O Que É um Número VoIP e Como Ele Funciona?

Neste guia, vamos detalhar melhor o que são os números VoIP, como eles funcionam, os tipos que você pode escolher e os reais benefícios de negócios que eles oferecem.

Mudar para um número VoIP empresarial dedicado capacita suas equipes de vendas e suporte a gerenciar altos volumes de chamadas, automatizar o roteamento e manter uma presença profissional a partir de qualquer lugar do mundo.

O Que É um Número VoIP?

Um número VoIP é um número de telefone virtual que roteia chamadas pela internet em vez dos tradicionais cabos físicos de cobre.

Ele oferece alta mobilidade, custos mais baixos e recursos avançados, como correio de voz por e-mail e roteamento de chamadas. Esses números são frequentemente usados para negócios, trabalho remoto ou para obter códigos de área locais. 

Principais Aspectos dos Números VoIP:

• Independência de Localização: Como não estão vinculados a um local físico ou hardware, os números VoIP podem ser usados em smartphones, computadores e tablets de qualquer lugar com conexão à internet.
• Tipos de Números: Os números VoIP podem ser locais (com códigos de área locais), gratuitos (0800) ou personalizados (vanity numbers).
• Benefícios: Esses sistemas geralmente oferecem chamadas de longa distância mais baratas, muitas vezes gratuitas, e tarifas de chamadas internacionais mais baixas.
• Provedores Comuns: Serviços populares para obter um número VoIP incluem o Google Voice, a CloudTalk e o Nextiva.

Tipos de Números VoIP

• VoIP Fixo: Atribuído a um endereço físico específico; frequentemente usado por empresas tradicionais.

• VoIP Não Fixo: Não vinculado a um endereço físico; oferece alta flexibilidade, sendo muito usado por viajantes ou trabalhadores remotos. 

VoIP vs. Telefone Fixo

O VoIP usa a tecnologia da internet para fazer chamadas, oferecendo custos mais baixos, recursos avançados como videochamadas e mensagens, e a flexibilidade de ligar de vários dispositivos em qualquer lugar com conexão à internet. 

As linhas telefônicas fixas tradicionais dependem de infraestrutura de cabos de cobre. Elas são conhecidas por sua confiabilidade e qualidade consistente, mas tendem a ser mais caras, especialmente para chamadas de longa distância, e oferecem menos recursos avançados. 

Embora o VoIP seja excelente para crescer e trabalhar com ferramentas digitais, as linhas fixas continuam sendo uma boa opção para quem deseja ligações simples e confiáveis sem depender da internet. 

Saiba mais sobre como o VoIP e o Telefone Fixo se comparam.

VoIP vs. PBX

O VoIP é uma tecnologia de telefonia baseada na internet, o que significa que não há linhas físicas; você só precisa de uma conexão de internet estável. É uma comunicação de baixo custo, escalável e ideal para o trabalho remoto.

O PBX (Private Branch Exchange) é um sistema de hardware tradicional, instalado no local, para gerenciar ramais internos do escritório. 

Descubra mais sobre VoIP vs. PBX.

Como Funciona o Número de Telefone VoIP?

Um provedor VoIP atribui um número à sua conta de usuário, e não a um único dispositivo. As chamadas são enviadas pela internet e podem tocar em vários dispositivos simultaneamente. 

Um número VoIP é, portanto, um número virtual, e você precisa de acesso estável à internet para usá-lo.

Depois de configurado, você pode fazer chamadas de saída e receber chamadas de entrada pela sua internet ou rede VoIP, ignorando a rede telefônica pública comutada (PSTN) convencional que opera através de linhas telefônicas. 

Com os números de telefone VoIP, você também ganha a flexibilidade de fazer chamadas para o mundo todo sem custos adicionais. Ao aproveitar soluções como a CloudTalk, que oferece mais de 160 números internacionais, você pode otimizar a comunicação da sua empresa sem barreiras geográficas.

Tipos de Números VoIP

Os números VoIP não são todos iguais — eles podem ser personalizados para atender a diferentes necessidades de negócios.

Estes são os principais tipos que você vai encontrar:

1. Os números VoIP fixos (geográficos) dão à sua empresa uma presença em uma cidade ou região específica, mesmo que sua equipe opere em outro lugar. Por exemplo, uma agência baseada em LA pode usar um número local 213 para criar confiança com os clientes de Los Angeles.
2. Os números VoIP não fixos (não geográficos) não estão vinculados a um único local. Eles são úteis se a sua empresa atua em várias regiões ou se você mudar de escritório. Um representante de vendas que viaja, por exemplo, pode manter o mesmo número onde quer que esteja.
3. Os números VoIP gratuitos (0800) eliminam as tarifas de ligação para os seus clientes, facilitando o contato deles com você. Um centro de suporte nacional pode usar um número 0800 para que os clientes liguem de qualquer lugar sem se preocupar com os custos.
4. Os números VoIP personalizados (vanity numbers) usam combinações fáceis de lembrar de palavras ou números (como 1-800-FLORES) para reforçar sua marca e melhorar a memorização. Uma empresa de serviços pode usar um para fazer com que seus dados de contato fiquem gravados na mente dos clientes.

Escolher a combinação certa de tipos de números VoIP ajuda você a equilibrar acessibilidade, profissionalismo e reconhecimento de marca. Vamos agora detalhá-los melhor.

1. Números VoIP Fixos (Geográficos)

Esses números estão associados a uma localização geográfica específica ou código de área, como +1 para os EUA ou +44 para o Reino Unido. Eles são ideais para empresas ou indivíduos que desejam manter uma presença local em uma determinada cidade, região ou país. 

​​Ao fazer sua empresa parecer local e de fácil acesso, os clientes sentem que estão lidando com alguém da sua própria região, o que aumenta a confiança deles em você.

2. Números VoIP Não Fixos (Não Geográficos)

Esses números VoIP não estão vinculados a uma localização geográfica específica. Eles oferecem flexibilidade para empresas e indivíduos que operam em escala nacional ou global. Você pode ter certeza de que seu número de contato permanecerá o mesmo, independentemente de para onde você ou sua empresa se mudem. Os números locais também economizam seu dinheiro, reduzindo as tarifas de longa distância.

Por exemplo, um representante de vendas que viaja com frequência pode usar um número não geográfico para garantir que os clientes possam falar com ele em qualquer lugar, sem a necessidade de alterar as informações de contato.

3. Números Gratuitos (0800)

Os números gratuitos permitem que os clientes entrem em contato com as empresas sem serem cobrados pela chamada, independentemente de onde estejam. 

Esses números geralmente começam com prefixos como 800, 888, 877 nos EUA ou 0800 ou 0808 no Reino Unido. 

Você pode usar esses números se quiser oferecer suporte ou serviços aos seus clientes sem cobrar de quem liga. Fazer isso minimiza a resistência do cliente em fazer uma chamada.

Um centro de suporte ao cliente nacional costuma usar um número gratuito para incentivar clientes de qualquer lugar do país a ligar com dúvidas ou problemas, sem se preocuparem com tarifas de longa distância.

4. Números Personalizados

Os números personalizados (vanity numbers) formam uma palavra ou frase no teclado do telefone ou apresentam uma sequência de números fácil de lembrar. Eles geralmente são usados para fins de branding ou marketing.

Quando você deseja aumentar o reconhecimento e a lembrança da sua marca junto ao público-alvo, um número personalizado é uma alternativa memorável aos dígitos aleatórios, tornando-se uma poderosa ferramenta de marketing.

Por exemplo, um serviço de entrega de flores utiliza 1-800-FLOWERS como seu número personalizado, facilitando para os clientes lembrarem e entrarem em contato com a empresa quando quiserem encomendar flores.

4 Benefícios de um Número VoIP

Um número VoIP é especialmente atraente para pequenas e médias empresas (PMEs). Até 2025, a expectativa é que as PMEs cresçam mais de 15% no mercado de VoIP. Um relatório da Blueface mostra que 61% das empresas já mudaram para um sistema baseado em VoIP após o vencimento do contrato com as operadoras de telefonia fixa tradicionais. 

Os principais benefícios dos números de telefone VoIP:

1. Economia de Custos
   
   Os números VoIP reduzem os custos com telefonia em 30% a 50%, ao mesmo tempo em que dão às equipes a flexibilidade de ligar de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do mundo.
   
   Aproveitar a tecnologia VoIP se traduz em reduções substanciais de custos. Quando você usa a internet para comunicação de voz, ignora as infraestruturas de telecomunicações tradicionais e reduz o custo das chamadas de longa distância e internacionais. 
   
   Uma startup, por exemplo, pode direcionar a verba economizada com custos de comunicação para iniciativas de inovação e crescimento.
   
   Você pode sofrer como o PlanRadar com as limitações dos números de telefone fixos, a falta de números de telefone internacionais para os países desejados e a baixa qualidade das chamadas. A CloudTalk forneceu ao PlanRadar uma solução VoIP personalizada e flexível que transformou a comunicação deles e os ajudou a atingir suas metas. Eles viram um aumento de 70% na eficiência do atendimento de chamadas e de 20% na produtividade da equipe, levando a um crescimento impressionante de 122% no volume de chamadas.
2. Mais Flexibilidade
   
   A flexibilidade inerente do VoIP permite fazer e receber chamadas de qualquer lugar do mundo em qualquer dispositivo conectado à internet, como smartphones, laptops ou aparelhos VoIP. 
   
   As equipes de vendas podem continuar conectadas com os clientes e o escritório, estejam trabalhando em casa, em trânsito ou no local do cliente, garantindo que nenhuma oportunidade seja perdida.
   
   Uma empresa com uma força de trabalho global que usa o VoIP para oferecer arranjos de trabalho flexíveis pode atrair os melhores talentos de todo o mundo.
3. Recursos Avançados
   
   Além disso, a tecnologia VoIP vem com recursos avançados como encaminhamento de chamadas, correio de voz por e-mail e transcrição de chamadas com inteligência artificial, que podem melhorar a produtividade e a colaboração. Uma corporação multinacional pode utilizar conferências online para realizar reuniões regulares entre continentes, melhorando a colaboração e reduzindo os custos de viagem.

Um número VoIP pode receber mensagens de texto?

• Sim, a maioria dos números VoIP modernos pode enviar e receber mensagens de texto SMS e MMS. Esse recurso permite que as empresas se comuniquem com os clientes através de seus canais preferidos, enviando lembretes de consultas automatizados, ofertas promocionais ou mensagens de suporte direto do painel VoIP ou aplicativo móvel.

1. Suporte ao Crescimento com Escalabilidade
   
   À medida que sua empresa evolui, suas necessidades de comunicação também mudam. Os serviços VoIP escalam facilmente para acomodar o crescimento, permitindo adicionar ou remover linhas e serviços sem mudanças complexas na infraestrutura. Por exemplo, uma empresa de e-commerce em rápida expansão pode adicionar facilmente novas linhas de atendimento ao cliente durante as temporadas de pico de compras. 
   Um estudo conduzido pela McKinsey descobriu que a falta de soluções de software escaláveis pode custar às empresas entre 8% e 28% de perda de receita.
2. Integração
   À medida que sua empresa evolui, suas necessidades de comunicação também mudam. Os serviços VoIP escalam facilmente para acomodar o crescimento, permitindo adicionar ou remover linhas e serviços sem mudanças complexas na infraestrutura. Por exemplo, uma empresa de e-commerce em rápida expansão pode adicionar facilmente novas linhas de atendimento ao cliente durante as temporadas de pico de compras. 

Como Obter um Número VoIP

Se você deseja obter um número VoIP para sua empresa, o processo de configuração é totalmente digital e não exige instalação de nenhum hardware local.

Configurar números VoIP é simples e muitas vezes mais barato do que os números de telefone tradicionais. A maioria dos sistemas VoIP é gerenciada de forma remota, reduzindo ou eliminando a necessidade de equipamentos em suas instalações. 

Veja como fazer isso em 6 etapas detalhadas:

Etapa 1: Identifique as Necessidades do Seu Negócio  

Avalie o que sua empresa realmente precisa de um sistema de comunicação. Considere a importância do custo-benefício, de medidas de segurança robustas, de uma confiabilidade consistente e de um serviço de alta qualidade. 

Confira as avaliações online sobre a qualidade do suporte ao cliente dos vários provedores. A CloudTalk, por exemplo, é conhecida por um tempo de resposta inferior a um minuto. 

Etapa 2: Selecione o Provedor e o Plano Ideais  

Pesquise e escolha um provedor que se alinhe com seus requisitos específicos. 

Por exemplo, empresas como a CloudTalk oferecem vários planos para atender a diferentes tamanhos e necessidades de negócios. Um Plano Personalizado é particularmente útil para empresas com demandas exclusivas, pois permite uma configuração mais sob medida.

Etapa 3: Adquira Seu Número VoIP  

Depois de decidir por um provedor, você trabalhará com um Gerente de Sucesso do Cliente (CSM) que o guiará pelo processo de obtenção do seu número VoIP. Essa etapa geralmente acontece rapidamente após a contratação do plano, permitindo uma transição rápida para as comunicações VoIP. Você pode adquirir um novo número VoIP ou, se quiser manter seu número de telefone atual, escolher um provedor que ofereça portabilidade de número. 

Etapa 4: Configure Sua Estrutura VoIP  

Com o seu número VoIP em mãos, o próximo passo é configurar o seu sistema. Configure o seu novo número de telefone VoIP e certifique-se de que seus dispositivos estão prontos para fazer e receber chamadas. Esta etapa é fundamental para poder usar toda a gama de funções do VoIP.

Etapa 5: Instale o Software ou Hardware Necessário  

Implemente o software VoIP nos seus dispositivos ou instale telefones habilitados para VoIP, conforme necessário. Muitos provedores também oferecem aplicativos móveis, facilitando a integração da funcionalidade VoIP no uso diário do celular. 

Etapa 6: Teste e Valide Sua Configuração  

Por fim, teste exaustivamente seu novo número e sistema VoIP. Faça várias chamadas de teste para verificar a clareza do som e o funcionamento de todos os recursos especiais configurados. A fase de testes garante que as comunicações da sua empresa funcionem de maneira perfeita e eficiente.

Segurança e Conformidade do Número VoIP

Como todas as tecnologias conectadas à internet, o VoIP está vulnerável ao uso indevido por cibercriminosos e fraudadores que visam prejudicar seu negócio. 

Invasores que hackeiam seu sistema telefônico podem ouvir conversas, acumular faturas telefônicas altas ou roubar dados importantes sobre sua empresa e clientes. O dano não para por aí; eles podem usar as informações roubadas para se passar por sua empresa ou exigir um resgate ameaçando vazar detalhes confidenciais.

A boa notícia é que proteger suas chamadas e dados é perfeitamente possível por meio de práticas básicas de cibersegurança.

Veja como as empresas podem lidar com esses desafios:

#1 Criptografia e Conexões Seguras 

Utilize criptografia de ponta a ponta para todas as chamadas VoIP para proteger os dados contra interceptações. Isso protegerá suas informações confidenciais de invasões cibernéticas. Caso sua comunicação seja interceptada, uma criptografia robusta a tornará indecifrável para os invasores.

#2 Métodos de Autenticação Fortes

Implemente protocolos de autenticação robustos para acessar os sistemas VoIP. Garanta a criação de senhas fortes e exclusivas para cada dispositivo conectado ao seu sistema VoIP. Uma forte proteção por senha deve ser uma prioridade para cada conta de usuário para evitar ataques baseados em credenciais. A autenticação multifator (MFA) adiciona uma camada extra de segurança, reduzindo significativamente o risco de acesso não autorizado.

#3 Atualizações Regulares de Software 

Mantenha todos os softwares e ferramentas atualizados. Os provedores de serviços VoIP se esforçam diligentemente para proteger as informações armazenadas e transmitidas em suas plataformas contra ameaças cibernéticas. Várias funções de segurança são implementadas no sistema e avaliadas constantemente para descobrir potenciais brechas de segurança. Manutenções e atualizações regulares ajudam a proteger seu sistema contra novas ameaças.

#4 Conformidade com Regulamentações

Mantenha-se informado sobre as regulamentações de uso de VoIP, como a GDPR na Europa para proteção de dados e a TCPA nos EUA para práticas de telemarketing. Garantir a conformidade ajuda a evitar penalidades legais e aumenta a confiança do cliente.

#5 Infraestrutura de Rede Segura

Proteja sua rede com firewalls, programas antivírus para proteção de computadores e sistemas de detecção de intrusão. Realize avaliações de segurança frequentes na sua rede para identificar e corrigir vulnerabilidades.

#6 Treinamento e Conscientização dos Funcionários

Eduque sua equipe sobre fraudes de VoIP, ataques DDoS e esquemas de Vishing que podem comprometer seu sistema VoIP. É importante que seus colaboradores estejam cientes de todas as ameaças possíveis e, felizmente, estruturas como o MITRE ATT&CK fornecem uma base sólida de conhecimento sobre táticas e técnicas de ataque cibernético, bem como estratégias de defesa. Funcionários bem informados têm menos probabilidade de expor inadvertidamente seu sistema a riscos.

É Possível Rastrear um Número VoIP?

Sim, um número VoIP pode ser rastreado, embora seja um pouco mais complexo do que rastrear uma linha fixa tradicional. Como os números VoIP estão vinculados a endereços IP e contas de usuário, e não a locais físicos, as autoridades e os provedores de serviços usam o rastreamento de IP e os registros do provedor para identificar o proprietário registrado do número.

Conclusão

A escalabilidade do VoIP garante que ele possa crescer com o seu negócio, adaptando-se às mudanças de necessidades sem a necessidade de atualizações de hardware caras. Com sua mistura de eficiência, versatilidade e excelente custo-benefício, a tecnologia VoIP é um investimento estratégico para qualquer organização que deseja otimizar sua infraestrutura de comunicação.

Fontes:

1. A lista definitiva de estatísticas de VoIP
2. Estatísticas de software VoIP
3. Estatísticas de crescimento