La realidad de Google Voice: Resumen de funciones, costes y ventajas

QUICK SUMMARY

Today, we look at Google Voice, including its features, costs, and benefits. And most importantly, answer the question—is it worth your money?

What Is Google Voice?

Lanzada por primera vez en 2009, Google Voice es una de las plataformas de llamadas VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) más antiguas del mercado actual. En otras palabras, te permite hacer llamadas y enviar mensajes a través de Internet desde cualquier dispositivo inteligente compatible.

Al igual que otras soluciones de software para centros de llamadas, no requiere un plan de operador ni hardware especial . En su página, Google presume de soluciones para startups, pymes, empresas y otros sectores más específicos.

Sin embargo, teniendo en cuenta su facilidad de incorporación, precio asequible y número limitado de funciones, es el más adecuado para satisfacer las necesidades de las empresas más pequeñas con requisitos relativamente bajos para las operaciones entrantes (asistencia y servicio) y salientes (ventas).

What Do Businesses Use Google Voice For?

Here are the top 6 use cases:

Nº1 Gestión de un gran volumen de llamadas

Nº2 Mensajes de texto SMS y CRM

Nº3 Conseguir diferentes códigos de área

Nº4 Separación de las interacciones profesionales y las privadas

Nº5 Mensajes instantáneos y video llamadas

Nº6 Redirigir llamadas a otro número

Hablemos ahora de estos puntos más en profundidad.

Handling a High Volume of Calls 

Ninguna compañía se puede permitir perder llamadas importantes. Esto da como resultado la pérdida de clientes, lo que a su vez conlleva la pérdida de dinero. Aquí es donde los servicios VoIP, incluyendo Google Voice, son una ayuda excelente.

Si actualmente no estás disponible, o con otra llamada o fuera de la oficina, un mensaje de voz puede ser redirigido fácilmente a una dirección de correo electrónico. Google Voice, entonces, envía toda la información sobre las llamadas pérdidas, así como las transcripciones de los mensajes de voz a el correo electrónico al equipo correspondiente. Esto podría ahorrarte horas de un tiempo valioso.

Mensajes

Las compañías utilizan los mensajes actualmente con mayor frecuencia que verse presencialmente. Google Voice te permite enviar y recibir SMS a tu cuenta. Puedes hacerlo desde la página de Google Voice, y también directamente desde tu smartphone o aplicaciones del portátil. Estos sirven como interfaz de los mensajes.

Todos los mensajes se guardan entonces en la página web y cargados en un formato bien organizado a Gmail, lo que hace más sencillo buscarlos.

Varios códigos de área

Durante el registro en Google Voice, puedes seleccionar un número nuevo, incluyendo una amplia gama de códigos de área. No tiene por qué ser uno que se corresponda con tu región. Puedes elegir cualquier área que necesites para tu negocio. Por ejemplo, 212 para Nueva York o 415 para San Francisco.

Gracias a los códigos de área, tus clientes actuales pueden llamarte directamente a tu teléfono móvil o ponerse en contacto contigo en el mismo teléfono a través de Google Voice.

Protege tu privacidad

Una gran ventaja de muchos de los sistemas VoIP es que te permiten ocultar tu número de teléfono personal a tus contactos profesionales. Gracias a Google Voice, puedes reenviar automáticamente todas tus llamadas a tu teléfono móvil sin perder la privacidad.

You can easily avoid unwanted people getting access to your personal number, as well as regulate when you receive business calls. With Google Voice phone number, you can also choose the time frame in which calls get forwarded. The calls that come  in outside of this time frame, for example after working hours, are directed to voicemail. 

Mensajes instantáneos y video llamadas

Debido a la integración de Google Voice y Google Hangouts, Google Voice adquirió la capacidad para desarrollar mensajes instantáneos y video chats. Estos servicios se ofrecen gratuitamente en algunos países, pero con algunas restricciones. Por ejemplo, las llamadas a un número en particular pueden incurrir en una pequeña tarifa, como $0.01 por minuto.

Los usuarios de Hangout pueden hacer video llamadas gratis con otros usuarios de Hangout. Pero para que la llamada sea gratis, se restringe a un máximo de 10 participantes. Si tienes una cuenta Google Apps for Work, el límite aumenta a 15 personas.

Por lo tanto, si necesitas una herramienta para una audiencia mayor,deberías considerar una solución VoIP más compleja para las videoconferencias. Una que sea adecuada para las compañías medianas o más grandes. Por ejemplo, consulta nuestro software para videoconferencias de CloudTalk.

Redirigir llamadas a otros números

Incluso aunque tu equipo sea ahora mismo pequeño, existe, por supuesto la posibilidad de que se vaya ampliando. Esto podría pasar más rápido de lo que te esperas. Tener la capacidad de distribuir tu llamadas entrantes es algo que podría volverse verdaderamente importante en un futuro.

Como muchas soluciones VoIP, Google Voice te permite redirigir las llamadas a varios números de teléfono. Por lo tanto, puedes compartir el mismo número de teléfono en varias plataformas y permitir a tu equipo compartir la responsabilidad de contestar a las llamadas con su propio dispositivo por separado.

De todos modos, también existe una desventaja. Configurar esta función puede consumir mucho tiempo. Se gestiona a través del panel de administración de Google Workspace. Es más, un administrador IT tiene que establecer los números vinculados, así como verificarlo con un código de 6 dígitos.

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¿Cómo funciona Google Voice?

Google Voice works over the internet—no hardware needed. You can make calls, send texts, and manage voicemail from any device with Wi-Fi or data.

Let’s now take an in-depth look at how Google Voice works.

Fundamentos

Con el fin de utilizar Google Voice, necesitarás un dispositivo con una conexión a internet estable, como un smartphone, tableta, portátil u ordenador de sobremesa. Trabaja a través de wi-fi y planes de datos, por lo que puedes conectarte incluso sobre la marcha. No es necesario hardware, aunque es probable que utilices auriculares.

Además de las funciones mencionadas, Google Voice para negocios te puede proporcionar un número nuevo, o la portabilidad del tuyo.

Integraciones

En comparación con otros softwares SaaS, la paleta de integración de Google Voice no es muy rica. Minetras que CloudTalk se integra con casi 40 soluciones líderes en la industria (HubSpot, Salesforce, Zapier, y más), Google Voice se sincroniza mayoritariamente con otros servicios de Google, como Calendar, Gmail, Drive o los Hangouts mencionados anteriormente. Es, además, compatible con un sistema de hardware de videoconferencia para ordenadores de sobremesa personales Polycom.

Además, puedes utilizar el software Smith que ofrece una opción de chat en directo o una recepcionista virtual.

Google Voice: Uso profesional frente al uso personal

Ambos difieren enormemente. El plan personal de Google Voice es completamente gratuito, pero «obtienes lo que pagas». No es adecuado para una empresa de más de 2 personas, ya que las funciones son muy limitadas.

Adquirir más de un número es un proceso complicado. Básicamente, todo lo que Google Voice personal te proporciona es un número de teléfono gratisadecuado para llamar, enviar mensajes y utilizar el buzón de voz. Ya está.

Por el contrario, Google Voice para profesionales, posee funciones debaja productividad, automatización o colaboración de equipos, como el reenvío de llamadas, transcripción de buzones de voz a correos electrónicos o código de área.

Google Voice: Personal Vs. Empresas

Haz clic en cada sección para explorar las diferencias entre los planes Personal y Empresas de Google Voice.

Google Voice Personal

Google Voice Empresas

Máximo de usuarios

1

Llamadas

Número local

Solo EE.UU.

14 países/regiones

Números internacionales

Ninguno

Llamadas

Números múltiples

Hasta 2

Llamadas

Llamadas ilimitadas

Sólo EE.UU. y Canadá

Sólo EE.UU. y Canadá

Desvío de llamadas

Sí

Transcripciones del buzón de voz

Sí

Aplicaciones móviles

Sí

Verificación necesaria

–

«No molestar» horas

–

ID de llamada entrante

–

Contactos corporativos

–

Compatible con teléfono de sobremesa

–

Contestadores automáticos

–

Grupos de llamada (llamar a diferentes empleados hasta que alguien descuelgue)

–

Sí (en beta)

Precios

Gratis

A partir de 10 $/usuario/mes

Tasas de Portabilidad

20 $ en
3 $ fuera

Gratis

Precios detallados de Google Voice Business

Amplía las secciones que te parezcan relevantes para comprender cómo funcionan los precios de Google Voice para los planes Business.

Starter

Estándar

Premier

Número de usuarios

Hasta 10

Llamadas

Llamadas

Localización regional

Ninguno

Llamadas

Llamadas

Localización doméstica

Hasta 10

Llamadas

Llamadas

Ubicaciones internacionales

Ninguno

Ninguno

Llamadas

Llamadas de Google Voice a Google Voice

Llamadas a EE.UU., Canadá y la mayoría de los países europeos

Enlace SIP (Protocolo de Iniciación de Sesión)

Mensajería SMS ilimitada en EE.UU.

Integración de Calendario y Reuniones

Atención al cliente lenta

24/7

24/7

24/7

Acuerdo de nivel de servicio (SLA en ingles)

Informes de uso y actividad

Asistencia telefónica de escritorio

–

Informes avanzados con BigQuery

–

–

Grabación Ad-Hoc de Llamadas

–

Automático

Requisitos técnicos

Google Voice profesional es compatible con 3 sistemas operativos:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Podría estar disponible en otras plataformas, pero su funcionalidad estará limitada.

Los navegadores web compatibles son:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidad por regiones

Google Voice para empresas sólo está disponible en algunos países de Norteamérica y Europa. La versión gratuita sólo está disponible en EEUU.

Países admitidos (de Centro de asistencia de Google):

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• Francia
• Alemania
• Irlanda
• Italia
• Países Bajos
• Portugal
• España
• Suecia (disponible en números de Estocolmo, Malmö, y Göteborg)
• Suiza
• Reino Unido
• EE.UU. (excluyendo Alaska, Hawai, los territorios de Samoa americana, Islas Marianas del Norte, Puerto Rico y las Islas Vírgenes americanas.)

Otra información útil

Google Voice, por supuesto, tiene sus funciones de seguridad, aunque no son las más avanzadas. Un ejemplo sería que los mensajes de texto y los archivos adjuntos siempre se encriptan antes de ser transferidos al centro de datos de Google.

Google Voice proporciona un servicio de atención al cliente las 24/7, pero el tipo de soporte que obtienes varía según tu plan de suscripción. También puedes recoger información en una comunidad o en artículos de conocimiento.

Por último, un dato muy importante es que Google Voice no admite llamadas de emergencia. No puedes utilizarlo para contactar con el 911 (o los números de emergencia correspondientes según tu región).

How to Set up Google Voice in 10 Steps

Si consigues un número nuevo Google Voice para Google Workspace, el proceso de configuración requiere bastante tiempo y energía.

A continuación, explicamos cómo hacerlo:

Nº1 Visita la página web de Google Voice en tu ordenador y haz clic en «Empezar».

Nº2 Inicia sesión en tu cuenta Google Workspace. Sin esta cuenta, no puedes utilizar Google Voice con una extensión profesional.

Si todavía no posee una cuenta Google Workspace, crea una. Pero ten en cuenta que los planes de Google Workspace son de pago. A partir de $6 por usuario. Este es un coste adicional separado de tu plan de Google Voice.

Nº3 Después de abrir sesión, necesitas hacer clic en «agregar o mejorar suscripción».

Nº4 En la barra lateral izquierda, haz clic en “Google Voice”. Elige entre los planes ya mencionados Principiante, Estándar o Premier.

#5 Ahora haz clic en «Empezar» – «Pagar» – «Hacer pedido».

Nº6 En este punto, eliges una ubicación principal o secundaria.

Nº7 Antes de utilizar Google Voice profesional, necesitas asignar licencias a cada miembro de tu equipo.

Nº8 Ahora hemos llegado al punto donde necesitas asignar códigos de área y números de teléfono a tus empleados. Pueden elegir, o bien mantener su propio número o proporcionarles uno nuevo.

Nº9 Ten en cuenta que, como hemos mencionado anteriormente, no todos los planes ofrecen la asignación de un número fuera de la región local. Solo el plan Premier lo permite.

En caso de que desee mantener tu número antiguo, necesitas cambiarlo tú mismo. Comienza la orden de portabilidad y completa la información para comenzar la solicitud.

Nº10 Tu cuenta y número de Google Voice están listos. Puedes configurar funciones adicionales de acuerdo con tu plan.

Después, ya puedes empezar a utilizar tu nuevo sistema VoIP.

Las limitaciones más importantes de Google Voice

La alternativa nº 1 a Google Voice: CloudTalk

Seamos francos. Google Voice puede tener dificultades para seguir el ritmo de las empresas que crecen rápidamente. Está pensado para microempresas que no tienen previsto expandirse. Por suerte, hay muchas otras alternativas de alta calidad a Google Voice en el mercado.

Si ambicionas crecer a lo grande, quizá quieras buscar sistemas VoIP más complejos. A diferencia de Google Voice, CloudTalk se expande con tu empresa. Te permite escalar tus actividades adaptándose a las necesidades de tu negocio.

Por lo tanto, no es necesario malgastar el tiempo en cambiar solucionescada vez que tu negocio necesita ampliarse.

Google Voice para empresas frente a CloudTalk: Comparación de costes

Google Voice

CloudTalk

Arrancador vs. Arrancador

Llama en un clic

Grabación de llamadas

—

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

—

SMS

Campañas SMS

—

Power Dialer

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de Voz Interactiva (IVR)

—

Automatización de procesos

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a Google Apps + API abierta

Más de 40 integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

10 $ por usuario

25 $ por usuario

Estándar vs. Esencial

Llama en un clic

Grabación de llamadas

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

SMS

Campañas

—

Power Dialer

—

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de Voz Interactiva (IVR)

Automatización de procesos

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a Google Apps + API abierta

Más de 40 integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

20 $ por usuario

30 $ por usuario

Plus vs. Experto

Llama en un clic

Grabación de llamadas

Transcripción de llamadas

—

Buzón de voz

Llamadas en cola

SMS

Campañas

—

Power Dialer

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de Voz Interactiva (IVR)

Automatización de procesos

—

Análisis

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a Google Apps + API abierta

Más de 40 integraciones para CRM, Helpdesks y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

30 $ por usuario

50 $ por usuario

Cómo cambiar de Google Voice a CloudTalk

Si estás convencido de que quieres hacer de CloudTalk tu herramienta de llamadas preferida, sólo tienes que elegir un plan, ponerte en contacto con nuestro equipo de Ventascancelar tu antigua suscripción (si utilizabas otra herramienta) y dejar que nosotros nos encarguemos del resto. Así es como funciona el proceso:

1. Empieza por la estrategia: Programa una rápida llamada estratégica de 15 minutos con nuestro equipo para presentarnos tu empresa y tu caso de uso específico.
2. Míralo en acción: Asiste a una demostración del producto, en la que nuestros expertos te mostrarán el producto en su conjunto, así como las características que se adaptan específicamente a ti.
3. Configurar un perfil: Nuestro equipo te ayudará a configurar tu primer perfil y te preparará para la incorporación al software.
4. Descarga la App: Descarga la aplicación telefónica de CloudTalk en el dispositivo que elijas (Windows, Android, iOS), inicia sesión y empieza a explorar la solución.
5. Migra: Durante los días siguientes, CloudTalk configurará los perfiles de tus gestores, supervisores y agentes, además de migrar cualquier información existente que tuvieras de tu herramienta anterior (contactos, números, estadísticas del centro de llamadas, etc.).
6. Satisfacción garantizada: Empieza a integrar a tus usuarios en CloudTalk con la asistencia completa y permanente de nuestros expertos, ¡y empieza a llamar!

Alternativamente, puedes ver primero CloudTalk por ti mismo a través de nuestra prueba gratuita. Durante 14 días, es completamente gratis. Puedes utilizar cualquier plan de precios y conocer el sistema por dentro y por fuera. Después, al cabo de dos semanas, puedes elegir entre comprar o seguir adelante: ¡sencillo!