Cos’è il numero VoIP e come funziona: Guida completa

Secondo le indagini interne di Telzio, un’azienda media può risparmiare tra il 30 e il 50% dei costi passando al VoIP. Un numero VoIP offre un mix di flessibilità, efficienza economica e funzionalità avanzate.

A differenza delle linee telefoniche tradizionali, il VoIP utilizza internet per consentire le chiamate da qualsiasi dispositivo dotato di accesso a internet, migliorando la tua connettività senza costringerti.

Se ti piace vedere questo tipo di numeri per la tua azienda, continua a leggere!

I punti chiave da cui partire:

• I numeri VoIP offrono flessibilità e risparmio, consentendo di chiamare da qualsiasi luogo dotato di connessione internet. Non ci sono limiti geografici o costi aggiuntivi.
• I numeri VoIP possono includere opzioni di numero verde e vanity per il branding…
• Se sei preoccupato per la sicurezza dei numeri VoIP e vuoi rispettare le norme di legge, dovresti scegliere un provider che utilizzi la crittografia, metodi di accesso sicuri e che aggiorni regolarmente il suo software.

Che cos’è un numero VoIP?

Un numero VoIP funziona come un normale numero di telefono ma utilizza una connessione internet per il suo funzionamento. A differenza dei numeri tradizionali che sono legati a una postazione fissa, i numeri Voice over IP sono legati all’utente. Ciò significa che puoi utilizzare il tuo numero da qualsiasi luogo tramite un’applicazione telefonica VoIP compatibile sia con i dispositivi mobili che con i computer.

VoIP vs. linea fissa

Il VoIP utilizza la tecnologia internet per effettuare chiamate, offrendo costi più bassi, funzioni avanzate come le videochiamate e la messaggistica, e la flessibilità di chiamare da vari dispositivi ovunque ci sia una connessione internet.

Le linee telefoniche fisse tradizionali si basano su un’infrastruttura di fili di rame. Sono noti per la loro affidabilità e qualità costante, ma tendono ad essere più costosi, soprattutto per le chiamate a lunga distanza, e offrono meno funzioni avanzate.

Sebbene il VoIP sia ottimo per crescere e lavorare con strumenti digitali, la linea telefonica fissa rimane un’ottima opzione per chi desidera chiamate semplici e affidabili senza dipendere da internet.

Scopri il confronto tra VoIP e linea fissa.

Come funziona il numero VoIP?

La tecnologia VoIP funziona trasformando i dispositivi basati sui dati, come un computer o un tablet, in telefoni da cui è possibile chiamare. Un numero VoIP è quindi un numero virtuale e per utilizzarlo è necessario un accesso stabile a internet.

Una volta configurato, puoi avviare le chiamate in uscita e ricevere quelle in entrata attraverso la tua rete Internet o VoIP, aggirando la tradizionale rete telefonica pubblica commutata (PSTN) che opera attraverso le linee telefoniche.

Con i numeri di telefono VoIP hai anche la possibilità di effettuare chiamate in tutto il mondo senza costi aggiuntivi. Sfruttando soluzioni come CloudTalk, che fornisce 160+ numeri internazionali, puoi ottimizzare la comunicazione aziendale senza barriere geografiche.

Tipi di numeri VoIP

Un vantaggio significativo del VoIP è la possibilità di utilizzare diversi tipi di numeri. Ciascuna tipologia offre vantaggi unici, in grado di soddisfare diverse strategie aziendali, modelli operativi e approcci al coinvolgimento dei clienti.

Ecco un’analisi più approfondita di questi tipi:

1. Numeri VoIP fissi (geografici)

Questi numeri sono associati a una posizione geografica o a un prefisso specifico, come +1 per gli Stati Uniti o +44 per il Regno Unito. Sono ideali per le aziende o i privati che vogliono mantenere una presenza locale in una determinata città, regione o paese.

Facendo apparire la tua attività come locale e facilmente accessibile, i clienti avranno la sensazione di avere a che fare con qualcuno della loro zona, il che aumenterà la loro fiducia nei tuoi confronti.

Un esempio potrebbe essere quello di un’agenzia immobiliare di Los Angeles che utilizza un numero VoIP fisso con prefisso di Los Angeles per rafforzare la propria presenza sul mercato locale, anche se i suoi agenti operano da sedi diverse.

2. Numeri VoIP non fissi (non geografici)

Questi numeri VoIP non sono legati a una specifica posizione geografica. Offrono flessibilità alle aziende e ai privati che operano su scala nazionale o globale. Puoi essere sicuro che il tuo numero di contatto rimanga costante, indipendentemente da dove tu o la tua azienda vi trasferiate. I numeri locali ti fanno anche risparmiare denaro riducendo i costi delle interurbane.

Ad esempio, un rappresentante che viaggia spesso può utilizzare un numero non geografico per assicurarsi che i clienti possano raggiungerlo ovunque, senza dover cambiare le informazioni di contatto.

3. Numeri verdi

I numeri verdi permettono ai chiamanti di raggiungere le aziende senza che la chiamata venga addebitata, indipendentemente dalla posizione del chiamante.

Questi numeri iniziano tipicamente con prefissi come 800, 888, 877 negli USA o 0800 o 0808 nel Regno Unito.

Puoi utilizzare questi numeri se vuoi offrire assistenza o servizi ai tuoi clienti senza far pagare il chiamante. In questo modo si riduce la riluttanza del cliente a chiamare.

Un centro di assistenza clienti di livello nazionale spesso utilizza un numero verde per incoraggiare i clienti di qualsiasi parte del paese a chiamare per chiedere informazioni o per risolvere problemi senza preoccuparsi delle tariffe interurbane.

4. Numeri di vanità

I numeri di Vanity sono caratterizzati da una parola o una frase sul tastierino numerico o da una sequenza di numeri facilmente memorizzabile. Di solito vengono utilizzati per scopi di branding o di marketing.

Se vuoi aumentare il riconoscimento e il ricordo del tuo marchio presso il tuo pubblico di riferimento, un numero privato è un’alternativa memorabile alle cifre casuali, che lo rende un potente strumento di marketing.

Ad esempio, un servizio di consegna di fiori utilizza il numero 1-800-FLOWERS come numero progressivo, in modo che i clienti possano ricordare e contattare l’azienda quando vogliono ordinare dei fiori.

4 Vantaggi di un numero VOIP

Un numero VoIP è particolarmente interessante per le piccole e medie imprese (SMB). Entro il 2025, le PMI cresceranno probabilmente di più del 15% nel mercato VoIP. Un rapporto di Blueface mostra che il 61% delle aziende è già passato a un sistema basato sul VoIP dopo la scadenza del contratto con gli operatori di rete fissa.

I principali vantaggi dei numeri di telefono VoIP:

#1 Risparmia sui costi

Sfruttare la tecnologia VoIP si traduce in una sostanziale riduzione dei costi. Quando utilizzi Internet per le comunicazioni vocali, aggiri le infrastrutture di telecomunicazione tradizionali e riduci i costi delle chiamate interurbane e internazionali.

Una startup, ad esempio, può destinare i fondi risparmiati dalla riduzione dei costi di comunicazione a iniziative di innovazione e crescita.


Come PlanRadar, potresti soffrire delle limitazioni dei numeri di telefono fissi, della mancanza di numeri di telefono internazionali per i paesi desiderati e della scarsa qualità delle chiamate. CloudTalk ha fornito a PlanRadar una soluzione VoIP personalizzata e flessibile che ha trasformato la comunicazione di PlanRadar e l’ha aiutata a raggiungere i suoi obiettivi. L’azienda ha registrato un aumento del 70% dell’efficienza nella gestione delle chiamate e un aumento del 20% della produttività del team, che ha portato a un’incredibile crescita del 122% del volume delle chiamate.

#2 Abbraccia la flessibilità

La flessibilità intrinseca del VoIP ti permette di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi parte del mondo su qualsiasi dispositivo abilitato a internet, come smartphone, laptop o telefoni VoIP.

I team di vendita possono rimanere in contatto con i clienti e con l’ufficio, sia che lavorino da casa, sia che siano in viaggio o presso la sede del cliente, assicurando che non si perda nessuna opportunità.

Un’azienda con una forza lavoro globale che utilizza il VoIP per offrire modalità di lavoro flessibili, può attrarre i migliori talenti da tutto il mondo.

#3 Utilizza le funzioni avanzate

Inoltre, la tecnologia VoIP è dotata di funzioni avanzate come l’inoltro delle chiamate, la segreteria telefonica via e-mail e la trascrizione delle chiamate tramite AI, che possono migliorare la produttività e la collaborazione. Un’azienda multinazionale può utilizzare le conferenze online per condurre riunioni regolari in tutti i continenti, migliorando la collaborazione e riducendo i costi di viaggio.

#4 Supporta la crescita con la scalabilità

Con l’evolversi della tua attività, si evolvono anche le tue esigenze di comunicazione. I servizi VoIP sono facilmente scalabili per adattarsi alla crescita, consentendoti di aggiungere o rimuovere linee e servizi senza dover apportare complesse modifiche all’infrastruttura.

Ad esempio, un’azienda di e-commerce in rapida espansione può aggiungere senza problemi nuove linee di assistenza clienti durante le stagioni di punta dello shopping.
Uno studio condotto da McKinsey ha rilevato che la mancanza di soluzioni software scalabili può costare alle aziende una perdita di fatturato compresa tra l’8% e il 28%.

• Migliorare il coinvolgimento dei clienti

Il VoIP migliora le interazioni con i clienti grazie a un sofisticato instradamento delle chiamate, all’Interactive Voice Response (IVR) e alla messaggistica personalizzata in attesa, assicurando che le richieste dei clienti siano gestite in modo efficiente e professionale.

Un’attività di vendita al dettaglio, ad esempio, implementa un sistema di indirizzamento delle chiamate dei clienti verso il reparto appropriato, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei clienti.

• Utilizza le capacità di integrazione

La capacità di integrarsi con una vasta gamma di applicazioni aziendali e sistemi CRM significa che il VoIP può snellire le operazioni aziendali, migliorare la gestione dei dati e migliorare le interazioni con i clienti.

Un’azienda sanitaria, ad esempio, può integrare il suo sistema VoIP con un software di gestione dei pazienti per ottimizzare la programmazione degli appuntamenti, i promemoria e i follow-up.

Come ottenere un numero VOIP

La configurazione dei numeri VoIP è semplice e spesso più economica rispetto ai numeri di telefono tradizionali. La maggior parte dei sistemi VoIP viene gestita fuori sede, riducendo o eliminando la necessità di apparecchiature nella tua sede.

Ecco come fare in 6 passi dettagliati:

Passo 1: Individuare le esigenze della tua azienda

Valuta ciò di cui la tua azienda ha davvero bisogno dal suo sistema di comunicazione. Considera l’importanza dell’economicità, delle solide misure di sicurezza, dell’affidabilità costante e dell’alta qualità del servizio.

Controlla le recensioni online sulla qualità dell’assistenza clienti dei vari provider. CloudTalk, ad esempio, è noto per i suoi tempi di risposta inferiori al minuto.

Fase 2: Selezionare il fornitore e il piano ideale

Cerca e scegli un fornitore che sia in linea con le tue esigenze specifiche.

Ad esempio, aziende come CloudTalk offrono vari piani per adattarsi alle diverse dimensioni ed esigenze delle aziende. Un piano personalizzato è particolarmente utile per le aziende con esigenze particolari, in quanto consente una configurazione più personalizzata.

Passo 3: Acquisire il numero VoIP

Dopo aver scelto un provider, lavorerai con un Customer Success Manager (CSM) che ti guiderà nel processo di ottenimento del tuo numero VoIP. Questa fase di solito avviene rapidamente dopo l’adesione al piano, consentendo una rapida transizione alle comunicazioni VoIP. Puoi acquisire un nuovo numero VoIP o, se vuoi mantenere il tuo numero di telefono attuale, scegliere un provider che offra la portabilità del numero.

Passo 4: Configurare la configurazione VoIP

Una volta ottenuto il numero VoIP, la mossa successiva è quella di configurare il sistema. Imposta il tuo nuovo numero di telefono VoIP e assicurati che i tuoi dispositivi siano pronti a effettuare e ricevere chiamate. Questa fase è fondamentale per poter utilizzare tutte le funzioni VoIP.

Fase 5: Distribuzione del software o dell’hardware necessario

Implementa il software VoIP su tutti i tuoi dispositivi o installa telefoni abilitati al VoIP secondo le necessità. Molti fornitori offrono anche applicazioni mobili, rendendo più facile l’integrazione delle funzionalità VoIP nell’uso quotidiano del cellulare.

Passo 6: Prova e convalida la tua configurazione

Infine, testa a fondo il tuo nuovo numero e il tuo sistema VoIP. Effettua diverse chiamate di prova per verificare la chiarezza del suono e la funzionalità delle funzioni speciali che hai impostato. La fase di test garantisce che le comunicazioni aziendali si svolgano in modo fluido ed efficiente.

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Sicurezza e conformità dei numeri VoIP

Come tutte le tecnologie connesse a internet, il VoIP è vulnerabile all’uso improprio da parte di criminali informatici e truffatori che mirano a danneggiare la tua azienda.

Gli aggressori che violano il tuo sistema telefonico possono ascoltare le conversazioni, far lievitare le bollette telefoniche o rubare dati importanti sulla tua azienda e sui tuoi clienti. I loro danni non finiscono qui: potrebbero usare le informazioni rubate per imitare la tua azienda o chiedere un riscatto minacciando di far trapelare dettagli riservati.

La buona notizia è che proteggere le tue chiamate e i tuoi dati è possibile grazie a pratiche di cybersecurity di base.

Ecco come le aziende possono affrontare queste sfide:

#1 Crittografia e connessioni sicure

Utilizza la crittografia end-to-end per tutte le chiamate VoIP per proteggere i dati dalle intercettazioni. Proteggerà le tue informazioni sensibili dalle intrusioni informatiche. Nel caso in cui la tua comunicazione venga intercettata, una robusta crittografia la rende indecifrabile agli aggressori.

#2 Metodi di autenticazione forti

Implementa solidi protocolli di autenticazione per l’accesso ai sistemi VoIP. Assicurati di creare password forti e uniche per ogni dispositivo connesso al tuo sistema VoIP. L’autenticazione a più fattori (MFA) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, riducendo significativamente il rischio di accesso non autorizzato.

#3 Aggiornamenti regolari del software

Mantenere gli ultimi aggiornamenti per tutti i software e gli strumenti utilizzati. I fornitori di servizi VoIP si impegnano diligentemente per proteggere le informazioni memorizzate e trasmesse sulle loro piattaforme dalle minacce informatiche. Nel sistema sono implementate diverse funzioni di sicurezza, che vengono costantemente valutate per scoprire potenziali falle nella sicurezza. La manutenzione e gli aggiornamenti regolari aiutano a proteggere il sistema dalle nuove minacce.

#4 Conformità ai regolamenti

Rimani informato sulle normative sull’uso del VoIP, come il GDPR in Europa per la protezione dei dati e il TCPA negli Stati Uniti per le pratiche di telemarketing. Garantire la conformità aiuta a evitare sanzioni legali e a migliorare la fiducia dei clienti.

#5 Infrastruttura di rete sicura

Proteggi la tua rete con firewall, programmi antivirus e sistemi di rilevamento delle intrusioni. Effettua frequenti valutazioni di sicurezza della tua rete per identificare e correggere le vulnerabilità.

#6 Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti

Istruisci il tuo team sulle frodi VoIP, sugli attacchi DDoS e sugli schemi di Vishing che potrebbero compromettere il tuo sistema VoIP. I dipendenti informati hanno meno probabilità di esporre inavvertitamente il tuo sistema ai rischi.

Conclusioni

La scalabilità del VoIP fa sì che possa crescere con la tua azienda, adattandosi alle mutevoli esigenze senza la necessità di costosi aggiornamenti hardware. Grazie al suo mix di efficienza, versatilità ed economicità, la tecnologia VoIP è un investimento strategico per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare la propria infrastruttura di comunicazione.

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