Die 10 besten Rufumleitungs-Softwares in 2026 [getestet & bewertet]

Warum gehen Unternehmen ohne Rufumleitungs-Software immer noch Anrufe verloren?

Laut der YouGov-Analyse von 2025 zur Kontaktaufnahme von US-Amerikanern mit Unternehmen ist das Telefon mit 35 % immer noch der mit Abstand beliebteste Kanal, gefolgt von E-Mail mit 23 % und Chatbots mit 1 %. Da fast 70 % den Telefonsupport zumindest gelegentlich nutzen, verzeichnet die Telefonleitung weitaus mehr Datenverkehr, als der reine Anteil derer vermuten lässt, die diesen Kanal bevorzugen.

Das Problem ist, dass heute niemand mehr direkt neben dem Telefon sitzt. Das Pew Research Center berichtete im Februar 2025, dass 43 % der US-Arbeitnehmer in bürokompatiblen Berufen in einem Hybrid-Modell arbeiten und weitere 32 % vollständig im Homeoffice tätig sind. Jeder eingehende Anruf muss also ein bewegliches Ziel finden.

Die meisten Teams behelfen sich hierbei mit einer einfachen Netzbetreiber-Weiterleitung per *72, wobei das Mobiltelefon einer einzelnen Person als Büroanschluss herhalten muss, anstatt ein echtes Business-Telefoniesystem zu nutzen – oder sie nutzen eine Voicemail-Box, die niemand abhört. All diese Notlösungen scheitern, sobald sich zwei Personen die Aufgabe teilen oder es nach 17:00 Uhr ist.

Softwarebasiertes Forwarding ersetzt den einfachen Schalter durch ein intelligentes Regelwerk: Zeitpläne, Rufgruppen und einen dokumentierten Ausfallpfad. Wir haben die 10 besten Optionen im Folgenden für Sie zusammengestellt, damit Sie die passende Lösung wählen und verpasste Anrufe der Vergangenheit angehören.

Die beste Rufumleitungs-Software: Vergleichstabelle

Was sind die besten Rufumleitungs-Softwares und -Dienste in 2026?

CloudTalk ist die beste Rufumleitungs-Software für die meisten Unternehmensteams, und das verdientermaßen aus einem ganz bestimmten Grund:

Die anderen Anbieter auf der Liste schränken diese Funktionen deutlich stärker ein. Ringover bietet erweitertes IVR und intelligentes Routing erst ab dem BUSINESS-Tarif für €47 an, und Talkroute sowie Grasshopper bieten überhaupt keine Warteschleifen oder kompetenzbasiertes Routing an. CloudTalk hält eine G2-Bewertung von 4.4/5 bei mehr als 1852 Bewertungen. Die vollständige Funktionsliste finden Sie auf der Seite für unsere Rufumleitungs-Software.

Eine Rufumleitungs-Software ist ein Cloud-Dienst, der eingehende Anrufe von einer geschäftlichen Rufnummer an ein anderes Ziel weiterleitet, beispielsweise an ein Mobiltelefon, ein Festnetztelefon, ein Desktop-Telefon oder ein Softphone – basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln. Im Gegensatz zur Weiterleitung auf Netzbetreiberebene kann sie mehrere Ziele gleichzeitig anrufen, einem Zeitplan folgen und im Notfall auf eine Voicemail ausweichen.

Das ist der entscheidende Unterschied zwischen einem professionellen Rufumleitungs-Dienst und der einfachen Weiterleitungsfunktion Ihres Telefonanbieters. Der Netzanbieter bietet Ihnen lediglich ein Ziel und einen Ein-/Ausschalter, während Ihnen eine Software ein flexibles Regelwerk an die Hand gibt, das Sie jederzeit selbst anpassen können.

Rufumleitung vs. Anruf-Routing vs. Anrufweiterleitung (Transfer): Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Rufumleitung (Call Forwarding), Anruf-Routing (Call Routing) und Anrufweiterleitung (Call Transfer) werden im Marketing der Anbieter oft synonym verwendet, doch der Unterschied ist wichtig, wenn Sie Funktionslisten vergleichen.

Ein weiterer Unterschied wird deutlich, sobald Sie Tarife vergleichen. Bei der unbedingten Weiterleitung wird jeder Anruf ohne Ausnahme an das neue Ziel gesendet. Die bedingte Weiterleitung wird nur ausgelöst, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt: die Leitung ist besetzt, niemand nimmt innerhalb einer festgelegten Anzahl von Klingeltönen ab, das Gerät ist nicht erreichbar oder der Anruf geht außerhalb der Geschäftszeiten ein. Günstige Tools bieten Ersteres. Nur wenige bieten Letzteres, und genau das werden Sie ab dem zweiten Monat nutzen wollen.

Unsere Methodik: Wie wir die beste Anrufweiterleitungs-Software ausgewählt haben

Wir suchen nach einer Software zur Anrufweiterleitung für die geschäftliche Nutzung, nicht nach einer App für Endverbraucher, die nur eine einzige Leitung umleitet. Daher haben wir jedes Tool anhand derselben fünf Kriterien bewertet. Alle Fakten in den folgenden Einträgen stammen von den Preis- oder Feature-Seiten der jeweiligen Anbieter, erfasst in USD, sofern eine Währungsauswahl verfügbar ist.

Die 10 besten Softwares für Anrufweiterleitung in 2026

Das folgende Ranking beginnt mit kleineren und spezialisierteren Anbietern, da diese in dieser Kategorie oft die bessere Wahl sind, und endet mit der Enterprise-Plattform. Jeder Eintrag beschreibt, was das Tool kann, was es kostet und wann Sie es lieber meiden sollten. Wenn Sie eher komplexes Routing als eine einfache Weiterleitung benötigen, finden Sie in unserer Übersicht der besten Anruf-Routing-Software einen separaten Vergleich.

1. CloudTalk – Am besten für Weiterleitung mit echtem Routing im Einstiegstarif

Was ist CloudTalk?

CloudTalk ist ein Cloud-Telefonpräsenzsystem für Vertriebs- und Supportteams, das sich selbst als „Software für Anrufweiterleitung, entwickelt für Geschwindigkeit und Einfachheit“ positioniert. Es ersetzt physische Telefonanlagen (PBX) vor Ort durch eine Browser-, Desktop- und Mobil-App. Es kommt einer Callcenter-Software mit integrierter statt nur angehängter Anrufweiterleitung am nächsten, da dasselbe Produkt Warteschleifen, IVR und das Agenten-Routing steuert.

Was sind die wichtigsten Funktionen von CloudTalk?

Was sind die Vor- und Nachteile von CloudTalk?

Wie viel kostet CloudTalk?

Was sagen Kunden über CloudTalk?

G2-Bewertung: 4.4/5 (über 1852 Bewertungen)

Für wen ist CloudTalk am besten geeignet und wann sollten Sie es überspringen?

Ein kurzer Rundgang durch CloudTalk

2. Talkroute – Am besten für die Weiterleitung auf Telefone und Desktop-Computer

Was ist Talkroute?

Talkroute ist ein virtuelles Telefonsystem aus den USA, das sich selbst als „das virtuelle Telefonsystem, dem Tausende großartige Unternehmen vertrauen“ bezeichnet. Die Hauptseite für Funktionen ist direkt mit „Anrufweiterleitung & Routing“ betitelt. Es wurde für kleine Teams und Einzelunternehmer entwickelt, die für jede veröffentlichte Rufnummer einen eigenen Weiterleitungspfad festlegen möchten.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Talkroute?

Was sind die Vor- und Nachteile von Talkroute?

Wie viel kostet Talkroute?

Was sagen Kunden über Talkroute?

G2-Bewertung: 4.6/5 (44 Bewertungen). Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 4.3/5 basierend auf 32 Bewertungen, und die Capterra-Bewertung beträgt 4.1/5 bei 24 Bewertungen. Aufgrund der geringen Stichprobengröße sollten Sie die Berichte am besten selbst lesen.

Für wen ist Talkroute am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

3. MightyCall – Bestens geeignet für bedingte Weiterleitungsregeln

Was ist MightyCall?

MightyCall ist ein US-amerikanischer Anbieter virtueller Telefonnummern, dessen Core-Tarif als „fortschrittliches Geschäftstelefonsystem“ beschrieben wird. Er legt die Mechanismen seiner Weiterleitung offen, anstatt auf reines Marketing zu setzen. Das macht ihn zum transparentesten Tool in diesem Vergleich, wenn es darum geht, wie sich die Weiterleitung verhält, wenn eine Leitung besetzt oder das Büro geschlossen ist.

Was sind die wichtigsten Funktionen von MightyCall?

Was sind die Vor- und Nachteile von MightyCall?

Wie viel kostet MightyCall?

Was sagen Kunden über MightyCall?

G2-Bewertung: 4.4/5 (344+ Bewertungen). Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 2.7/5 aus über 150 Bewertungen – eine große Lücke zum G2-Score, die man vor einer Entscheidung genauer untersuchen sollte.

Für wen ist MightyCall am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

4. KrispCall – Bestens geeignet für günstige internationale Rufnummern

Was ist KrispCall?

KrispCall ist ein Cloud-Telefonanlagen-System, das um eine „Unified Callbox“ herum aufgebaut ist. Diese bündelt Anrufe, SMS, Voicemail und Team-Notizen für einen Kontakt in einem gemeinsamen Posteingang. Die 2022 gegründete Marke ist der jüngste Anbieter in diesem Vergleich und bietet den günstigsten verifizierten kostenpflichtigen Einstiegspreis. Sie richtet sich an verteilte Teams, die eher internationale Rufnummern als komplexe Routing-Funktionen benötigen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von KrispCall?

Was sind die Vor- und Nachteile von KrispCall?

Wie viel kostet KrispCall?

Was sagen Kunden über KrispCall?

G2-Bewertung: 4.5/5 (375+ Bewertungen). Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 4.2/5 aus über 500 Bewertungen.

Für wen ist KrispCall am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

5. CallHippo – Bestens geeignet für eine echte kostenlose Einstiegsstufe

Was ist CallHippo?

CallHippo ist ein Geschäftstelefonsystem, dessen Core-Stufe als „Telefonie für Geschäftsteams“ beworben wird. Es ist das einzige Tool in diesem Vergleich mit einem echten Tarif für €0 pro Benutzer und Monat, bei dem Sie nur für die von Ihnen gekauften Telefonnummern bezahlen. Auf dem Tarifblatt sind die beiden Funktionen, um die es in diesem Artikel geht, als explizite Posten aufgeführt.

Was sind die wichtigsten Funktionen von CallHippo?

Was sind die Vor- und Nachteile von CallHippo?

Wie viel kostet CallHippo?

Was sagen Kunden über CallHippo?

G2-Bewertung: 4.5/5 (396+ Bewertungen). Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 2.0/5 basierend auf über 650 Bewertungen – der größte Unterschied zwischen Plattformen bei allen hier vorgestellten Tools, lesen Sie also am besten beide, bevor Sie sich entscheiden.

Für wen ist CallHippo am besten geeignet und wann sollten Sie es meiden?

6. Quo (ehemals OpenPhone) – Bestens geeignet für schichtbasierte Weiterleitung bei einer gemeinsam genutzten Nummer

Was ist Quo?

Quo, ehemals OpenPhone, ist ein Cloud-Telefonanlagen-System für Start-ups und kleine Unternehmen. Das Rebranding erfolgte so spät, dass die meisten Menschen immer noch nach dem alten Namen suchen. Die Besonderheit liegt darin, dass die Weiterleitung dem Dienstplan folgt: Anrufe gehen an die Person, die laut den von den Teammitgliedern selbst festgelegten Arbeitszeiten tatsächlich Dienst hat.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Quo?

Was sind die Vor- und Nachteile von Quo?

Was kostet Quo?

Was sagen Kunden über Quo?

G2-Bewertung: 4.7 von 5, die Trustpilot-Bewertung liegt bei 3.9/5 bei über 700 Bewertungen, und die Capterra-Bewertung beträgt 4.2/5 bei 60 Bewertungen, die noch unter dem Namen OpenPhone geführt werden.

Für wen ist Quo am besten geeignet und wann sollten Sie es meiden?

7. Ringover – Bestens geeignet für die größte Auswahl an Weiterleitungsmodi

Was ist Ringover?

Ringover ist ein europäischer Cloud-Telefonieanbieter, dessen Weiterleitungsseite den Titel „Anrufweiterleitungs-Dienst für Unternehmen“ trägt und dessen Einstiegstarif TALK als „einfache, flexible Telefonie, maßgeschneidert für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen“ beschrieben wird. Es bietet mehr unterschiedliche Weiterleitungsmodi als jedes andere Tool hier, was es zu einem nützlichen Upgrade gegenüber Kleinstlösungen macht, ohne gleich in den Enterprise-Bereich zu gehen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Ringover?

Was sind die Vor- und Nachteile von Ringover?

Was kostet Ringover?

Unsere Übersicht der Ringover-Preise führt Sie durch diese Tarife. Ringover ist der einzige Anbieter hier, der Nettopreise ohne Steuern angibt. Rechnen Sie Ihre lokale Umsatzsteuer hinzu, bevor Sie die Tarife mit anderen Anbietern vergleichen.

Was sagen Kunden über Ringover?

G2-Bewertung: 4.6/5 (485+ Bewertungen). Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 4.1/5 bei über 950 Bewertungen.

Für wen ist Ringover am besten geeignet und wann sollten Sie es meiden?

8. Grasshopper – Bestens geeignet für Einzelunternehmer mit einer geschäftlichen Rufnummer

Was ist Grasshopper?

Grasshopper ist ein virtueller Telefondienst für die USA und Kanada, dessen Slogan „Leiten Sie Ihre geschäftlichen Anrufe überallhin weiter“ lautet und der auf seiner Website behauptet, das „System Nummer 1 für geschäftliche Anrufweiterleitung“ zu sein (betrachten Sie dies eher als Marketing denn als Testergebnis). Das System ist für Einzelpersonen oder Kleinstunternehmen gedacht, die eine Geschäftsnummer auf ihr privates Telefon leiten möchten.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Grasshopper?

Was sind die Vor- und Nachteile von Grasshopper?

Wie viel kostet Grasshopper?

Die Preisseite von Grasshopper ist auf die USA und Kanada beschränkt. In anderen Regionen wird eine Fehlermeldung angezeigt, sodass wir die Tariftabelle nicht einsehen konnten. Prüfen Sie die aktuellen Tarife direkt auf der Website von Grasshopper, anstatt sich auf veraltete Zahlen aus Vergleichsberichten zu verlassen.

Was sich jedoch überprüfen lässt, ist die Liste der kostenpflichtigen Zusatzoptionen auf der Seite zur Rufumleitung – und das ist der wichtigste Faktor bei den Kosten von Grasshopper:

Was sagen Kunden über Grasshopper?

G2-Bewertung: 3.9/5 (159+ Bewertungen) – die niedrigste der zehn Plattformen. Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 2.2/5 von über 200 Bewertungen, während die Capterra-Bewertung 4.3/5 bei über 350 Bewertungen beträgt. Die Plattformen sind sich hier also sehr uneins.

Für wen ist Grasshopper am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

9. Ooma Office – Am besten für die Weiterleitung auf physische Tischtelefone

Was ist Ooma Office?

Ooma Office ist ein Telefondienst für kleine Unternehmen. Es hat es aus einem bestimmten Grund auf diese Liste geschafft: Es ist die am häufigsten gewählte Option für gemischte Setups, bei denen einige Mitarbeiter physische Tischtelefone und andere eine App nutzen. Mehr können wir Ihnen dazu allerdings nicht sagen, da wir die Angaben auf der Website von Ooma nicht überprüfen konnten.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Ooma Office?

Was sind die Vor- und Nachteile von Ooma Office?

Wie viel kostet Ooma Office?

Was sagen Kunden über Ooma Office?

G2-Bewertung: 0/5 (0+ Bewertungen) – eines der besseren Ergebnisse in diesem Vergleich, allerdings basierend auf einer der kleinsten Stichproben. Die Capterra-Bewertung liegt bei 4.4/5 von über 200 Bewertungen.

Für wen ist Ooma Office am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

10. Dialpad – Am besten für KI-gestützte Enterprise-Contact-Center

Was ist Dialpad?

Dialpad beschreibt sich selbst als „KI-gestütztes Contact Center & Kommunikation“ und ist die einzige große, marktbeherrschende Plattform auf dieser Liste. Die Rufumleitung ist hier nur eine von vielen Funktionen eines deutlich größeren Pakets – und das entscheidet letztlich über den Kauf. Wenn Sie nach einer Enterprise-Lösung für Rufumleitung suchen, sollten Sie hier genau hinsehen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Dialpad?

Was sind die Vor- und Nachteile von Dialpad?

Wie viel kostet Dialpad?

Dialpad bietet drei Tarife an. Wichtig vor dem Vergleich: Der Tarif „Dialpad AI Agent“ basiert auf individuellen Angeboten und einer „konversationsbasierten Abrechnung“. Die Abrechnung erfolgt über ein Guthaben an KI-Agent-Credits, die nur verbraucht werden, wenn die KI Informationen abruft oder eine Aktion ausführt.

Was sagen Kunden über Dialpad?

G2-Bewertung: 4.4/5 von über 4.600 Bewertungen – die größte Stichprobe auf dieser Liste. Die Trustpilot-Bewertung liegt bei 4.1/5 von über 2.900 Bewertungen.

Für wen ist Dialpad am besten geeignet und wann sollten Sie darauf verzichten?

Software und Dienste für Rufumleitung: Vergleichstabelle nach Anwendungsfall

Die Anschaffung einer Callcenter-Software mit Rufumleitung für eine Hotline unterscheidet sich stark von der für ein Zwei-Personen-Beratungsunternehmen, wo oft ein einfaches Anrufbeantwortersystem für Kleinunternehmen völlig ausreicht. Die folgende Tabelle ordnet das jeweilige Szenario der entscheidenden Anforderung und dem passenden Tool zu.

So wählen Sie die richtige Anrufweiterleitungs-Software für Ihr Team aus

Sechs Fragen entscheiden darüber, ob ein Tool im dritten Monat noch funktioniert oder nur in der Demo gut aussah. Gehen Sie diese der Reihe nach durch, da die Antworten aufeinander aufbauen.

Leitet die Software an die Nummern und Geräte weiter, die Sie bereits nutzen?

Beginnen Sie mit der Liste der Ziele, nicht mit der Liste der Funktionen. Fast jedes Tool leitet an ein Mobiltelefon weiter, und das Mobile Fact Sheet des Pew Research Center vom November 2025 beziffert den Besitz von Mobiltelefonen in den USA auf 98 % und den von Smartphones auf 91 %, sodass dieser Basisfall abgedeckt ist. Die Lücken zeigen sich woanders: Festnetzanschlüsse, physische Tischtelefone, ein Softphone auf dem Laptop und Browser-Tabs.

Wenn Sie nach einer Anrufweiterleitungs-Software für den PC gesucht haben, weil Ihr Team vom Desktop aus arbeitet, prüfen Sie genau, ob die Desktop-App selbst als Klingelziel dienen kann und nicht nur als Wählgerät. Talkroute ist in diesem Punkt am klarsten und leitet Anrufe über seine Desktop-App direkt an die PCs der namentlich genannten Benutzer weiter. Ooma Office ist der Kandidat, den Sie sich für physische Endgeräte ansehen sollten.

Kann die Weiterleitung einem Zeitplan folgen, anstatt manuell aktiviert zu werden?

Ein Weiterleitungsschalter, an dessen Betätigung man am Freitagabend erst denken muss, wird irgendwann vergessen. Sie benötigen stattdessen einen Zeitplan: Geschäftszeiten pro Rufnummer, Zeitzonen, Feiertage und definierte Ausnahmen für die Woche, in der das Büro geschlossen bleibt.

Das ist heute wichtiger denn je. Eine Analyse des Pew Research Center vom Januar 2025² ergab, dass 75 % der US-Arbeitnehmer, deren Jobs von zu Hause aus erledigt werden können, zumindest zeitweise im Homeoffice arbeiten. Das bedeutet, dass „Bürozeiten“ und „Wer ist am Schreibtisch“ nicht mehr deckungsgleich sind. CloudTalk löst dies im Essential-Tarif mit unternehmensweiten oder rufnummernspezifischen Geschäftszeiten, Weiterleitungen außerhalb der Geschäftszeiten an eine externe Nummer, Mailbox, eine aufgezeichnete Nachricht oder Nachricht plus Mailbox sowie länderspezifischen Feiertagen, benutzerdefinierten Ausnahmen und zeitzonenbasierten Zeitplänen. Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden: Verfassen Sie die Mailbox-Ansagen für die Zeit nach Feierabend, bevor Sie den Zeitplan aktivieren, denn diese Aufzeichnung ist das, was die meisten Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten tatsächlich hören.

Was passiert, wenn niemand einen weitergeleiteten Anruf entgegennimmt?

Stellen Sie jedem Anbieter diese Frage und achten Sie darauf, wie präzise die Antwort ausfällt. Ein weitergeleiteter Anruf, der einfach ins Leere läuft, ist der häufigste Fehler in diesem Bereich – und auf den Marketingseiten wird er gerne verschwiegen.

Sie benötigen eine dokumentierte Kette: Versuchen Sie es mit der nächsten Nummer, dann mit der Anrufgruppe, dann mit der Mailbox samt Benachrichtigung, und schließlich mit einem Rückruf. Entscheiden Sie bewusst, ab welchem Schritt Sie einen Anruf direkt an die Mailbox weiterleiten, denn ein Anrufer, der ohne Nachricht auflegt, meldet sich meist nie wieder. Das Instrument dafür ist die bedingte Weiterleitung, und nur einige der hier aufgeführten Tools legen offen, wie sich ihre Lösung verhält. MightyCall dokumentiert Weiterleitungen, die durch besetzte, außerhalb der Geschäftszeiten liegende oder belegte Leitungen ausgelöst werden. Der Call Flow Designer von CloudTalk unterstützt Failover-Aktionen und bedingungsbasiertes Routing als Schritte, die Sie selbst im Fluss platzieren können – mit Anpassungen in Echtzeit, die laufende Anrufe nicht unterbrechen.

Die Nationale Customer Rage Studie 2025 von Customer Care Measurement & Consulting und der W. P. Carey School of Business der Arizona State University ergab, dass 77 % der US-Verbraucher im vergangenen Jahr ein Produkt- oder Serviceproblem hatten und dass eine schlechte Reklamationsbearbeitung zukünftige Umsätze von mehr als 596 Milliarden Dollar gefährdet. Ein abgebrochener weitergeleiteter Anruf ist der Anfang davon.

Welche Funktionen für die Anrufweiterleitung in Call Center Software benötigen Sie tatsächlich?

Haken Sie ab, was Sie wirklich brauchen, und ignorieren Sie den Rest. Für komplexe Routing-Optionen zu bezahlen, die am Ende niemand konfiguriert, ist die häufigste Ursache für überhöhte Ausgaben in dieser Kategorie.

Was ist im angegebenen Preis nicht enthalten?

Die beworbenen Einstiegspreise sind in dieser Kategorie für sich genommen fast bedeutungslos. Genau hier ändert sich die Reihenfolge der engeren Auswahl meist. Fünf Dinge, die Sie vor dem Unterschreiben prüfen sollten:

Hier ist die Übersicht auf einen Blick. Wenn Sie die übergeordnete Version dieser Rechnung wünschen, schlüsseln wir separat auf, wie viel eine Callcenter-Software kostet.

Erfüllt es Ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen?

Das finden Sie in den meisten Vergleichen zu Rufumleitungen nicht – und genau da gehört es hin. Denn eine Umleitung leitet Anrufe an Geräte weiter, die Ihr IT-Team möglicherweise nicht kontrolliert. Wenn Sie im Gesundheitswesen, im Finanzsektor oder im öffentlichen Dienst tätig sind, ist dies ein klares Ausschlusskriterium und keine bloße Präferenz.

Fragen Sie nach den Details: Verschlüsselung bei der Übertragung, DSGVO-Konformität, ein SOC-2-Bericht, HIPAA-konformes VoIP mit einer entsprechenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (BAA), Audit-Protokolle und rollenbasierte Berechtigungen für Aufzeichnungen. CloudTalk ist DSGVO-konform, SOC-2-Typ-1- und Typ-2-konform sowie ab Q1 2025 HIPAA-konform – mit Einwilligungsmanagement für Aufzeichnungen, Pausieren und Fortsetzen bei sensiblen Momenten und Aufbewahrungsfristen, alles dokumentiert auf unserer Sicherheitsseite.

Ein wichtiger Punkt zum Thema KI: Wenn Ihre Rufumleitung Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an einen KI-Empfang weiterleitet, informieren Sie die Anrufer darüber. Im State of the Connected Customer-Bericht (7. Ausgabe) von Salesforce gaben 72% der Kunden an, dass es ihnen wichtig ist zu wissen, ob sie mit einem KI-Agenten sprechen.

Häufige Fragen: Was am meisten zu Rufumleitungs-Software und -Diensten gefragt wird

Was ist die beste Rufumleitungs-App?

Für die geschäftliche Nutzung ist CloudTalk die beste Allround-Lösung, da Ringrufe, Anrufwarteschlangen und der Call Flow Designer bereits im Starter-Tarif für €25/Nutzer/Monat enthalten sind. Zeitgesteuertes Routing und IVR sind nur einen kleinen Schritt weiter im Essential-Tarif verfügbar. Für Einzelpersonen, die eine einzelne Nummer auf ein Mobiltelefon umleiten möchten, sind Grasshopper oder Talkroute günstiger und in wenigen Minuten eingerichtet, sobald Sie wissen, wie Sie eine virtuelle Telefonnummer erhalten. Die richtige Antwort hängt davon ab, ob mehrere Personen die Leitung nutzen.

Was ist ein Beispiel für eine Rufumleitung?

Eine Agentur mit zwei Personen nutzt eine Hauptnummer. Während der Geschäftszeiten klingelt diese auf beiden Mobiltelefonen gleichzeitig – wer gerade Zeit hat, hebt ab. Nach 18 Uhr spielt dieselbe Nummer eine Ihrer geschäftlichen Mailbox-Ansagen ab und leitet den Anrufer auf die Mailbox weiter, woraufhin die Nachricht per E-Mail zugestellt wird. Niemand musste eine Einstellung ändern, um diesen Wechsel durchzuführen; das hat der Zeitplan automatisch erledigt.

Welche Technologie wird üblicherweise für die Rufumleitung verwendet?

Moderne geschäftliche Rufumleitungen basieren auf VoIP über das öffentliche Internet und nutzen das Session Initiation Protocol (SIP), um jede Verbindung auf- und abzubauen. Ein Cloud-Rufumleitungssystem hostet Ihre Nummer, wendet Ihre Regeln an und leitet den Anruf an das von Ihnen angegebene Ziel weiter. Ältere Systeme nutzten netzseitige Umleitungscodes wie *72, die zwar funktionieren, aber weder zeitlich gesteuert noch an Bedingungen geknüpft werden können.

Sind Anruf-Routing und Rufumleitung dasselbe?

Nein. Die Umleitung ist der technische Mechanismus, der einen Anruf von einer Nummer an ein anderes Ziel sendet. Das Routing ist die Entscheidungsebene, die auswählt, welches Ziel das richtige ist – basierend auf Tastatureingaben, Agenten-Skills, Anruferdaten, Uhrzeit oder CRM-Feldern. Jedes Routing-System leitet Anrufe weiter; aber nicht jedes Umleitungstool bietet Routing. Deshalb werden Anruf-Routing-Software und Rufumleitungs-Software als getrennte Kategorien geführt. Dieser Unterschied ist die wichtigste Trennlinie in diesem Vergleich.

Kann ich Anrufe an mehrere Nummern gleichzeitig weiterleiten?

Ja, dafür gibt es zwei Methoden. Beim parallelen Klingeln (oft auch als Sammelanschluss oder Call Blasting bezeichnet) klingeln alle Zielnummern gleichzeitig. Beim sequentiellen Klingeln werden die Nummern nacheinander in einer von Ihnen festgelegten Reihenfolge angerufen. Die meisten Tools hier unterstützen beide Varianten. Grasshopper verlangt für paralleles Klingeln €9 pro Monat, und Dialpad begrenzt die Umleitung auf maximal fünf externe Nummern.

Die besten Rufumleitungs-Softwares und -Dienste nach G2-Bewertungen

Unter den Anbietern mit aussagekräftigen G2-Daten verzeichnet CloudTalk mit über 1852 Bewertungen und einer Note von 4.4/5 die größte Bewertungsbasis in diesem Vergleich. Talkroute erzielt mit 4.6/5 bei 44 Bewertungen die höchste Punktzahl der acht Anbieter. Das zeigt den klassischen Kompromiss: Der höchste Durchschnitt basiert hier auf den wenigsten Daten. Die Tabelle ist nach Bewertungsvolumen sortiert.

Dialpad und Quo fehlen hier bewusst. Die Bewertung von Dialpad entspricht der von CloudTalk bei einer größeren Anzahl von Rezensionen, und der G2-Eintrag von Quo befindet sich mitten in der Umbenennung von OpenPhone, sodass wir hier keinen verlässlichen Wert nennen können. Betrachten Sie diese Scores stets im Kontext Ihrer eigenen Anforderungen. Unser Ratgeber zum Thema was Callcenter-Software ist beschreibt die Funktionen, die hinter diesen Durchschnittswerten stehen.

Fazit: Welche Rufumleitungs-Software sollten Sie wählen?

Jedes dieser Tools kann Anrufe weiterleiten. Was Sie aber tatsächlich kaufen, ist eine Umleitung, die auch dann funktioniert, wenn die Zielperson in einem Meeting ist, Urlaub hat oder in einer schlafenden Zeitzone weilt. Klären Sie also zuerst eine Frage: Wie viele Personen nutzen die Leitung und wie oft ändert sich das richtige Ziel? Die Antwort filtert bereits die Hälfte dieser Liste für Sie heraus.