Contacta con el triple de clientes potenciales con el marcador automático

Un marcador automático funciona cargando una lista de contactos, ya sea de tu CRM, de una campaña de llamadas o de un archivo importado, y marcándolos en secuencia, una llamada por agente. Cuando un representante termina una llamada, el sistema marca inmediatamente el siguiente número de la cola, eliminando los tiempos muertos entre conversaciones. Dado que solo realiza una llamada por agente disponible, en el momento en que alguien responde se conecta con una persona real en lugar de con un silencio. Después de cada llamada, los agentes pueden registrar el resultado, añadir notas y programar seguimientos con un solo clic, y con CloudTalk esas acciones se sincronizan directamente con tu CRM y se integran en tu grabación de llamadas e informes.

La principal diferencia entre un marcador automático y un marcador predictivo es la proporción de marcación y el riesgo de llamadas caídas. Un marcador automático marca un número a la vez por agente, de modo que cada llamada respondida llega a un representante activo. Un marcador predictivo marca varios números a la vez y utiliza un algoritmo para predecir cuándo quedarán libres los agentes, lo que maximiza el tiempo de conversación en listas muy grandes, pero puede generar llamadas abandonadas cuando responden más personas de los agentes disponibles para atenderlas. En resumen, la marcación automática sacrifica un poco de volumen bruto a cambio de una experiencia de cliente más fluida y un cumplimiento normativo más sencillo, lo que la convierte en la mejor opción para la mayoría de los equipos de ventas, mientras que la marcación predictiva se adapta a los grandes centros de contacto que gestionan volúmenes de llamadas muy elevados.

Todos ellos son tipos de marcadores automatizados, el término general para cualquier software que marca números automáticamente en lugar de hacerlo a mano. Se diferencian principalmente en cómo programan y realizan las llamadas:

• Marcador automatizado: la categoría general. Los marcadores automáticos, predictivos, progresivos y paralelos son todos marcadores automatizados.
• Marcador automático: marca un número a la vez por agente y avanza la cola automáticamente. Es el mejor para llamadas salientes constantes basadas en listas.
• Marcador inteligente: crea colas de llamadas con un solo clic a partir de los números que encuentra en cualquier sitio web o CRM, ideal cuando quieres añadir contactos a una cola sobre la marcha en lugar de trabajar con una lista fija.
• Marcador progresivo: a menudo se utiliza indistintamente con el marcador automático; marca un número a la vez y solo cuando hay un agente disponible.
• Marcador paralelo: marca varios clientes potenciales a la vez y conecta al agente con quien responda primero, lo que aumenta las tasas de conexión en listas frías.

El mayor beneficio de un marcador automático es conseguir más conversaciones reales por turno, porque elimina los pasos manuales entre llamadas y mantiene a los agentes hablando. Las principales ventajas son:

• Más tiempo de conversación: los agentes pasan de una llamada conectada a la siguiente sin tener que marcar manualmente ni esperar.
• Menos errores: los números se marcan desde tu lista de forma automática, por lo que desaparecen los errores de marcación y los contactos omitidos.
• Ritmo de campaña constante: las listas completas de contactos se trabajan de forma sistemática en lugar de hacerse a mano de forma irregular.
• Registro automático: con la sincronización de CRM, los resultados de las llamadas, las notas y las grabaciones se guardan en el contacto correcto sin necesidad de gestiones administrativas adicionales.
• Mejores informes: cada llamada alimenta los análisis, de modo que los supervisores pueden realizar un seguimiento de las tasas de conexión, el tiempo de conversación y el rendimiento de la campaña en tiempo real.

Un marcador automático es ideal para los equipos de ventas salientes y de centros de llamadas salientes que trabajan con listas de contactos definidas y quieren tener más conversaciones sin necesidad de aumentar el personal. Se adapta a los equipos de desarrollo de ventas (SDR y BDR), concertación de citas, seguimiento de clientes potenciales, renovaciones, cobros y llamadas de encuestas o investigación; fundamentalmente, a cualquier flujo de trabajo con una lista conocida y un objetivo repetible por llamada. Es menos adecuado para equipos que realizan un número reducido de llamadas puntuales y muy estudiadas, donde encaja mejor un enfoque de vista previa, o para centros de llamadas corporativos que gestionan un volumen diario extremo, donde un marcador predictivo puede justificar su complejidad adicional.

Sí, los marcadores automáticos son legales y, por lo general, es más fácil mantenerlos en conformidad que los marcadores predictivos porque marcan un número a la vez y conectan cada llamada respondida a un agente activo, lo que evita las llamadas abandonadas que los reguladores vigilan de cerca. El cumplimiento sigue dependiendo de cómo lo utilices: respeta las listas de exclusión de llamadas, los horarios locales para realizar llamadas, obtén el consentimiento cuando sea necesario y sigue las normas aplicables en cada región a la que llames, como la TCPA en Estados Unidos. Confirma siempre las normativas de los mercados a los que te diriges, ya que los requisitos varían según el país y el sector.

Un buen marcador automático debe hacer algo más que marcar. Busca:

• Integración con CRM para que las listas, los resultados y las notas se sincronicen automáticamente en ambas direcciones.
• Marcación uno a uno con avance automático de cola para un flujo constante de llamadas conectadas.
• Grabación de llamadas y monitorización de llamadas para formación y garantía de calidad.
• Presencia local y opciones de identificador de llamadas para que respondan más llamadas salientes.
• Gestión de campañas, guiones y disposiciones de llamada para que los representantes mantengan la coherencia y el mensaje correcto.
• Análisis en tiempo real e históricos para realizar un seguimiento de las tasas de conexión, el tiempo de conversación y las conversiones.
• Automatización de flujos de trabajo para activar tareas de seguimiento, etiquetas y mensajes después de cada llamada.

Sí, un buen marcador automático se integra directamente con tu CRM para que las listas de contactos, los resultados de las llamadas, las notas y las grabaciones se sincronicen automáticamente, y los representantes puedan iniciar una campaña de llamadas directamente desde los registros del CRM. CloudTalk se conecta con más de 100 herramientas, incluidas Salesforce, HubSpot y Pipedrive, de modo que cada llamada realizada con el marcador automático se registra en el contacto correcto sin tener que introducir los datos a mano. Puedes ver la lista completa en la página de integraciones.

La configuración de un marcador automático suele constar de cuatro pasos:

1. Crea tu lista. Importa contactos desde tu CRM, una campaña o un archivo CSV.
2. Crea una campaña. Añade guiones, notas y disposiciones de llamada para que los representantes tengan contexto en cada llamada.
3. Asigna a tus agentes. Dirige la campaña a los representantes o equipos que se encargarán de ella.
4. Empieza a marcar. Los representantes hacen un solo clic y el marcador automático recorre la lista automáticamente, registrando cada resultado sobre la marcha.

Con CloudTalk todo esto ocurre en un único panel de control, sin hardware que instalar, por lo que una nueva campaña puede estar activa en cuestión de minutos.

Los marcadores automáticos suelen estar incluidos dentro de un plan de llamadas en lugar de facturarse como un complemento independiente, por lo que la verdadera pregunta es qué nivel de plan lo incluye. Los planes de CloudTalk empiezan en €25/usuario al mes facturados anualmente, y puedes ver exactamente qué nivel incluye el marcador automático, junto con un desglose completo de las funciones, en la página de precios. La mayoría de los equipos también disponen de una prueba gratuita de 14 días para probar las llamadas salientes antes de comprometerse.