Cómo conseguir un teléfono para tu empresa 5 modos fáciles

Tanto si deseas comenzar un nuevo negocio como expandir el actual, lo más probable es que necesites un nuevo número de teléfono. Hoy en día tenemos correos electrónicos, mensajes en redes sociales, y widgets con chat en directo, entre otros muchos canales. Sin embargo, para muchas personas, una llamada de teléfono todavía sigue siendo el método preferido de comunicación.

Por esa razón, siempre debes permitir a los clientes que se pongan en contacto contigo por teléfono. Para hacerlo profesionalmente, deberías considerar la posibilidad de tener un número de teléfono de empresa.

Aunque comprarlo parezca algo simple, hay varias cosas a tener en cuenta. Vamos a abarcarlas todas.

Seleccionar el sistema de teléfono de empresa correcto

Para empezar, ¿realmente necesitas un sistema de teléfono para empresas? Si es así, ¿qué volumen de llamadas sería satisfactorio para ti?

Antes de entrar en la diferentes opciones de números de teléfono para empresas, hay más cuestiones sobre la mesa.

Nº1. ¿Debo tenerlo en las instalaciones u online?

Un sistema de teléfono en las instalaciones o localización se establecerá para trabajar desde una ubicación física (es decir, tu oficina). Esto requerirá que inviertas en el hardware y servicios necesarios con antelación.

Tal vez tendrás que montar una PBX (centralita privada) en las instalaciones con el fin de crear múltiples extensiones para tus empleados y proporcionar funciones de sistema telefónico adicionales como la transferencia de llamadas y los directorios de llamadas.

Las plataformas alojadas o basadas en la nube obtienen su acceso online, desde cualquier parte del mundo. Esta flexibilidad, además, se proporciona a un precio más bajo, a que el único coste por tu parte generalmente es una suscripción mensual.

Nº2. ¿Qué tamaño tiene tu negocio?

Si gestionas una compañía pequeña, tal vez no necesites infraestructuras sofisticadas para tu número de teléfono de empresa. Una soluciones simples y un número extra podría ser suficiente, al menos al principio. No obstante, esto puede cambiar según te vayas desarrollando. Escoge el sistema adecuado tanto para el tamaño actual de tu negocio y para el deseado o esperado en el futuro.

Los proveedores de teléfonos de empresa basados en la nube te permiten ampliar fácilmente, sin importar la dirección que desees tomar. ¿Necesitas saltar de 1 a 15 números de teléfono o disminuir de 30 a 3 en un día? No hay problema.

Nº3. ¿Y qué ocurre con el resto de los canales de comunicación?

Tal vez creas que no necesitas un teléfono de empresa si el resto de tus canales de comunicación funcionan a la perfección.

Totalmente justo – Puede que no tenga sentido pensar en ello si posees un flujo de trabajo completamente funcional con otros canales o si tu audiencia no te llama con frecuencia. Sin embargo, podrías considerar aún así, tener un número de empresa adicional para aquellos que prefieren comunicarse de esa manera.

Elegir tu número de teléfono de empresa

Una vez que hayas descubierto lo que necesitas, puedes buscar cómo conseguir tu número de teléfono de empresa. Existen tres modos principales con los que puedes comprar un nuevo número de teléfono para tu negocio:

Nº1 Número fijo

Conseguir un número de teléfono de empresa con línea fija es el método más tradicional. Sin embargo, como hemos mencionado ya, es el método más caro y no es muy flexible.

Si deseas elegir este modo, tendrás que ponerte en contacto primero con una compañía de telecomunicaciones y hacer una solicitud para añadir otra línea a tu oficina. Entonces, después de comprar todo el equipo necesario, tendrás que reservar una cita con el técnico para que ponga a funcionar el sistema.

Incluso aunque parece sencillo, este método tiene algunas desventajas. Primero, tal vez tengas que esperar varias semanas para que tu línea esté completamente activa. Deberás cubrir todos los gastos relacionados con la línea con antelación, lo que podría ser una clara desventaja para muchos.

Nº2 Números virtuales y servicios VoIP

La popularidad de los números de teléfono fijos ha estado descendiendo desde hace ya tiempo de manera proporcional al creciente interés por las soluciones a distancia.

Además, en 2020, con el brote del coronavirus, esta tendencia escaló por completo. Hubo un cambio de dinámica absoluta para muchos negocios. De la noche a la mañana, muchos no pudieron acceder a sus teléfonos fijos porque repentinamente nadie trabajaba ya en la oficina.

Como solución para continuar con las comunicaciones de los negocios en estos tiempos turbulentos, emergio el VoiP (Protocolo de voz a través de internet, por sus siglas en inglés) como la elección más popular. Al utilizar el VoIP puedes realizar llamadas más baratas y de manera sencilla que están accesibles virtualmente desde cualquier parte del mundo. Simplemente con una conexión a internet.

Las soluciones VoIP son, además, fácilmente ajustables y extensibles, lo que significa que pueden crecer junto a tu compañía. En segundos, puedes añadir nuevos números virtuales, usuarios y funciones a tu sistema existente. Sin involucrar personal extra, servicios o equipo.

Time savings can also be linked to financial ones: VoIP can greatly reduce costs.

Nº3 Números de teléfonos móviles adicionales

Los servicios VoIP o las líneas fijas son perfectas cuando trabajas a gran escala, pero no siempre ese es el caso. Incluso un solo número adicional puede ser suficiente si acabas de empezar o eres un autónomo. Tales soluciones tienen un coste prácticamente cero, son flexibles y requieren una configuración mínima. Perderás muchas funciones interesantes que ofrece el VoIP, pero simplemente quizás no lo necesites al comienzo de tu trayectoria.

Tipos de números de teléfono para empresas

Si ya has empezado a buscar una línea fija o un número virtual, podría sorprenderte el número de opciones que existen. I ¿Cuál deberías elegir: un número local, un número gratuito o tal vez un número personalizado? ¿Cuál de ellos funcionará mejor para tu negocio?

Números de teléfono locales

Un número de teléfono local es aquel que comienza con un código de área de una región, ciudad o estado específico. Ver un pefijo familiar hace que el público se muestre más relajado; por lo tanto, si deseas ponerte en contacto con público de una ubicación específica, entonces conseguir un número local podría ser la mejor elección.

Pero, ¿qué ocurre si quieres expandirte a otra ciudad o país? Los clientes podrían dudar a la hora de llamar a una compañía con un prefijo extranjero si solo utilizas el mismo número de teléfono local. Tener varias líneas fijas locales no es ni conveniente ni rentable.

A clever option here would be to get a virtual local phone number for your chosen location. For example, CloudTalk lets you buy local phone numbers from over 140 countries. 

Números de teléfono gratuitos

A toll-free number is one that begins with one of the associated codes – 800, 888, 877, 866, 855, 844, or 833, in the United States. As the owner of such a number, you will be billed both for incoming and outgoing calls. 

Esto significa que los clientes se pueden poner en contacto contigo sin preocuparse sobre los costes. Los números gratuitos podrían animar a los clientes a llamar con cualquier duda o pregunta que les surja. Pero, esto podría generar una preocupación a la hora de saber si puedes permitirte un número gratuito en tu compañía. Especialmente si tu presupuesto es ajustado.

En ese caso, podrías estar interesado en comprar un número gratuito con «coste compartido». En lugar de que el cargo de las llamadas entrantes sea solo tuyo, el coste se dividirá entre el cliente y tú. Los números de coste compartido, por tanto, son más compatibles con tu presupuesto y más convenientes para tus clientes, que pueden llamarte a un precio más bajo que el que utilizan en un número habitual.

Números de teléfono corporativos personalizados

Un número de teléfono personalizado es un número gratuito o local que te permite deletrear palabras o frases que están relacionadas con tu marca. Dichos números breves y fácil de recordar funcionan a la perfección en cualquier campaña digital o impresa en la que tu número de teléfono debe estar visible y fácil de mantener en la cabeza. ¿Cómo puedo utilizar uno?

Sería una buena idea mencionar tu especialización para que las personas sepan exactamente en lo que puedes ayudarles desde este número de teléfono, por ejemplo 1800-Flores. También puedes añadir el nombre de tu marca para que sea más fácil de recordad, como FedEx hizo con su número 1-800-GO-FedEx.

Seleccionar teléfonos para tu sistema de teléfonos del negocio

¿Has decicido el tipo de número de teléfono que deseas tener? Ahora, lo único que necesitas es un dispositivo de llamadas. Sin embargo, ¿cuál deberías elegir?

Si has elegido un sistema de teléfono fijo, entonces no tendrás demasiadas opciones a parte de o bien, comprar un teléfono de sobremesa tradicional u obtener un conjunto PBX. Tendrá más sentido conseguir un teléfono PBX para las llamadas de la compañía ya que te proporcionan muchas funciones útiles que los teléfonos tradicionales no tienen.

No obstante, los teléfonos PBX son lamentablemente muy caros. Si tienes que adquirir 10 o 15 para todos tus empleados, vas a tener muchos gastos incluso aunque optes por modelos más baratos. Por ejemplo, un teléfono medio PBX costará alrededor de 950€ por agente.

Y lo que es más, los teléfonos PBX están generalmente vinculados a contratos. Esto significa que antes de que el contrato con el proveedor termine, podrías tener problemas a la hora de cambiar, sustituir o modificar los dispositivos. Como tal, deberías elegirlos cuidadosamente.

Si estás buscando algo más flexible y fácil de aumentar, entonces las plataformas VoIP podrían ser una buena opción para ti. Mientras que tus empleados pueden utilizar cualquier dispositivo para recibir y hacer llamadas, no hay necesidad de comprar teléfonos nuevos para tu equipo por el momento. Y lo que es más, pueden cambiar fácilmente entre dispositivos múltiples y elegir el que sea más cómodo para ellos en cualquier momento. Simplemente registrándose en el servicio VoIP u otro dispositivo.

Optimiza las llamadas de tu negocio con extensiones

You could buy a separate phone number for each employee, but that would likely require a lot of time and money. A better idea would be to use call extensions. These are short, easy-to-remember numbers that are individualized for each department or employee, through which they can quickly reach who they want.

Imaginemos que un agente tiene que tratar un tema urgente con un compañero de trabajo de un departamento diferente. En lugar de marcar el número completo, (y posiblemente equivocarse), solo tiene que escribir la extensión de cuatro dígitos para conectarse automáticamente.

¿Cuánto tiempo puede ahorrar al llamar al departamento adecuado a través de la extensión en lugar de a un número de teléfono entero? Pues bastante, cuando añadimos todo esto.

Optimizar el sistema telefónico de tu compañía con más funciones

Mejorar tu productividad y la de tu equipo es probablemente una de tus mayores prioridades. La mayoría de los sistemas telefónicos modernos poseen varias funciones que pueden ayudarte con ello.

Lamentablemente, la mayoría de ellos no están disponibles con teléfonos fijos normales o PBX. Aunque estos sistemas telefónicos poseen un par de funciones integradas bastante útiles, sus capacidades son generalmente muy básicas.

Lo que es más, las funciones más avanzadas están solo disponibles como complementos adicionales por los que necesitas pagar de manera separada. Suma todos los costes y el precio final por mejorar tu sistema telefónico podría estar muy por encima de lo que puedes permitirte.

In contrast, virtual phone platforms come with numerous business features that are available to you from the start at no extra cost. Have a quick look at some features of CloudTalk that could help your team function better than ever:  

• Auto-asistencia con la que puedes dirigir todas tus llamadas directamente al agente más adecuado.
• Saludos personalizados se reproducirán a todos los clientes cuando, por ejemplo, llamen fuera del horario comercial. i
• Grabación de mensaje de voz, a través del cual tu equipo puede grabar un mensaje de voz una sola vez y utilizarlo cuando lo necesiten en lugar de grabar un mensaje cada vez.
• Llamadas en conferencia para la celebración de reuniones por teléfono o cualquier otro dispositivo que los participantes quieran utilizar.
• Analíticas de las llamadas para hacer un seguimiento del rendimiento de tus empleados en tiempo real, directamente desde tu panel de control.
• Predictive dialer that can automatically dial numbers from an employee’s contact list and forward to them the answered calls. It saves time on dialing manually for your agents.

Estas funciones pueden ser un punto de inflexión para ti, especialmente si tu negocio es pequeño. Pero lo que es más importante es que consigues un acceso inmediato a todas las nuevas herramientas y capacidades agregadas a la plataforma sin costes extra.

¿Cómo puedes comprar un nuevo número de teléfono para tu compañía en CloudTalk?

Ahora que ya conoces todos los entresijos de los números de teléfono para tu negocio, vamos a entrar en los detalles. Adquirir un número de teléfono es mucho más fácil de lo que crees. Aquí te explicamos cómo hacerlo en Cloudtalk:

1. Visita tu panel de control de CloudTalk y haz clic en la pestaña «Números» del Menú.
2. Aparecerán todos los números de teléfono de los que eres actualmente titular. Encima de la lista, se muestra el botón «Comprar un número».
3. Después de hacer clic en él, pasarás a un menú nuevo. Aquí puedes elegir el tipo de número que desees comprar (local, móvil, nacional o gratuito). También podrás consultar los precios mensuales para cada uno.
4. Si deseas comprar un número de un área/ciudad específica o más de un número, completa los campos «Código de área» y «Cuántos números necesitas». Si no es así, deja los campos vacíos.
5. Después de confirmar tu elección, observarás una ventana de confirmación en la parte superior de la pantalla. También recibirás un correo electrónico confirmando tu compra.

Find out why you should obtain a free business phone number and how to do it in CloudTalk:

Of course, that doesn’t mean you have to leave your current phone number behind. Whether it’s a landline number or a mobile one, you can port it to CloudTalk and keep using it as normal. If you want to port a number to us, just send an email to porting@cloudtalk.io with the subject «Port-in request» and the following information:

• El número o números que deseas transferir en formato internacional, por ejemplo, +442012345678.
• El nombre o nombres de tu proveedor actual de servicio telefónico desde el que deseas que realicemos la portabilidad del número o números y el nombre de los titulares.
• El nombre de la persona, compañía u organización cuyo número o números están registrados, junto con sus direcciones completas.
• Una copia de su factura o facturas más recientes del número que deseas transferir.

Una vez que recibamos la solicitud, revisaremos si el número puede ser transferido. Si es correcto, te enviaremos una Carta de Autorización (LOA, por sus siglas en inglés) para que la complete, la firme y nos la devuelva.

How long will it take for your number to become available? We would recommend you take a look at our Portability Table. There, you’ll also find out how much it might cost to port a number, depending on the location.

Conclusión

Un número de teléfono no es tan solo un modo conveniente para que tus clientes se pongan en contacto contigo. También puede fomentar la confianza que los clientes tienen en ti y parecer «mayor» de lo que eres en sus ojos. Incluso aunque seas una compañía pequeña. Pero con el fin de lograrlo, debes elegir un número de telçefono y el sistema telefónico completo de manera inteligente.

Ahora que ya conoces cuáles son tus opciones, será más fácil descubrir cuál funciona mejor para tu negocio.

If you are still in two minds about the type of phone number that is most likely to work best for your business, how about getting in touch with us? We’re ready to answer all of your questions and help you pick exactly the right system to help grow your business.