İş iletişimi için özenle hazırlanmış 27 telesekreter karşılama mesajı

Araştırmalar, telesekretere yönlendirilen arayanların yaklaşık %80'inin mesaj bırakmadığını gösteriyor. Ancak etkileyici bir telesekreter karşılama mesajı onları mesaj bırakmaya teşvik edecektir, sonrasında tek yapmanız gereken onlara geri dönmektir. 

Telesekreter, müşterilerinizin size o an ulaşamasalar bile sizinle etkileşime girmelerini sağlayan kullanışlı bir araçtır. Kimsenin kapatmak istemeyeceği, dikkat çekici ve profesyonel telefon karşılama mesajları hazırlayarak müşterilerinizi mesaj bırakmaya teşvik edin.

Profesyonel bir karşılama mesajının nasıl olması gerektiğini bilmiyor musunuz? Aşağıda, çeşitli durumlar için kullanabileceğiniz, özenle hazırlanmış 27 karşılama mesajı şablonu bulacaksınız. Okumaya devam edin!

Önemli çıkarımlar:

• Her arayanın kendini değerli hissetmesini sağlamak için karşılama mesajınızı markanızın karakterini yansıtacak ve hedef kitlenize hitap edecek şekilde uyarlayın.
• Netlik önemlidir: Mesajınızı net ve kısa tutarak arayanların tam olarak hangi bilgileri bırakmaları gerektiğini ve bundan sonra ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlayın.
• Temel bilgileri ekleyin: Şirket adınızı, neden müsait olmadığınızı mutlaka belirtin ve arayanın iletişim bilgilerini isteyin.
• Arayanları doğru yönlendirin: Arayanlara bilgi edinmeleri veya yardım almaları için web sitenizi ziyaret etmek gibi alternatif yollar sunun.
• Eyleme teşvik edin: Arayanları mesaj bırakmaya teşvik edin ve zamanlarına ve taleplerine saygı duyduğunuzu göstererek onlara en kısa sürede döneceğinizin güvencesini verin.

İşletmeler için iyi bir telesekreter karşılama mesajı nasıl olmalıdır? 

İdeal bir karşılama mesajı güncel, net, anlaşılır ve bilgilendirici olmalıdır. Şirketinizin adını içermeli ve aramayı kaçırdığınız için üzgün olduğunuzu belirtmelidir. Ayrıca arayandan şu bilgileri bırakmasını istemelisiniz:

• İletişim bilgileri
• Arama nedenleri
• Etkili bir geri dönüş yapabilmeniz için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer detaylar

Buna ek olarak, iyi bir kurumsal telesekreter mesajı genellikle geri dönüş için tahmini bir zaman dilimi belirterek arayan kişinin gerçekçi beklentiler içine girmesini sağlar.

Arayanları sıkça sorulan soruların anında yanıtları için web sitenize yönlendirmek gibi alternatif iletişim yöntemleri veya kaynaklar sunmak faydalıdır. Bu yaklaşım, işletmenizin müşteri hizmetlerine ve verimliliğe olan bağlılığını gösterir.

Telesekreter karşılama mesajları neden önemlidir? 

Nectafy'ye göre, yerel bir işletme arayan kişilerin %88'i 24 saat içinde ya arar ya da ofisi ziyaret eder. Ancak şirketiniz meşgul sinyalinden başka bir şey sunmuyorsa, arayan kişinin telefonu kapatıp başka bir şirkete yönelme olasılığı oldukça yüksektir. 

Doğal olarak tüm aramalarınıza anında yanıt veremezsiniz. Bu nedenle, profesyonel telefon karşılama mesajlarınızın hazır olması gerekir.

Profesyonel bir telefon karşılama mesajının 7 temel unsuru

Profesyonel bir telefon karşılama mesajı, kendiniz veya işletmeniz hakkında olumlu ve verimli bir imaj sunmak için ilk fırsatınızdır. Etkileşimin tonunu belirler ve arayan kişinin algısını önemli ölçüde etkileyebilir. 

Telesekreter karşılama mesajlarının içermesi gereken temel bir yapı vardır. Bu yapıyı takip etmek, mükemmel mesajı oluşturmanız için temel oluşturabilir. 

İşte etkili ve profesyonel bir karşılama mesajında yer alması gereken temel bileşenler:

1. Sıcak bir karşılama oluşturun

İlk karşılama samimi ve sıcak olmalı, arayan kişiye kendisine değer verildiğini hissettirmelidir.

Örnek: „Merhaba“ veya „İyi günler/akşamlar“ 

2. Kendinizi tanıtın

Hemen kendinizi ve şirketinizi veya departmanınızı tanıtın. Bu, arayan kişiye doğru yere ulaştığını teyit eder ve kişisel bir dokunuş katar.

Örnek: „CloudTalk Satış departmanına ulaştınız. Ben...“

3. Yardım teklif edin

Tanıtımdan sonra yardımcı olma isteğinizi belirtin. Basit bir soru, arayanı arama amacını belirtmeye davet eder ve yardıma hazır olduğunuzu gösterir.

Örnek: „Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?“

4. Net bir yönlendirme sağlayın

Arayanları bundan sonra ne yapacakları konusunda yönlendirin. İster bir telefon menüsünde gezinmek ister alternatif iletişim seçeneklerini keşfetmek olsun, netlik çok önemlidir. 

Örnek: „Mevcut bir sipariş hakkında arıyorsanız lütfen 1'i tuşlayın. Yeni bir sipariş vermek için yardım istiyorsanız lütfen 2'yi tuşlayın.“

5. Yanıt süresini belirtin ve eyleme çağrıda bulunun

Arayanın kendisiyle ne zaman iletişime geçileceğini bilmesi faydalıdır. Bu nedenle tahmini bir geri dönüş süresi belirtin. Ayrıca mesaj bırakılması veya arayanın kimliği ile arama nedeninin belirtilmesi gibi bir eylem çağrısı sunun.

Örnek: „Size 24 saat içinde geri döneceğim.“ / „Lütfen sinyal sesinden sonra mesajınızı bırakın. Adınızı ve arama nedeninizi belirtin.“

6. Sadeleştirin ve odaklanın

Karşılama mesajınızı net ve kısa tutun. Gerekli olanı 20-25 saniye içinde aktarmaya çalışın; arayanın kafasını karıştırabilecek aşırı karmaşık ifadelerden veya sektörel terimlerden kaçının.

7. Profesyonel bir ton kullanın 

Karşılama mesajınız boyunca profesyonel bir ton kullanın. Buna kibar olmak, düzgün bir dil kullanmak ve olumlu bir tavır sergilemek dahildir.

Duruma bağlı olarak aşağıdakileri de ekleyebilirsiniz:

• Müsait olmama durumunuz için bir özür ve kısa bir açıklama; 
• Arayana mesaj bırakmak için zaman ayırdığı için teşekkür etme;

PROFESYONEL İPUCU: Farklı saat dilimlerinde arayanlarınız varsa, net bir iletişim kurmak ve beklentileri yönetmek için çalışma saatlerinizi ve saat diliminizi belirttiğinizden emin olun.

Profesyonel iş telesekreteri karşılama mesajı için 27 taslak

Verimlilik, sıcaklık ve profesyonellik aktarmak üzere tasarlanmış, özenle seçilmiş 27 profesyonel kurumsal telesekreter mesajı koleksiyonumuzu keşfedin. Bu örnekler, telefona cevap veremediğinizde bile müşterilerinizin kendilerini değerli hissetmelerini sağlar.

Kurumsal telesekreter karşılama mesajları

1. Standart kurumsal telesekreter mesajı

Bu, işte olduğunuz ancak herhangi bir nedenle şu anda müsait olmadığınız durumlarda çalan bir karşılama mesajıdır. Örneğin, bir toplantıda olabilirsiniz. 

Mesajı biraz daha uzun tutabilirsiniz ancak yine de önerilen maksimum 30 saniyelik süreyi aşmamaya özen gösterin. 

ÖRNEK: „Merhaba, <şirket adı> firmasına ulaştınız. Şu anda aramanıza yanıt veremiyoruz. Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve arama nedeninizi bırakın. Ekip üyelerimizden biri en kısa sürede sizinle iletişime geçecektir. Diğer seçenekler için [şirket web sitesi adresi] adresindeki web sitemizi de ziyaret edebilirsiniz. Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz.“ 

2. Sırada bekleyenler için kişiselleştirilmiş telesekreter mesajı

Tüm temsilcileriniz o anda başka bir çağrıyla ilgilendiği için müşterinin sırada beklerken duyduğu mesajdır. Müşteriler sırada bekleyebilir veya hemen telesekretere mesaj bırakabilirler. 

ÖRNEK: „Değerli müşterimiz, tüm temsilcilerimiz şu anda diğer müşterilerimize hizmet vermektedir. Lütfen hatta kalın, bir temsilcimiz aramanızı en kısa sürede yanıtlayacaktır. Dilerseniz mesaj da bırakabilirsiniz. Sabrınız için teşekkür ederiz.“ 

3. Ofis dışı telesekreter mesajı

Ekibiniz yerinde değilse, bu durumlara özel mesajlar hazırlamanızı öneririz. Özellikle müşterilerinize ofisinizin belirli çalışma saatlerinde hizmet verdiğini bildirmek istiyorsanız oldukça kullanışlıdır. Bu sayede müşterilerin size ne zaman ulaşabilecekleri konusunda bir beklenti oluşturmuş olursunuz. 

ÖRNEK: „Merhaba, <şirket adı> firmasına ulaştınız. Şu anda aramanıza yanıt veremiyoruz. Standart çalışma saatlerimiz pazartesiden cumaya sabah 9 ile akşam 5 arasındadır.

İlgili bilgiler için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Mesaj bırakmak isterseniz lütfen adınızı, numaranızı ve arama nedeninizi belirtin. Size geri döneceğiz. Teşekkür ederiz.“ 

4. Mesai saatleri dışındaki aramalar için telesekreter karşılama mesajları

Müşterilerin veya danışanların normal çalışma saatlerinizin dışında aradığı anlar için, ne zaman geri dönüş bekleyebileceklerini bildiren bir karşılama mesajına sahip olmak çok önemlidir. 

ÖRNEK: „[Şirket adı] firmasını aradığınız için teşekkür ederiz. Ofisimiz şu anda kapalıdır. Çalışma saatlerimiz pazartesi-cuma günleri arasında saat [başlangıç saati] ile [bitiş saati] arasındadır.

Lütfen adınızı, telefon numaranızı ve kısa bir mesaj bırakın; ofisimiz tekrar açıldığında aramanıza geri döneceğiz. Daha fazla bilgi için [web sitesi adresi] adresinden web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Teşekkürler!“

5. İş cep telefonu numaranız için telesekreter karşılama mesajları

İş cep telefonu kullanırken profesyonel ama aynı zamanda samimi bir karşılama istersiniz. Bu örnek doğru dengeyi kurmanızı sağlar:

ÖRNEK: „Merhaba, [şirket adı] bünyesinden [adınız] ile görüştünüz. Şu anda aramanıza yanıt veremiyorum. Lütfen adınızı, numaranızı ve detaylı bir mesaj bırakın, en kısa sürede size geri döneceğim. İletişime geçtiğiniz için teşekkür eder, yakın zamanda görüşmeyi dilerim.“

6. Hızlı e-posta yanıtı yönlendirmeli telesekreter

Tercih ettiğiniz iletişim yöntemi e-posta ise, arayanları bunu kullanmaya teşvik etmek için bunu telesekreter mesajınıza yansıtın. 

Bu taslak, e-postayı daha hızlı ve daha verimli bir iletişim kanalı olarak sunarak arayanları buraya yönlendirir.

ÖRNEK: „Merhaba, ben [şirket] firmasından [adınız]. Anında yanıt almak için lütfen bana [e-posta adresi] adresinden e-posta gönderin; bir sonraki iş gününün sonuna kadar yanıt vereceğimi garanti ederim. Konu acil değilse lütfen iletişim bilgilerinizi bırakın, size geri döneyim. Harika bir gün dilerim.“

7. Belirli talepleri yönlendirmek için telesekreter mesajı

Başka biri tarafından veya farklı yollarla daha iyi çözülebilecek aramalarla zaman kaybetmemek için, bu telesekreter mesajı sıkça sorulan sorulara net yönlendirmeler sunar.

ÖRNEK: „Merhaba, ben [adınız]. [X konusu] hakkındaki sorularınız için [alternatif kişi] ile iletişime geçebilir veya [web sitemizi ziyaret edebilir, e-posta gönderebilirsiniz]. Diğer tüm konular için lütfen adınızı ve kısa bir mesaj bırakın; [bir ila üç] iş günü içinde aramanıza geri döneceğime söz veriyorum.“

8. Genel sorular için bilgilendirici telesekreter taslağı

Bu telesekreter taslağı, arayanları en çok talep edilen bilgilere verimli bir şekilde yönlendirerek hem arayan kişinin hem de ekibinizin zamanından tasarruf sağlar. Gerektiğinde kişisel iletişim seçeneği sunmaya devam ederken, bilgi edinmek için doğrudan bir yol sağlar.

ÖRNEK: „Merhaba, [şirket] firmasına ulaştınız. [X] hakkındaki detaylar için [Facebook sayfamız, şirket web sitemiz vb.] harika bir kaynaktır. [Y] hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? [Sitemizdeki ilgili sayfa, YouTube kanalımız vb.] adresine göz atın.

Başka sorularınız varsa veya ekibimizden biriyle görüşmek istiyorsanız lütfen adınızı ve iletişim numaranızı bırakın, size en kısa sürede geri döneceğiz.“

9. Uygun geri arama saati talebi

Arayanlardan geri aranmak için tercih ettikleri zamanı bırakmalarını isteyerek onlarla iletişim kurma konusundaki istekliliğinizi gösterin ve bir görüşme fırsatını kaçırmama konusundaki kararlılığınızı kanıtlayın.

ÖRNEKLER: „Merhaba, [şirket adı] firmasına ulaştınız. Aramanızı kaçırdığımız için üzgünüz! Size geri dönmek isteriz. Lütfen adınızı, telefon numaranızı, arama nedeninizi ve sizi geri aramak için en uygun zamanı bırakın; bir dahaki sefere sizi yakaladığımızdan emin olmak istiyoruz. Yakın zamanda görüşmeyi dileriz.“

„[Şirket adı] firmasını aradığınız için teşekkür ederiz. Sizinle görüşmek için sabırsızlanıyoruz. Adınızı, iletişim bilgilerinizi ve arama nedeninizi bırakın, müsait olur olmaz sizi geri arayalım. İyi günler dileriz.“

Tatil, resmi tatil ve izin dönemi telesekreter mesajları

10. Resmi tatil telesekreter mesajı

Şirketler genellikle resmi veya dini tatillerde çalışmazlar. Müşteriye ne zaman döneceğinizi bildirmeniz gerekir.

Resmi tatiller yılın neşeli zamanları olduğundan bu karşılama mesajı biraz daha samimi olabilir.

ÖRNEK: „Merhaba, <şirket adı/ekip adı> ekibi [tarih] tarihine kadar izinlidir. Döndüğümüzde size hemen geri döneceğimizden emin olabilirsiniz. Talebiniz acilse lütfen [şirket e-posta adresi] adresinden bize e-posta gönderin. Teşekkür ederiz. Mutlu tatiller dileriz.“

11. Doğum izni telesekreter mesajı

Ailenin yeni bir üyesini karşılamanın mutluluğu! Doğum iznine ayrıldıysanız, arayanları başka bir iletişim kişisine yönlendirirken karakterinizi de biraz yansıtan bir telesekreter taslağı kullanmayı düşünebilirsiniz. 

Resmi bir tona bağlı kalmak zorunda değilsiniz; mesajı kendi tarzınızı yansıtacak şekilde özelleştirmekten çekinmeyin.

ÖRNEK: „Merhaba, [adınız ve unvanınız] kişisine ulaştınız. Şu anda [tarih] tarihine kadar doğum iznindeyim. Bu süre zarfında lütfen tüm telefon aramalarınızı [telefon numarası] numarasından [alternatif kişinin adı] kişisine, e-postalarınızı ise [e-posta adresi] adresine yönlendirin. Teşekkürler, [ofise döneceğiniz ay] ayında görüşmek üzere.“

12. Macera dolu tatil telesekreter mesajı

Tatil telesekreter mesajınıza mizahi bir dokunuş katmak için verilen örneği kişiselleştirmekten çekinmeyin. Arayanlara maceralarınız hakkında bilgi vermenin eğlenceli bir yoludur. Yeniden iletişim kurmak için ne zaman döneceğinizi belirtmeyi unutmayın.

ÖRNEK: „Merhaba, ben [adınız]. Şu anda bir maceraya atılmış durumdayım; belki de [Güney Amerika'da trekking yapıyor, Borneo'nun sık ormanlarında geziniyor veya Galapagos'ta balinalarla şnorkelle dalış yapıyorum] — ya da büyük olasılıkla, [ciddi bir jet lag ile mücadele ediyor, internette 'Siyah akrepler ölümcül müdür' diye aratıyor veya ekstra güçlü bir güneş sonrası krem arayışındayım].

[Tarih] tarihine kadar ulaşılamaz olacağım. Lütfen adınızı ve arama nedeninizi bırakın, döner dönmez sizinle iletişime geçeceğim.“

13. İstifa/ayrılış telesekreter mesajı

Yeni fırsatlara yelken açma vakti geldiğinde, şu anki şirketinize yönelik, arayanları ayrılışınız hakkında olumlu ve bilgilendirici bir şekilde bilgilendiren hazır bir telesekreter senaryosunun bulunması faydalı olacaktır. „Yeni maceraların peşinden koşmak“ hakkında kişisel bir not eklemek, samimi bir hava katar ve hayatınızın bir sonraki bölümüne dair heyecanınızı yansıtır.

ÖRNEK: „Merhaba, [Kişinin adı] yeni maceraların peşinden koşuyor ve artık [Şirket adı] bünyesinde çalışmıyor. Lütfen gelecekteki tüm talepleri [yeni veya geçici kişinin adı] kişisine [telefon numarası] üzerinden iletin. Aradığınız için teşekkür ederiz!“

Belirli işletmeler için telesekreter karşılama mesajları

14. Satış uzmanları için telesekreter karşılama mesajları

Doğru izlenimi yaratmak satış uzmanları için çok önemlidir. 

Bu karşılama mesajı, potansiyel müşterileri hızlı bir geri dönüş için bilgilerini bırakmaya teşvik eder:

ÖRNEK: „Merhaba, [şirket adı] satış departmanını aradığınız için teşekkür ederiz. Şu anda tüm satış uzmanlarımız diğer müşterilerimize yardımcı oluyor veya çalışma saatlerimiz dışında aradınız. Çalışma saatlerimiz [başlangıç saati] ile [bitiş saati] arasındadır. 

Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve neye ihtiyacınız olduğuna dair kısa bir mesaj bırakın; size geri dönmek ve yardımcı olmak için sabırsızlanıyoruz. İhtiyaçlarınız için [şirket adı] firmasını tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.“

15. Muayenehaneler ve tıbbi ofisler için telesekreter karşılama mesajları

Bir muayenehanede, telesekreter karşılama mesajının aciliyet durumu ile acil olmayan durumlara yönelik talimatları dengeli bir şekilde sunması gerekir.

ÖRNEK: „[klinik/doktor adı] aradığınız için teşekkür ederiz. Şu anda çağrınıza yanıt veremiyoruz. Eğer bu acil bir tıbbi durumsa, lütfen 112'yi arayın veya en yakın acil servise başvurun.

Randevular ve diğer tüm sorularınız için lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve kısa bir mesaj bırakın; en kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz. Normal çalışma saatlerimiz [saatler ve günler] şeklindedir. [klinik/doktor adı] aradığınız için teşekkür ederiz.“

16. Gayrimenkul danışmanları için telesekreter karşılama mesajları

Gayrimenkul danışmanları için iyi bir telesekreter karşılama mesajı, yeni bir müşteri ilişkisinin başlangıcı olabilir. Bu örnek, potansiyel alıcı ve satıcıları bilgilerini bırakmaya davet eder:

ÖRNEK: „Merhaba, ben [isminiz], [gayrimenkul şirketi] bünyesindeki özel gayrimenkul danışmanınız. Şu anda başka bir müşterime yardımcı oluyorum veya ofis dışındayım.

Aramanız benim için çok önemli. Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve ilgilendiğiniz mülkle ilgili detayları bırakın, en kısa sürede size geri döneceğim. Hayalinizdeki evi gerçeğe dönüştürdüğümüz [gayrimenkul şirketi] firmasını tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.“

17. Hukuk büroları için telesekreter karşılama mesajı

Bir hukuk bürosunda, telesekreter karşılama mesajları profesyonellik ve gizlilik hissi vermelidir. İşte her ikisini de sağlayan bir örnek:

ÖRNEK: „[hukuk bürosu adı] aradığınız için teşekkür ederiz. Ofisimiz şu anda kapalı veya bir toplantıdayız. Lütfen sinyal sesinden sonra adınızı, iletişim bilgilerinizi ve hukuki talebinizin içeriğini bırakın. 

Her aramayı gizlilik ilkesine bağlı kalarak öncelikli olarak değerlendiriyoruz. [saatler ve günler] arasındaki ilk mesai saatlerimizde size geri döneceğiz. Hukuki ihtiyaçlarınızın bizim önceliğimiz olduğu [hukuk bürosu adı] bürosunu tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.“

18. Küçük işletmeler ve girişimler için telesekreter karşılama mesajı

Küçük işletmeler ve girişimler için her arama ilişki kurmak, ağı büyütmek veya satış yapmak için potansiyel bir fırsattır. Kısa ve samimi bir telesekreter karşılama mesajı, telefonu açamadığınızda bile profesyonellik ve sıcaklık göstererek büyük bir fark yaratabilir. 

Bu, olumlu bir izlenim bırakmak, daha fazla etkileşimi teşvik etmek ve temel bilgileri kısaca aktarmak için harika bir fırsattır.

ÖRNEK: „Merhaba! [İşletmenizin Adı] firmasına ulaştınız. Şu anda size en iyi [ürün/hizmet] deneyimini sunabilmek için tüm gücümüzle çalışıyoruz ve telefona yanıt veremiyoruz. 

Lütfen adınızı, numaranızı ve kısa bir mesaj bırakın. Sizinle sohbet etmek için sabırsızlanıyoruz! Ayrıca hızlı bilgi almak için [Web Sitesi URL'si] adresinden web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Büyük fikirlerin ve harika hizmetlerin buluştuğu [İşletmenizin Adı] firmasını aradığınız için teşekkürler. Yakında görüşmek üzere!“

19. Turizm, otelcilik ve hizmet sektörleri için telesekreter karşılama mesajı

İyi hazırlanmış bir karşılama mesajı, telefonu açamadığınızda bile arayanlara önceliğinizin onların memnuniyeti ve konforu olduğunu hissettirebilir. 

Gerekli bilgileri sağlarken aynı zamanda sıcaklık, profesyonellik ve hizmetinizin özünü aktarmak için iyi bir fırsattır. 

ÖRNEK: „Deneyiminizin en büyük önceliğimiz olduğu [Oteli/Restoran/Hizmet Şirketi Adınız] firmasını aradığınız için teşekkür ederiz. Maalesef şu anda çağrınıza yanıt veremiyoruz. Muhtemelen diğer misafirlerimize veya müşterilerimize yardımcı oluyoruz. 

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve arama nedeninizi bırakın. Rezervasyon yaptırmak veya değiştirmek, hizmetlerimiz hakkında bilgi almak ya da özel talepleriniz için arıyorsanız, bunları dinlemek istiyoruz ve size en kısa sürede geri dönme sözü veriyoruz. 

Anında yardım almak veya hizmetlerimiz ve tekliflerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen [Web Sitesi URL'si] adresindeki web sitemizi ziyaret edin. [Şirketinizin Adı] firmasını tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz; deneyiminizi olağanüstü kılmak için sabırsızlanıyoruz. Harika bir gün dileriz!“

20. Eğitim kurumları için telesekreter karşılama mesajı

Eğitim kurumları için telesekreter karşılama mesajı; öğrenciler, veliler ve personel için önemli bir iletişim noktası olup, doğrudan iletişim kurulamadığında onlara temel bilgileri ve güveni sağlar. 

Bu, kurumun eğitime ve desteğe olan bağlılığını ifade ederken aynı zamanda arayanları sonraki adımlara yönlendirmek için iyi bir fırsattır. 

ÖRNEK: „[Okul/Kolej/Üniversite Adı] aradığınız için teşekkür ederiz. Şu anda müsait değiliz ancak en kısa sürede size geri döneceğiz. Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve arama nedeninizi bırakın. 

Hızlı yardım almak, sıkça sorulan soruları incelemek ve daha fazla bilgi edinmek için [Web Sitesi URL'si] adresindeki web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Aramanız için teşekkür eder, eğitim yolculuğunuzu desteklemeyi sabırsızlıkla bekleriz.“

Farklı departmanlar için telesekreter karşılama mesajları

21. Resepsiyon için telesekreter karşılama mesajları

İlk izlenimler önemlidir ve resepsiyonun telesekreter karşılama mesajı genellikle birinin şirketinizle olan ilk etkileşimidir. Bunu samimi ve yararlı hale getirin:

ÖRNEK: „Merhaba, [şirket adı] resepsiyon masasına ulaştınız. Şu anda ya başka bir aramadayız ya da ofis dışındayız. 

Lütfen adınızı, numaranızı ve arama nedeninizi bırakın; uygun kişinin en kısa sürede size geri dönmesini sağlayacağız. İlginiz için teşekkür eder, [şirket adı] olarak iyi günler dileriz.“

22. Müşteri hizmetleri telefon numarası için telesekreter karşılama mesajları

Müşteri hizmetleri, telesekreter aracılığıyla bile olsa müşterilerinizin seslerinin duyulduğunu ve onlara yardımcı olunduğunu hissettirmekle ilgilidir. 

Bu karşılama mesajı, müşteri desteği için doğru tonu belirler:

ÖRNEK: „[şirket adı] müşteri hizmetleri ekibine ulaştınız. Aramanızı kaçırdığımız için üzgünüz. Ekibimiz pazartesiden cumaya [başlangıç saati] ile [bitiş saati] saatleri arasında hizmet vermektedir. 

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve arama nedeninizi bırakın; müşteri temsilcilerimizden biri en kısa sürede size geri dönecektir. [şirket adı] firmasını tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.“

Satış departmanı telesekreter karşılama mesajları

23. Satış departmanı için telesekreter mesajı

Bu karşılama mesajı, satış ekibinin müşteri başarısına olan bağlılığını vurgulamakla kalmaz, aynı zamanda hizmetlerinin yüksek talebini ve etkinliğini de incelikle hissettirir. 

Arayanların beklentilerini yönetirken şirketin değer teklifini iletmenin akıllıca bir yoludur.

ÖRNEK: „Merhaba, [Şirket adı] Satış Departmanını aradınız. Ekip üyelerimiz şu anda diğer müşterilerimize yardımcı oluyor, onların [hedefi ekleyin, örneğin 'İK operasyonlarını kolaylaştırarak %25 büyüme kaydetmelerine'] yardımcı oluyor ve şu anda çağrınıza yanıt veremiyor.

Lütfen adınızı, şirketinizin adını ve telefon numaranızı bırakın; sizinle en kısa sürede iletişime geçeceğiz. Aramanız için teşekkür ederiz!“

24. Telesekreterinizde kampanyaları öne çıkarın

Arayanları güncel kampanyalar, güncellemeler veya yeni ürün lansmanları hakkında bilgilendirin. Bunu yapmak, bazı sorularını önceden kolayca yanıtlayabilir.

ÖRNEK: „[şirket adı] ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. En son [yeni ürün, kampanya, teklif] seçeneğimizle ilgileniyorsunuz gibi görünüyor. Biz de bunun için çok heyecanlıyız!

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve size geri dönmemiz için en uygun saati bırakın. Sorularınızı yanıtlamaktan ve [şirket adı] ile ilgili en son gelişmeleri sizinle paylaşmaktan mutluluk duyacağız. Sizinle konuşmayı sabırsızlıkla bekliyor, harika bir gün dileriz!“

25. Satış başarısı odaklı telesekreter mesajı

Potansiyel müşterileri kazanmak için telesekreterinizi kullanmak, her satış uzmanı için akıllıca bir adımdır. Böyle bir senaryo, müşterilerinize nasıl değer kattığınızı kısaca vurgulamanıza olanak tanır ve arayanlara benzersiz satış teklifinizi hatırlatır. 

Ayrıca, numaranızı yanlışlıkla çevirmiş olabilecek kişileri ne yaptığınız konusunda bilgilendirmenin de akıllıca bir yoludur.

ÖRNEK: „Merhaba, [şirketiniz] bünyesinden [isminiz] kişisine ulaştınız. Şu anda başkalarına yardımcı oluyorum; muhtemelen [şirket türü] firmasının [50 günde potansiyel müşteri sayısını ikiye katlamak, üst düzey mühendislik yeteneklerini işe almak, müşteri dönüşümünü %25 artırmak gibi X sonuçları] elde etmesini sağlıyorum.

Lütfen iletişim bilgilerinizi bırakın, bu başarıları işletmeniz için nasıl tekrarlayabileceğimizi birlikte değerlendirelim.“

Kısa ve eğlenceli telesekreter karşılama mesajları

26. Basit telesekreter karşılama mesajı

Müşterileriniz yoğun, siz de öylesiniz. Hızlıca sadede gelmek ve onları mesaj bırakmaya teşvik etmek için bu kısa telesekreter karşılama mesajlarını tercih edin.

ÖRNEKLER: “Merhaba! [şirket adı/adınız] aradığınız için teşekkürler. Lütfen bize kısa bir mesaj bırakın, en kısa sürede size geri döneceğiz. Harika bir gün dileriz!”

“[şirket adı] firmasına ulaştınız. Şu anda çağrınıza yanıt veremiyoruz, size geri dönelim! Lütfen bize adınızı, numaranızı, arama nedeninizi ve size geri dönmemiz için en uygun zamanı bırakın – sizi tekrar kaçırmak istemeyiz. Yakında görüşmek üzere.”

27. Eğlenceli telesekreter mesajı

Samimi bir tonda konuşurken, mesajınızda mizah kullanmayı deneyebilirsiniz. Bu yaklaşım, müşterilerin genellikle ilgisini çektiği ve nereye varmak istediğinizi duymak istedikleri için dikkatlerini çekmede gerçekten etkilidir. 

Yine de bu tür bir telefon karşılama mesajının marka imajınıza uygun olup olmadığını değerlendirin. Kreatif sektörlerde işe yarayabilir ancak finans gibi tamamen profesyonel sektörlerde uygun olmayabilir.

ÖRNEKLER: “Merhaba, <şirket adı> bünyesinden <isminiz> kişisine ulaştınız. Şu anda <şirketinizin en iyi yaptığı işi ekleyin> ile dünyayı kurtarmakla meşgulüz. Bunu nasıl yaptığımız hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız lütfen adınızı ve telefon numaranızı bırakın, misyonumuz tamamlanır tamamlanmaz size geri döneceğiz. Bu da oldukça yakında olacaktır. Teşekkürler!”

„Ben Bond. James Bond. Tamam, Bond değilim ama keşke olsaydım. Ben aslında [soyadınız], [adınız], [soyadınız]. Şu anda bir görevdeyim, belki MI6 ile dünyayı kurtarmıyorum ama en geç yarına kadar aramanıza geri döneceğime söz veriyorum. Umarım harika bir gün geçiriyorsunuzdur.“

Telefon karşılama mesajları için en iyi 8 uygulama

İlk izlenimler, özellikle sesinizin ve tavrınızın tüm konuşmanın tonunu belirlediği telefon görüşmelerinde hayati önem taşır. Profesyonel ve samimi bir karşılama; müşteri hizmetlerinde, iş ilişkilerinde ve günlük iletişimde büyük bir fark yaratabilir. 

Yüksek kaliteli kurumsal telefon karşılama mesajlarının aklınızda bulundurmanız gereken birkaç özelliği vardır.

1. Hızlı ve olumlu olun

Telefona ilk birkaç çalışta yanıt verin ve sıcak, olumlu bir tonla başlayın. Hızlı ve neşeli bir karşılama, arayan kişinin zamanına değer verdiğinizi gösterir ve samimi bir ortam yaratır. Telefon karşılama mesajınızı kaydederken gülümseyin. Bu kulağa komik gelebilir ama gülümsediğinizde dinleyiciler sizi enerjik, açık ve samimi biri olarak algılar.

2. Kendinizi ve şirketinizi tanıtın

En başından itibaren adınızı ve şirketin adını belirterek arayan kişinin doğru yere ulaştığını bilmesini sağlayın. Bu sadece arayan kişinin doğru numarayı çevirdiğini onaylamakla kalmaz, aynı zamanda etkileşimi en başından itibaren kişiselleştirir.

3. Net ve yavaş konuşun

Netlik ve hız kilit öneme sahiptir. Arayanın her kelimeyi anlamasını sağlamak için belirgin ve orta hızda konuşun. Bu, özellikle yanlış iletişimin kafa karışıklığına veya hayal kırıklığına yol açabileceği profesyonel ortamlarda önemlidir.

4. Yardımcı olmaya hazır olun

Arayan kişiye nasıl yardımcı olabileceğinizi sorarak yardım etmeye hazır olduğunuzu gösterin. „Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?“ gibi ifadeler, destek sağlama ve konuşmayı verimli bir şekilde yönlendirme isteğini gösterir.

5. Ulaşılamadığında alternatifler sunun

Arayan kişinin ulaşmaya çalıştığı kişi müsait değilse, alternatif iletişim yöntemleri sunmak veya mesaj almak çok önemlidir. Seçenekler sunmak, arayan kişinin ihtiyaçlarına önem verildiğini gösterir ve talebinin işleme alınmasını sağlar.

6. Özgün olun

„Aramanız bizim için önemlidir“ gibi bazı ifadeler o kadar çok kullanılmıştır ki artık arayanlar üzerinde iyi bir izlenim bırakmamaktadır. Karşılama mesajını özgün tutun. Hatta cesur davranıp mizah bile kullanabilirsiniz. 

7. Kulağa hoş gelmesini sağlayın

Kayıt sırasında arka planda gürültü olmadığından emin olun. Bu, telesekreter karşılama mesajının anlaşılmasını zorlaştırabilir. Ayrıca karşılama mesajlarınızı kişisel ve dinlemesi kolay tutun. Net ve yavaş konuşun. Çok robotik olmayın.

8. Kısa ve etkili tutun

Telesekreterin bir amacının da müşterilerin zamanından tasarruf etmek olduğunu unutmayın. İlgisiz ve gereksiz ayrıntılar içeren 2 dakikalık uzun karşılama mesajları kaydetmekten kaçının. Kısa ve net tutun. Önerilen süre en fazla 24 ila 30 saniye arasındadır, aksi takdirde arayan kişi mesajınızın ortasında telefonu kapatabilir.

PROFESYONEL İPUCU: Gerekirse profesyonel seslendirme sanatçıları kullanarak karşılama mesajlarınızın kalitesinden emin olabilirsiniz.

Sanal telefon sistemiyle kurumsal telefon karşılama mesajları ayarlama

Telesekreter karşılama mesajlarında zorlanıyorsanız endişelenmeyin. Günümüzde size yardımcı olması için CloudTalk gibi sanal çağrı merkezi yazılımlarına güvenebilirsiniz. Sabit hatlı bir telefon kullanırken sahip olamayacağınız birkaç kullanışlı araç ve özellikle, sizin ve müşteri destek ekibinizin işini çok daha kolaylaştırabilir.

Sanal telefon sistemiyle şunları yapabilirsiniz:

• İhtiyaçlarınıza göre belirli gruplar ayarlayın ve gelen aramaları gruplara ayırın (arama yönlendirme). Böylece arayan kişi, sorunu için doğru temsilciye yönlendirilecektir.
• Uygulama içinden çalışma saatlerinizi ayarlayın. Çalışma saatlerinden sonra gelen tüm aramaları ve mesajları belirli bir numaraya yönlendirilecek şekilde de planlayabilirsiniz.  
• Daha sonra analiz edilebilmeleri için tüm aramaları kaydedin.

Cloudtalk gibi araçları kullanarak, istediğiniz kadar özelleştirilmiş profesyonel kurumsal telefon karşılama mesajı ayarlayabilir ve her birinin ne zaman oynatılacağını planlayabilirsiniz.

Sanal telefon sistemleri, diğer çeşitli mesaj türlerini hazırlamanıza olanak tanır, örneğin:

• Karşılama mesajı – müşterilerin çağrı merkezinizi aradıklarında duyacakları standart bir sesli mesaj.
• Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) – arayanlara ilgili bilgileri sağlayan veya belirli bir sorun için doğru temsilciyi/departmanı seçmelerine yardımcı olan, kullanımı kolay bir menü.

Şirketiniz için güçlü ama kullanımı kolay bir sanal telefon sistemine mi ihtiyacınız var? 

CloudTalk, sesli mesaj karşılama mesajlarınızı tamamen yeni bir seviyeye taşıyabilecek gelişmiş bir yazılımdır. Özelliklerimiz hem büyük şirketler hem de büyümekte olan daha küçük işletmeler için sorunsuz bir şekilde çalışır. CloudTalk'un tüm gelişmiş özelliklerini inceleyin ve ücretsiz deneyin!

Sonuç 

Profesyonel bir sesli mesaj karşılama mesajına sahip olmak, işletmenizin iletişim altyapısının ayrılmaz bir parçasıdır. Doğru mesaj, şirketinizin imajını önemli ölçüde güçlendirebilir, arayanlara kendilerine değer verildiğini hissettirebilir ve müşteri hizmetleri sürecinizi kolaylaştırabilir. 

Paylaştığımız 27 profesyonel sesli mesaj karşılama mesajından birini seçerek veya uyarlayarak, yalnızca müşteri etkileşimi için yüksek bir standart belirlemekle kalmaz, aynı zamanda cevapsız olanlar da dahil olmak üzere her aramanın işinizin itibarına olumlu katkıda bulunmasını sağlarsınız. 

Unutmayın, sesli mesaj karşılama mesajlarınızın amacı her arayanın sesini duyurabildiğini ve saygı gördüğünü hissetmesini sağlayarak gelecekteki verimli iş birliklerinin önünü açmaktır.