VoIP CRM Integration: Ein vollständiger Leitfaden

Was erhalten Sie, wenn Sie VoIP mit einem CRM kombinieren? Bis zu 75% niedrigere Kosten, globale Reichweite, besseren Zugang zu Kundendaten, 300% mehr Konversionen und vieles mehr.

Voice over Internet Protocol(VoIP) und Customer Relationship Management (CRM)-Plattformen sind zu einem Eckpfeiler des Betriebs von eingehenden und ausgehenden Call Centern geworden. Und das aus gutem Grund, wenn man die Vorteile bedenkt, die sie bieten können.

Deshalb erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie über die VoIP-CRM-Integration wissen müssen, z. B. was sie ist, wie sie funktioniert, was sie für Sie tun kann und wie Sie sie nutzen können, falls Sie es noch nicht getan haben.

Das Wichtigste in Kürze:

• CRM-Telefonie-Integrationen beschreiben die Kombination von VoIP- und CRM-Plattformen über proprietäre Software oder eine benutzerdefinierte API.
• CRM-Telefonintegrationen profitieren von automatischer Synchronisierung, Sofortanrufen, Zugriff auf Anrufaufzeichnungen, Personalisierungsoptionen und mehr.
• Die Funktionen von CRM-Telefonsystemintegrationen helfen Ihnen, Zeit und Geld zu sparen, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern zu verbessern, das Umsatzwachstum zu steigern und vieles mehr.

Was ist eine VoIP-Integration?

Einfach ausgedrückt, ist VoIP-Integration die Kombination zweier Plattformen – ein VoIP-System wie CloudTalk mit einem anderen Tool eines Drittanbieters. Obwohl CRMs die häufigsten VoIP-Integrationen sind, können sie auch Helpdesks, E-Commerce, Vertriebsautomatisierung, Business Intelligence und andere Systeme umfassen.

VoIP-Integrationen werden in der Regel eingesetzt, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, indem Teile (oder die Gesamtheit) des technischen Stapels eines Call Centers in einer einzigen Schnittstelle vereint werden, Arbeitsabläufe rationalisiert und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden.

Beispiel:
Anstatt Ihre Agenten wertvolle Zeit mit manuellem Wählen verschwenden zu lassen, verwenden Sie eine der CRM One-Click-Integrationen von CloudTalk und nutzen Sie die Click-to-Call-Funktion voll aus. Beginnen Sie sofort ein Gespräch und behalten Sie dabei die Kundendaten im Auge.

Wie funktioniert eine VoIP-CRM-Integration?

VoIP-CRM-Integrationen verwenden spezielle Software, um die Datensynchronisation zwischen Ihrem Call Center und Ihren Customer Relationship Management-Tools zu erleichtern und Ihnen Zugang zu zusätzlichen Funktionen zu geben.

Um eine CRM-Telefonsystemintegration zu nutzen, benötigen Sie nur zwei Dinge:

1. Ein aktives Abonnement für beide Dienste.
2. Vorhandene Integration auf dem Marktplatz eines der beiden Tools / Benutzerdefinierte Integration über API.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten eine der über 35 CloudTalk-Integrationen nutzen. Dazu sind nur ein paar Klicks nötig. Zunächst müssen Sie sich bei Ihrem CloudTalk-Konto anmelden, die Integration für Ihr gewünschtes Tool herunterladen und sich dann über das Popup-Fenster der Integration bei dem CRM anmelden.

Alternativ kann Ihr Entwicklungsteam unsere offene API-Referenz verwenden, um eine benutzerdefinierte Integration für CloudTalk und (fast) jede andere Lösung zu programmieren. Wir arbeiten außerdem ständig an der Erweiterung unseres Marktplatzes mit häufig nachgefragten Integrationen.

Was können Sie mit einer VoIP CRM-Integration tun?

Wir haben bereits einige der Vorteile einer CRM-Telefonie-Integration erwähnt. Es gibt jedoch noch viele weitere Anwendungsfälle, die wir noch besprechen müssen. Im Folgenden finden Sie einige weitere Möglichkeiten, wie Integrationen Ihre Abläufe rationalisieren können.

• Synchronisieren Sie beide Tools nahtlos:
  Halten Sie Informationen in beiden Tools automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand auf dem neuesten Stand, einschließlich Anrufverlauf, Notizen, Angebote, Aufnahmen und Tags.
  
• Rufen Sie sofort aus dem CRM an:
  Leiten Sie Anrufe direkt aus Ihrem CRM mit nur einem Klick ein, um zeitkritische Fragen schnell zu klären, ohne dass Sie manuell wählen müssen.
  
• Sofortiger Zugriff auf Aufzeichnungen:
  Greifen Sie auf vergangene Gespräche zurück und erhalten Sie sofortige Einblicke in die neuesten Entwicklungen, indem Sie auf Gesprächsaufzeichnungen und Transkriptionen in Ihrem CRM zugreifen.
  
• Personalisieren Sie mit einer Echtzeit-Kundenkarte bei Anrufen:
  Machen Sie die Personalisierung zu Ihrem größten Wettbewerbsvorteil, indem Sie während eines Anrufs mit einer automatischen Referenz auf dem Bildschirm auf Kontaktinformationen zugreifen.
  
• Erhöhen Sie die Reichweite mit SMS-Kampagnen:
  Richten Sie SMS-Kampagnen ein und fügen Sie relevante Kontakte mit nur wenigen Klicks direkt aus Ihrem CRM hinzu.
  
• Bewerten Sie die Leistung mit Call Center-Berichten:
  Bewerten Sie die Leistung von Agenten, Teams, Abteilungen oder des Unternehmens als Ganzes direkt aus Ihrem CRM und optimieren Sie die Berichterstattung.
  
• Passen Sie Arbeitsabläufe mit Automatisierungen an:
  Richten Sie maßgeschneiderte Automatisierungen ein, die sowohl Ihre VoIP- als auch Ihre CRM-Tools nutzen, z. B. das automatische Versenden einer SMS, wenn ein Kontakt Ihren Anruf verpasst.

10 Vorteile der VoIP-CRM-Integration

Die Möglichkeiten der Integration von CRM-Telefonsystemen sind zweifellos vielfältig, aber wie wirken sie sich auf Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Leistung insgesamt aus? Nachfolgend finden Sie die zehn wichtigsten Gründe, warum Sie den Einsatz eines VoIP-CRM in Betracht ziehen sollten.

1. Zeit sparen

CRM-Telefonintegrationen können die Zeiteffizienz Ihres Callcenters verbessern. Durch die Zwei-Wege-Synchronisation entfällt die manuelle Dateneingabe, die Mitarbeiter haben sofortigen Zugriff auf Informationen und werden durch Automatisierung befähigt.

Darüber hinaus können sie Ihren Verkaufszyklus um bis zu 14% verkürzen. durch Vereinfachung der Datenverwaltung. Anstatt endlose Blätter mit Informationen zu sortieren, können Agenten mit nur wenigen Klicks Kundeninformationen anzeigen, suchen und weitergeben.

2. Geld sparen

Wenn Sie mehr in kürzerer Zeit erledigen, spart das auf Ihrer Seite einen hübschen Batzen Geld. Zwar müssen Sie für beide Tools in Ihrer VoIP-CRM-Integration laufend ein Abonnement bezahlen, aber der Aspekt der Kostenersparnis wiegt dieses Preisschild schnell auf.

Indem Sie die Fähigkeit eines einzelnen Agenten, Dinge schnell zu erledigen, verbessern, können Sie das Verhältnis zwischen Leistung und Gehalt optimieren, mit einem kleineren Team effizienter arbeiten, mehr Geschäfte abschließen und sogar das Geschäftsvolumen erhöhen.

3. Zufriedenheit der Agenten erhöhen

Ineffiziente Unternehmensprozesse und Frustration sind einige der häufigsten Gründe für Burnout, der zu erhöhten Fehlzeiten und Mitarbeiterabwanderung führen und bis zu 400% des Gehalts Ihrer Mitarbeiter kosten kann.

Die besten Möglichkeiten, dem entgegenzuwirken, sind ein besseres Coaching, mehr Leistungen und natürlich die Beseitigung von Frustrationsquellen. Es gibt keinen besseren Ansatzpunkt als die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und die Beschleunigung der täglichen Abläufe.

4. Verhindern Sie Fehler

Bei der manuellen Dateneingabe und beim Wählen kommt es häufig zu Tippfehlern, fehlenden Informationen oder falschen Eingaben, die Sie im besten Fall ein paar Cent für einen falschen Anruf oder im schlimmsten Fall ein ganzes Geschäft aufgrund fehlerhafter Daten kosten können.

Durch die Automatisierung des Datentransfers zwischen Ihrem CRM- und Telefonsystem können Sie die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Aufzeichnungen sicherstellen und so die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler deutlich verringern.

5. Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern während eines Anrufs schnellen Zugriff auf Kundeninformationen geben, können sie die Interaktionen personalisieren, Bedürfnisse vorhersehen und Probleme schnell lösen, was zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung um bis zu 47 % führt.

Funktionen wie die Aufzeichnung von Anrufen und die Protokollierung von Anrufen helfen dabei, eine detaillierte Historie der Kundeninteraktionen zu führen, was eine nahtlose Nachbearbeitung und ein maßgeschneidertes Kundenerlebnis ermöglicht.

6. Produktivität steigern

VoIP-CRM-Integrationen rationalisieren die Arbeitsabläufe, da nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen gewechselt werden muss. So können die Agenten Anrufe direkt in der CRM-Oberfläche bearbeiten, was Zeit spart und Ablenkungen reduziert.

Darüber hinaus sorgen die automatische Anrufprotokollierung und die Aktivitätsverfolgung dafür, dass keine wichtigen Details unter den Tisch fallen, so dass sich die Agenten auf den Kontakt mit den Kunden und den Abschluss von Geschäften konzentrieren können, was zu einem 41 % höheren Umsatz pro Agent führt.

7. Datengestützte Entscheidungsfindung

CRM-Telefonintegrationen bieten Ihnen Zugriff auf umfassende Datenanalyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie Anrufkennzahlen, Kundeninteraktionen und die Vertriebsleistung in Echtzeit verfolgen können.

So kann Ihr Team Trends identifizieren, Chancen erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, um das Geschäftswachstum voranzutreiben. Durch die effiziente Priorisierung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen und die Optimierung von Strategien können Sie 300 % mehr Konversionen erzielen.

8. Erzielen Sie mehr Einnahmen

Durch die Erleichterung einer nahtlosen Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen Ihren Umsatzteams können Sie die Abstimmung verbessern und eine gezielte Ansprache auf der Grundlage von Kundeneinblicken für maximalen Profit ermöglichen.

Automatisierte Arbeitsabläufe zur Erfassung und Pflege von Leads straffen die Vertriebspipeline, während fortschrittliche Analysen hochwertige Verkaufschancen identifizieren und die Konversionsraten optimieren, was zu schnelleren Verkaufszyklen und höherem Geschäftspotenzial führt.

9. Verbessern Sie die Datenverwaltung

Die effektive Verwaltung von Kundendaten ist entscheidend für den Aufbau starker Beziehungen und den Geschäftserfolg. VoIP-CRM-Integrationen zentralisieren die gesamte Kommunikation und alle Kundeninformationen in einer Plattform und beseitigen Silos und Redundanzen.

Dies vereinfacht die Datenverwaltung und gewährleistet die Datenintegrität und -konsistenz in Ihrem Unternehmen durch sicheren Cloud-Speicher und zuverlässige Backup-Funktionen. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten jederzeit zugänglich, aber geschützt sind.

10. Verbesserung der Zusammenarbeit

Durch die Zentralisierung von Kommunikationskanälen und Kundendaten können Ihre Mitarbeiter auf einfache Weise Erkenntnisse austauschen, Aktivitäten koordinieren und in Echtzeit an Projekten zusammenarbeiten, was oft zu einer 50%igen Steigerung der Teamproduktivität führt.

Ob es um die Koordinierung von Folgeanrufen, den Austausch wichtiger Kunden-Updates oder die Zusammenarbeit bei komplexen Geschäften geht, VoIP-CRM-Systeme ermöglichen es Teams, effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten, was letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Top 10 CRMs, die Sie leicht mit VoIP integrieren können

Customer Relationship Management ist heute eine der am schnellsten wachsenden Softwarebranchen. Laut IBISWorld sind allein in den USA 1853 CRM-Anbieter aktiv. Daher kann es eine ziemliche Herausforderung sein, den richtigen Anbieter für Sie zu finden.

Deshalb stellen wir Ihnen die zehn beliebtesten VoIP-fähigen CRMs vor, die heute auf dem Markt sind. Diese umfassen:

1. Salesforce

• Hochgradig anpassbare Cloud-basierte CRM-Plattform.
• Bietet eine Reihe von Tools für Vertrieb, Marketing und Kundenservice.
• Wird von Unternehmen jeder Größe zur Verwaltung verwendet.

2. HubSpot:

• CRM für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.
• Bietet Tools für E-Mail-Marketing, soziale Medien, Lead-Generierung und Support.
• Integrierte Lösung für alle Anwendungsfälle.

3. Pipedrive:

• Vertriebsorientiertes CRM.
• Hilft dem Vertriebsteam bei der Verwaltung von Pipelines und dem Abschluss von Geschäften.
• Bietet visuelles Pipeline-Management, maßgeschneiderte Verkaufsstufen und Automatisierungsfunktionen.

4. Zendesk verkaufen:

• Vertriebsautomatisierung CRM
• Hilft dem Vertriebsteam bei der Verwaltung von Leads, Kontakten und Geschäften.
• Bietet Lead-Tracking, E-Mail-Integration, Verkaufsprognosen und Berichte.

5. Zoho CRM:

• Cloud-basiertes CRM
• Hilft bei der Automatisierung von Vertrieb, Marketing und Kundensupport.
• Bietet Lead Management, Kontaktmanagement, Workflow-Automatisierung und Analysen.

6. MS Dynamics 365:

• Es handelt sich um eine Suite cloudbasierter Geschäftsanwendungen, die CRM- und ERP-Funktionen umfasst.
• Es bietet Module für Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Betrieb.
• Es ist vollständig in Microsoft Office und andere Produktivitätstools integriert.

7. Kupfer:

• CRM für den Google-Arbeitsbereich entwickelt.
• Nahtlose Integration mit Google Mail, Google Kalender, Drive usw.
• Ermöglicht Benutzern die Verwaltung von Kontakten, die Verfolgung von Geschäften und die Automatisierung von Aufgaben.

8. Nocrm:

• Minimalistisches CRM mit Schwerpunkt auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit.
• Entwickelt für Vertriebsteams, die Leads und Geschäfte verwalten.
• Vermeidet die Komplexität der traditionellen CRMs.

9. KommoCRM:

• CRM speziell für kleine Unternehmen.
• Bietet Kontaktmanagement, Pipeline-Verfolgung, Aufgabenmanagement und E-Mail-Integration.
• Hilft Unternehmen bei der Rationalisierung ihres Vertriebs- und Kundenmanagements.

10. Freshsales:

Es handelt sich um eine CRM-Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Vertriebspipeline und der Kontaktaufnahme mit Leads und Kunden unterstützt. Sie bietet Funktionen wie Lead Scoring, E-Mail-Verfolgung, Aktivitätserfassung und integrierte Telefon- und E-Mail-Kommunikationstools.

• CRM, das sich auf die Verwaltung der Verkaufspipeline und die Kundenbindung konzentriert.
• Bietet Funktionen für Lead Scoring, E-Mail-Verfolgung und Aktivitätserfassung.
• Nutzen Sie die integrierten Telefon- und E-Mail-Kommunikationstools.

Wie VoIP-CRM-Integrationen mit CloudTalk funktionieren

Unabhängig davon, welches CRM Sie als Ihr Flaggschiff wählen, wird Ihre Gesamterfahrung weitgehend die gleiche sein, wenn Sie es mit CloudTalk integrieren.

Hier ist, was Sie erwarten können:

1. Einrichten: Wenn Sie sowohl Ihr CloudTalk- als auch Ihr CRM-Abonnement aktiviert haben, brauchen Sie nur die entsprechende Integration auf unserem Marktplatz zu finden und sie mit ein paar Klicks zu aktivieren. Mehr dazu in einer Minute.
   
2. Synchronisierung: Nachdem Sie Ihr CRM in CloudTalk integriert haben, synchronisieren die beiden Tools automatisch Ihre Kontakte und beginnen mit der Verfolgung Ihrer Aktivitäten, einschließlich Anrufaufzeichnungen, Kontaktinformationen, Tags, SMS-Kampagnen und mehr.
   
3. Anwählen: Dank der Click-to-Call-Funktion von CloudTalk können Ihre Agenten Kontakte anwählen, indem sie einfach auf deren Telefonnummer in der CRM-Oberfläche klicken oder sie in automatische Anrufwarteschlangen für unseren Power Dialer hinzufügen.
   
4. Bereitschaftsdienst: Sobald Ihr Agent eine Verbindung mit einem potenziellen Kunden hergestellt hat, kann er Ihre benutzerdefinierten Anrufskripte verwenden, um durch das Gespräch zu navigieren oder die Interaktion mit der Echtzeit-Kundenkarte weiter zu personalisieren, indem er die Kontaktdaten aus dem CRM verwendet.
   
5. Nach dem Anruf: Nach Beendigung des Gesprächs kann der Agent Tags und Notizen hinzufügen, die mit dem Kontakt und diesem speziellen Anruf in Verbindung gebracht werden. Gleichzeitig führt die KI von CloudTalk eine Stimmungsanalyse durch, transkribiert den Anruf automatisch und vieles mehr.
   
6. Vorbereitung: Wenn alles gesagt und getan ist, kann der Agent seine Leistung über Analytics direkt im CRM auswerten, vergangene Gespräche Revue passieren lassen, an seinen Fähigkeiten arbeiten und sich mit weiteren Informationen auf seine nächsten Anrufe vorbereiten.

So richten Sie eine VoIP-CRM-Integration in CloudTalk ein

Das Hinzufügen einer der Ein-Klick-CRM-Integrationen von CloudTalk ist wirklich so einfach wie 1-2-3-4. Der Vorgang kann in wenigen Minuten erledigt sein.

So fangen Sie an:

1. Melden Sie sich bei Ihrem CloudTalk-Konto an
2. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Konto > Integrationen.
3. Suchen Sie Ihr CRM und klicken Sie auf „Integration hinzufügen“.
4. Melden Sie sich in Ihrem CRM-Konto an und klicken Sie auf „Hinzufügen für alle Benutzer“.

Abschließende Überlegungen zu VoIP-CRM-Integrationen

Die gesamte Landschaft der Kundenbetreuung verändert sich. Kunden erwarten mindestens stabile, personalisierte und qualitativ hochwertige Erlebnisse. Studien zeigen, dass bis zu 44 % der potenziellen Kunden unvorbereitete Verkaufsgespräche völlig ignorieren.

Wenn Sie also wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen Sie Ihre Prozesse beschleunigen und rationalisieren, um den Kunden die Behandlung zu bieten, die sie erwarten. VoIP- und CRM-Plattformen sind zwar beide ein guter Ausgangspunkt, aber die VoIP-CRM-Integration ist das A und O.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über diese Technologie wissen müssen, einschließlich Anwendungsfälle, Vorteile, beste Anbieter und sogar die einfachsten Möglichkeiten der Integration.

Der Rest ist Ihnen überlassen. Viel Spaß beim Integrieren!