Guía completa para grabar llamadas telefónicas desde cualquier dispositivo

Las conversaciones son la moneda de cambio de los negocios. Las conversaciones son la moneda de cambio de los negocios. Se cierran acuerdos, se solucionan problemas y se ganan clientes… todo por teléfono. Pero cuando una llamada termina y no queda registro, esas palabras desaparecen como escribir en la arena y esperar que la marea no suba. Y con un mercado de software de grabación de llamadas para empresas que alcanzará los 8.120 millones de dólares en 2033, cada vez más empresas entienden qué está en juego.

Sin embargo, grabar una llamada no es tan sencillo como pulsar “rec” y listo. Existen límites legales que no puedes ignorar, restricciones técnicas de los dispositivos y expectativas de privacidad que debes respetar. ¿Se puede grabar una conversación telefónica sin infringir la ley? ¿Qué pasa si usas VoIP desde el portátil? ¿Cómo asegurarte de que una grabación sea válida ante una reclamación o incluso en un proceso legal?

En esta guía te lo contamos todo: desde las normas que debes conocer hasta las mejores herramientas y prácticas para grabar llamadas de negocio sin riesgos, sin conflictos y con la calidad que necesitas. Porque cuando la voz es el motor de tu empresa, no puedes confiar únicamente en la memoria.

Puntos clave:

• Grabar las llamadas telefónicas permite conservar detalles críticos en tu empresa, evitar malentendidos y contar con una fuente de verdad compartida.
• Las grabaciones automáticas y bajo demanda facilitan el cumplimiento legal, la formación y la visibilidad entre equipos de cara al cliente.
• Es imprescindible conocer las leyes de consentimiento, las restricciones por dispositivo y las normativas de protección de datos para grabar legalmente.
• Si se utilizan bien, las grabaciones no son solo un registro, sino un recurso estratégico para formar, auditar y entender mejor a los clientes.

Cómo grabar llamadas telefónicas en tu empresa sin infringir la ley

Recording a phone call without understanding the law might not seem like a big deal to some, but it could get you in serious trouble. Before hitting «record,» businesses need to navigate consent laws, compliance obligations, and ethical best practices.

Dependiendo de dónde se encuentren tu empresa y tus clientes, las reglas cambian, y también los riesgos. Te explicamos cómo hacerlo correctamente.

1. Conoce las leyes de consentimiento por región

El factor clave para grabar legalmente una llamada es el consentimiento, y cada país hispanohablante tiene sus propias normas:

• Consentimiento unipersonal: Sólo uno de los participantes en la llamada necesita saber que se está grabando. Esto se aplica en lugares como el REINO UNIDO, Canadáy muchos estados de EE.UU.
  
• Consentimiento de dos partes (o de todas las partes): Todos los participantes en la llamada deben estar informados y de acuerdo con la grabación. Esto es obligatorio en estados como California, Illinois y Pensilvania, así como en Alemania y partes de Australia.
  

Para garantizar la transparencia y cumplir con la normativa, la buena práctica en cualquier país es notificar al cliente al inicio de la llamada que esta será grabada, indicar la finalidad (por ejemplo, control de calidad o respaldo de acuerdos) y, cuando sea necesario, recoger su consentimiento explícito.

2. Incluye las políticas de grabación en la formación y onboarding

No basta con tener un manual de cumplimiento. Para que las normas se apliquen, tu equipo debe conocerlas y aplicarlas de forma natural. Asegúrate de que los empleados lo entienden:

• Cuándo está permitida la grabación de llamadas (y cuándo no)
• Cómo avisar a los clientes o prospectos
• Dónde y cómo se almacenan las grabaciones de forma segura
• Qué hacer si un cliente rechaza ser grabado
  

Lo recomendable es integrar estas prácticas en el proceso de incorporación de nuevos empleados y en las formaciones periódicas, sobre todo para los equipos de ventas, soporte y atención al cliente.

3. Utiliza un software de grabación con funciones de cumplimiento integradas

Incluso con una buena formación, pueden producirse errores humanos. Por eso, las empresas modernas utilizan software de grabación de llamadas que automatiza las normas de cumplimiento desde el inicio.

Estas soluciones permiten capturar llamadas y aplicar las reglas legales automáticamente. Ya sea para proteger datos sanitarios sujetos a las normativas sanitarias, cumplir con el RGPD o seguir normativas locales, estas herramientas minimizan riesgos y garantizan que todo queda bien registrado.

Busca soluciones que incluyan:

• Call Recording – Includes auto-consent playback, pause/resume, and secure access
• Smart Dialer Rules – Detects regions and applies correct call recording logic
• Call Monitoring – Lets admins supervise, restrict access, and audit playback
• Data Security & Encryption – Protects recordings at rest and in transit with full compliance

Cómo grabar llamadas telefónicas en distintos dispositivos

Recording business calls is essential for maintaining accurate records, ensuring compliance, and improving customer service. Depending on your device, the methods and tools available can vary. Below, we outline how to record calls on computers, iPhones, and Android devices.

Cómo grabar una llamada telefónica en un ordenador

CloudTalk

First, let’s discuss CloudTalk, our fully cloud-based call center software. Of the many world-leading features offered by this tool, Call Recording is especially worthy of your attention.

Al finalizar cada llamada, las grabaciones quedan disponibles desde cualquier navegador, siempre que cuentes con conexión a Internet

Puedes acceder sin esfuerzo a todas las grabaciones a través de la API y descargarlas como un enlace HTTP estándar (sitio web). Puedes guardar este enlace donde puedas necesitarlo, por ejemplo en tu sistema interno. Como un CRM.

A través de CloudTalk, las grabaciones de tus llamadas están disponibles fácilmente. Gracias a esta función, supervisar las llamadas de tu equipo para mejorar la interacción con el cliente se convierte en pan comido.

Más ventajas de grabar llamadas telefónicas con CloudTalk

• Acceso inmediato a las grabaciones y análisis de negocio.
• Uso de las grabaciones para la formación y supervisión de agentes.
• Mejora de la atención al cliente mediante la revisión de interacciones.
• Centralización de grabaciones vía servidor FTP para una gestión más ordenada.
• Puedes evaluar las mejores prácticas para crear una atención al cliente más eficiente y de alta calidad.

If this isn’t enough, CloudTalk offers much more. You can check all of our available features here.

Otros software de grabación de llamadas

Por supuesto, existen otras herramientas alternativas en el mercado. Algunos ejemplos incluyen:

• Bitrix24
• LiveAgent
• Call Center studio
• Oreka TR
• Zendesk
• Gong.io

Si buscas un software de grabación de llamadas, asegúrate siempre de las opiniones de los clientes antes de adquirirlo en sitios web como Capterra o G2.

Cómo grabar una llamada en un iPhone

Apple no ofrece grabación nativa de llamadas, por lo que necesitarás aplicaciones de terceros. Ten en cuenta que la mayoría son de pago y es recomendable comprobar su compatibilidad con tus necesidades comerciales y normativa vigente.

También puede merecer la pena leer algunas reseñas sobre estas aplicaciones y compararlas en precio y funciones. Cuanto mejor te informes antes de elegir una aplicación, mayores serán las posibilidades de estar satisfecho con ella.

Rev Call Recorder

A diferencia de muchas otras aplicaciones, Rev Call Recorder es una aplicación de grabación de llamadas para iPhone totalmente gratuita.

Lo mejor sobre esta herramienta es el hecho de que no hay cargos ocultos o publicidad. Cada función está perfectamente descrita y no hay límite en la longitud de las llamadas grabadas.

Sin embargo, la aplicación sí cobra si deseas que las llamadas sean transcritas.

TapeACall Pro

TapeACall Pro es otra aplicación confiable disponible en el App Store para grabar llamadas, aunque es de pago.

Cuando inicias la grabación, la app crea una llamada en conferencia de tres vías, usando la tercera línea para capturar el audio. La calidad de la grabación es alta y puedes compartirlas fácilmente por correo electrónico o redes sociales directamente desde la app.

Otras aplicaciones que merecen la pena tener en cuenta incluyen Call Recorder iCall, Call Recorder Lite, RecMyCalls, and Call Recorder IntCall.

Cómo grabar una llamada en Android

Al igual que en iPhone, Android no cuenta con una función nativa para grabar llamadas, por lo que necesitarás usar una app especializada.

Google Voice

Una de las opciones posibles para grabas llamadas en un teléfono Android es Google Voice.

Es ideal para quienes buscan una solución práctica y sin costes extra. No requiere hardware adicional y permite grabar llamadas entrantes activando esta función en la configuración.

Cube Call Recorder ACR

Si no crees que Google Voice sea la solución para ti, hay muchas otras aplicaciones disponibles en el mercado. Una de ellas es Cube Call Recorder ACR.

Es una app avanzada que graba llamadas telefónicas y también de plataformas como WhatsApp, Skype, Telegram, Viber y WeChat. Es una herramienta útil para empresas que manejan múltiples canales de comunicación.

Pero antes, debes asegurarte de informar y pedir consentimiento a la otra persona antes de grabar cualquier llamada para cumplir con la normativa y mantener la confianza.

¿Por qué debes grabar las llamadas de empresa?

A phone conversation might only last a few minutes, but its impact can last weeks—or unravel in seconds. Recording these calls gives your team access to real interactions they can revisit, analyze, and learn from. It adds structure to training, evidence to disputes, and visibility into what customers actually experience when they pick up the phone.

Aquí tienes seis razones concretas por las que equipos de todos los sectores integran la grabación de llamadas en su rutina diaria.

Haz que la formación sea real y práctica

You can tell new hires how to handle objections—or you can let them hear how real customers push back and how experienced reps respond. Recorded calls give trainers access to the actual language prospects use, the common patterns in tone, pacing, and resistance. It’s not roleplay. It’s reality, with all its messiness and nuance intact.

En lugar de basarse en guiones o resúmenes, el equipo puede analizar la estructura, los tiempos y las señales perdidas para dar un feedback específico y acelerar la incorporación. También reduce la necesidad de supervisar llamadas en vivo, liberando a los supervisores sin perder calidad en la formación.

Utiliza conversaciones reales para evaluar el desempeño

It’s hard to improve what you can’t replay. Recorded calls give managers something better than memory to work with—actual examples. You’re no longer stuck giving vague advice like “sound more confident” or “handle objections better.” Instead, you can point to the exact moment a deal went off-track or a support call was saved.

Además, facilita el trabajo al evitar estar presente en todas las llamadas en vivo. Los responsables pueden revisar grabaciones, marcar puntos importantes y preparar evaluaciones basadas en evidencia. Esto agiliza la formación, aclara expectativas y reduce conflictos.

Escucha lo que los clientes realmente quieren decir

CRMs and call notes catch the outline of a conversation—but they miss the texture. The hesitation before a “yes,” the frustration behind a polite complaint, or the exact words someone uses to describe their pain point, these details rarely make it into summaries.

Reviewing recorded calls lets product, sales, and support teams hear patterns they’d otherwise miss. Are customers agreeing just to get off the call? Do certain questions consistently create tension? Where in the conversation does trust break or build? These aren’t just transcripts, they’re clues to the emotional temperature of your customer experience, and they drive better decisions when you know how to read them.

Evita malentendidos y protege las relaciones

When something goes wrong — a missed discount, an unclear promise, a service issue, the first question is always: “What exactly was said?” Without a recording, you’re left with two versions of a story and no way to verify either. That ambiguity erodes trust.

Contar con un registro claro elimina dudas. Puedes confirmar lo ofrecido, cómo se expresó y qué aceptó el cliente. Esto ayuda a resolver disputas y da seguridad a los agentes para comunicarse con transparencia. Los clientes también lo valoran, porque la claridad genera confianza.

Haz que las conversaciones clave sean accesibles para todos los equipos

Cada equipo ve solo su parte del recorrido del cliente: el equipo de atención al cliente escucha quejas, los agentes de ventas detectan objeciones, y el equipo de marketing busca mensajes. Las grabaciones permiten a todos acceder a las conversaciones reales, sin filtros ni interpretaciones.

When teams can dip into real conversations, they stop relying on summaries filtered through someone else’s priorities. Product can hear why a feature doesn’t land. Marketing can hear what language customers naturally use. Operations can trace where friction begins. Sharing recordings isn’t about more data—it’s about finally giving everyone the same source material.

Detecta lo que está cambiando, antes de que aparezca en las Métricas

Spreadsheets will tell you what happened last quarter. Call recordings can tell you what’s coming. When you review conversations at scale—not just isolated clips—patterns emerge: pricing pushback from a new segment, confusion around a feature you thought was clear, or a competitor’s name that keeps coming up.

These signals often show up in voice long before they appear in KPIs or churn rates. Teams that pay attention can respond early—adjusting scripts, updating training, and flagging product gaps—while competitors are still reacting to lagging indicators.

Tipos de grabaciones de llamadas telefónicas empresariales

Not all call recordings work the same way,and that’s intentional. Businesses need different levels of control, automation, and flexibility depending on the conversation and context. Below are three common types of call recording setups used across industries today.

Grabación automática de llamadas

Con esta opción, todas las llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente sin que los agentes tengan que hacer nada. Es ideal para equipos que necesitan un archivo completo para control de calidad, formación o resolución de conflictos, especialmente en entornos regulados.

La grabación comienza y termina con la llamada, garantizando cobertura total. Eso sí, exige contar con almacenamiento adecuado, políticas claras de consentimiento y retención para cumplir con la normativa.

Grabación de llamadas bajo demanda

Este método da control al agente o representante, que puede iniciar, pausar o detener la grabación según el contexto. Es útil cuando la conversación incluye información sensible o cambia entre temas personales y empresariales.

Ofrece flexibilidad para capturar solo las partes relevantes y es común en sectores como el jurídico, sanitario o financiero, donde la grabación parcial suele ser necesaria.

Grabación de reuniones en vídeo

No todas las llamadas son telefónicas. Muchas interacciones, como demostraciones de ventas, sesiones de onboarding o reuniones internas, se realizan por videoconferencia.

Estas grabaciones capturan no sólo la voz, sino también la pantalla compartida, el lenguaje corporal y la dinámica de grupo. Son especialmente valiosas para equipos remotos y entornos híbridos, facilitando recapitulaciones y mejorando la colaboración interfuncional.

Buenas prácticas para grabar las llamadas telefónicas de tu empresa

Grabar llamadas en el ámbito empresarial puede aportar información clave para mejorar procesos y resultados, pero solo si se hace con cuidado y siguiendo ciertos criterios. Estas recomendaciones te ayudarán a cumplir con la normativa, mantener el orden y aprovechar al máximo cada grabación:

• Elige una solución de grabación con herramientas de consentimiento incorporadas
  Usa un software que facilite informar a los participantes y obtener su consentimiento desde el inicio. Esto minimiza riesgos legales y genera confianza en todos los interlocutores desde el primer momento.
• Etiqueta y categoriza las grabaciones para encontrarlas rápido
  Etiqueta las llamadas por temas, tipos de clientes o resultados. Así, los equipos pueden acceder fácilmente a ejemplos útiles para formación, auditorías o revisiones sin perder tiempo buscando entre miles de archivos.
• Apóyate en la analítica para destacar lo importante
  Busca herramientas que detecten patrones emocionales, palabras clave o comportamientos del equipo. Esto transforma las grabaciones en una fuente de información continua, no solo en archivos guardados.
• Integra las grabaciones con tu CRM o sistema de atención al cliente
  Vincular las llamadas al historial completo del cliente ofrece a ventas, atención al cliente y operaciones una visión completa, superando las limitaciones de simples notas o tickets.
• Habilita las funciones de pausa y reanudación para cumplir las normas de privacidad
  Los agentes deben poder detener la grabación en momentos sensibles, como al solicitar datos bancarios, y retomarla luego. Esto es fundamental para cumplir con regulaciones como el RGPD.
• Forma a los equipos sobre lo que se graba y lo que no, y por qué
  No asumas que todos conocen las políticas. Asegúrate de que entiendan qué tipo de llamadas se graban, cuánto tiempo se almacenan los datos y quién puede acceder a ellos.
• Revisa periódicamente una muestra de llamadas para comprobar su calidad y precisión
  Audita llamadas seleccionadas al azar o de alta prioridad para mantener los estándares, detectar áreas de mejora y prevenir posibles problemas.
• Mantén actualizado tu software de grabación
  Las normativas y las tecnologías cambian constantemente. Actualiza tus herramientas para evitar brechas de seguridad, problemas legales o incompatibilidades con otras plataformas.
  

¡Empieza a grabar tus llamadas con CloudTalk!

Una conversación sin registro es solo eso: palabras que se pierden. Pero dentro de cada llamada hay decisiones, acuerdos y detalles que pueden marcar la diferencia entre cerrar una oportunidad o dejarla escapar.

Grabar llamadas no es cuestión de vigilar, sino de tener claridad.

No se trata de archivar todo, sino de capturar lo que de verdad importa para actuar con contexto, aprender de cada interacción y tomar mejores decisiones. Con CloudTalk, conviertes cada llamada en información útil, accesible y accionable. Así tu equipo deja de adivinar y empieza a construir con base en datos reales.

No te quedes solo con lo que oyes. Guarda lo que cuenta.

Fuente:

1. Informes de mercado verificados