Eliminera väntetider med smartare samtalsköer
Långa väntetider och missade samtal kan kosta er/er affärer. Skapa samtalsköer som automatiskt leder kunderna till rätt väg baserat på fördefinierade kriterier, vilket eliminerar väntetiderna. Ditt team håller sig organiserat och varje kund får den uppmärksamhet de förtjänar.
Vi har hjälpt tusentals globala företag
Fallstudier med kunder som bygger snabbare.
Global försäljningsmotor som drivs av uppkopplade konversationer
”CloudTalks AI-utskrifter och analyser gör det lättare att spåra samtalsfrekvenser, upptäcktsdjup och regionala prestationer – allt utan att det krävs formell utbildning för att komma igång.”
Läs fallstudie
Revolutionera Revoluts effektivitet och spara mer än 40 timmar
”Tack vare CloudTalks tillförlitlighet kunde vi förbättra säljteamens prestanda och stänga fler affärer än vi någonsin hade kunnat föreställa oss.”
Läs fallstudie
Ökad produktivitet för 200 agenter inom kundtjänst
”Med CloudTalk Analytics får jag nu se varje steg på vägen. Vi kan hitta avvikelser och få en mycket bättre förståelse för våra team.”
Läs fallstudie
Framgång för Glovos team inom kundtjänst
”CloudTalk förbättrade vårt teams kostnader och effektivitet. Skriptfunktionen gör att vi kan leda samtalen på ett mycket mer systematiskt sätt.”
Läs fallstudieVad är Samtalsköer?
Samtalsköer hjälper er att skapa den perfekta samtalsupplevelsen genom att styra hur samtalen dirigeras/ruttas till era agenter. Ange anpassade kriterier baserade på expertis, språk, prioritet och tillgänglighet för att säkerställa att varje samtal når den person som passar bäst.
Minska väntetiderna, förhindra tappade samtal och håll kunderna nöjda med sömlös samtalshantering.
Hur fungerar Samtalsköer?
Samtalsköer organiserar inkommande samtal i en virtuell kö och håller dem tills en agent är tillgänglig. När en linje frigörs dirigerar CloudTalk samtalsrutt till den fördefinierade slutpunkten.
Med Kunskapsbaserad dirigering får kunderna kontakt med den mest kvalificerade agenten, medan VIP-köer prioriterar värdefulla kunder så att de kan hoppa över kön.
Ni/er kan också förbättra väntetidsupplevelsen genom att erbjuda personliga hälsningsfraser och anpassad musik.
Leverera bättre service med smarta ringstrategier
Samtalsköer håller ordning på inkommande samtal, men rätt ringstrategi avgör hur de når dina agenter.
Oavsett om det handlar om att balansera arbetsbelastningen eller prioritera snabbhet, kan du genom att välja den bästa strategin förbättra effektiviteten, minska väntetiderna och förbättra kundupplevelsen.
- Round Robin – Samtalen distribueras ett efter ett i en bestämd ordning.
- Ring alla – Alla agenter tar emot samtalet samtidigt.
- Slumpmässigt – Samtalen tilldelas agenter slumpmässigt.
Skapa en fantastisk upplevelse i stor skala
Att skapa en smidig och effektiv resa för kunden behöver inte vara komplicerat. Med samtalsflödesdesignern kan ni/er visuellt lägga upp hur samtal rör sig genom ert telefonisystem – fråndet att de kommer in till det att de besvaras eller löses.
Det bästa av allt är att det skalar utan ansträngning – oavsett om du hanterar ett fåtal samtal eller en stor tillströmning av samtal, anpassar sig Samtalsköer så att varje interaktion blir effektiv och frustrationsfri.
Hur konfigurerar jag samtalsköer i CloudTalk?
- I ditt CloudTalk-konto klickar du på fliken Numbers på vänster sida i Panelen.
- Klicka på den blå pennikonen bredvid det nummer ni/er vill konfigurera.
- Klicka på +-ikonen i samtalsflödet där ni/er vill infoga villkorsplittern.
- Välj en åtgärd (t.ex. dirigera/rutt till en viss agent eller grupp) för samtal som uppfyller vissa kriterier.
- Klicka på Spara flöde för att tillämpa dina ändringar
Funktioner
Andra funktioner som ni/er kanske gillar
Samtalsflödesdesigner
Utforma din resa för inkommande samtal så att den passar ditt företags unika behov och kundernas förväntningar.
VIP-köer
Tilldela VIP-taggar till dina mest prioriterade kunder så att de kan hoppa över kön och nå rätt agent direkt.
Kunskapsbaserad dirigering
Tilldela anpassade färdigheter till dina agenter eller team och dirigera samtalsdirigering automatiskt baserat på deras expertis.
Uppringningsbaserad dirigering/rutt
Dirigera/rutt kunderna automatiskt baserat på faktorer som plats, köphistorik och språk.
Samtalskö – allt ni/er behöver veta
Hur programvara för samtalsköer fungerar
Virtual Queueing:
Inkommande samtal placeras i en virtuell köi stället för att gå till röstbrevlådan. När en agent är ledig dirigeras samtalsdirigering därefter.
Automatiserade hälsningar och knappvalsmeny:
Kunderna välkomnas med en förinspelad eller anpassad hälsning. Alternativen kan omfatta menyval, öppettider, återuppringning eller bara vänta. Detta samlar in uppringarens avsikt och informerar dirigera/rutt.
Automatisk samtalsdistribution (ACD):
Systemet dirigerar samtal baserat på regler – t.ex. FIFO-köordning, Kunskapsbaserad dirigering, tillgänglighet eller specialiserade dirigeringskriterier.
Strategier för dirigering/rutt:
Vanliga strategier är t.ex:
– Round Robin, Ring All, Slumpmässig distribution
– Kunskapsbaserad dirigering säkerställer att samtal når den mest kvalificerade agenten
–Prioriterade/VIP-köer påskyndar servicen för högvärdiga samtal
Förbättrad kundupplevelse i telefon
Kunderna kan höra anpassade meddelanden, beräknade väntetider, musik eller uppmaningar för att minska frustrationen.
Viktiga fördelar med att använda programvara för samtalsköer
Förbättrad kundupplevelse
Inga upptagna signaler eller bortkopplingar. Hälsningar, uppdateringar och smidigare dirigera/rutt resulterar i färre avhopp och högre kundnöjdhet.
Snabbare och smartare dirigera/rutt
Automatiserad distribution minskar tomgångstiden, påskyndar hanteringen och kopplar samtal till rätt agent.
Skalbarhet och flexibilitet
Oavsett om du hanterar ett fåtal samtal eller stora anhopningar, anpassar och skalar samtalsflödena med minimal friktion.
Effektivitet och kostnadsbesparingar
Effektiviseradverksamhet och minskat behov av extra personal sänker driftskostnaderna.
Datadrivna insikter
Realtidsdata och historiska analyser (väntetider, kölängd, utnyttjande av agenter) ger cheferna möjlighet att optimera prestandan.
Bättre produktivitet och moral hos agenterna
Effektiv dirigering/rutt och balanserad belastning hjälper agenterna att fokusera och minskar stressen.
VIP-behandling
Högprioriterade kunder får snabbspår genom VIP-köer för ökad lojalitet och bättre service.
Viktiga faktorer att ta hänsyn till vid val av programvara för samtalsköer
Möjligheter att dirigera/rutt:
Leta efter varierade alternativ: FIFO, kunskapsbaserad, round robin, prioritetsköer etc.
Flexibilitet i knappvalsmeny och hälsningsfraser:
Möjlighet att skapa och anpassa hälsningsfraser, menyer, meddelanden, beräknade väntetider etc.
Skalbarhet och verktyg för UX-design:
Verktyg som visuella samtalsflödesdesigner (t.ex. CloudTalk’s Call Flow Designer) förenklar installation och skalning.
Köupplevelse:
Funktioner som musik, positionsuppdateringar och callbacks förbättrar den upplevda väntetiden.
Analys och rapportering:
Robusta kontrollpaneler, realtidsövervakning och historiska trender är nyckeln till insikter i verksamheten.
Integrationsalternativ:
Kompatibilitet med CRM:er, helpdeskverktyg och automatiseringsflöden ökar personalisering och effektivitet.
Hantering av VIP-kunder/värdefulla kunder:
Se till att verktyget kan märka och snabbspåra viktiga kunder via logik för prioriterade köer.
Enkel konfiguration:
Drag-och-släpp-verktyg, intuitiva gränssnitt och flexibel utformning av dirigering/rutt förenklar driftsättningen.
Så här konfigurerar du en programvara för samtalsköer med CloudTalk
1. Börja med grunderna i CloudTalk: Konfigurera ditt konto, installera appen, konfigurera nummer, lägg till agenter/grupper.
2. Gå till samtalsflödesdesignern (CFD): Navigera till avsnittet ”Numbers” i din Kontrollpanel. Klicka på pennikonen bredvid numret och välj ”Konfigurera samtalsflöde”.
3. Bygg upp din dirigeringslogik: Använd CFD för att lägga ut flöden: hälsning → knappvalsmeny → kö eller villkorliga uppdelningar. Ställ in regler för dirigering som VIP-hantering, kunskapsbaserad, tidsbaserad etc.
4. Anpassa köupplevelsen: Lägg till förinspelade meddelanden eller knappvalsmenyer. Ställ in väntelägesmusik, positionsuppdateringar eller återuppringningsalternativ efter behov.
5. Införliva automatiseringar och integrationer: Använd automatiserade arbetsflöden för att utlösa uppgifter baserat på händelser (t.ex. taggning, CRM-uppdateringar). Integrera med externa verktyg för förbättrat arbetsflöde.
6. Spara och aktivera ditt flöde: Gå live.
7. Övervaka och förfina: Använd CloudTalks analysverktyg för att övervaka köprestanda. Justera dirigering/rutt, hälsningsfraser eller bemanning efter behov baserat på realtidsdata eller historiska data.
Vanliga frågor och svar
Allt ni/er behöver veta om samtalskön.
Vad är en samtalskö?
Verktyget för samtalsköer dirigerar inkommande samtal till en eller flera virtuella köer. Huvudsyftet är att undvika tappade samtal när alla dina agenter är upptagna. Med Samtalsköer vet kunderna att de kommer att få hjälp så snart linjen blir ledig.
Vad innebär osynlig kö i ett callcenter?
En osynlig kö innebär att de som ringer inte vet vad som händer medan de står i kö. På grund av detta vet de inte hur länge de kommer att behöva vänta. Detta kan göra kunderna missnöjda och irriterade. Ni/er kan undvika det. Använd helt enkelt meddelanden som meddelar positionen i kön och den beräknade väntetiden.
Vad är den genomsnittliga callcenter-tiden i kön?
En genomsnittlig väntetid har en betydande inverkan på hur nöjda kunderna är. I ett traditionellt callcenter bör samtal besvaras inom 20 sekunder, men i verkligheten tar det en bit under en minut.
Vad är orsakerna till långa samtalsköer?
Möjliga orsaker till långa samtalsköer är:
– Dålig utbildning av agenter
– Föråldrad teknik
– Dåliga ledaregenskaper
– Brist på tillgänglig information om kunderna
Hur ställer jag in samtalskön till röstbrevlåda?
I CloudTalk kommer uppringare efter en viss tid automatiskt att överföras till röstbrevlådan, till en annan samtalskö eller omdirigeras till ett specifikt telefonnumret.
Har du fortfarande frågor?
Hittar du inte det svar du söker? Prata gärna med vårt vänliga team.
Är du redo att komma igång?
Gå med i över 4,000+ moderna företag som redan litar på CloudTalk för att ha fler och bättre samtal
