Communication basée sur le cloud expliquée : votre guide essentiel

Selon Forbes, environ 94 % de toutes les entreprises dans le monde utilisent actuellement un logiciel basé sur le cloud.

Avec de plus en plus d’équipes travaillant à distance et d’entreprises qui se numérisent, il n’est pas étonnant que les entreprises choisissent des solutions de communication d’entreprise basées sur le cloud. Elles offrent des avantages tels que des économies de coûts et la flexibilité de travailler de n’importe où — des avantages difficiles à imaginer il y a quelques années encore.

Curieux de savoir ce qu’est la communication basée sur le cloud, quels sont ses avantages et comment choisir le logiciel parfait ? Plongez dans notre article pour en savoir plus !

Points clés à retenir

• La communication basée sur le cloud permet aux entreprises de gérer les appels, les messages et les réunions vidéo via Internet plutôt que de dépendre de lignes téléphoniques physiques et d’équipements de bureau.
• Certains avantages de l’utilisation de la communication basée sur le cloud incluent des économies de coûts, la flexibilité, l’évolutivité et des fonctionnalités avancées.
• Pour choisir le bon logiciel de communication basé sur le cloud pour votre entreprise, évaluez vos besoins et recherchez un fournisseur offrant une sécurité, une fiabilité et un support client solides.

Qu’est-ce qu’une plateforme de communication basée sur le cloud ?

La communication basée sur le cloud permet aux entreprises de passer des appels, d’envoyer des messages et d’organiser des vidéoconférences depuis n’importe quel appareil — qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un mobile — en utilisant une connexion Internet.

Au lieu d’utiliser des câbles téléphoniques et des équipements physiques, la communication basée sur le cloud utilise des serveurs distants (souvent appelés « le cloud ») sur Internet. Contrairement aux systèmes PBX traditionnels sur site qui nécessitent du matériel coûteux et des fils de cuivre physiques, la communication basée sur le cloud centralise votre système téléphonique, votre vidéo et votre messagerie sur une seule plateforme numérique. Ces serveurs agissent comme le « cerveau » qui gère la communication.

Qu’est-ce qu’une plateforme de communication cloud ?

Une plateforme de communication cloud est un système qui permet la collaboration et la communication en temps réel pour les équipes, quel que soit leur emplacement. Elle fonctionne grâce à un logiciel hébergé sur le cloud, permettant aux utilisateurs de se connecter et d’interagir via diverses méthodes telles que les appels vocaux, les vidéoconférences et la messagerie instantanée.

Cela signifie que les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble de manière transparente depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette en utilisant une connexion Internet.

La plateforme intègre de nombreux outils de communication dans une interface unique et accessible. De cette façon, il est plus facile pour les équipes de rester connectées, de partager des informations et de collaborer de manière transparente, qu’elles travaillent au bureau ou à distance. Pour une communication rapide et efficace, en particulier avec les clients ou les prospects, l’intégration d’un assistant SMS IA peut optimiser davantage la messagerie et assurer des suivis opportuns sur tous les appareils.

Exemples de communication basée sur le cloud

Les exemples courants de communication basée sur le cloud incluent les systèmes téléphoniques Voice over IP (VoIP) comme CloudTalk, les logiciels de vidéoconférence comme Zoom et les applications de messagerie d’équipe comme Slack. Au lieu de fonctionner sur des serveurs locaux, ces outils sont hébergés dans le cloud, permettant aux employés d’y accéder via des applications de bureau ou mobiles depuis n’importe où dans le monde.

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Avantages d’une plateforme de communication basée sur le cloud

La communication cloud connaît une croissance explosive, le marché devant atteindre 15 milliards d’euros d’ici 2032 et un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 15,7 % de 2020 à 2032. Cette augmentation remarquable souligne l’impact transformateur de cette technologie sur le monde des affaires et de la communication.

Explorons ses avantages en détail.

 #1 Réduction des coûts

Les plateformes de communication basées sur le cloud vous aident à économiser de l’argent de plusieurs manières :

• Équipement : vous n’avez plus besoin d’acheter ou de maintenir des équipements physiques comme des téléphones ou des serveurs.
• Personnel de maintenance : vous n’avez pas à dépenser pour du personnel spécialisé pour gérer ou mettre à jour le système cloud.
• Ajustements de sièges : les plateformes cloud vous permettent généralement d’ajouter ou de supprimer facilement des sièges avec des plans flexibles, ce qui est plus rentable que de gérer l’ajout ou le retrait d’équipements physiques.
• Frais de bureau : travailler de n’importe où avec une bonne connexion Internet réduit les coûts de bureau comme l’électricité, l’éclairage et les factures de téléphone. En fait, vous n’avez même pas besoin d’en avoir un.

#2 Croissance facile 

Les plateformes de communication basées sur le cloud facilitent l’expansion. Voici comment :

• Flexibilité : vous pouvez facilement ajuster les ressources pour gérer plus d’utilisateurs ou de données sans avoir besoin d’équipement supplémentaire.
• Accès mondial : votre équipe peut travailler à distance, ce qui vous permet d’embaucher des talents du monde entier. Ces plateformes offrent également d’excellents tarifs pour les appels internationaux et les numéros locaux, vous aidant à vous développer à l’échelle mondiale.
• Mises à jour et maintenance : le fournisseur prend en charge les mises à jour et la maintenance de ses serveurs, de sorte que vous disposez toujours des dernières fonctionnalités et améliorations de sécurité sans effort supplémentaire.

#3 Gain de temps 

Avec la communication basée sur le cloud, vous économisez à la fois de l’argent et du temps. Voici comment :

• Appels automatisés : des fonctionnalités comme le Power Dialer vous permettent d’effectuer jusqu’à 70 appels par heure, éliminant la numérotation manuelle.
• Assistance IA : l’intelligence artificielle peut gérer la prise de notes et les résumés, permettant aux agents de se concentrer sur le service client et les ventes.
• Intégration d’outils : en s’intégrant parfaitement aux CRM comme HubSpot et Salesforce, la communication basée sur le cloud élimine la saisie manuelle des données et garantit que vos équipes de vente et de support disposent du contexte client complet avant même de dire bonjour.

#4 Accéder aux fonctionnalités avancées 

Les solutions de communication basées sur le cloud offrent plus de fonctionnalités que les systèmes téléphoniques traditionnels, tels que :

• Analyse en temps réel : vous avez un accès instantané au nombre d’appels, à la durée moyenne des appels, aux ratios parole/écoute, et plus encore.
• Routage basé sur les compétences : les appels peuvent être automatiquement dirigés vers l’agent possédant les compétences et l’expérience appropriées pour la tâche.
• Enregistrement d’appels avancé : cet outil vous permet d’enregistrer et d’accéder facilement aux appels pour les contrôles qualité, la formation et la conformité.

#5 Assurer la sécurité et la fiabilité 

Les services de communication basés sur le cloud sont à la fois sécurisés et fiables. Voici comment :

• Protection des données : ils utilisent un chiffrement avancé pour protéger vos données lors de leur transmission et de leur stockage.
• Garanties de service : ils offrent des accords de niveau de service (SLA) qui garantissent un temps d’arrêt minimal afin que vous puissiez compter sur le système même en cas d’urgence.
• Systèmes redondants : les fournisseurs disposent souvent de systèmes de sauvegarde et de centres de données, de sorte que si une partie tombe en panne, une autre peut prendre le relais, assurant le maintien de votre service. Ces capacités sont fondamentales pour une sécurité du cloud robuste, essentielle pour protéger les communications sensibles et maintenir la continuité des activités.

Comment les entreprises utilisent-elles les solutions de communication basées sur le cloud ?

Compte tenu de tous ces avantages, il n’est pas étonnant que les entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions de communication cloud — elles sont tout simplement trop précieuses pour être ignorées.

Explorons quelques-uns des cas d’utilisation les plus pertinents.

#1 Travail à distance

Les plateformes de communication cloud permettent aux employés à distance de travailler de n’importe où avec une bonne connexion Internet. Par exemple, les applications mobiles permettent aux employés d’utiliser toutes les fonctionnalités de leurs smartphones ou tablettes, ce qui facilite le travail depuis n’importe quel endroit.

#2 Service client et centres d’appels

Les plateformes de communication cloud offrent aux agents des outils avancés pour améliorer l’expérience client. Par exemple, la Réponse Vocale Interactive (RVI) peut automatiquement connecter les clients au bon agent ou département. Dans les centres d’appels, les agents peuvent gérer les appels entrants et sortants, gérer les campagnes marketing et mener des enquêtes sans être liés à un bureau physique.

#3 Support technique à distance

Les équipes de support technique peuvent utiliser la VoIP pour assister les clients ou les employés de n’importe où. Cela aide à résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement sans avoir besoin d’être physiquement présent.

#4 Télémédecine et consultations virtuelles

Les professionnels de la santé peuvent utiliser les plateformes VoIP pour offrir des consultations médicales virtuelles, suivre l’évolution des patients et fournir des conseils à distance. Cela améliore l’accès aux soins de santé pour les personnes dans les zones reculées ou à mobilité réduite, et optimise le temps des professionnels de la santé.

#5 Services financiers

Les plateformes de communication basées sur le cloud aident les fournisseurs de services financiers à interagir avec les clients de manière sécurisée et personnalisée. C’est important dans un domaine où la confiance et les relations comptent. Par exemple, les agents peuvent accéder aux données client et à l’historique des appels avant de parler avec un client, ce qui fait gagner du temps et permet une assistance plus personnalisée.

Comment choisir le bon logiciel de communication basé sur le cloud pour votre entreprise ?

Choisir le bon outil de communication cloud pour votre entreprise implique quelques étapes importantes pour vous assurer qu’il répond à vos besoins actuels et futurs. Voici un guide simple pour vous aider à décider :

#1 Tenez compte des besoins de votre entreprise

Commencez par identifier vos besoins spécifiques en matière de communication.

Considérez les points suivants :

• Types de communication : décidez si vous avez besoin d’appels vocaux, de vidéoconférence, de messagerie ou d’outils de centre de contacts.
• Nombre d’utilisateurs : estimez le nombre d’utilisateurs qui auront besoin d’accéder au système.
• Conformité et sécurité : vérifiez si votre secteur a des exigences spécifiques ou des normes de sécurité que le logiciel doit respecter.
• Compatibilité des appareils : déterminez les appareils que vous utiliserez avec le logiciel (ordinateur, mobile, tablette) et assurez-vous que le logiciel les prend en charge.

#2 Évaluez les fournisseurs de communication cloud

Une fois que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, il est temps de procéder à une comparaison des fournisseurs de services cloud pour évaluer les différents acteurs du marché.

Passez en revue ces points clés :

• Fonctionnalités : recherchez différents fournisseurs et comparez leurs offres par rapport à votre liste de contrôle.
• Modèles de tarification : examinez les structures de coûts pour vous assurer qu’elles correspondent à votre budget.
• Fiabilité et sécurité : évaluez la fiabilité du fournisseur, les garanties de disponibilité et les mesures de sécurité.
• Capacités d’intégration : assurez-vous que la solution peut s’intégrer de manière transparente avec les autres outils et applications utilisés par votre équipe.

#3 Pensez à la croissance future

En plus de vos besoins actuels, vous devriez également anticiper vos exigences futures. 

Puisque vous n’avez pas de boule de cristal, il est recommandé de choisir une solution basée sur le cloud qui offre de la flexibilité et peut évoluer avec votre entreprise. Optez pour un service avec des plans tarifaires flexibles qui vous permettent d’ajouter ou de supprimer facilement des postes et des fonctionnalités à mesure que vos besoins changent.

#4 Évaluez l’expérience utilisateur

Lorsque la plateforme est intuitive et facile à naviguer, les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de lutter avec la technologie, ce qui stimule la productivité.

Lorsque vous choisissez une plateforme de communication cloud conviviale, concentrez-vous sur ces facteurs clés :

• Facilité d’utilisation : La plateforme doit être intuitive et facile à naviguer, même pour les utilisateurs non-techniques. Consultez les avis des utilisateurs ou obtenez un essai gratuit pour voir si elle est conviviale.
• Formation : Recherchez des fournisseurs qui proposent de nombreuses ressources de formation. Par exemple, CloudTalk propose des sessions de formation hebdomadaires et un portail d’intégration.
• Accessibilité mobile : Assurez-vous que la plateforme fonctionne bien sur les smartphones et les tablettes avec des applications dédiées qui correspondent aux fonctionnalités de la version de bureau. Cela aide les employés à rester productifs en déplacement.
• Support client : Choisissez un fournisseur avec un support fiable 24h/24 et 7j/7 par téléphone, e-mail et chat en direct, ainsi qu’un centre d’aide utile. Un bon support est essentiel pour une expérience utilisateur fluide.

#5 Analysez et optimisez

Analysez et optimisez l’utilisation d’une plateforme de communication basée sur le cloud pour vous assurer qu’elle fonctionne correctement et répond à vos besoins commerciaux. 

Voici comment :

• Surveillez les performances et l’utilisation : Déployez des outils analytiques pour examiner les métriques clés telles que la disponibilité, l’utilisation des fonctionnalités et la charge du système. Cela vous aidera à identifier les goulots d’étranglement, les problèmes de performance des applications ou les domaines à améliorer.
• Recueillez et analysez les retours des utilisateurs : Menez des enquêtes et des sessions de feedback avec les employés pour comprendre comment ils utilisent la plateforme et les défis qu’ils rencontrent. Utilisez ces informations pour ajuster les paramètres, ajouter des fonctionnalités utiles ou rationaliser les processus.

Optimisez vos équipes globales et distantes avec CloudTalk

La mise à niveau vers une communication moderne basée sur le cloud permet aux PME en croissance d’éliminer les appels manqués, d’automatiser les tâches répétitives avec l’IA et de développer leurs opérations de vente et de support à l’échelle mondiale sans maux de tête informatiques.

Cependant, il est important de choisir le bon logiciel de communication cloud pour les besoins de votre entreprise.

Parmi toutes les options disponibles, CloudTalk est une solution de communication cloud efficace qui combine facilité d’utilisation, rentabilité, fonctionnalités avancées et analyses robustes. Elle est conçue pour les entreprises modernes, en particulier celles avec des équipes mondiales ou distantes.

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