Google Voice: Viktiga funktioner, kostnader och fördelar

Enligt American Express anser 75% av befolkningen att telefonsamtal är det bästa sättet att nå ett företag. Google Voice är vad ni/er får när en teknikjätte försöker möta det behovet. Frågan är om det lyckas?

Under de senaste åren har marknaden för callcentermjukvara vuxit avsevärt och blivit inte bara mycket sofistikerad utan också trång. Så det är naturligt för någon som precis har börjat navigera i utrymmet att gravitera mot ett namn de känner till.

Idag tittar vi på Google Voice, inklusive dess funktioner, kostnader och fördelar. Och viktigast av allt, svara på frågan – är det värt dina pengar?

Viktiga lärdomar:

• Vem är Google Voice till för?
  Google Voice är främst utformat för småföretag och gör det enkelt att starta din samtalsverksamhet med överkomliga priser, enkel ombordstigning och grundläggande VoIP-funktioner, inklusive samtal, videomöten, textmeddelanden och röstbrevlåda.
• Vad ska ni/er vara uppmärksamma på?
  Google Voice saknar flera viktiga aspekter som är nödvändiga för växande företag, inklusive automatisering, integrationer från tredje part och internationella nummer. Om ni/er vill expandera lokalt eller globalt är det bäst att leta någon annanstans.
• Varför överväga andra lösningar?
  Lösningar som CloudTalk kan vara dyrare men erbjuder många fler alternativ som gör att ni/er kan automatisera arbetsflöden, effektivt utvärdera prestanda, optimera kundupplevelsen och öka era intäkter.

Google Voice lanserades 2009 och är en av de äldsta plattformarna för VoIP-samtal (Voice over Internet Protocol) på marknaden idag. Med andra ord kan ni/er ringa samtal och skicka meddelanden via Internet från alla kompatibla smarta enheter.

Liksom andra lösningar i callcentermjukvaran kräver det inte en operatörsplan eller speciell hårdvara som ska användas. På sin sida har Google lösningar för nystartade företag, små och medelstora företag, företag och andra, mer specifika branscher.

Men med tanke på att det är enkelt att komma igång, att priset är överkomligt och att antalet funktioner är begränsat, passar det bäst för att uppfylla behoven hos mindre företag med relativt låga krav på inkommande (support och service) och utgående (försäljning) verksamhet.

Så, vad använder företag Google Voice till? Här är de 6 viktigaste användningsområdena:

#1 Hantera en hög volym av samtal

#2 SMS och CRM

#3 Få olika riktnummer

#4 Separering av integritet från affärsinteraktioner

#5 Direktmeddelanden och videosamtal

#6 Vidarekoppla samtal till annat nummer

Låt oss nu tala om dessa punkter mer ingående.

Uppgradera ditt telefonisystem idag

Läs gratis

Hantera en hög volym av samtal

Inget företag har råd att missa viktiga samtal. Det leder till att man förlorar kunder, och att förlora kunder innebär att man förlorar pengar. Det är här VoIP-tjänster, inklusive Google Voice, är en utmärkt hjälp.

Om ni/er för tillfället inte är tillgängliga – på ett annat samtal eller inte är på kontoret – kan ett röstmeddelande enkelt omdirigeras till en e-postadress. Google Voice skickar sedan all information om missade samtal, samt e-posttranskriptioner av röstmeddelanden, till ditt motsvarande team. Detta kan spara timmar av er/er värdefulla tid.

Meddelanden

Företag använder meddelanden oftare än vad som syns. Med Google Voice kan ni/er skicka och ta emot SMS till ert konto. Ni/er kan göra det från Google Voice-sidan, men också direkt från apparna på er smartphone eller bärbara dator. Dessa fungerar som front-end-meddelanden.

Alla meddelanden sparas sedan på webbplatsen och laddas upp i ett välorganiserat format till Gmail, vilket gör dem lätta att söka efter.

Olika riktnummer

När ni/er registrerar er för Google Voice kan ni välja ert nya nummer, inklusive ett stort antal riktnummer. Det behöver inte vara ett som motsvarar din region. Ni/er kan välja vilket område som helst som ni behöver för ert företag. Till exempel 212 för New York City eller 415 för San Francisco.

Tack vare riktnumren kan era nuvarande kunder ringa er direkt på er mobiltelefon eller kontakta er på samma telefon via Google Voice.

Skydda din integritet

En stor fördel med många VoIP-system är att de gör det möjligt för er att dölja ert personliga telefonnumret för era affärskontakter. Tack vare Google Voice-numret kan ni/er få alla samtal automatiskt vidarekopplade till er personliga mobiltelefon utan att förlora integriteten.

Ni kan enkelt undvika att oönskade personer får tillgång till ert personliga nummer, samt reglera när ni/er tar emot affärssamtal. Med Google Voice-nummer kan ni/er också välja inom vilken tidsram som samtalen ska vidarekopplas. De samtal som kommer in utanför denna tidsram, till exempel efter arbetstid, hänvisas till röstbrevlådan.

Direktmeddelanden och videosamtal

På grund av att Google Voice och Google Hangouts integrerades fick Google Voice funktioner för snabbmeddelanden och videochatt. Dessa tjänster erbjuds kostnadsfritt i flera länder, men med flera begränsningar. Till exempel kan samtal till ett visst nummer medföra en liten avgift, t.ex. 0,01 USD per minut.

Hangout-användare kan ringa gratis videokonferenssamtal till andra Hangouts-användare. För att samtalet ska vara gratis är det dock begränsat till högst 10 deltagare. Om ni/er har ett Google Apps for Work-konto höjs gränsen till 15 personer.

Om ni/er vill ha ett verktyg för en större publik kan ni därför överväga en mer komplex VoIP-lösning för videokonferenser. En som är lämplig för medelstora och större företag. Kolla till exempel in vår programvara för konferenssamtal CloudTalk.

Vidarekoppla samtal till andra nummer

Även om ert team för närvarande är litet finns det naturligtvis en möjlighet att ni/er kommer att växa er mycket större. Detta kan ske snabbare än ni/er förväntar er. Att ha möjlighet att distribuera inkommande samtal är något som kan bli mycket viktigt för er/er längre fram.

Precis som många andra VoIP-lösningar kan ni/er med Google Voice vidarekoppla samtal till flera telefonnumren. Ni/er kan därför dela samma telefonnummer på flera plattformar och låta teamet dela på ansvaret att svara på telefonnumren med sina egna separata enheter.

Det finns dock en nackdel. Att ställa in den här funktionen kan vara tidskrävande. Det hanteras via Google Workspace adminpanel. Dessutom måste en IT-administratör konfigurera länkade nummer samt verifiera dem med en sexsiffrig kod.

Hur fungerar Google Voice?

Att förstå hur ditt önskade VoIP-system fungerar är avgörande för att fatta ett välgrundat beslut. Det är därför vi nu kommer att ta en djupgående titt på hur Google Voice fungerar.

Grunderna

För att kunna använda Google Voice behöver du en enhet med stabil internetanslutning, t.ex. en smartphone, surfplatta, bärbar dator eller skrivbordsdator. Det fungerar via wi-fi och dataplan, så att ni/er kan ansluta under pendling. Ingen hårdvara är nödvändig, men ni/er kan använda hörlurar.

Förutom de nämnda funktionerna kan Google Voice för företag ge er ett nytt nummer, men erbjuder också en nummerportering.

Integrationer

I jämförelse med andra SaaS-programvaror är Google Voice integrationspalett inte så rik. Medan CloudTalk integreras med nästan 40 branschledande lösningar (HubSpot, Salesforce, Zapier och mer), parar Google Voice mestadels med andra Google-tjänster, som Kalender, Gmail, Drive eller ovan nämnda Hangouts. Det är också kompatibelt med ett Polycom persondatorbaserat stationärt videokonferenssystem.

Ni/er kan också använda Smiths programvara, som erbjuder möjlighet till livechatt eller en virtuell receptionist.

Vi bör nämna att Google Voice också erbjuder en mobilapplikation som kan synkroniseras mellan olika enheter. Därför kan ni/er och ert team få tillgång till Google Voice var ni än befinner er. Appen är kompatibel med både iOS- och Android-operativsystem.

Google röst: Personlig kontra affärsanvändning

Dessa två skiljer sig enormt. Google Voice personliga plan är helt gratis, men ni/er får vadni betalar för. Det passar inte för ett företag som har mer än 2 personer, eftersom funktionerna är mycket begränsade.

Att förvärva mer än ett nummer är en komplicerad process. I grund och botten är allt Google Voice för personligt bruk ger er ett gratis telefonnummer som är lämpligt för att ringa, skicka sms och använda röstbrevlåda. Det är allt.

Till skillnad från Google Voice för företag finns det inga produktivitets-, automatiserings- eller samarbetsfunktioner, till exempel vidarekoppling, röstmeddelanden till e-post eller riktnummer.

Google Voice Business djupgående prissättning

Parameter

Starter

Standard

Plus

Företag

Möta video- och röstkonferenser

100 deltagare

150 deltagare

500 deltagare

1000 deltagare

Max. Möteslängd

24 timmar

24 timmar

24 timmar

24 timmar

Uppringning i USA eller internationellt

Digital whiteboard

Brusreducering

—

Inspelning av möte

—

Opinionsmätning och kvalitetssäkring

—

Kontroll av måttfullhet

—

Handuppräckning

—

Grupprum

—

Spårning av närvaro

—

—

Live-streaming inom domäner

—

—

—

Prissättning

$6 per användare

$12 per användare

$18 per användare

Per begäran

Tekniska krav

Google Voice för företag stöds av 3 datoroperativsystem:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Den kan finnas tillgänglig på andra plattformar, men då med begränsad funktionalitet.

Webbläsare som stöds är:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Tillgänglighet per region

Google Voice för Google Workspace är inte tillgängligt i alla länder. Om ni/er inte hittar ert land kan ni ändå kontakta er administratör för att få information om ytterligare möjligheter.

Länder som stöds:

• Belgien
• Kanada
• Danmark
• Frankrike
• Tyskland
• Irland
• Italien
• Nederländerna
• Portugal
• Spanien
• Sverige (tillgängligt för nummer i Stockholm, Malmö och Göteborg)
• Schweiz
• STORBRITANNIEN.
• USA (exklusive Alaska, Hawaii, de amerikanska territorierna Amerikanska Samoa, Guam, Nordmarianerna, Puerto Rico och Amerikanska Jungfruöarna)

Annan användbar information

Google Voice har naturligtvis sina säkerhetsfunktioner, även om dessa inte är de mest avancerade. Ett exempel är att textmeddelanden och bilagor alltid krypteras innan de överförs till Googles datacenter.

Google Voice presenterar kundtjänst dygnet runt, men vilken typ av support ni/er kan få varierar beroende på abonnemangsplan. Ni/er kan också samla information i en community hub eller i artiklar i kunskapsbasen.

En sista, mycket viktig information är att Google Voice inte stöder nödsamtal. Ni/er kan inte använda det för att kontakta 911 ( eller motsvarande nödnummer baserat på er region).

10 steg för konfiguration av Google Voice

Om ni/er skaffar ett nytt Google Voice-nummer för Google Workspace kräver konfigurationen en hel del tid och energi.

Så här gör du:

#1 Gå till webbplatsen Google Voice på din dator och klicka på ”Kom igång”.

#2 Logga in på ditt Google Workspace-konto. Utan det här kontot kan ni/er inte använda Google Voice för anknytningar till företag.

Om ni/er ännu inte har ett Google Workspace-konto kan ni skapa ett. Men kom ihåg att Google Workspace-planerna är betalda. De börjar på $ 6 per användare. Detta är en extra kostnad som är skild från din Google Voice-plan.

#3 När ni/er har loggat in måste ni klicka på ”Lägg till eller uppgradera prenumeration”.

#4 I vänster sidofält klickar du på ”Google Voice”. Välj bland de nämnda Starter-, Standard- eller Premier-planerna.

#5 Klicka nu på ”Kom igång” – ”Checkout” – ”Lägg order”.

#6 I det här läget väljer ni/er en primär eller sekundär plats.

#7 Innan ni använder Google Voice för affärsändamål måste ni/er tilldela licenser till varje medlem i ert team.

#8 Nu har vi kommit till den punkt då ni behöver tilldela riktnummer och telefonnumren till era anställda. De kan välja att behålla sitt eget nummer eller så kan ni/er ge dem ett nytt.

#9 Tänk på att, som vi nämnde ovan, inte alla abonnemang erbjuder möjligheten att tilldela ett nummer utanför din hemregion. Endast en Premium-plan tillåter detta.

Om ni/er vill behålla ert gamla nummer behöver ni själva göra en portering. Starta en porteringsbeställning och fyll i detaljerna för att starta en begäran.

#10 Ditt Google Voice-konto och -nummer är nu klart. Ni/er kan konfigurera ytterligare funktioner enligt er plan.

Efteråt kan ni/er börja använda ert nya VoIP-system.

Google Voice-alternativet nr 1

Låt oss vara uppriktiga. Google Voice kan kämpa för att hålla jämna steg med företag som växer snabbt. Det är byggt för mikroföretag som inte planerar att expandera. Tack och lov finns det gott om andra högkvalitativa Google Voice-alternativ på marknaden.

Om ni/er har ambitionen att växa er stora kanske ni ska söka efter mer komplexa VoIP-system. Till skillnad från Google Voice expanderar CloudTalk med ditt företag. Det gör att ni kan skala upp er verksamhet genom att anpassa er till era affärsbehov.

Det finns alltså ingen anledning att slösa tid och resurser på att byta lösning varje gång ditt företag växer ur den gamla.

Google Voice för företag Vs. CloudTalk: Kostnadsjämförelse

Parameter

Google Voice

CloudTalk

Startmotor vs. Startmotor

Klicka-och-ring

—

Samtalsinspelning

—

Transkription av samtal

—

Röstmeddelande

Samtalsköer

—

SMS

—

Kampanjer

—

—

Power Dialer

—

—

Call-Flow Designer

—

Interaktivt talsvar

—

—

Arbetsflödesautomatisering

—

—

Analys

—

—

Internationella nummer

14 länder

160+ länder

Integrationer

begränsad till Google Apps + Open API:er

100+ integrationer för CRM:er, Helpdesks med mera + Öppet API:er

Kostnadsfri provperiod

14 dagar gratis

14 dagar gratis

Prissättning

$6 per användare

$25 per användare

Standard kontra nödvändig

Klicka-och-ring

—

Samtalsinspelning

Transkription av samtal

—

Röstmeddelande

Samtalsköer

—

SMS

Kampanjer

—

Power Dialer

—

—

Call-Flow Designer

—

Interaktivt talsvar

—

Arbetsflödesautomatisering

—

Analys

—

Internationella nummer

14 länder

160+ länder

Integrationer

begränsad till Google Apps + Open API:er

100+ integrationer för CRM:er, Helpdesks med mera + Öppet API:er

Kostnadsfri provperiod

14 dagar gratis

14 dagar gratis

Prissättning

$12 per användare

$30 per användare

Plus vs. Expert

Klicka-och-ring

—

Samtalsinspelning

Transkription av samtal

—

Röstmeddelande

Samtalsköer

—

SMS

Kampanjer

—

Power Dialer

—

Call-Flow Designer

—

Interaktivt talsvar

—

Arbetsflödesautomatisering

—

Analys

—

Internationella nummer

14 länder

160+ länder

Integrationer

begränsad till Google Apps + Open API:er

100+ integrationer för CRM:er, Helpdesks med mera + Öppet API:er

Kostnadsfri provperiod

14 dagar gratis

14 dagar gratis

Prissättning

$18 per användare

$50 per användare

Så här byter du från Google Voice till CloudTalk

If you’re convinced that you want to make CloudTalk your go-to calling tool, you can just pick a plan, contact our Sales team, cancel your old subscription (if you used a different tool), and let us take care of the rest. Here’s how the process works:

1. Börja med strategi: Boka ett snabbt 15-minuters strategisamtal med vårt team för att presentera oss för ditt företag och ditt specifika användningsfall.
   
2. Se den i aktion: Delta i en produktdemo där våra experter visar upp produkten som helhet och funktioner som passar just er/er.
   
3. Konfigurera en profil: Vårt team hjälper till med konfigurationen av er första profil och förbereder er/er för onboarding av programvaran.
   
4. Download the App: Download CloudTalk’s Phone App on your device of choice (Windows, Android, iOS), log in, and start exploring the solution.
   
5. Migrera: Under de följande dagarna kommer CloudTalk att konfigurera profiler för era chefer, arbetsledare och agenter samt migrera all befintlig information som ni hade från ert tidigare verktyg (kontakter, nummer, statistik för callcenter etc.).
   
6. Garanterad tillfredsställelse: Börja onboarda dina användare till CloudTalk med fullständig, 24/7 support från våra experter och börja ringa!

Alternatively, you can first see CloudTalk for yourself via our free trial. For 14 days, it is completely free. You can use any pricing plan and get to know the system inside and out. Then, after two weeks, you can choose to buy or move on – simple!