Provider UCaaS: come scegliere e i software leader

I provider di Comunicazione Unificata come Servizio (UCaaS) basata su cloud centralizzano tutti i tuoi strumenti di comunicazione e collaborazione in un unico posto. Ottieni accesso a un singolo ecosistema per videoconferenze, messaggistica istantanea, condivisione file e altro.

Il provider giusto ti aiuterà a scalare i servizi di comunicazione aziendale quando necessario e a ridurre i costi iniziali. Abbina questa flessibilità a una gestione IT sicura e semplificata, ed è lecito affermare che hai fatto un ottimo affare. Non c’è da stupirsi che il mercato UCaaS sia destinato a raggiungere gli €85,77 miliardi entro il 2030¹.

Ma dove trovi queste soluzioni UCaaS? E come ti assicuri di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo?

Con oltre cento milioni di provider globali, può sembrare opprimente decidere il miglior provider UCaaS per la tua organizzazione. Leggi questa guida per aiutarti a confrontare le opzioni principali, in modo da poter trovare la soluzione migliore per la tua attività e i tuoi team.

Punti chiave: 

• Il rapporto qualità-prezzo, le opzioni di integrazione e la facilità d’uso, unite alla qualità del supporto clienti, dovrebbero essere i tuoi criteri principali quando valuti i provider UCaaS.
• Come software integrato di chiamate aziendali con IA, CloudTalk è la soluzione UCaaS più completa sul mercato.
• Quando scegli un provider UCaaS, assicurati che si adatti alle tue esigenze attuali e future, possa scalare con la tua attività, abbia un buon supporto clienti e sia facile da configurare.
• Lo scopo principale degli strumenti di comunicazione unificata è quello di semplificare il tuo lavoro, liberarti da compiti ripetitivi e noiosi ed eliminare il tempo sprecato.

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Terminologia definita: UCaaS vs VoIP vs CCaaS

Diamo un’occhiata alle principali differenze tra UCaaS, VoIP e CCaaS.
Con così tanti acronimi e significati sovrapposti, può essere facile confondersi sulla terminologia. Consulta la tabella sottostante per un riassunto chiaro e visivo.

Come funziona UCaaS?

In poche parole, UCaaS funziona fornendo strumenti di comunicazione tramite il cloud. Ciò significa che non hai bisogno di hardware on-premise. Ottieni accesso a una piattaforma di comunicazione centralizzata con servizi come voce, accesso al CRM, e-mail e messaggistica, e ogni scambio avviene tramite internet.

I nostri criteri per valutare i provider UCaaS

Forse ti stai chiedendo quali criteri abbiamo utilizzato per decidere quali soluzioni UCaaS includere nella nostra lista. Analizzando il mercato, abbiamo preso in considerazione tre aspetti principali:

1. Rapporto qualità-prezzo (prezzi vs. funzionalità disponibili): Abbiamo confrontato i piani tariffari del provider con le funzionalità della piattaforma di comunicazione unificata. Abbiamo tenuto conto della flessibilità e delle opzioni pay-as-you-go, nonché degli sconti annuali. Inoltre, abbiamo prestato molta attenzione a non includere soluzioni che presentano costi nascosti discutibili (ad esempio, sono “gratis” ma poi ti addebitano al minuto per ogni chiamata che fai).
2. Opzioni di integrazione: Il secondo criterio riguarda le integrazioni. Idealmente, vorresti che la tua piattaforma di comunicazione si integrasse con il tuo CRM, il sistema di ticketing e altre applicazioni aziendali pertinenti. Ad esempio, se utilizzi strumenti come Salesforce, HubSpot o Zendesk, vuoi assicurarti che tutti i dati dei tuoi clienti siano prontamente disponibili proprio dove ne hai bisogno.
3. Facilità d’uso e qualità del supporto clienti: Lo strumento è user-friendly? Come tratta i suoi clienti il provider UCaaS in questione? In altre parole, esploriamo il livello di supporto che riceveresti se la soluzione UCaaS non fosse intuitiva.
4. Implementazione e scalabilità: Un processo di onboarding fluido riduce al minimo i tempi di inattività e il carico sul tuo team, permettendo ai tuoi dipendenti di adattarsi al nuovo sistema più velocemente e con meno interruzioni. Inoltre, il provider dovrebbe essere in grado di scalare e crescere con le esigenze della tua attività.

Ora che abbiamo chiarito questo, passiamo a esplorare la principale piattaforma di comunicazione unificata basata su IA.

Vincitore UCaaS per il business B2B: CloudTalk

CloudTalk è un software integrato di chiamate aziendali con IA. È apprezzato per la facilità d’uso, la qualità delle chiamate cristallina e l’impatto sulla comunicazione e produttività del team. Oggi, oltre 2500 team di tutte le dimensioni scelgono CloudTalk come provider UCaaS preferito per ottimizzare le loro operazioni di vendita e supporto clienti.
Con la capacità di effettuare più chiamate e di qualità migliore, CloudTalk ti consente di raggiungere le quote di chiamate, mantenere una solida presenza in diversi mercati e migliorare l’esperienza del cliente.

Funzionalità chiave

• Ottimizza le tue chiamate in entrata e in uscita con Estensioni, Segreterie telefoniche e Chiamate a 3
• Automatizza le attività ripetitive e riduci gli errori umani con Coda di chiamate, Richiamata e Risposta Vocale Interattiva
• Monitora le prestazioni con una Dashboard in tempo reale, Analytics avanzati e Monitoraggio delle chiamate
• Connettiti ai tuoi clienti ovunque si trovino tramite funzionalità come messaggistica testuale, messaggistica WhatsApp e Numeri di telefono internazionali
• Proteggi i dati dei tuoi clienti e rimani conforme con SSO, STIR/SHAKEN e protezione dallo spam
• Le funzionalità basate su IA ti aiutano ad aumentare la produttività (ad esempio, Estrazione di argomenti, Rapporto parlato/ascoltato, Analisi del sentiment, Riepiloghi e Tag automatici)
• Interfacce intuitive per mobile e web

Principali vantaggi

• Accedi a oltre 160 numeri internazionali
• Aumenta l’efficienza delle chiamate fino all’87%
• Personalizza la tua configurazione e l’esperienza del cliente con oltre 35 integrazioni
• Sincronizza dettagli di contatto, interazioni passate, registrazioni delle chiamate e SMS tra entrambi i sistemi con la sincronizzazione bidirezionale

Perché CloudTalk si distingue

CloudTalk si distingue nelle soluzioni di comunicazione globale grazie alla sua alta qualità delle chiamate, all’ampia portata internazionale (oltre 160 numeri internazionali), al design user-friendly, alle robuste integrazioni e alle funzionalità complete. Questi attributi lo rendono una scelta preferita per le aziende che mirano a migliorare le loro strategie di comunicazione globale.

Cosa manca a CloudTalk

CloudTalk ha funzionalità video limitate, poiché il suo focus principale è la chiamata vocale. Questo potrebbe essere uno svantaggio per gli utenti che cercano una soluzione completa per le videochiamate.

Prezzi

CloudTalk offre piani tariffari flessibili che scalano in base alle esigenze della tua attività. È disponibile anche una prova gratuita di 14 giorni. 

La struttura dei prezzi di seguito si basa su un ciclo di fatturazione annuale:

• Starter: €25 per utente/mese 
• Essential: €29 per utente/mese
• Expert: €49 per utente/mese
• Prezzi personalizzati

Nota: Uno sconto annuale del 25% si applica a tutti i piani.

Ideale per

Team di tutte le dimensioni che desiderano centralizzare la comunicazione con i clienti, creare esperienze utente eccellenti, ottimizzare i costi e aumentare la visibilità sulle prestazioni degli agenti del call center e dei team di vendita.

Scopri come CloudTalk ha permesso all’app per l’edilizia PlanRadar di aumentare l’efficienza nella gestione delle chiamate del 70%, ridurre le chiamate perse del 3% e aumentare la produttività del team del 20%—portando a una crescita sbalorditiva del 122% nel volume delle chiamate e al continuo successo nel mercato globale.

Scopri come CloudTalk ha potenziato l’app per l’edilizia PlanRadar:

• 70% Aumento dell’efficienza nella gestione delle chiamate
• 20% Aumento della produttività del team
• 122% Crescita del volume delle chiamate

Altri provider UCaaS da considerare

Quando si considerano il rapporto qualità-prezzo, le integrazioni disponibili, la facilità d’uso e la qualità del supporto clienti, è chiaro che CloudTalk soddisfa tutti i requisiti.

CloudTalk è la scelta UCaaS perfetta per le aziende che danno priorità agli standard di sicurezza, all’efficienza e all’affidabilità. Questo è cruciale in settori altamente regolamentati come il fintech e la sanità. 

Tuttavia, a seconda delle tue esigenze, ci sono altri validi provider UCaaS che puoi considerare.

#1 Nextiva

Nextiva è una nota soluzione VoIP che offre funzionalità come chiamate in conferenza, trascrizione di messaggi vocali e operatore automatico multilivello. Sebbene lo strumento ottenga voti alti sui siti di recensioni popolari, perde punti per la mancanza di integrazioni cruciali (ad esempio, Slack, Zapier). Inoltre, la messaggistica aziendale e le conferenze sono disponibili solo nei piani più costosi.

Funzionalità chiave

• Comunicazione clienti multicanale (voce, live chat, app di messaggistica, SMS, e-mail)
• Contact center basato su IA con analisi e insight sui clienti in tempo reale
• Strumenti di automazione integrati che aiutano a ridurre l’affaticamento degli agenti
• Interfaccia user-friendly per interazioni unificate con i clienti
• Videochiamate fino a 45 minuti

Principali vantaggi

• Coinvolgi i clienti e aumenta il loro valore a vita incontrandoli dove si trovano
• Riduci il costo per interazione
• Migliora la collaborazione tra team centralizzando le principali funzioni aziendali in un unico posto

Prezzi

Nextiva non offre una prova gratuita, ma puoi prenotare una demo live di 30 minuti. 

• Digital: €25 per utente/mese
• Core: €35 per utente/mese
• Engage: €50 per utente/mese
• Power: €75 per utente/mese

Nota: Uno sconto annuale del 20% o del 14% si applica a seconda del piano. Prezzi enterprise disponibili su richiesta.

Ideale per

Nextiva è ideale per aziende di piccole e medie dimensioni che si preoccupano della configurazione del flusso di chiamate ma non danno necessariamente priorità alle integrazioni.

#2 RingCentral

Con oltre 20 anni nel settore, RingCentral è uno dei provider più longevi nel mercato UCaaS. Il loro prodotto ora offre funzionalità basate sull’IA ed è riconosciuto dagli utenti per la sua convenienza, scalabilità e facilità d’uso.
Tuttavia, gli utenti hanno segnalato problemi di qualità delle chiamate (come un effetto di ritardo di 2 secondi sulle chiamate in entrata) e insoddisfazione perché molte ottime funzionalità sono disponibili solo come add-on.

Funzionalità chiave

• Combina voce, video, messaggistica e conferenze in un’unica piattaforma, con opzione di controllo desktop remoto
• Soluzione VoIP robusta con funzionalità avanzate di gestione delle chiamate
• Analisi e avvisi della qualità del servizio in tempo reale (dashboard incluse)
• Integrazioni con Office 365, Google, Slack, Microsoft Teams e altro ancora
• Varie funzionalità aggiuntive (es. SMS ad alto volume, funzionalità webinar di RingCentral, licenza push-to-talk)

Vantaggi principali

• Facile da scalare e personalizzare il tuo piano in base alle esigenze della tua attività
• Ottima soluzione di coinvolgimento del cliente omnichannel con voce e oltre 30 canali digitali
• Maggiore produttività e migliore esperienza del cliente con chatbot e automazioni basati su IA
• Servizio altamente affidabile con elevata disponibilità e più data center per la ridondanza

Prezzi

RingCentral offre una prova gratuita di 14 giorni per tutti i piani, durante la quale ricevi supporto per un massimo di 20 linee telefoniche. 

• Core: €30 per utente/mese
• Advanced: €35 per utente/mese
• Ultra: €45 per utente/mese

Nota: RingCentral offre uno sconto del 33% per i piani annuali. È disponibile un prezzo personalizzato per le grandi aziende con oltre 100 utenti.

Ideale per

RingCentral è ideale per le ditte individuali e le aziende con meno di 200 dipendenti che apprezzano l’accesso a centinaia di integrazioni diverse e operazioni fluide tra dispositivi.

#3 Dialpad

Dialpad è un potente hub di comunicazioni unificate che ha puntato tutto sull’IA. Sebbene abbia impressionanti funzionalità basate sull’IA, ha anche un prezzo iniziale più elevato rispetto ad altri attori sul mercato. Inoltre, sono disponibili meno opzioni per le chiamate internazionali e la curva di apprendimento è più ripida, nonostante la sua interfaccia user-friendly.

Caratteristiche principali

• Meeting AI illimitati (il numero limitato di partecipanti dipende dal piano tariffario)
• SMS, MMS e messaggistica di squadra
• Trascrizioni di chiamate e voicemail basate su IA
• Integrazioni disponibili con Google Workspace, Microsoft 365 e CRM
• Analisi e reporting in tempo reale

Vantaggi principali

• Automatizza i flussi di lavoro e aumenta la collaborazione del team 
• Offri assistenza virtuale con i Chatbot AI
• Accelera l’onboarding dei tuoi agenti di supporto clienti con risorse basate sull’IA (es. playbook, assistenti AI)
• Misura le prestazioni del team, itera rapidamente e continua a migliorare l’esperienza del cliente

Prezzi

Dialpad offre una prova gratuita di 14 giorni in modo da poter testare tutte le funzionalità prima di prendere una decisione. Offre diversi piani a seconda delle tue esigenze: Business Communications, AI Meetings, AI Contact Center e AI Sales. Inoltre, molte funzionalità hanno un costo aggiuntivo o sono molto limitate all’interno di piani selezionati.

Di seguito trovi le opzioni di prezzo per le comunicazioni aziendali. Abbiamo riscontrato che è più logico confrontare questo piano con altre soluzioni UCaaS presenti nell’elenco.

• Standard: €27 per utente/mese
• Pro: €35 per utente/mese
• Enterprise: Prezzi personalizzati

Nota: Con la fatturazione annuale, puoi risparmiare il 44% sul piano Standard e il 28% sul piano Pro.

Ideale per

Dialpad è ideale per team di piccole e medie dimensioni che desiderano ospitare grandi riunioni video e godere di chiamate illimitate (solo nazionali, applicabile a Canada e USA).

#4 Ooma Office

Ooma Office è una soluzione VoIP pulita con una facile configurazione fai-da-te. Puoi scegliere se utilizzare telefoni analogici on-premise, telefoni IP o un’app desktop e mobile. Viene utilizzato principalmente per la registrazione delle chiamate e gli avvisi, e offre anche l’Ooma Office Virtual Receptionist in modo da poter programmare un benvenuto personalizzato per i chiamanti.

Caratteristiche principali

• Suoneria multi-dispositivo, musica d’attesa, voicemail digitale, report delle chiamate, trasferimento di chiamata e instradamento automatico delle chiamate
• Receptionist virtuale che gestisce chiamate e messaggi SMS quando i tuoi agenti sono occupati
• Video conferenza (il numero di partecipanti dipende dal piano), registrazione delle chiamate, accodamento delle chiamate
• Chiamate illimitate negli USA, Canada, Messico e Porto Rico, e tariffe internazionali basse

Vantaggi principali

• Non è necessario vincolarsi a un contratto
• È facile installare il sistema telefonico aziendale anche se non hai alcuna competenza tecnica, e arriva pre-configurato
• Ricevi un trasferimento di numero gratuito (se applicabile)
• Ricevi un numero verde gratuito con 500 minuti di chiamate in entrata al mese inclusi

Prezzi

• Essential: €19.95 per utente/mese
• Pro: €24.95 per utente/mese
• Pro Plus: €29.95 per utente/mese

Nota: Tutti i piani Ooma Office includono supporto clienti in tempo reale, chiamate internet veloci e facile gestione del telefono.

Ideale per

Ooma Office funziona meglio per le piccole imprese (meno di 20 dipendenti) che richiedono uno strumento di comunicazione aziendale facile da gestire e che rientri nel loro budget.

Come scegliere il giusto provider UCaaS

Se non sei ancora sicuro su quale provider scegliere dall’elenco, ecco 4 consigli chiave per aiutarti a decidere:

1. Tieni a mente le esigenze della tua attività

Il primo passo è valutare i requisiti di comunicazione della tua organizzazione, sia a breve che a lungo termine. Pensa agli strumenti che già utilizzi, come la videoconferenza, la messaggistica istantanea o la condivisione di file.

Ad esempio, se lavori principalmente da remoto, dovresti dare priorità a un provider che offre chiamate di alta qualità. Con CloudTalk, garantiamo 99.999% di uptime e siamo un operatore registrato in più paesi. Questo ci aiuta a controllare molteplici aspetti della qualità delle chiamate telefoniche.

2. Cerca scalabilità e flessibilità

Scegli un provider che possa scalare e crescere con te. Man mano che la tua attività si espande, dovrai aggiungere più utenti e funzionalità senza complicazioni.

Ad esempio, con i piani flessibili di CloudTalk, puoi aggiungere o ridurre utenti con pochi clic e aggiornare facilmente il tuo piano se hai bisogno di funzionalità più avanzate.

3. Valuta il supporto clienti

Il supporto tecnico è fondamentale per garantire che la soluzione UCaaS funzioni senza intoppi e interruzioni. Opta per provider che offrono supporto clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, attraverso vari canali, come telefono, chat ed e-mail.

In CloudTalk, offriamo supporto clienti umano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con un tempo di risposta inferiore a 1 minuto. Se hai problemi, puoi stare tranquillo sapendo che ti aiuteremo molto rapidamente.

4. Considera la facilità di implementazione

Un processo di onboarding fluido minimizza i tempi di inattività e riduce il carico sul tuo team, permettendo ai tuoi dipendenti di adattarsi al nuovo sistema più velocemente e con meno interruzioni. È particolarmente importante se vuoi assicurarti che gli strumenti di comunicazione siano attivi e funzionanti senza ostacolare le operazioni quotidiane.

Con CloudTalk, puoi implementare il sistema in meno di 24 ore e l’interfaccia è molto facile da usare. Inoltre, offriamo sessioni di formazione settimanali per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere in tempo reale.

Gli strumenti dovrebbero semplificarti la vita

Scegliere il giusto provider di comunicazioni unificate per la tua attività si riduce a rispondere alla seguente domanda:

Questa soluzione sta aiutando tutti i membri del mio team di vendita a svolgere più lavoro che conta davvero?

L’intero scopo degli strumenti di comunicazione unificata è semplificarti il lavoro, liberarti da compiti ripetitivi e banali ed eliminare il tempo sprecato.

Per le vendite, questo potrebbe significare ottimizzare le operazioni o semplificare la registrazione nel CRM.

Per il supporto clienti, sono l’instradamento intelligente delle chiamate (Call Routing) e le automazioni che aiutano a creare esperienze cliente eccezionali.

Per l’IT, significa garantire che il sistema sia affidabile, sicuro e possa integrarsi con altre applicazioni aziendali per un flusso di lavoro più fluido.

Lo strumento che stai considerando soddisfa tutti i requisiti importanti? Il ritmo della tua futura crescita aziendale potrebbe dipenderne.
Quando collabori con CloudTalk, smetti di accontentarti di chiamate interrotte e connessioni limitate. Abbracci l’IA per connetterti in modo fluido e significativo con i tuoi clienti. Perché questo è ciò che veramente conta.

Fonti:

1. Dimensione del mercato delle comunicazioni unificate come servizio (UCaaS)