ομάδες υποστήριξης και πωλήσεων που σας προσφέρει πάνω από 70 προηγμένες λειτουργίες και 35 ενσωματώσεις. 

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια παγκόσμια παρουσία με 160 διεθνείς αριθμούς. 

Αναπτυχθείτε μαζί μας.

Θέστε σε λειτουργία το τηλεφωνικό σας κέντρο: Ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμή σήμερα

Δοκιμάστε τώρα