Cloud-basierte Kommunikation erklärt: Ihr umfassender Leitfaden
Laut Forbes nutzen derzeit rund 94 % aller Unternehmen weltweit Cloud-Software.
Da immer mehr Teams remote arbeiten und Unternehmen digitaler werden, ist es kein Wunder, dass Unternehmen Cloud-basierte Kommunikationslösungen wählen. Sie bieten Vorteile wie Kosteneinsparungen und die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten – Vorteile, die noch vor wenigen Jahren kaum vorstellbar waren.
Neugierig, was Cloud-basierte Kommunikation ist, welche Vorteile sie hat und wie Sie die perfekte Software auswählen? Tauchen Sie ein in unseren Artikel, um mehr zu erfahren!
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht Unternehmen, Anrufe, Nachrichten und Videobesprechungen über das Internet zu tätigen, anstatt sich auf physische Telefonleitungen und Büroausstattung zu verlassen.
- Zu den Vorteilen der Cloud-basierten Kommunikation gehören Kosteneinsparungen, Flexibilität, Skalierbarkeit und erweiterte Funktionen.
- Um die richtige Cloud-basierte Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen, bewerten Sie Ihre Bedürfnisse und suchen Sie nach einem Anbieter mit hoher Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kundensupport.
Was ist eine Cloud-basierte Kommunikationsplattform?
Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht Unternehmen, von jedem Gerät – sei es ein Computer oder Mobilgerät – Anrufe zu tätigen, Nachrichten zu senden und Videokonferenzen abzuhalten, indem sie eine Internetverbindung nutzen.
Anstatt Telefonkabel und physische Geräte zu verwenden, nutzt Cloud-basierte Kommunikation entfernte Server (oft als „die Cloud“ bezeichnet) im Internet. Im Gegensatz zu traditionellen, lokalen PBX-Systemen, die teure Hardware und physische Kupferkabel erfordern, zentralisiert Cloud-basierte Kommunikation Ihr Telefonsystem, Video und Messaging in einer einzigen digitalen Plattform. Diese Server fungieren als „Gehirn“, das die Kommunikation verwaltet.
Was ist eine Cloud-Kommunikationsplattform?
Eine Cloud-Kommunikationsplattform ist ein System, das Echtzeit-Zusammenarbeit und -Kommunikation für Teams ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort. Sie funktioniert über Software, die in der Cloud gehostet wird, wodurch Benutzer über verschiedene Methoden wie Sprachanrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging miteinander in Verbindung treten und interagieren können.
Das bedeutet, dass Teammitglieder von jedem Computer, Smartphone oder Tablet aus nahtlos zusammenarbeiten können, indem sie eine Internetverbindung nutzen.
Die Plattform integriert viele Kommunikationstools in eine einzige, zugängliche Benutzeroberfläche. Auf diese Weise fällt es Teams leichter, in Verbindung zu bleiben, Informationen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten, ob im Büro oder remote. Für eine schnelle und effiziente Kommunikation, insbesondere mit Kunden oder Leads, kann die Integration eines KI-SMS-Assistenten die Nachrichtenübermittlung weiter rationalisieren und zeitnahe Nachfassaktionen über alle Geräte hinweg gewährleisten.
Beispiele für Cloud-basierte Kommunikation
Gängige Beispiele für Cloud-basierte Kommunikation sind Voice over IP (VoIP)-Telefonsysteme wie CloudTalk, Videokonferenzsoftware wie Zoom und Team-Messaging-Apps wie Slack. Anstatt auf lokalen Servern zu laufen, werden diese Tools in der Cloud gehostet, sodass Mitarbeiter von überall auf der Welt über Desktop- oder mobile Apps darauf zugreifen können.
Hören Sie auf, für unnötige Hardware zu bezahlen. Telefonieren Sie von überall.
Wie funktioniert eine Cloud-basierte Kommunikationsplattform?
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen nutzen die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol), um Sprache, Video und Daten über das Internet zu senden.
So funktioniert’s:
- Das Mikrofon Ihres Geräts erfasst Ihre Stimme in analoger Form.
- Die Software wandelt diese Stimme mithilfe von Codecs in digitale Signale um.
- Diese Signale werden zur einfacheren Übertragung in kleine Datenpakete aufgeteilt.
- Die Pakete reisen über das Internet zum Gerät der anderen Person.
- Das Gerät des Empfängers wandelt die Pakete wieder in Ton um.
4 Schlüsselelemente gängiger Cloud-basierter Kommunikationslösungen
Cloud-basierte Kommunikation benötigt vier Elemente, um richtig zu funktionieren:
- VoIP (Voice over Internet Protocol): Wie bereits erwähnt, ermöglicht Ihnen diese Technologie Anrufe, Videokonferenzen und das Senden von Nachrichten über das Internet.
- UCaaS (Unified Communications as a Service): Einfach ausgedrückt ist es ein virtuelles Haus oder Büro, das Ihnen die Kommunikation und Zusammenarbeit von einer einzigen Plattform aus ermöglicht. Viele Unternehmen nutzen auch Multi-Cloud-Management-Plattformen, um dieses Setup zu unterstützen.
- Kommunikationstools: Diese Tools ermöglichen Ihnen die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihrem Team, egal wo Sie sich befinden. Zum Beispiel ermöglichen Tools wie Slack Ihnen, mit Ihren Kollegen zu chatten, als wären sie auf WhatsApp, aber auf professionelle Weise.
- Cloud-PBX (Virtuelles Telefonsystem): Dieses Telefoniesystem arbeitet über das Internet und ermöglicht Unternehmen die Kommunikation ohne die Installation physischer Hardware.
Während VoIP (Voice over Internet Protocol) sich spezifisch auf die Technologie bezieht, die Sprachanrufe über das Internet überträgt, ist Cloud-basierte Kommunikation ein breiterer Begriff. Sie umfasst VoIP, aber auch andere Cloud-gehostete Kanäle wie Videokonferenzen, SMS, KI-gestützte Anrufanalyse und Team-Messaging, die in einer Plattform (UCaaS) vereint sind.
Vorteile einer Cloud-basierten Kommunikationsplattform
Cloud-Kommunikation erlebt ein explosives Wachstum, wobei der Markt bis 2032 voraussichtlich 15 Milliarden € erreichen wird und eine jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 15,7 % von 2020 bis 2032 aufweist. Dieser bemerkenswerte Anstieg unterstreicht den transformativen Einfluss dieser Technologie auf die Geschäfts- und Kommunikationswelt.
Lassen Sie uns die Vorteile im Detail untersuchen.
#1 Kosten senken
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen helfen Ihnen auf verschiedene Weisen, Geld zu sparen:
- Ausrüstung: Sie müssen keine physische Ausrüstung wie Telefone oder Server mehr kaufen oder warten.
- Wartungspersonal: Sie müssen keine spezialisierten Mitarbeiter für die Verwaltung oder Aktualisierung des Cloud-Systems einstellen.
- Sitzplatzanpassungen: Cloud-Plattformen ermöglichen es Ihnen in der Regel, Sitzplätze einfach mit flexiblen Plänen hinzuzufügen oder zu entfernen, was kostengünstiger ist, als sich mit dem Hinzufügen oder Entfernen physischer Geräte zu befassen.
- Bürokosten: Von überall mit einer guten Internetverbindung zu arbeiten, reduziert Bürokosten wie Strom, Beleuchtung und Telefonrechnungen. Tatsächlich müssen Sie nicht einmal ein Büro haben.
#2 Einfach wachsen
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen erleichtern die Expansion. So funktioniert’s:
- Flexibilität: Sie können Ressourcen leicht anpassen, um mehr Benutzer oder Daten zu verwalten, ohne zusätzliche Ausrüstung zu benötigen.
- Globaler Zugang: Ihr Team kann remote arbeiten, sodass Sie Talente von überall auf der Welt einstellen können. Diese Plattformen bieten auch günstige Tarife für internationale Anrufe und lokale Rufnummern, was Ihnen hilft, global zu expandieren.
- Updates und Wartung: Der Anbieter kümmert sich um Updates und Wartung auf seinen Servern, sodass Sie stets die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen ohne zusätzlichen Aufwand erhalten.
#3 Zeit sparen
Mit Cloud-basierter Kommunikation sparen Sie sowohl Geld als auch Zeit. So geht’s:
- Automatisches Anrufen: Funktionen wie der Power Dialer ermöglichen Ihnen bis zu 70 Anrufe pro Stunde, wodurch manuelles Wählen entfällt.
- KI-Unterstützung: Künstliche Intelligenz kann Notizen und Zusammenfassungen erstellen, sodass Agenten sich auf den Kundenservice und den Vertrieb konzentrieren können.
- Tool-Integration: Durch die nahtlose Integration mit CRMs wie HubSpot und Salesforce eliminiert Cloud-basierte Kommunikation die manuelle Dateneingabe und stellt sicher, dass Ihre Vertriebs- und Supportteams den vollständigen Kundenkontext haben, noch bevor sie Hallo sagen.
#4 Erweiterte Funktionen nutzen
Cloud-basierte Kommunikationslösungen bieten mehr Funktionen als herkömmliche Telefonsysteme, wie zum Beispiel:
- Echtzeit-Analysen: Sie erhalten sofortigen Zugriff auf die Anzahl der Anrufe, die durchschnittliche Anrufdauer, Sprech-/Hörverhältnisse und vieles mehr.
- Skill-basiertes Routing: Anrufe können automatisch an den Agenten mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen für die jeweilige Aufgabe weitergeleitet werden.
- Erweiterte Anrufaufzeichnung: Dieses Tool ermöglicht Ihnen das einfache Aufzeichnen und Zugreifen auf Anrufe für Qualitätsprüfungen, Schulungen und Compliance.
#5 Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleisten
Cloud-basierte Kommunikationsdienste sind sowohl sicher als auch zuverlässig. So geht’s:
- Datenschutz: Sie verwenden fortschrittliche Verschlüsselung, um Ihre Daten bei der Übertragung und Speicherung zu schützen.
- Servicegarantien: Sie bieten Service Level Agreements (SLAs), die minimale Ausfallzeiten gewährleisten, sodass Sie sich auch in Notfällen auf das System verlassen können.
- Redundante Systeme: Anbieter verfügen oft über Backup-Systeme und Rechenzentren, sodass, wenn ein Teil ausfällt, ein anderer übernehmen kann, um Ihren Dienst am Laufen zu halten. Diese Fähigkeiten sind grundlegend für eine robuste Cloud-Sicherheit, die entscheidend für den Schutz sensibler Kommunikationen und die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität ist.
Hören Sie auf, über Vorteile zu lesen, und erleben Sie sie selbst.
Wie nutzen Unternehmen Cloud-basierte Kommunikationslösungen?
Angesichts all dieser Vorteile ist es kein Wunder, dass Unternehmen zunehmend auf Cloud-Kommunikationslösungen zurückgreifen – sie sind einfach zu wertvoll, um sie zu ignorieren.
Lassen Sie uns einige der relevantesten Anwendungsfälle untersuchen.
#1 Remote-Arbeit
Cloud-Kommunikationsplattformen ermöglichen es Remote-Mitarbeitern, von überall mit einer guten Internetverbindung zu arbeiten. Mobile Apps ermöglichen es den Mitarbeitern beispielsweise, alle Funktionen ihrer Smartphones oder Tablets zu nutzen, was das Arbeiten von jedem Standort aus erleichtert.
#2 Kundenservice und Callcenter
Cloud-Kommunikationsplattformen bieten Agenten fortschrittliche Tools zur Verbesserung des Kundenerlebnisses. Zum Beispiel kann Interactive Voice Response (IVR) Kunden automatisch mit dem richtigen Agenten oder der richtigen Abteilung verbinden. In Callcentern können Agenten eingehende und ausgehende Anrufe bearbeiten, Marketingkampagnen verwalten und Umfragen durchführen, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein.
#3 Technischer Remote-Support
Technische Support-Teams können VoIP nutzen, um Kunden oder Mitarbeitern von überall aus zu helfen. Dies hilft, Probleme schneller und effizienter zu lösen, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
#4 Telemedizin und virtuelle Konsultationen
Mitarbeiter im Gesundheitswesen können VoIP-Plattformen nutzen, um virtuelle medizinische Konsultationen anzubieten, den Patientenfortschritt zu verfolgen und Remote-Beratung zu leisten. Dies erhöht den Zugang zur Gesundheitsversorgung für Menschen in abgelegenen Gebieten oder mit eingeschränkter Mobilität und nutzt die Zeit der medizinischen Fachkräfte besser aus.
#5 Finanzdienstleistungen
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen helfen Finanzdienstleistern, sicher und personalisiert mit Kunden zu interagieren. Dies ist wichtig in einem Bereich, in dem Vertrauen und Beziehungen zählen. Agenten können beispielsweise auf Kundendaten und die Anrufhistorie zugreifen, bevor sie mit einem Kunden sprechen, was Zeit spart und eine maßgeschneiderte Unterstützung ermöglicht.
Wie wählt man die richtige Cloud-basierte Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen aus?
Die Wahl des richtigen Cloud-Kommunikationstools für Ihr Unternehmen umfasst einige wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass es Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse erfüllt. Hier ist ein einfacher Leitfaden, der Ihnen bei der Entscheidung hilft:
#1 Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsanforderungen
Beginnen Sie damit, Ihre spezifischen Kommunikationsanforderungen zu identifizieren.
Berücksichtigen Sie Folgendes:
- Kommunikationstypen: Entscheiden Sie, ob Sie Sprachanrufe, Videokonferenzen, Messaging oder Contact-Center-Tools benötigen.
- Benutzeranzahl: Schätzen Sie ab, wie viele Benutzer Zugriff auf das System benötigen.
- Compliance und Sicherheit: Prüfen Sie, ob Ihre Branche spezifische Anforderungen oder Sicherheitsstandards hat, die die Software erfüllen muss.
- Gerätekompatibilität: Überlegen Sie, welche Geräte Sie mit der Software verwenden werden (Computer, Mobiltelefon, Tablet) und stellen Sie sicher, dass die Software diese unterstützt.
#2 Cloud-Kommunikationsanbieter bewerten
Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen identifiziert haben, ist es an der Zeit, einen Vergleich der Cloud-Service-Anbieter durchzuführen, um die verschiedenen Anbieter auf dem Markt zu bewerten.
Überprüfen Sie diese Schlüsselpunkte:
- Funktionen: Recherchieren Sie verschiedene Anbieter und vergleichen Sie deren Angebote mit Ihrer Checkliste.
- Preismodelle: Betrachten Sie die Kostenstrukturen, um sicherzustellen, dass sie in Ihr Budget passen.
- Zuverlässigkeit und Sicherheit: Bewerten Sie die Zuverlässigkeit, Verfügbarkeitsgarantien und Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.
- Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass die Lösung nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen, die Ihr Team verwendet, integriert werden kann.
#3 Über zukünftiges Wachstum nachdenken
Neben der Berücksichtigung Ihrer aktuellen Bedürfnisse sollten Sie auch Ihre zukünftigen Anforderungen antizipieren.
Da Sie keine Kristallkugel haben, wird empfohlen, eine Cloud-basierte Lösung zu wählen, die Flexibilität bietet und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Entscheiden Sie sich für einen Dienst mit flexiblen Preisplänen, mit denen Sie je nach Bedarf problemlos Benutzer und Funktionen hinzufügen oder entfernen können.
#4 Benutzererfahrung bewerten
Wenn die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen ist, können sich die Mitarbeiter auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren, anstatt mit der Technologie zu kämpfen, was die Produktivität steigert.
Bei der Wahl einer benutzerfreundlichen Cloud-Kommunikationsplattform sollten Sie diese Schlüsselfaktoren beachten:
- Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte intuitiv und einfach zu navigieren sein, selbst für technisch weniger versierte Benutzer. Überprüfen Sie Benutzerbewertungen oder nutzen Sie eine kostenlose Testphase, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
- Schulung: Suchen Sie nach Anbietern, die umfangreiche Schulungsressourcen bereitstellen. CloudTalk bietet beispielsweise wöchentliche Schulungssitzungen und ein Onboarding-Portal an.
- Mobile Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Plattform auf Smartphones und Tablets mit dedizierten Apps, die die Funktionalität der Desktop-Version widerspiegeln, gut funktioniert. Dies hilft den Mitarbeitern, unterwegs produktiv zu bleiben.
- Kundensupport: Wählen Sie einen Anbieter mit zuverlässigem 24/7-Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat sowie einem hilfreichen Hilfecenter. Guter Support ist entscheidend für eine reibungslose Benutzererfahrung.
#5 Analysieren und Optimieren
Analysieren und optimieren Sie die Nutzung einer Cloud-basierten Kommunikationsplattform, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt.
So geht’s:
- Leistung und Nutzung überwachen: Setzen Sie Analysetools ein, um wichtige Metriken wie Verfügbarkeit, Funktionsnutzung und Systemauslastung zu überprüfen. Dies hilft Ihnen, Engpässe, App-Leistungsprobleme oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Benutzerfeedback sammeln und analysieren: Führen Sie Umfragen und Feedback-Sitzungen mit Mitarbeitern durch, um zu verstehen, wie sie die Plattform nutzen und welchen Herausforderungen sie begegnen. Nutzen Sie diese Informationen, um Einstellungen anzupassen, nützliche Funktionen hinzuzufügen oder Prozesse zu optimieren.
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Es ist jedoch wichtig, die richtige Cloud-Kommunikationssoftware für Ihre Geschäftsanforderungen auszuwählen.
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