Comunicazione basata su cloud spiegata: la tua guida completa

Secondo Forbes, circa il 94% di tutte le aziende a livello globale utilizza attualmente software basato su cloud.

Con più team che lavorano in remoto e le aziende che passano al digitale, non c’è da stupirsi che le imprese stiano scegliendo soluzioni di comunicazione aziendale basate su cloud. Offrono vantaggi come il risparmio sui costi e la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo, vantaggi difficili da immaginare solo pochi anni fa.

Curioso di sapere cos’è la comunicazione basata su cloud, quali sono i suoi vantaggi e come scegliere il software perfetto? Immergiti nel nostro articolo per scoprire di più!

Punti chiave

• La comunicazione basata su cloud consente alle aziende di gestire chiamate, messaggi e riunioni video tramite Internet anziché dipendere da linee telefoniche fisiche e attrezzature d’ufficio. 
• Alcuni vantaggi dell’utilizzo della comunicazione basata su cloud includono il risparmio sui costi, la flessibilità, la scalabilità e le funzionalità avanzate.
• Per scegliere il software di comunicazione basato su cloud giusto per la tua azienda, valuta le tue esigenze e cerca un fornitore con sicurezza, affidabilità e assistenza clienti solide.

Cos’è una piattaforma di comunicazione basata su cloud?

La comunicazione basata su cloud consente alle aziende di effettuare chiamate, inviare messaggi e tenere videoconferenze da qualsiasi dispositivo, sia esso un computer o un cellulare, utilizzando una connessione Internet.

Invece di utilizzare cavi telefonici e apparecchiature fisiche, la comunicazione basata su cloud utilizza server remoti (spesso definiti “il cloud”) su Internet. A differenza dei tradizionali sistemi PBX on-premise che richiedono hardware costoso e cavi di rame fisici, la comunicazione basata su cloud centralizza il tuo sistema telefonico, video e messaggistica in un’unica piattaforma digitale. Questi server agiscono come il “cervello” che gestisce la comunicazione.

Cos’è una piattaforma di comunicazione cloud?

Una piattaforma di comunicazione cloud è un sistema che consente la collaborazione e la comunicazione in tempo reale per i team, indipendentemente dalla loro posizione. Funziona tramite software ospitato sul cloud, consentendo agli utenti di connettersi e interagire tramite vari metodi come chiamate vocali, videoconferenze e messaggistica istantanea.

Ciò significa che i membri del team possono lavorare insieme senza interruzioni da qualsiasi computer, smartphone o tablet utilizzando una connessione Internet. 

La piattaforma integra molti strumenti di comunicazione in un’unica interfaccia accessibile. In questo modo, è più facile per i team rimanere connessi, condividere informazioni e collaborare senza problemi, sia che lavorino in ufficio o in remoto. Per una comunicazione rapida ed efficiente, specialmente con clienti o lead, l’integrazione di un assistente AI SMS può ulteriormente ottimizzare la messaggistica e garantire follow-up tempestivi su tutti i dispositivi.

Esempi di comunicazione basata su cloud

Esempi comuni di comunicazione basata su cloud includono sistemi telefonici Voice over IP (VoIP) come CloudTalk, software per videoconferenze come Zoom e app di messaggistica per team come Slack. Invece di operare su server locali, questi strumenti sono ospitati nel cloud, consentendo ai dipendenti di accedervi tramite app desktop o mobili da qualsiasi parte del mondo.

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Vantaggi di una piattaforma di comunicazione basata su cloud

La comunicazione cloud sta vivendo una crescita esplosiva, con il mercato che si prevede raggiungerà €15 miliardi entro il 2032 e un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 15,7% dal 2020 al 2032. Questo notevole aumento sottolinea l’impatto trasformativo di questa tecnologia sul mondo degli affari e della comunicazione.

Esploriamo i suoi vantaggi in dettaglio.

 #1 Riduci i costi

Le piattaforme di comunicazione basate su cloud ti aiutano a risparmiare denaro in diversi modi:

• Attrezzature: Non hai più bisogno di acquistare o mantenere attrezzature fisiche come telefoni o server.
• Personale di manutenzione: Non devi spendere per personale specializzato per gestire o aggiornare il sistema cloud.
• Regolazione dei posti: Le piattaforme cloud ti consentono solitamente di aggiungere o rimuovere posti facilmente con piani flessibili, il che è più conveniente rispetto alla gestione dell’aggiunta o della rimozione di attrezzature fisiche.
• Spese d’ufficio: Lavorare da qualsiasi luogo con una buona connessione Internet riduce i costi d’ufficio come elettricità, illuminazione e bollette telefoniche. In realtà, non devi nemmeno averne uno.

#2 Cresci facilmente 

Le piattaforme di comunicazione basate su cloud rendono facile espandersi. Ecco come:

• Flessibilità: Puoi facilmente regolare le risorse per gestire più utenti o dati senza bisogno di attrezzature extra.
• Accesso globale: Il tuo team può lavorare in remoto, consentendoti di assumere talenti da qualsiasi parte del mondo. Queste piattaforme offrono anche ottime tariffe per le chiamate internazionali e numeri locali, aiutandoti ad espanderti a livello globale.
• Aggiornamenti e manutenzione: Il fornitore si occupa degli aggiornamenti e della manutenzione sui propri server, così hai sempre le ultime funzionalità e miglioramenti di sicurezza senza alcuno sforzo aggiuntivo.

#3 Risparmia tempo 

Con la comunicazione basata su cloud, risparmi sia denaro che tempo. Ecco come:

• Chiamata automatizzata: Funzionalità come Power Dialer ti consentono di effettuare fino a 70 chiamate all’ora, eliminando la composizione manuale.
• Assistenza AI: L’Intelligenza Artificiale può gestire la presa di appunti e i riepiloghi, permettendo agli agenti di concentrarsi sul servizio clienti e sulla vendita.
• Integrazione degli strumenti: Integrandosi perfettamente con CRM come HubSpot e Salesforce, la comunicazione basata su cloud elimina l’inserimento manuale dei dati e assicura che i tuoi team di vendita e supporto abbiano il contesto completo del cliente prima ancora di dire ciao.

#4 Accedi a funzionalità avanzate 

Le soluzioni di comunicazione basate su cloud offrono più funzionalità rispetto ai sistemi telefonici tradizionali, come:

• Analytics in tempo reale: Ottieni accesso immediato al numero di chiamate, alla durata media delle chiamate, ai rapporti conversazione/ascolto e altro ancora.
• Routing basato sulle competenze: Le chiamate possono essere indirizzate automaticamente all’agente con le competenze e l’esperienza giuste per il lavoro.
• Registrazione avanzata delle chiamate: Questo strumento ti consente di registrare e accedere facilmente alle chiamate per controlli di qualità, formazione e conformità. 

#5 Garantisci sicurezza e affidabilità 

I servizi di comunicazione basati su cloud sono sia sicuri che affidabili. Ecco come:

• Protezione dei dati: Utilizzano la crittografia avanzata per proteggere i tuoi dati durante la trasmissione e l’archiviazione.
• Garanzie di servizio: Offrono Accordi sul Livello del Servizio (SLA) che garantiscono tempi di inattività minimi, così puoi fare affidamento sul sistema anche durante le emergenze.
• Sistemi ridondanti: I fornitori spesso dispongono di sistemi di backup e data center, quindi se una parte fallisce, un’altra può subentrare, mantenendo il tuo servizio attivo e funzionante. Queste capacità sono fondamentali per una sicurezza cloud robusta, che è fondamentale per proteggere le comunicazioni sensibili e mantenere la continuità aziendale.

Come utilizzano le aziende le soluzioni di comunicazione basate su cloud?

Dati tutti questi vantaggi, non c’è da stupirsi che le aziende si stiano sempre più rivolgendo a soluzioni di comunicazione cloud: sono semplicemente troppo preziose per essere ignorate. 

Esploriamo alcuni dei casi d’uso più rilevanti.

#1 Lavoro remoto

Le piattaforme di comunicazione cloud consentono ai dipendenti remoti di lavorare da qualsiasi luogo con una buona connessione Internet. Ad esempio, le app mobili permettono ai dipendenti di utilizzare tutte le funzionalità dei loro smartphone o tablet, rendendo facile lavorare da qualsiasi posizione.

#2 Servizio clienti e call center

Le piattaforme di comunicazione cloud forniscono agli agenti strumenti avanzati per migliorare l’esperienza del cliente. Ad esempio, l’Interactive Voice Response (IVR) può connettere automaticamente i clienti all’agente o al reparto giusto. Nei call center, gli agenti possono gestire chiamate in entrata e in uscita, gestire campagne di marketing e condurre sondaggi senza essere legati a un ufficio fisico.

#3 Supporto tecnico remoto

I team di supporto tecnico possono utilizzare il VoIP per assistere clienti o dipendenti da qualsiasi luogo. Questo aiuta a risolvere i problemi più velocemente e in modo più efficiente senza la necessità di essere fisicamente presenti.

#4 Telemedicina e consultazioni virtuali

I professionisti sanitari possono utilizzare le piattaforme VoIP per offrire consultazioni mediche virtuali, monitorare i progressi dei pazienti e fornire consigli a distanza. Ciò aumenta l’accesso all’assistenza sanitaria per le persone in aree remote o con mobilità limitata e utilizza meglio il tempo dei professionisti medici.

#5 Servizi finanziari

Le piattaforme di comunicazione basate su cloud aiutano i fornitori di servizi finanziari a interagire con i clienti in modo sicuro e personalizzato. Questo è importante in un settore in cui la fiducia e le relazioni contano. Ad esempio, gli agenti possono accedere ai dati del cliente e alla cronologia delle chiamate prima di parlare con un cliente, il che consente di risparmiare tempo e offre un’assistenza più personalizzata.

Come scegliere il software di comunicazione basato su cloud giusto per la tua azienda?

Scegliere lo strumento di comunicazione cloud giusto per la tua azienda implica alcuni passi importanti per assicurarti che soddisfi le tue esigenze attuali e future. Ecco una semplice guida per aiutarti a decidere:

#1 Considera le esigenze della tua attività

Inizia identificando le tue specifiche esigenze di comunicazione. 

Considera quanto segue:

• Tipi di comunicazione: Decidi se hai bisogno di chiamate vocali, videoconferenze, messaggistica o strumenti per contact center.
• Numero di utenti: Stima quanti utenti avranno bisogno di accedere al sistema.
• Conformità e sicurezza: Verifica se il tuo settore ha requisiti specifici o standard di sicurezza che il software deve soddisfare.
• Compatibilità dei dispositivi: Considera quali dispositivi utilizzerai con il software (computer, mobile, tablet) e assicurati che il software li supporti.

#2 Valuta i fornitori di comunicazione cloud

Una volta identificate le tue esigenze aziendali, è il momento di effettuare un confronto tra i fornitori di servizi cloud per valutare i diversi provider sul mercato. 

Esamina questi punti chiave:

• Funzionalità: Ricerca diversi fornitori e confronta le loro offerte con la tua checklist.
• Modelli di prezzo: Esamina le strutture dei costi per assicurarti che rientrino nel tuo budget.
• Affidabilità e sicurezza: Valuta l’affidabilità del fornitore, le garanzie di uptime e le misure di sicurezza.
• Capacità di integrazione: Assicurati che la soluzione possa integrarsi perfettamente con altri strumenti e applicazioni che il tuo team utilizza.

#3 Pensa alla crescita futura

Oltre a considerare le tue esigenze attuali, dovresti anche anticipare i tuoi requisiti futuri. 

Dal momento che non hai una sfera di cristallo, si consiglia di scegliere una soluzione basata su cloud che offra flessibilità e possa crescere con la tua attività. Opta per un servizio con piani tariffari flessibili che ti permettano di aggiungere o rimuovere facilmente postazioni e funzionalità man mano che le tue esigenze cambiano.

#4 Valuta l’esperienza utente

Quando la piattaforma è intuitiva e facile da navigare, i dipendenti possono concentrarsi sui loro compiti principali invece di lottare con la tecnologia, il che aumenta la produttività.

Quando scegli una piattaforma di comunicazione cloud user-friendly, concentrati su questi fattori chiave:

• Facilità d’uso: La piattaforma dovrebbe essere intuitiva e facile da navigare, anche per gli utenti non tecnici. Controlla le recensioni degli utenti o ottieni una prova gratuita per vedere se è user-friendly.
• Formazione: Cerca fornitori che offrano ampie risorse di formazione. Ad esempio, CloudTalk offre sessioni di formazione settimanali e un portale di onboarding.
• Accessibilità mobile: Assicurati che la piattaforma funzioni bene su smartphone e tablet con app dedicate che corrispondano alle funzionalità della versione desktop. Questo aiuta i dipendenti a rimanere produttivi in movimento.
• Assistenza clienti: Scegli un fornitore con un supporto affidabile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite telefono, e-mail e live chat, insieme a un utile centro di assistenza. Un buon supporto è vitale per un’esperienza utente fluida.

#5 Analizza e ottimizza

Analizza e ottimizza l’utilizzo di una piattaforma di comunicazione basata su cloud per assicurarti che funzioni senza problemi e soddisfi le tue esigenze aziendali.

Ecco come:

• Monitora le prestazioni e l’utilizzo: Implementa strumenti analitici per esaminare metriche chiave come uptime, utilizzo delle funzionalità e carico del sistema. Questo ti aiuterà a identificare colli di bottiglia, problemi di prestazioni delle app o aree di miglioramento.
• Raccogli e analizza il feedback degli utenti: Conduci sondaggi e sessioni di feedback con i dipendenti per capire come stanno utilizzando la piattaforma e quali sfide devono affrontare. Utilizza queste informazioni per regolare le impostazioni, aggiungere funzionalità utili o semplificare i processi.

Eleva i tuoi team globali e remoti con CloudTalk

L’aggiornamento a una comunicazione moderna basata su cloud consente alle PMI in crescita di eliminare le chiamate perse, automatizzare il lavoro di routine con l’IA e scalare le loro operazioni di vendita e supporto a livello globale senza problemi IT.

Tuttavia, è importante scegliere il software di comunicazione cloud giusto per le tue esigenze aziendali.

Tra tutte le diverse opzioni, CloudTalk è una soluzione di comunicazione cloud efficace che combina facilità d’uso, efficienza dei costi, funzionalità avanzate e analisi robuste. È progettato per le aziende moderne, in particolare quelle con team globali o remoti.

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