Guía completa sobre el buzón de voz: qué es, cómo funciona y cómo usarlo

¿Cansado de perderte detalles clave de llamadas importantes? El buzón de voz captura todos los mensajes críticos, garantizando que te mantengas informado y en control, sin importar lo que te pierdas.

Sigue leyendo para saber qué es exactamente el buzón de voz y cómo puedes sacarle el máximo partido en tu día a día.

Puntos clave:

• El buzón de voz graba los mensajes de las llamadas que no puedes atender, asegurando una comunicación continua y una gestión eficaz de las consultas.
• Funciones principales: Puedes personalizar saludos, recibir notificaciones al instante, reenviar y almacenar mensajes, y gestionarlos desde diferentes dispositivos.
• Mantener una comunicación fluida con tus clientes o contactos importantes te ayuda a mejorar la productividad, la atención al cliente y la organización de tu negocio.

¿Qué es el buzón de voz?

Desde finales de los años 70, el buzón de voz ha transformado los sistemas telefónicos al permitir que los mensajes se graben y escuchen más tarde, aunque las dos personas no coincidan al teléfono.

En pocas palabras, es un sistema electrónico que graba y almacena mensajes de voz cuando no puedes contestar una llamada. La persona que llama escucha un saludo personalizado y puede dejar su mensaje.

Más tarde puedes escuchar el mensaje introduciendo un código específico en tu teléfono. A diferencia de un contestador automático, el buzón de voz puede gestionar varias líneas telefónicas y ofrece funciones más avanzadas, como el correo de voz, el acceso remoto y el reenvío y uso compartido de mensajes.

¿Cómo funciona el buzón de voz?

Cuando alguien te llama y no puedes responder, el sistema deriva la llamada al buzón de mensajes. El llamante escucha un saludo grabado y, tras la señal, deja su mensaje.

5 tipos de buzón de voz

No todos los buzones de voz son iguales. Estas son las opciones más comunes y sus usos:

• 1. Buzón de voz básico

El más sencillo: permite a los llamantes dejar mensajes cuando no respondes. Ideal para necesidades simples sin funciones extra.

• 2. Buzón de voz visual

Te permite ver una lista de mensajes en pantalla y elegir cuáles escuchar o eliminar, sin tener que marcar ningún número. Es perfecto para usuarios de smartphone.

• 3. Buzón de voz VoIP

Utiliza tecnología de Voz sobre IP para grabar y almacenar mensajes digitalmente. Ofrece funciones como notificaciones instantáneas, guiones automatizados o transcripción de mensajes.

• 4. Buzón de voz en la nube

Alojado en servidores online, permite acceder a tus mensajes desde cualquier dispositivo conectado. Es ideal si usas varios dispositivos o necesitas integrarlo con otros servicios.

• 5. Buzón de voz de mensajería unificada

Integra llamadas, correos de voz, emails, faxes y mensajes de texto en una sola bandeja de entrada. Es perfecto para negocios que quieren centralizar y simplificar sus comunicaciones.

Ventajas de utilizar el buzón de voz

El buzón de voz no solo salva la distancia entre tu disponibilidad y la necesidad de respuesta inmediata, sino que también mantiene una conexión constante con tus clientes, socios y equipo. Más allá de ser una simple comodidad, el buzón de voz potencia la eficiencia operativa, mejora la satisfacción del cliente y eleva tu comunicación a otro nivel.

Consigue accesibilidad 24/7

Con el buzón de voz, tu empresa está disponible en todo momento, incluso para clientes en diferentes zonas horarias. Esto es ideal si no siempre puedes atender llamadas en tiempo real, garantizando que ninguna llamada importante se pierda.

Elimina las esperas frustrantes

Nadie disfruta estar en espera. El buzón de voz permite que tus clientes dejen sus mensajes rápidamente, evitando largos tiempos de espera y mejorando su experiencia desde el primer contacto.

Respeta las preferencias del cliente

Muchos prefieren dejar un mensaje para que los contacten cuando les sea más conveniente. El buzón de voz ofrece un espacio para que comuniquen sus inquietudes de forma clara y sin interrupciones.

Reduce costes laborales

Gestionar llamadas fuera de horario con personal adicional puede ser costoso. El buzón de voz es una solución eficiente y económica que mantiene la calidad del servicio sin aumentar gastos.

Mejora la eficacia con el filtrado de llamadas

Con el buzón de voz, puedes priorizar las llamadas urgentes, atendiendo primero lo más importante, mientras que los mensajes menos críticos quedan para atención posterior. Esto optimiza el uso del tiempo y recursos.

Registra y archiva tus mensajes

Guardar los mensajes de voz crea un historial valioso de tus comunicaciones, útil para cumplir normativas, realizar formaciones o tener referencias claras. Así, ningún detalle importante se pierde y siempre estará disponible.

Aumenta la satisfacción del cliente

Al responder con atención cada mensaje recibido, tus clientes sienten que sus necesidades son valoradas y escuchadas. Esto fortalece la confianza en tu marca y mejora la experiencia general del cliente.

8 Funciones clave del buzón de voz

Aunque el buzón de voz se utiliza principalmente para llamadas entrantes, las tecnologías modernas, como el Power Dialer, permiten aprovecharlo también en centros de llamadas salientes. Esto facilita compartir información importante con clientes o socios sin necesidad de contactarlos directamente.

Dependiendo del proveedor, tu solución de buzón de voz puede incluir funciones muy útiles:

1. Personalización de los saludos para los distintos interlocutores

Adapta los saludos de tu buzón de voz según quién llame para ofrecer una experiencia más personalizada. Puedes configurar mensajes distintos para horarios laborales, días festivos o eventos especiales.

Por ejemplo, usar saludos navideños para sorprender y conectar mejor con quién llama.

2. Recibir mensajes de voz simultáneamente de varias personas que llaman

Esta función te permite gestionar grandes volúmenes de llamadas sin problemas. El sistema acepta mensajes de varios interlocutores a la vez, asegurando que nadie quede sin poder dejar su mensaje.

3. Obtener notificaciones instantáneas

No te pierdas ni un mensaje activando alertas en tu móvil cada vez que recibas un nuevo mensaje de voz. Así puedes responder rápido a los mensajes más importantes.

4. Enviar mensajes de voz a varios destinatarios a la vez

Esta función te permite difundir información de forma rápida y coherente enviando un solo mensaje de voz a un grupo de personas. Ideal para avisos o comunicados urgentes que deben llegar a varios contactos al mismo tiempo.

5. Reenviar mensajes del buzón de voz

Con esta función, puedes compartir mensajes relevantes con compañeros o socios reenviándolos directamente a sus buzones. Incluso puedes añadir un saludo personalizado para contextualizar el mensaje y darle un toque más humano.

6. Mover, guardar y almacenar mensajes de voz

Puedes almacenar mensajes importantes en tu dispositivo o en la nube, con opciones para conservarlos durante el tiempo que necesites. Esto te permite acceder a la información cuando la requieras y mantener un registro organizado.

7. Convertir mensajes de voz en correos electrónicos

Esta función transforma los mensajes de voz en emails que llegan directamente a tu bandeja de entrada. Así puedes leer y gestionar tus mensajes sin necesidad de escuchar grabaciones.

8. Transcripción automática de mensajes

Gracias a la inteligencia artificial, tus mensajes de voz se convierten en texto y se integran automáticamente en tu CRM u otras herramientas, facilitando el acceso, análisis y seguimiento de la información.

9. Buzón de voz para llamadas salientes

Graba un mensaje previamente y déjalo en el buzón de voz del destinatario sin que suene el teléfono. Muy útil para campañas de ventas y marketing, donde un marcador automático deja mensajes pregrabados y continúa con la siguiente llamada sin interrumpir al receptor.

Por ejemplo, si un marcador automático de IA llama desde una lista de clientes potenciales o clientes y encuentra un buzón de voz, dejará automáticamente el mensaje pregrabado y pasará al siguiente número.

Cómo configurar tu buzón de voz

Configurar tu buzón de voz es rápido y sencillo, aunque puede variar un poco según tu proveedor o dispositivo. Sigue estos pasos:

#1 Accede a los ajustes del buzón de voz

• Abre la aplicación de teléfono en tu dispositivo.
• Busca la opción de buzón de voz, que suele estar indicada con un icono específico o dentro del menú de configuración de llamadas.

#2 Configura tu buzón de voz

• Selecciona la opción para configurar o acceder a tu buzón de voz. Normalmente, se accede manteniendo pulsada la tecla “1” o marcando el número asignado por tu operador. Sigue las instrucciones automáticas para avanzar. Por seguridad, te pedirán que configures una contraseña o PIN para proteger tu buzón de voz.
• Sigue las instrucciones automáticas para configurar tu buzón de voz. Normalmente tendrás que crear una contraseña o un PIN por motivos de seguridad.

#3 Graba tu saludo personal

• Graba el mensaje que escucharán quienes llamen y dejen un mensaje.
• Puedes usar un saludo estándar o personalizarlo con tu propia voz para dar una mejor impresión. Para mayor calidad, considera usar una grabadora digital antes de hacer la grabación final.

#4 Ajusta configuraciones adicionales

• Configura opciones como el número de veces que tiene que sonar el teléfono antes de que una llamada se desvíe al buzón, o las notificaciones que quieres recibir.
• Personaliza estas opciones según tus necesidades.

#5 Guarda y termina la configuración

• Guarda los cambios y sal del menú.
• Tu buzón de voz estará listo para funcionar.

#6 Prueba tu buzón de voz

• Llama a tu número desde otro teléfono para verificar que todo funciona correctamente y que tu saludo suena como esperabas.

Buenas prácticas para mensajes de voz efectivos

No existe una fórmula única para crear saludos efectivos, pero seguir estos principios te ayudará a demostrar a quien llama que valoras su tiempo y a proyectar profesionalismo.

#1 Indica tu nombre y el de tu empresa

Menciona enseguida el nombre de tu empresa. Esto puede parecer obvio, pero es una muestra importante de profesionalidad.

Ejemplo: «Hola, has llegado a CloudTalk. Esto es [tu nombre]…»

#2 Comunica tu horario comercial

Indica por adelantado tu horario comercial. De lo contrario, tus clientes podrían esperar en vano y molestarse.

Ejemplo: «Nuestro horario de atención es de 9 a 17 h, hora central europea.»

#3 Indica los próximos pasos de forma clara

Explica qué pueden hacer los clientes a continuación: dejar un mensaje, volver a llamar más tarde o usar opciones del menú telefónico. Si cuentas con un sistema avanzado, ofrece opciones claras para dirigir la llamada.

Ejemplo: «Para consultas sobre pedidos, pulsa 1. Para ayuda con un pedido nuevo, pulsa 2.»

#4 Ofrece otros canales de contacto

Incluso si no hay nadie presente para atender la llamada en un momento dado, puede haber diferentes formas de ponerse en contacto con tu empresa o recibir información adicional sobre tu oferta. Si es así, asegúrate de incluir otros métodos de contacto en tus saludos. Puedes, por ejemplo, «redirigir» a las personas que llaman a tu sitio web, correo electrónico o perfiles de redes sociales.

Ejemplo: «Nuestros agentes están disponibles por chat en vivo. También puedes escribirnos a help@cloudtalk.io.»

#5 Hazlo sencillo

Evita mensajes largos o confusos. Lo ideal es que duren entre 20 y 25 segundos, suficiente para transmitir lo esencial sin aburrir.

#6 Mantén tus mensajes actualizados

Supón que hay cambios en tu horario comercial por vacaciones o emergencias. En ese caso, debes actualizar a tiempo los saludos de tu buzón de voz para aclarar la situación y evitar confusiones. Menciona el problema por adelantado y, si es posible, especifica cuándo volverás a trabajar.

#7 Haz que tus clientes se sientan valorados

Demuestra empatía y atención, recordando que sus llamadas son importantes. Anímalos a dejar mensajes o a contactar cuando sea más conveniente, para reforzar una experiencia positiva desde el primer contacto.

Conclusión

El buzón de voz es la herramienta que mantiene viva la comunicación cuando no puedes atender una llamada en tiempo real. Usarlo correctamente asegura que ningún mensaje importante se pierda y que tus clientes y socios siempre puedan contactarte. Además, refuerza tu imagen profesional al ofrecer un canal confiable y accesible.