Google Voice: Funciones esenciales, costes y ventajas

Según American Express, el 75% de la gente cree que las llamadas telefónicas son la mejor forma de ponerse en contacto con una empresa. Google Voice es lo que obtienes cuando un gigante tecnológico intenta satisfacer esa necesidad. La pregunta es, ¿lo conseguirá?

En los últimos años, el mercado del software para centros de llamadas ha crecido significativamente, llegando a ser no sólo muy sofisticado, sino también muy concurrido. Por eso, es natural que alguien que acaba de empezar a navegar por este espacio se incline por un nombre que conoce.

Hoy analizamos Google Voice, incluyendo sus funciones, costes y ventajas. Y lo más importante, responderemos a la pregunta: ¿merece la pena?

Puntos clave:

• ¿Para quién es Google Voice?
  Diseñado principalmente para pequeñas empresas, Google Voice simplifica el inicio de tus operaciones de llamadas con precios asequibles, fácil incorporación y funciones básicas de VoIP, como llamadas, videoconferencias, mensajes de texto y buzón de voz.
• ¿Qué debes tener en cuenta?
  Google Voice carece de varios aspectos clave necesarios para las empresas en crecimiento, como la automatización, las integraciones con terceros y los números internacionales. Si tu objetivo es expandirte local o globalmente, es mejor que busques en otra parte.
• ¿Por qué considerar otras soluciones?
  Las soluciones de llamadas como CloudTalk pueden ser más caras, pero ofrecen muchas más opciones que te permitirán automatizar los flujos de trabajo, evaluar eficazmente el rendimiento, optimizar la experiencia del cliente y aumentar tus ingresos.

Lanzada por primera vez en 2009, Google Voice es una de las plataformas de llamadas VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) más antiguas del mercado actual. En otras palabras, te permite hacer llamadas y enviar mensajes a través de Internet desde cualquier dispositivo inteligente compatible.

Al igual que otras soluciones en el ámbito del software para centros de llamadas, no requiere un plan de operador ni hardware especial para su uso. En su página, Google presume de soluciones para Startups, PYMES, Empresas y otros sectores más específicos.

Sin embargo, teniendo en cuenta su facilidad de incorporación, precio asequible y número limitado de funciones, es el más adecuado para satisfacer las necesidades de las empresas más pequeñas con requisitos relativamente bajos para las operaciones entrantes (asistencia y servicio) y salientes (ventas).

Entonces, ¿para qué utilizan las empresas Google Voice? Aquí tienes los 6 casos de uso principales:

Nº1 Gestión de un gran volumen de llamadas

Nº2 Mensajes de texto SMS y CRM

Nº3 Conseguir diferentes códigos de área

Nº4 Separación de las interacciones profesionales y las privadas

Nº5 Mensajes instantáneos y video llamadas

Nº6 Redirigir llamadas a otro número

Ahora, vamos a hablar sobre estos puntos con más profundidad.

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Gestionar un alto volumen de llamadas

Ninguna empresa puede permitirse perder llamadas importantes. Se traduce en una pérdida de clientes, y perder clientes significa perder dinero. Aquí es donde los servicios de VoIP, incluido Google Voice, son una ayuda excelente.

Si no estás disponible en ese momento -en otra llamada o fuera de la oficina-, un mensaje de voz puede redirigirse fácilmente a una dirección de correo electrónico. A continuación, Google Voice envía toda la información sobre las llamadas perdidas, así como las transcripciones por correo electrónico de los mensajes de voz, a tu equipo correspondiente. Esto puede ahorrarte horas de tu valioso tiempo.

Mensajes

Las empresas utilizan la mensajería más a menudo de lo que parece. Google Voice te permite enviar y recibir SMS a tu cuenta. Puedes hacerlo desde la página de Google Voice, pero también directamente desde las aplicaciones de tu smartphone o portátil. Éstas sirven como front-end de mensajería.

Todos los mensajes se guardan entonces en la página web y cargados en un formato bien organizado a Gmail, lo que hace más sencillo buscarlos.

Varios códigos de área

Durante el registro en Google Voice, puedes seleccionar tu nuevo número, incluyendo una amplia gama de códigos de área. No tiene por qué ser uno que se corresponda con tu región. Puedes elegir cualquier área que necesites para tu negocio. Por ejemplo, 212 para Nueva York o 415 para San Francisco.

Gracias a los códigos de área, tus clientes actuales pueden llamarte directamente a tu teléfono móvil o ponerse en contacto contigo en el mismo teléfono a través de Google Voice.

Protege tu privacidad

Una gran ventaja de muchos sistemas VoIP es que te permiten ocultar tu número de teléfono personal a tus contactos profesionales. Gracias al número de Google Voice, puedes hacer que todas las llamadas se desvíen automáticamente a tu móvil personal sin perder privacidad.

Puedes evitar fácilmente que personas no deseadas accedan a tu número personal, así como regular cuándo recibes llamadas de trabajo. Con el número de Google Voice, también puedes elegir la franja horaria en la que se desvían las llamadas. Las llamadas que entran fuera de este horario, por ejemplo después de las horas de trabajo, se desvían al buzón de voz.

Mensajes instantáneos y video llamadas

Gracias a la integración de Google Voice y Google Hangouts, Google Voice adquirió funciones de mensajería instantánea y videochat. Estos servicios se ofrecen gratuitamente en varios países, aunque con varias restricciones. Por ejemplo, las llamadas a un número determinado pueden conllevar una pequeña tarifa, como 0,01 $ por minuto.

Los usuarios de Hangout pueden hacer video llamadas gratis con otros usuarios de Hangout. Pero para que la llamada sea gratis, se restringe a un máximo de 10 participantes. Si tienes una cuenta Google Apps for Work, el límite aumenta a 15 personas.

Por tanto, si quieres una herramienta para un público mayor, puedes considerar una solución VoIP más compleja para videoconferencias. Una que sea adecuada para empresas medianas y grandes. Por ejemplo, echa un vistazo a nuestro software de conferencias telefónicas CloudTalk.

Redirigir llamadas a otros números

Aunque tu equipo sea actualmente pequeño, existe por supuesto la posibilidad de que crezca mucho más. Esto puede ocurrir más rápido de lo que esperas. Tener la capacidad de distribuir las llamadas entrantes es algo que puede llegar a ser muy importante para ti en el futuro.

Como muchas soluciones VoIP, Google Voice te permite redirigir las llamadas a varios números de teléfono. Por tanto, puedes compartir el mismo número de teléfono en varias plataformas y dejar que tu equipo comparta la responsabilidad de responder a las llamadas con sus propios dispositivos.

Sin embargo, hay un inconveniente. Configurar esta función puede llevar mucho tiempo. Se gestiona a través del panel de administración de Google Workspace. Además, un administrador de TI tiene que configurar los números vinculados, así como verificarlos con un código de 6 dígitos.

¿Cómo funciona Google Voice?

Comprender cómo funciona el sistema VoIP que deseas es crucial para tomar una decisión informada. Por eso vamos a analizar en profundidad cómo funciona Google Voice.

Fundamentos

Para utilizar Google Voice, necesitarás un dispositivo con conexión estable a Internet, como un smartphone, una tableta, un portátil o un ordenador de sobremesa. Funciona a través de wi-fi y plan de datos, por lo que puedes conectarte durante los desplazamientos. No es necesario ningún hardware, aunque puedes utilizar auriculares.

Además de las funciones mencionadas, Google Voice para negocios te puede proporcionar un número nuevo, o la portabilidad del tuyo.

Integraciones

En comparación con otros softwares SaaS, la paleta de integración de Google Voice no es tan rica. Mientras que CloudTalk se integra con casi 40 soluciones líderes del sector (HubSpot, Salesforce, Zapier, etc.), Google Voice se empareja sobre todo con otros servicios de Google, como Calendar, Gmail, Drive o el ya mencionado Hangouts. También es compatible con un sistema de hardware de videoconferencia de sobremesa basado en un ordenador personal Polycom.

Además, puedes utilizar el software Smith que ofrece una opción de chat en directo o una recepcionista virtual.

Debemos mencionar que Google Voice también ofrece una aplicación móvil que se puede sincronizar entre dispositivos. Por tanto, tú y tu equipo podéis acceder a Google Voice desde cualquier lugar en el que os encontréis. La aplicación es compatible con los sistemas operativos iOS y Android.

Google Voice: Uso profesional frente al uso personal

Ambos difieren enormemente. El plan personal de Google Voice es totalmente gratuito, pero«obtienes lo que pagas». No es adecuado para una empresa que tenga más de 2 personas, ya que las funciones son muy limitadas.

Adquirir más de un número es un proceso complicado. Básicamente, todo lo que te da Google Voice para uso personal es un número de teléfono gratuito apto para llamar, enviar mensajes de texto y utilizar el buzón de voz. Eso es todo.

Por el contrario, Google Voice para profesionales, posee funciones debaja productividad, automatización o colaboración de equipos, como el reenvío de llamadas, transcripción de buzones de voz a correos electrónicos o código de área.

Precios detallados de Google Voice Business

Parámetro

Starter

Estándar

Más

Empresa

Conoce las videoconferencias y las conferencias de voz

100 participantes

150 participantes

500 participantes

1000 participantes

Máximo Duración de la reunión

24 horas

24 horas

24 horas

24 horas

Acceso telefónico internacional o desde EE.UU.

Pizarra digital

Anulación del ruido

—

Grabación de la reunión

—

Sondeo y control de calidad

—

Controles de moderación

—

Levantar la mano

—

Salas de descanso

—

Seguimiento de la asistencia

—

—

Retransmisión en directo dentro del dominio

—

—

—

Precios

6 $ por usuario

12 $ por usuario

18 $ por usuario

A petición

Requisitos técnicos

Google Voice profesional es compatible con 3 sistemas operativos:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Podría estar disponible en otras plataformas, pero su funcionalidad estará limitada.

Los navegadores web compatibles son:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidad por regiones

Google Voice para Google Workspace no está disponible en todos los países. Aún así, si no has encontrado el tuyo, puedes ponerte en contacto con tu administrador para obtener información sobre otras posibilidades.

Países compatibles:

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• Francia
• Alemania
• Irlanda
• Italia
• Países Bajos
• Portugal
• España
• Suecia (disponible en números de Estocolmo, Malmö, y Göteborg)
• Suiza
• Reino Unido
• EE.UU. (excluyendo Alaska, Hawai, los territorios de Samoa americana, Islas Marianas del Norte, Puerto Rico y las Islas Vírgenes americanas.)

Otra información útil

Google Voice, por supuesto, tiene sus funciones de seguridad, aunque no son las más avanzadas. Un ejemplo sería que los mensajes de texto y los archivos adjuntos siempre se cifran antes de ser transferidos al centro de datos de Google.

Google Voice presenta un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, aunque el tipo de asistencia que puedes obtener varía en función de tu plan de suscripción. También puedes obtener información en un centro comunitario o en artículos de la base de conocimientos.

Por último, un dato muy importante es que Google Voice no admite llamadas de emergencia. No puedes utilizarlo para contactar con el 911 (o los números de emergencia correspondientes según tu región).

10 pasos para configurar Google Voice

Si consigues un número nuevo Google Voice para Google Workspace, el proceso de configuración requiere bastante tiempo y energía.

A continuación, explicamos cómo hacerlo:

Nº1 Visita la página web de Google Voice en tu ordenador y haz clic en «Empezar».

#2 Accede a tu cuenta de Google Workspace. Sin esta cuenta, no puedes utilizar la extensión de Google Voice para empresas.

Si aún no tienes una cuenta de Google Workspace, crea una. Pero ten en cuenta que los planes de Google Workspace son de pago. Comienzan en 6 $ por usuario. Se trata de un coste adicional independiente de tu plan de Google Voice.

Nº3 Después de abrir sesión, necesitas hacer clic en «agregar o mejorar suscripción».

#4 En la barra lateral izquierda, haz clic en «Google Voice». Elige entre los mencionados planes Starter, Standard o Premier.

Nº5 Ahora haz clic en «Comenzar» – «Pasar por caja» – «Hacer un pedido».

Nº6 En este punto, eliges una ubicación principal o secundaria.

Nº7 Antes de utilizar Google Voice profesional, necesitas asignar licencias a cada miembro de tu equipo.

#8 Ahora hemos llegado al punto en que tienes que asignar prefijos y números de teléfono a tus empleados. Pueden optar por conservar su propio número o puedes proporcionarles uno nuevo.

#9 Ten en cuenta que, como hemos mencionado antes, no todos los planes ofrecen la opción de asignar un número fuera de tu región de origen. Sólo un plan Premium lo permite.

En caso de que quieras conservar tu antiguo número, tienes que portarlo tú mismo. Inicia un pedido de portabilidad y rellena los datos para iniciar una solicitud.

#10 Tu cuenta y número de Google Voice ya están listos. Puedes configurar funciones adicionales según tu plan.

Después, ya puedes empezar a utilizar tu nuevo sistema VoIP.

La alternativa nº 1 a Google Voice

Seamos francos. Google Voice puede tener dificultades para seguir el ritmo de las empresas que crecen rápidamente. Está pensado para microempresas que no tienen previsto expandirse. Por suerte, hay muchas otras alternativas de alta calidad a Google Voice en el mercado.

Si ambicionas crecer a lo grande, quizá quieras buscar sistemas VoIP más complejos. A diferencia de Google Voice, CloudTalk se expande con tu empresa. Te permite escalar tus actividades adaptándose a las necesidades de tu negocio.

Por lo tanto, no es necesario malgastar el tiempo en cambiar solucionescada vez que tu negocio necesita ampliarse.

Google Voice para empresas frente a CloudTalk: Comparación de costes

Parámetro

Google Voice

CloudTalk

Arrancador vs. Arrancador

Llama en un clic

—

Grabación de llamadas

—

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

—

SMS

—

Campañas

—

—

Power Dialer

—

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Interactive Voice Response

—

—

Automatizar procesos

—

—

Análisis

—

—

Números internacionales

14 países

160+ países

Integraciones

limitado a Google Apps + API abierta

100+ integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

14 días gratis

14 días gratis

Precios

6 $ por usuario

25 $ por usuario

Estándar vs. Esencial

Llama en un clic

—

Grabación de llamadas

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

—

SMS

Campañas

—

Power Dialer

—

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Interactive Voice Response

—

Automatizar procesos

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

160+ países

Integraciones

limitado a Google Apps + API abierta

100+ integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

14 días gratis

14 días gratis

Precios

12 $ por usuario

30 $ por usuario

Plus vs. Experto

Llama en un clic

—

Grabación de llamadas

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

—

SMS

Campañas

—

Power Dialer

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Interactive Voice Response

—

Automatizar procesos

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

160+ países

Integraciones

limitado a Google Apps + API abierta

100+ integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

14 días gratis

14 días gratis

Precios

18 $ por usuario

50 $ por usuario

Cómo cambiar de Google Voice a CloudTalk

Si estás convencido de que quieres hacer de CloudTalk tu herramienta de llamadas preferida, sólo tienes que elegir un plan, ponerte en contacto con nuestro equipo de Ventascancelar tu antigua suscripción (si utilizabas otra herramienta) y dejar que nosotros nos encarguemos del resto. Así es como funciona el proceso:

1. Empieza por la estrategia: Programa una rápida llamada estratégica de 15 minutos con nuestro equipo para presentarnos tu empresa y tu caso de uso específico.
   
2. Míralo en acción: Asiste a una demostración del producto, en la que nuestros expertos te mostrarán el producto en su conjunto, así como las características que se adaptan específicamente a ti.
   
3. Configurar un perfil: Nuestro equipo te ayudará a configurar tu primer perfil y te preparará para la incorporación al software.
   
4. Descarga la App: Descarga la aplicación telefónica de CloudTalk en el dispositivo que elijas (Windows, Android, iOS), inicia sesión y empieza a explorar la solución.
   
5. Migra: Durante los días siguientes, CloudTalk configurará los perfiles de tus gestores, supervisores y agentes, además de migrar cualquier información existente que tuvieras de tu herramienta anterior (contactos, números, estadísticas del centro de llamadas, etc.).
   
6. Satisfacción garantizada: Empieza a integrar a tus usuarios en CloudTalk con la asistencia completa de nuestros expertos en 24/7 ¡y empieza a llamar!

Alternativamente, puedes ver primero CloudTalk por ti mismo a través de nuestra prueba gratuita. Durante 14 días, es completamente gratis. Puedes utilizar cualquier plan de precios y conocer el sistema por dentro y por fuera. Después, al cabo de dos semanas, puedes elegir entre comprar o seguir adelante: ¡sencillo!