Softphone (Soft Client Telephone)

Passez et recevez des appels en toute transparence avec Softphone – un logiciel incontournable pour toute entreprise avant-gardiste. Utilisez de nombreuses fonctionnalités qui manquent aux téléphones de bureau.

Voyons tout ce que vous devez savoir sur ce système.

Qu’est-ce qu’un softphone ?

En termes simples, un softphone est un logiciel VoIP (Voix sur protocole Internet) téléchargeable à partir duquel vous pouvez passer et recevoir des appels. Il fonctionne avec tout type d’appareils au moyen d’une connexion internet ; comme les smartphones, ordinateurs portables, tablettes ou ordinateurs de bureau.

L’interface du softphone ressemble à n’importe quel autre clavier d’appel, y compris celui d’un smartphone.

Contrairement à un téléphone de bureau professionnel, il ne nécessite aucun matériel. Cela lui donne un fort avantage concurrentiel par rapport aux téléphones de bureau traditionnels. Vous n’êtes plus attaché à votre bureau, ce qui vous donne la liberté de servir les clients de n’importe où. C’est un énorme plus, puisque Forbes prédit que le marché du travail se fera à 50% à distance dans un avenir proche.

De plus, il est important de savoir qu’un softphone n’est pas un produit autonome. Il s’agit d’un composant de systèmes de téléphonie VoIP sophistiqués tels que CloudTalk, doté d’innombrables fonctions utiles.

Important

Ne confondez pas un softphone avec un téléphone Internet qui ne peut être utilisé que dans les navigateurs Web. Il existe deux outils différents.

Comment fonctionne un softphone ?

Toutes les fonctions softphone sont regroupées dans un seul logiciel VoIP. Nous avons déjà mentionné le fait qu’il vous permet de passer des appels via internet.

Voici comment :

Un serveur client SIP (session Initiation Protocol) lance des sessions VoIP en temps réel qui convertissent les signaux vocaux analogiques en signaux numériques via une connexion Internet.

L’utilisation suivante est assez simple. Comme nous l’avons dit, vous pouvez appeler de n’importe où, tant que l’endroit a une connexion internet sans fil stable. Alternativement, vous pouvez utiliser une connexion haut débit à large bande avec un routeur ou un câble.

Conseil pro

Même si un système softphone ne demande aucun matériel, si vous êtes au bureau ou à domicile, vous pouvez utiliser un casque. Cela vous assure d’avoir la meilleure qualité de son possible. Les écouteurs minimisent les bruits de fond possibles.

Qui profite du softphone ?

Comment il est bien plus efficace qu’un téléphone de bureau, un softphone convient aux entreprises qui gèrent un grand volume d’appels et dépend des interactions clients. En outre, c’est une bouée de sauvetage pour les personnes qui doivent être disponibles à tout moment et n’importe où.

Les industries qui utilisent le plus un softphone sont l’informatique, l’immobilier, la vente au détail, la santé, les télécommunications, la fabrication, l’éducation, la banque, les centres d’appels et les agences de marketing ou de relations publiques.

Voici un résumé d’exemples spécifiques de softphones « personas » :

• Employés ou commerciaux du centre d’appels qui traitent des appels professionnels
• Agents d’assistance qui traitent les problèmes des clients
• Représentants qui travaillent depuis plusieurs endroits
• Entreprises qui dépendent des appels longue distance
• Sociétés qui ont besoin d’enregistrer les appels téléphoniques

Comparaison Ultime : Softphone versus Téléphone de Bureau

La différence la plus évidente entre un softphone et un téléphone de bureau est leurs apparence. Un softphone est un logiciel informatique, alors qu’un téléphone de bureau est un appareil traditionnel.

Les softphones et les téléphones de bureaux sont des systèmes de communication VoIP utilisant internet pour passer des appels. Pourtant, même s’ils fonctionnent sur des principes similaires et servent essentiellement le même objectif, ces deux systèmes ne sont pas nécessairement des concurrents.

Beaucoup d’entreprises utilisent les deux solutions en même temps. Vous pouvez avoir quelques téléphones de bureau pour des interactions qui se font uniquement à partir d’un seul endroit. Par exemple à la réception, au bureau de direction ou dans une salle de conférence.

Les systèmes softphones sont des outils pratiques pour les employés dont le traitement des appels a besoin d’être efficace et mobile. Avec un softphone, ils peuvent passer et recevoir des appels à distance, et utiliser toutes sortes de fonctions supplémentaires. C’est pourquoi il devient de plus en plus important dans le monde de l’entreprise.

Nous avons comparé les systèmes de softphone et de téléphone de bureau.

Découvrons quelle solution arrive en tête :

Coûts

Un softphone est indéniablement moins cher qu’un téléphone de bureau. Selon « IT World », l’utilisation de solutions de softphone VoIP peut entraîner une baisse du prix mensuel de plus de 45 % par rapport au choix de systèmes téléphoniques de bureau traditionnels.

Pourquoi ? Pour utiliser un téléphone de bureau, vous devez installer des lignes téléphoniques et des câbles dédiés, et acheter des téléphones compatibles avec la VoIP. Sans parler de la nécessité d’une maintenance matérielle fréquente.

Un softphone ne nécessite aucun matériel autre que les appareils que vous avez probablement déjà – téléphone, ordinateur portable, tablette, etc. Ne pas avoir à installer d’infrastructures complexes se traduit par des coûts réduits.

Les softphones permettent également des appels internationaux et interurbains moins chers.

Gagnant : Softphone

Familiarité

Il y a des entreprises qui font confiance à une ancienne solution testée par des décennies plutôt qu’à une technologie moderne. Pour les entreprises qui privilégient la tradition, les téléphones de bureau standard sont un choix plus fiable et plus confortable.

Toutefois, il y a des softphones qui peuvent être intégrés aux téléphones de bureau standards. De cette façon, les entreprises peuvent allier tradition et innovation. Il n’est pas nécessaire de se fier uniquement à une technologie qui ne vous est pas familière.

Gagnant : le Téléphone de Bureau

Flexibilité

Les téléphones de bureau sont tout sauf flexibles. Ils vous rattachent, vous et vos employés, à un seul endroit. Comme mentionné, dans certains cas, cela peut ne pas être un problème. Mais dans d’autres cas, c’est un énorme inconvénient.

Une fois de plus, les softphones sont d’une grande aide si vous ou votre équipe avez besoin de vous déplacer fréquemment ou d’être disponibles pour les clients 24/7. Avec cette solution, peu importe où vous êtes dans le monde. À condition que vous disposiez d’une connexion Internet, vous pouvez vous occuper de vos clients à tout moment.

Gagnant : Softphone

Qualité d’Appels Garantie

Il n’y a aucune raison de craindre la qualité d’appel des softphones, puisque la grande majorité d’entre eux offrent une excellente couverture. Par exemple, dans CloudTalk, si la qualité d’un appel descend en dessous d’un certain niveau, le logiciel modifie automatiquement l’itinéraire d’appel en temps réel.

Pourtant, toutes les solutions n’offrent pas des services de la même qualité. Et rien dans ce monde n’est parfait. Par conséquent, si vous disposez d’un espace de bande passante insuffisant, d’une connexion Internet faible ou d’un système surmené, vous pouvez être confronté à des problèmes de connectivité.

Bien que les téléphones de bureau reposent également sur une connexion Internet, ils présentent un léger avantage, car il existe un appareil dédié à la gestion des appels. Cela augmente la puissance de calcul et améliore la qualité des appels.

Gagnant : le Téléphone de Bureau

Taille d’Entreprise

En ce qui concerne la taille de l’entreprise, les téléphones de bureau sont parfaits pour les entreprises multinationales comptant des milliers d’employés. Ceux-ci ont généralement un budget plus large qui peut être utilisé pour mettre à niveau et entretenir fréquemment le matériel.

Les softphones quant à eux, conviennent aux entreprises de toutes tailles. Comme il est rentable et fait partie de forfaits dont les prix varient considérablement, vous pouvez vous le permettre, que vous dirigiez une start-up ou une grande entreprise.

Par exemple, les forfaits CloudTalk démarrent à partir de seulement 25 USD.

Gagnant : Softphone

Fonctions

Alors que les fonctionnalités de base des téléphones de bureau peuvent être suffisantes pour certaines entreprises, les softphones offrent une large gamme d’outils supplémentaires qui rendent votre travail plus efficace.

Tout d’abord, il automatise de nombreux processus. Ensuite, vous pouvez utiliser la puissance des intégrations. La plupart des applications de softphone s’intègrent à d’autres applications, par exemple avec les CRM. Avec CloudTalk, nous avons également une API ouverte. Grâce à cet outil, vous pouvez connecter notre logiciel VoIP à d’autres systèmes externes.

Bien que les téléphones de bureau puissent également être intégrés à d’autres applications, vous devrez créer des intégrations personnalisées pour ce faire. Cela coûte de l’argent et du temps.

Gagnant : Softphone

Faites Evoluer la Croissance de Votre Entreprise

Pour résumer mais à souligner : les softphones s’adaptent facilement à n’importe quelle entreprise. Par exemple, vous pouvez ajouter de nouveaux numéros de téléphone beaucoup plus rapidement qu’avec les téléphones de bureau. L’acquisition d’un numéro sur un téléphone de bureau implique l’assistance de l’équipe informatique, sans parler de l’achat de plusieurs téléphones. Cela coûte du temps et de l’argent.

Gagnant : Softphone

Résultat de l’évaluation comparative

Le gagnant est le Softphone par un score de 5 à 2.

Watch our video about Sales dialers and peak deeper Softphone’s capabilities:

Fonctionnalités Standards de Softphone

Nous avons maintenant clairement indiqué que les softphones ont des fonctionnalités avancées qui manquent aux téléphones de bureau. La technologie fait des pas en avant rapides, tout comme nos attentes. Les entreprises en profitent lorsque tout est sur leur empreinte digitale, et cela est parfaitement logique. La concurrence étant de plus en plus forte, il est indispensable d’être rapide et efficace.

Jetons un coup d’œil aux outils au-delà de la sourdine et de la mise en attente qui vous donneront un énorme avantage sur vos concurrents.

Fonctions de contact avancées

Si vous souhaitez fournir un service client de premier plan, vous devez savoir qui sont vos clients et pourquoi ils appellent votre entreprise. L’historique complet des interactions avec les clients affiche automatiquement les appels, les commandes, les chats ou les notes précédents, afin que les agents n’aient pas à les rechercher dans plusieurs systèmes.

Numérotation automatique

Le Predictive dialer automatise le traitement de numérotation. Il compose indépendamment le prochain appel en ligne lorsqu’il y a des agents disponibles.

Le Smart dialer compile automatiquement une liste de numéros et vous permet de les appeler en un seul clic.
Avec un numéroteur puissant, vous créez facilement des campagnes avec des scripts d’appel ou des sondages et laissez vos agents se concentrer sur les prospects.

ID de l’appelant

Personnalisez votre communication avec les clients dès le début. Vous pouvez voir le nom de l’appelant, son numéro de téléphone et bien plus encore avant même que l’appel ne se connecte.

Appel à 3

Parfois, un agent a besoin d’un petit plus pour réussir à fournir une solution ou à conclure une affaire, et ce petit plus est souvent l’aide d’un autre agent ou manager. Avec l’appel à 3, vous pouvez facilement ajouter une troisième personne à la ligne lorsque les circonstances l’exigent.

Conférence téléphonique

Vous pouvez planifier facilement des conférences téléphoniques en quelques minutes et inviter des contacts externes, par ex. vos clients ou fournisseurs.

Renvoi d’appel

Vos clients peuvent toujours vous joindre. Le renvoi d’appel permet de transférer automatiquement les appels entrants vers des numéros de téléphone mobiles ou fixes externes.

Enregistrement d’appels

Cet outil enregistre les appels téléphoniques à toutes fins utiles. Qu’il s’agisse d’une formation ou d’un contrôle qualité.

Routage d’appel

Par exemple, avec le routage basé sur les compétences, les appels entrants peuvent être automatiquement dirigés vers un agent spécifique en fonction de son adéquation et des compétences requises par l’appelant. Il existe également des outils tels que les files d’attente VIP ou le routage basé sur l’appelant.

Étiquettes et notes d’appel

Appliquez des étiquettes personnalisées à vos contacts. Triez-les par catégories et trouvez rapidement ce que vous cherchez. Vous pouvez ensuite ajouter des notes durant ou après l’appel.

Click to call

Composez n’importe quel numéro de téléhone sur internet en un simple clic.

Rappel

S’il y a des appels téléphoniques sans réponse, cette fonctionnalité peut rappeler automatiquement vos clients.

SMS

Envoyez à vos clients des messages personnalisés ou générez des notifications et rendez votre centre d’appels bien plus efficace.

Notifications de bureau

Lorsqu’un appel arrive, la notification vous alerte automatiquement et vous informe qui appelle.

Messagerie vocale

Ce dispositif propose aux clients de laisser un message lorsque vos agents ne sont pas disponibles.

Avantages du softphone

Examinons maintenant certains avantages des softphones que nous n’avons pas encore mentionnés.

Confidentialité

Les téléphones logiciels utilisent des adresses client SIP, ce qui en fait un moyen de répondre aux appels professionnels à partir de votre appareil mobile tout en gardant votre numéro personnel privé. Tous les appels que vous passez à partir d’une application softphone n’affichent que votre numéro professionnel.

Automatisation du Cloud

Étant donné que les softphones font partie des logiciels basés sur le cloud, toutes les communications d’équipe sont automatiquement stockées dans un seul tableau de bord. Il peut enregistrer des cas, suivre diverses données (comme la durée des appels) ou créer des statistiques détaillées.

De plus, l’intégration élimine les tâches répétitives et chronophages de transfert manuel des données d’un système VoIP vers le CRM. Avec une solution de téléphonie basée sur le cloud, tout se fait tout seul.

Autre avantage de l’automatisation : si un membre de votre équipe est absent du bureau, vous pouvez récupérer tous les appels arrivant à son numéro et les diriger vers un autre employé. Vous évitez ainsi que des clients mécontents ou qu’un membre de l’équipe ne travaille pendant ses vacances.

Suivi de Présence

Un système VoIP basé sur le cloud qui vous indique qui est actuellement en ligne ou hors ligne. Non seulement cela vous aide à suivre la présence des employés, mais vous voyez également qui est actuellement disponible pour gérer des tâches ad hoc. Un softphone améliore donc votre productivité.

Amélioration de l’accessibilité aux données

Un autre avantage d’un softphone est la communication centralisée qui apporte de la clarté. Grâce à cela, vous pouvez facilement trouver toutes les informations. Par exemple, lorsque vous faites défiler des dizaines de messages texte ou d’e-mails afin de trouver des données que quelqu’un vous a envoyées il y a longtemps, avoir toutes les interactions avec les clients au même endroit est une bouée de sauvetage.