Cos’è un numero VoIP e come funziona?

In questa guida analizzeremo nel dettaglio cosa sono i numeri VoIP, come funzionano, le tipologie tra cui scegliere e i reali vantaggi che offrono alle aziende.

Passare a un numero VoIP aziendale dedicato consente ai tuoi team di vendita e assistenza di gestire volumi elevati di chiamate, automatizzare l’instradamento e mantenere una presenza professionale da qualsiasi parte del mondo.

Cos’è un numero VoIP?

Un numero VoIP è un numero di telefono virtuale che instrada le chiamate via internet anziché attraverso i tradizionali cavi di rame fisici.

Offre un’elevata mobilità, costi inferiori e funzionalità avanzate come la segreteria telefonica via e-mail e l’instradamento delle chiamate. Questi numeri sono spesso utilizzati per il business, il lavoro a distanza o per ottenere prefissi locali. 

Aspetti chiave dei numeri VoIP:

• Indipendenza dalla posizione: poiché non sono legati a una posizione fisica o a un hardware specifico, i numeri VoIP possono essere utilizzati su smartphone, computer e tablet da qualsiasi luogo con una connessione internet.
• Tipi di numeri: i numeri VoIP possono essere locali (con prefissi locali), numeri verdi o numeri personalizzati (vanity).
• Vantaggi: questi sistemi offrono generalmente chiamate a lunga distanza più economiche, spesso gratuite, e tariffe di chiamata internazionali inferiori.
• Fornitori comuni: tra i servizi più diffusi per ottenere un numero VoIP ci sono Google Voice, CloudTalk e Nextiva.

Tipi di numeri VoIP

• VoIP fisso: assegnato a un indirizzo fisico specifico; spesso utilizzato dalle aziende tradizionali.

• VoIP non fisso: non legato a un indirizzo fisico; offre un’elevata flessibilità, spesso utilizzato da chi viaggia o lavora da remoto. 

VoIP vs. linea fissa

Il VoIP utilizza la tecnologia internet per effettuare chiamate, offrendo costi inferiori, funzioni avanzate come videochiamate e messaggistica, e la flessibilità di chiamare da vari dispositivi ovunque ci sia una connessione internet. 

Le linee fisse tradizionali si affidano all’infrastruttura di cavi in rame. Sono note per la loro affidabilità e qualità costante, ma tendono a essere più costose, soprattutto per le chiamate a lunga distanza, e offrono meno funzioni avanzate. 

Mentre il VoIP è ideale per crescere e lavorare con strumenti digitali, la linea fissa rimane una buona opzione per chi desidera chiamate semplici e affidabili senza dipendere da internet. 

Scopri di più sul confronto tra VoIP e linea fissa.

VoIP vs. PBX

Il VoIP è una tecnologia telefonica basata su internet, il che significa che non servono linee fisse; ti basta una connessione internet stabile. È una comunicazione economica, scalabile e adatta al lavoro da remoto.

Il PBX (Private Branch Exchange) è un sistema hardware tradizionale in loco per la gestione delle linee interne dell’ufficio. 

Scopri di più sulla differenza tra VoIP e PBX.

Come funziona un numero di telefono VoIP?

Un provider VoIP assegna un numero al tuo account utente, non a un singolo dispositivo. Le chiamate vengono inviate tramite internet e possono far squillare più dispositivi contemporaneamente. 

Un numero VoIP è, quindi, un numero virtuale e per utilizzarlo hai bisogno di un accesso a internet stabile.

Una volta configurato, puoi avviare chiamate in uscita e ricevere quelle in entrata tramite la tua rete internet o VoIP, bypassando la rete telefonica generale (PSTN) che funziona tramite le tradizionali linee telefoniche. 

Con i numeri telefonici VoIP ottieni anche la flessibilità di avviare chiamate in tutto il mondo senza costi aggiuntivi. Sfruttando soluzioni come CloudTalk, che fornisce oltre 160 numeri internazionali, puoi ottimizzare la comunicazione aziendale senza barriere geografiche.

Tipi di numeri VoIP

I numeri VoIP non sono tutti uguali: possono essere personalizzati per adattarsi alle diverse esigenze aziendali.

Ecco le principali tipologie che incontrerai:

1. I numeri VoIP fissi (geografici) offrono alla tua azienda una presenza in una città o regione specifica, anche se il tuo team opera altrove. Ad esempio, un’agenzia con sede a Los Angeles potrebbe utilizzare un numero locale con prefisso 213 per creare fiducia con i clienti locali.
2. I numeri VoIP non fissi (non geografici) non sono legati a una singola posizione. Sono utili se la tua attività copre più regioni o se cambi ufficio. Un rappresentante di vendita in viaggio, ad esempio, può mantenere lo stesso numero ovunque si trovi.
3. I numeri VoIP verdi eliminano i costi di chiamata per i tuoi clienti, rendendo più facile per loro contattarti. Un centro di assistenza nazionale potrebbe utilizzare un numero verde in modo che i clienti possano chiamare da qualsiasi luogo senza preoccuparsi dei costi.
4. I numeri VoIP personalizzati (vanity) utilizzano combinazioni di parole o numeri facili da ricordare (come 1-800-FLOWERS) per rafforzare il tuo marchio e migliorare la memorizzazione. Un’azienda di servizi potrebbe usarne uno per imprimere i propri dettagli di contatto nella mente dei clienti.

Scegliere la giusta combinazione di numeri VoIP ti aiuta a bilanciare accessibilità, professionalità e riconoscimento del brand. Ora analizziamoli nel dettaglio.

1. Numeri VoIP fissi (geografici)

Questi numeri sono associati a una posizione geografica specifica o a un prefisso internazionale come +1 per gli Stati Uniti o +44 per il Regno Unito. Sono ideali per le aziende o i professionisti che desiderano mantenere una presenza locale in una particolare città, regione o paese. 

Facendo apparire la tua attività come locale e facilmente accessibile, i clienti avranno l’impressione di relazionarsi con qualcuno della loro zona, il che aumenterà la loro fiducia nei tuoi confronti.

2. Numeri VoIP non fissi (non geografici)

Questi numeri VoIP non sono legati a una posizione geografica specifica. Offrono flessibilità alle aziende e ai professionisti che operano su scala nazionale o globale. Puoi avere la certezza che il tuo numero di contatto rimarrà lo stesso, indipendentemente da dove ti sposti tu o la tua attività. I numeri locali ti consentono anche di risparmiare riducendo i costi delle chiamate a lunga distanza.

Ad esempio, un commerciale che viaggia spesso può utilizzare un numero non geografico per assicurarsi che i clienti possano raggiungerlo ovunque, senza dover cambiare i dati di contatto.

3. Numeri verdi

I numeri verdi consentono a chi chiama di raggiungere le aziende gratuitamente, indipendentemente dalla posizione del chiamante. 

Questi numeri iniziano in genere con prefissi come 800, 888, 877 negli Stati Uniti o 0800 o 0808 nel Regno Unito. 

Puoi utilizzare questi numeri se desideri offrire supporto o servizi ai tuoi clienti senza addebitare loro la chiamata, riducendo al minimo la loro riluttanza a contattarti.

Un centro di assistenza clienti nazionale utilizza spesso un numero verde per incoraggiare i clienti di qualsiasi parte del paese a chiamare per richieste o problemi, senza preoccuparsi dei costi delle chiamate a lunga distanza.

4. Numeri personalizzati (vanity)

I numeri vanity compongono una parola o una frase sulla tastiera del telefono o presentano una sequenza di numeri facile da ricordare. Di solito vengono utilizzati per scopi di branding o marketing.

Se desideri aumentare il riconoscimento e la memorizzazione del tuo brand presso il pubblico target, un numero personalizzato rappresenta un’alternativa memorabile alle cifre casuali, diventando un potente strumento di marketing.

Ad esempio, un servizio di consegna di fiori che utilizza 1-800-FLOWERS come numero personalizzato rende semplicissimo per i clienti ricordare e contattare l’azienda quando desiderano ordinare dei fiori.

4 vantaggi di un numero VoIP

Un numero VoIP è particolarmente interessante per le piccole e medie imprese (PMI). Entro il 2025, si prevede che le PMI cresceranno di oltre il 15% nel mercato VoIP. Un rapporto di Blueface mostra che il 61% delle aziende è già passato a un sistema basato su VoIP dopo la scadenza del contratto con i fornitori di linea fissa. 

I principali vantaggi dei numeri telefonici VoIP:

1. Risparmio sui costi
   
   I numeri VoIP riducono i costi telefonici del 30-50%, offrendo al contempo ai team la flessibilità di chiamare da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi parte del mondo.
   
   L’utilizzo della tecnologia VoIP si traduce in sostanziali riduzioni dei costi. Quando utilizzi internet per le comunicazioni vocali, eviti le infrastrutture di telecomunicazione tradizionali e riduci il costo delle chiamate a lunga distanza e internazionali. 
   
   Una startup, ad esempio, può quindi destinare i fondi risparmiati sui costi di comunicazione a iniziative di innovazione e crescita.
   
   Potresti risentire, come PlanRadar, dei limiti dei numeri di telefono fissi, della mancanza di numeri di telefono internazionali per i paesi desiderati e di una scarsa qualità delle chiamate. CloudTalk ha fornito a PlanRadar una soluzione VoIP flessibile e su misura che ha trasformato le loro comunicazioni e li ha aiutati a raggiungere i loro obiettivi. Hanno registrato un aumento del 70% nell’efficienza di gestione delle chiamate e un incremento del 20% nella produttività del team, portando a una straordinaria crescita del 122% nel volume delle chiamate.
2. Flessibilità totale
   
   La flessibilità intrinseca del VoIP ti consente di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi parte del mondo su qualsiasi dispositivo connesso a internet, come smartphone, laptop o telefoni VoIP. 
   
   I team di vendita possono rimanere in contatto con i clienti e con l’ufficio sia che lavorino da casa, in viaggio o presso un cliente, assicurandosi di non perdere alcuna opportunità.
   
   Un’azienda con una forza lavoro globale che utilizza il VoIP per offrire modalità di lavoro flessibili può attrarre i migliori talenti da tutto il mondo.
3. Funzionalità avanzate
   
   Inoltre, la tecnologia VoIP include funzionalità avanzate come il trasferimento di chiamata, la segreteria telefonica via e-mail e la trascrizione delle chiamate basata sull’intelligenza artificiale, che possono migliorare la produttività e la collaborazione. Una multinazionale può utilizzare le conferenze online per condurre riunioni periodiche tra continenti diversi, migliorando la collaborazione e riducendo i costi di viaggio.

Un numero VoIP può ricevere messaggi di testo?

• Sì, la maggior parte dei moderni numeri VoIP può inviare e ricevere messaggi di testo SMS e MMS. Questa funzione consente alle aziende di comunicare con i clienti tramite i canali preferiti, inviando promemoria automatici per gli appuntamenti, offerte promozionali o messaggi di supporto diretto direttamente dalla dashboard VoIP o dall’app mobile.

1. Supporto alla crescita con la scalabilità
   
   Con l’evoluzione della tua azienda, si evolvono anche le tue esigenze di comunicazione. I servizi VoIP si scalano facilmente per assecondare la crescita, consentendoti di aggiungere o rimuovere linee e servizi senza complesse modifiche all’infrastruttura. Ad esempio, un’azienda di e-commerce in rapida espansione può aggiungere senza sforzo nuove linee di assistenza clienti durante i periodi di picco degli acquisti. 
   Uno studio condotto da McKinsey ha rilevato che la mancanza di soluzioni software scalabili potrebbe costare alle aziende perdite di fatturato comprese tra l’8% e il 28%.
2. Integrazione
   Con l’evoluzione della tua azienda, si evolvono anche le tue esigenze di comunicazione. I servizi VoIP si scalano facilmente per assecondare la crescita, consentendoti di aggiungere o rimuovere linee e servizi senza complesse modifiche all’infrastruttura. Ad esempio, un’azienda di e-commerce in rapida espansione può aggiungere senza sforzo nuove linee di assistenza clienti durante i periodi di picco degli acquisti. 

Come ottenere un numero VoIP

Se vuoi ottenere un numero VoIP per la tua attività, il processo di configurazione è interamente digitale e non richiede alcuna installazione di hardware in loco.

La configurazione dei numeriVoIP è semplice e spesso più economica rispetto ai numeri di telefono tradizionali. La maggior parte dei sistemi VoIP è gestita all’esterno, riducendo o eliminando la necessità di apparecchiature nei tuoi locali. 

Ecco come fare in 6 passaggi dettagliati:

Fase 1: individua le tue esigenze aziendali  

Valuta ciò di cui la tua azienda ha davvero bisogno dal suo sistema di comunicazione. Considera l’importanza del rapporto qualità-prezzo, di solide misure di sicurezza, di un’affidabilità costante e di un servizio di alta qualità. 

Controlla le recensioni online sulla qualità del supporto clienti dei vari provider. CloudTalk, ad esempio, è noto per un tempo di risposta inferiore a un minuto. 

Fase 2: seleziona il provider e il piano ideali  

Fai una ricerca e scegli un fornitore in linea con le tue esigenze specifiche. 

Ad esempio, aziende come CloudTalk offrono vari piani per adattarsi alle diverse dimensioni ed esigenze aziendali. Un piano personalizzato è particolarmente utile per le aziende con richieste uniche, in quanto consente una configurazione più su misura.

Fase 3: acquisisci il tuo numero VoIP  

Dopo aver scelto un fornitore, lavorerai con un Customer Success Manager (CSM) che ti guiderà nel processo di ottenimento del tuo numero VoIP. Questo passaggio di solito avviene rapidamente dopo la sottoscrizione di un piano, consentendo una rapida transizione alle comunicazioni VoIP. Puoi acquisire un nuovo numero VoIP oppure, se desideri mantenere il tuo numero di telefono attuale, scegliere un provider che offra la portabilità del numero. 

Fase 4: configura la tua installazione VoIP  

Una volta ottenuto il numero VoIP, la mossa successiva consiste nel configurare il sistema. Imposta il tuo nuovo numero di telefono VoIP e assicurati che i tuoi dispositivi siano pronti a effettuare e ricevere chiamate. Questo passaggio è fondamentale per poter utilizzare l’intera gamma di funzioni VoIP.

Fase 5: distribuisci il software o l’hardware richiesto  

Installa il software VoIP sui tuoi dispositivi o i telefoni abilitati al VoIP, a seconda delle necessità. Molti provider offrono anche applicazioni mobili, facilitando l’integrazione delle funzionalità VoIP nell’uso quotidiano del cellulare. 

Fase 6: testa e convalida la tua configurazione  

Infine, testa a fondo il tuo nuovo numero e sistema VoIP. Effettua diverse chiamate di prova per verificare la nitidezza dell’audio e la funzionalità di tutte le funzioni speciali che hai configurato. La fase di test garantisce che le comunicazioni aziendali si svolgano in modo fluido ed efficiente.

Sicurezza e conformità dei numeri VoIP

Come tutte le tecnologie connesse a internet, il VoIP è vulnerabile all’uso improprio da parte di cybercriminali e truffatori che mirano a danneggiare la tua attività. 

Gli aggressori che hackerano il tuo sistema telefonico possono ascoltare le conversazioni, accumulare bollette telefoniche salate o rubare dati importanti sulla tua attività e sui tuoi clienti. Il danno non finisce qui: potrebbero usare le informazioni rubate per impersonare la tua azienda o chiedere un riscatto minacciando di diffondere dettagli riservati.

La buona notizia è che proteggere le tue chiamate e i tuoi dati è possibile attraverso pratiche di cybersecurity di base.

Ecco come le aziende possono affrontare queste sfide:

#1 Crittografia e connessioni sicure 

Utilizza la crittografia end-to-end per tutte le chiamate VoIP per proteggere i dati dall’intercettazione. In questo modo proteggerai le tue informazioni sensibili dalle intrusioni informatiche. Nel caso in cui la tua comunicazione venga intercettata, una crittografia robusta la renderà indecifrabile per gli aggressori.

#2 Metodi di autenticazione forte

Implementa protocolli di autenticazione robusti per l’accesso ai sistemi VoIP. Assicurati di creare password forti e uniche per ogni dispositivo connesso al tuo sistema VoIP. Una solida protezione con password dovrebbe essere una priorità per ogni account utente al fine di prevenire attacchi basati sulle credenziali. L’autenticazione a più fattori (MFA) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, riducendo significativamente il rischio di accessi non autorizzati.

#3 Aggiornamenti software regolari 

Mantieni aggiornati tutti i software e gli strumenti utilizzati. I provider di servizi VoIP si impegnano costantemente per proteggere le informazioni memorizzate e trasmesse sulle loro piattaforme contro le minacce informatiche. Nel sistema sono implementate diverse funzioni di sicurezza, costantemente valutate per individuare potenziali falle. La manutenzione e gli aggiornamenti regolari aiutano a proteggere il tuo sistema dalle nuove minacce.

#4 Conformità alle normative

Rimani informato sulle normative relative all’uso del VoIP, come il GDPR in Europa per la protezione dei dati e il TCPA negli Stati Uniti per le pratiche di telemarketing. Garantire la conformità aiuta a evitare sanzioni legali e aumenta la fiducia dei clienti.

#5 Infrastruttura di rete sicura

Proteggi la tua rete con firewall, programmi antivirus per la protezione dei computer e sistemi di rilevamento delle intrusioni. Esegui frequenti valutazioni di sicurezza della tua rete per identificare e correggere le vulnerabilità.

#6 Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti

Istruisci il tuo team sulle truffe VoIP, sugli attacchi DDoS e sulle tecniche di vishing che potrebbero compromettere il tuo sistema VoIP. È importante che i tuoi dipendenti siano consapevoli di tutte le possibili minacce e, fortunatamente, framework come MITRE ATT&CK offrono una solida base di conoscenza sulle tattiche e tecniche di cyberattacco, nonché sulle strategie di difesa informatica. Dipendenti informati hanno meno probabilità di esporre involontariamente il tuo sistema a rischi.

È possibile rintracciare un numero VoIP?

Sì, un numero VoIP può essere rintracciato, anche se è leggermente più complesso rispetto a una linea fissa tradizionale. Poiché i numeri VoIP sono collegati a indirizzi IP e account utente anziché a posizioni fisiche, le forze dell'ordine e i provider di servizi utilizzano il tracciamento IP e i log del provider per identificare il proprietario registrato del numero.

Conclusione

La scalabilità del VoIP garantisce che possa crescere insieme alla tua azienda, adattandosi alle mutevoli esigenze senza dover ricorrere a costosi aggiornamenti hardware. Con il suo mix di efficienza, versatilità e convenienza, la tecnologia VoIP rappresenta un investimento strategico per qualsiasi organizzazione che desideri ottimizzare la propria infrastruttura di comunicazione.

Fonti:

1. La lista definitiva delle statistiche VoIP
2. Statistiche sui software VoIP
3. Statistiche di crescita