Proveedores de UCaaS: cómo elegir y el software líder

Los proveedores de Comunicación Unificada como Servicio (UCaaS) basada en la nube centralizan todas tus herramientas de comunicación y colaboración en un solo lugar. Obtienes acceso a un único ecosistema para videoconferencias, mensajería instantánea, intercambio de archivos y mucho más.

El proveedor adecuado te ayudará a escalar tus servicios de comunicación empresarial cuando sea necesario y a reducir tus costes iniciales. Combina esta flexibilidad con una gestión de TI segura y simplificada, y es seguro decir que has conseguido un muy buen trato. No es de extrañar que se proyecte que el mercado de UCaaS alcance los €85.77 mil millones para 2030¹.

Pero, ¿dónde encuentras tales soluciones UCaaS? ¿Y cómo te aseguras de obtener el mejor valor por tu dinero?

Con más de cien millones de proveedores globales, puede resultar abrumador decidir cuál es el mejor proveedor de UCaaS para tu organización. Lee esta guía para ayudarte a comparar las opciones líderes, para que puedas encontrar la que mejor se adapte a tu negocio y equipos.

Puntos clave: 

• La relación calidad-precio, las opciones de integración y la facilidad de uso, junto con la calidad del soporte al cliente, deben ser tus principales criterios al evaluar a los proveedores de UCaaS.
• Como software de llamadas empresariales con IA integrada, CloudTalk es la solución UCaaS más completa del mercado.
• Al elegir un proveedor de UCaaS, asegúrate de que se adapte a tus necesidades actuales y futuras, pueda escalar con tu negocio, tenga un buen soporte al cliente y sea fácil de configurar.
• El propósito de las herramientas de comunicaciones unificadas es facilitar tu trabajo, liberarte de tareas repetitivas y monótonas, y eliminar el tiempo perdido.

Los agentes que usan CloudTalk recuperan 3 horas por semana.

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*Fortune Business Insights

Terminología definida: UCaaS vs VoIP vs CCaaS

Echemos un vistazo a las principales diferencias entre UCaaS, VoIP y CCaaS.
Con tantos acrónimos y significados superpuestos, puede ser fácil confundirse con la terminología. Consulta la tabla a continuación para un resumen claro y visual.

¿Cómo funciona UCaaS?

En pocas palabras, UCaaS funciona entregando herramientas de comunicación a través de la nube. Esto significa que no necesitas hardware local. Obtienes acceso a una plataforma de comunicaciones centralizada con servicios como voz, acceso a CRM, correo electrónico y mensajería, y cada intercambio ocurre a través de internet.

Nuestros criterios para evaluar a los proveedores de UCaaS

Puede que te preguntes qué criterios utilizamos para decidir qué soluciones UCaaS incluir en nuestra lista. Al analizar el mercado, tuvimos en cuenta tres aspectos principales:

1. Relación calidad-precio (precios vs. características disponibles): Comparamos los planes de precios del proveedor con la funcionalidad de la plataforma de comunicaciones unificadas. Tuvimos en cuenta la flexibilidad y las opciones de pago por uso, así como los descuentos anuales. Además, prestamos mucha atención para no incluir soluciones con tarifas ocultas sospechosas (p. ej., son “gratuitas” pero luego te cobran por minuto por cada llamada que realizas).
2. Opciones de integración: El segundo criterio trata sobre las integraciones. Idealmente, querrías que tu plataforma de comunicaciones se integrara con tu CRM, sistema de tickets y otras aplicaciones empresariales relevantes. Por ejemplo, si utilizas herramientas como Salesforce, HubSpot o Zendesk, quieres asegurarte de que todos tus datos de clientes estén fácilmente disponibles justo donde los necesitas.
3. Facilidad de uso y calidad del soporte al cliente: ¿Es la herramienta fácil de usar? ¿Cómo trata el proveedor de UCaaS en cuestión a sus clientes? En otras palabras, exploramos el nivel de soporte que recibirías si la solución UCaaS no es intuitiva.
4. Implementación y escalabilidad: Un proceso de incorporación fluido minimiza el tiempo de inactividad y reduce la carga de tu equipo, permitiendo que tus empleados se adapten al nuevo sistema más rápido y con menos interrupciones. Además, el proveedor debe ser capaz de escalar y crecer con las necesidades de tu negocio.

Ahora que tenemos eso cubierto, pasemos a explorar la plataforma líder de comunicación unificada impulsada por IA.

Ganador de UCaaS para negocios B2B: CloudTalk

CloudTalk es un software integrado de llamadas empresariales con IA. Es elogiado por su facilidad de uso, la calidad de sus llamadas nítida y su impacto en la comunicación y productividad del equipo. Hoy en día, más de 2500 equipos de todos los tamaños eligen CloudTalk como su proveedor de UCaaS preferido para optimizar sus operaciones de ventas y soporte al cliente. 
Con la capacidad de realizar más y mejores llamadas, CloudTalk te permite alcanzar las cuotas de llamadas, mantener una presencia sólida en diferentes mercados y mejorar la experiencia del cliente.

Características clave

• Optimiza tus llamadas entrantes y salientes con extensiones, buzones de voz y llamadas a tres.
• Automatiza tareas repetitivas y reduce errores humanos con la cola de llamadas, la devolución de llamadas y la respuesta de voz interactiva.
• Monitoriza el rendimiento con un panel de control en tiempo real, análisis avanzados y monitorización de llamadas.
• Conéctate con tus clientes dondequiera que estén a través de funcionalidades como mensajería de texto, mensajería de WhatsApp y números de teléfono internacionales.
• Protege los datos de tus clientes y mantén el cumplimiento con SSO, STIR/SHAKEN y protección contra spam.
• Las características impulsadas por IA te ayudan a aumentar la productividad (p. ej., extracción de temas, relación hablar/escuchar, análisis de sentimientos, resúmenes y etiquetas automáticos).
• Interfaces intuitivas para móviles y sitios web.

Principales beneficios

• Accede a más de 160 números internacionales.
• Aumenta la eficiencia de las llamadas hasta en un 87%.
• Personaliza tu configuración y la experiencia del cliente con más de 35 integraciones.
• Sincroniza los detalles de contacto, interacciones pasadas, grabaciones de llamadas y SMS entre ambos sistemas con sincronización bidireccional.

Por qué CloudTalk destaca

CloudTalk destaca en las soluciones de comunicación global por su alta calidad de llamadas, su amplio alcance internacional (más de 160 números internacionales), su diseño fácil de usar, sus sólidas integraciones y sus características completas. Estos atributos lo convierten en una opción preferida para las empresas que buscan mejorar sus estrategias de comunicación global.

Qué le falta a CloudTalk

CloudTalk tiene funciones de vídeo limitadas, ya que su enfoque principal son las llamadas de voz. Puede ser una desventaja para los usuarios que buscan una solución integral de videollamadas.

Precios

CloudTalk ofrece planes de precios flexibles que escalan según las necesidades de tu negocio. También hay una prueba gratuita de 14 días disponible. 

La estructura de precios a continuación se basa en un ciclo de facturación anual:

• Starter: €25 por usuario/mes 
• Essential: €29 por usuario/mes
• Expert: €49 por usuario/mes
• Precios personalizados

Nota: Se aplica un descuento anual del 25% a todos los planes.

Mejor para

Equipos de todos los tamaños que quieren centralizar la comunicación con los clientes, crear experiencias de usuario excepcionales, optimizar costes y aumentar la visibilidad del rendimiento de los agentes de centros de llamadas y los equipos de ventas.

Descubre cómo CloudTalk empoderó a la aplicación de construcción PlanRadar para aumentar la eficiencia en el manejo de llamadas en un 70%, disminuir las llamadas perdidas en un 3% y potenciar la productividad del equipo en un 20%—llevando a un asombroso crecimiento del 122% en el volumen de llamadas y un éxito continuo en el mercado global.

Descubre cómo CloudTalk empoderó a la aplicación de construcción PlanRadar:

• 70% Aumento de la eficiencia en el manejo de llamadas
• 20% Aumento de la productividad del equipo
• 122% Crecimiento del volumen de llamadas

Otros proveedores de UCaaS destacados

Cuando analizas la relación calidad-precio, las integraciones disponibles, la facilidad de uso y la calidad del soporte al cliente, queda claro que CloudTalk cumple con todos los requisitos.

CloudTalk es la opción UCaaS perfecta para empresas que priorizan los estándares de seguridad, la eficiencia y la fiabilidad. Esto es crucial en industrias altamente reguladas como fintech y la atención médica. 

Sin embargo, dependiendo de tus necesidades, hay otros proveedores de UCaaS destacados que puedes considerar.

#1 Nextiva

Nextiva es una solución VoIP muy conocida que ofrece funciones como llamadas de conferencia, transcripción de buzón de voz y asistente multinivel. Aunque la herramienta obtiene altas calificaciones en los sitios de reseñas populares, pierde puntos por carecer de integraciones cruciales (p. ej., Slack, Zapier). Además, los mensajes de texto empresariales y las conferencias solo están disponibles en planes de mayor precio.

Características clave

• Comunicación multicanal con el cliente (voz, chat en vivo, aplicaciones de mensajería, SMS, correo electrónico)
• Centro de contacto impulsado por IA con análisis y conocimientos del cliente en tiempo real
• Herramientas de automatización integradas que ayudan a reducir la fatiga del agente
• Interfaz fácil de usar para interacciones unificadas con el cliente
• Videollamadas de hasta 45 minutos

Principales beneficios

• Atrae a los clientes y aumenta el valor de vida del cliente al encontrarlos donde estén.
• Reduce el coste por interacción.
• Mejora la colaboración entre equipos centralizando las principales funciones empresariales en un solo lugar.

Precios

Nextiva no ofrece una prueba gratuita, pero puedes reservar una demostración en vivo de 30 minutos. 

• Digital: €25 por usuario/mes
• Core: €35 por usuario/mes
• Engage: €50 por usuario/mes
• Power: €75 por usuario/mes

Nota: Se aplica un descuento anual del 20% o 14% según el plan. Precios para empresas disponibles bajo petición.

Mejor para

Nextiva es mejor para empresas pequeñas y medianas que se preocupan por la configuración del flujo de llamadas, pero no necesariamente priorizan las integraciones.

#2 RingCentral

Con más de 20 años en la industria, RingCentral es uno de los proveedores más antiguos en el mercado de UCaaS. Su producto ahora ofrece funciones impulsadas por IA y es reconocido entre los usuarios por su asequibilidad, escalabilidad y facilidad de uso.
Sin embargo, los usuarios han reportado problemas de calidad de llamada (como un efecto de retardo de 2 segundos en las llamadas entrantes) e insatisfacción porque muchas excelentes funciones solo están disponibles como complementos.

Características clave

• Combina voz, vídeo, mensajería y conferencias en una sola plataforma, con opción de control remoto de escritorio
• Solución VoIP robusta con funciones avanzadas de gestión de llamadas
• Análisis y alertas de calidad de servicio en tiempo real (paneles de control incluidos)
• Integraciones con Office 365, Google, Slack, Microsoft Teams y más
• Varias funciones adicionales (p. ej., SMS de gran volumen, función de seminario web de RingCentral, licencia de pulsar para hablar)

Principales beneficios

• Fácil de escalar y personalizar tu plan según las necesidades de tu negocio
• Excelente solución de engagement omnicanal con voz y más de 30 canales digitales
• Mayor productividad y mejor experiencia del cliente con chatbots y automatizaciones impulsados por IA
• Servicio altamente fiable con un fuerte tiempo de actividad y múltiples centros de datos para redundancia

Precios

RingCentral ofrece una prueba gratuita de 14 días para todos los planes, durante la cual recibes soporte para hasta 20 líneas telefónicas. 

• Core: €30 por usuario/mes
• Avanzado: €35 por usuario/mes
• Ultra: €45 por usuario/mes

Nota: RingCentral ofrece un descuento del 33% para planes anuales. Hay precios personalizados disponibles para grandes empresas con más de 100 usuarios.

Ideal para

RingCentral es ideal para autónomos y empresas con menos de 200 empleados que valoran el acceso a cientos de integraciones diferentes y aprecian las operaciones fluidas entre dispositivos.

#3 Dialpad

Dialpad es un potente centro de comunicaciones unificadas que apostó todo por la IA. Si bien tiene impresionantes funciones impulsadas por IA, también tiene un precio inicial más alto en comparación con otros actores del mercado. Además, hay menos opciones de llamadas internacionales disponibles y una curva de aprendizaje más pronunciada, a pesar de su interfaz fácil de usar.

Características clave

• Reuniones ilimitadas con IA (el número de participantes es limitado según el plan de precios)
• SMS, MMS y mensajería en equipo
• Transcripciones de llamadas y buzones de voz impulsadas por IA
• Integraciones disponibles con Google Workspace, Microsoft 365 y CRM
• Análisis e informes en tiempo real

Principales beneficios

• Automatiza flujos de trabajo y potencia la colaboración en equipo 
• Ofrece asistencia virtual con chatbots de IA
• Acelera la incorporación de tus agentes de atención al cliente con recursos impulsados por IA (p. ej., manuales, asistentes de IA)
• Mide el rendimiento del equipo, itera rápidamente y sigue mejorando la experiencia del cliente

Precios

Dialpad ofrece una prueba gratuita de 14 días para que puedas probar todas las funciones antes de tomar una decisión. Ofrece múltiples planes según lo que necesites: Comunicaciones empresariales, Reuniones de IA, Centro de contacto de IA y Ventas de IA. Además, muchas funciones tienen un coste adicional o son muy limitadas en ciertos planes.

A continuación encontrarás las opciones de precios para Comunicaciones empresariales. Descubrimos que tiene más sentido comparar este plan con otras soluciones UCaaS de la lista.

• Estándar: €27 por usuario/mes
• Pro: €35 por usuario/mes
• Empresarial: Precios personalizados

Nota: Con la facturación anual, puedes ahorrar un 44% en el plan Estándar y un 28% en el plan Pro.

Ideal para

Dialpad es ideal para equipos pequeños y medianos que desean organizar grandes reuniones de vídeo y disfrutar de llamadas ilimitadas (solo nacionales, aplicable a Canadá y EE. UU.).

#4 Ooma Office

Ooma Office es una solución VoIP ingeniosa con una configuración fácil de hacer tú mismo. Puedes elegir si deseas utilizar teléfonos analógicos en tus instalaciones, teléfonos IP o una aplicación de escritorio y móvil. Se utiliza principalmente para el registro de llamadas y alertas, y también ofrece el Recepcionista Virtual de Ooma Office para que puedas programar una bienvenida personalizada para los llamantes.

Características clave

• Timbre multidispositivo, música en espera, buzón de voz digital, informes de llamadas, transferencia de llamadas y enrutamiento automatizado de llamadas
• Recepcionista virtual que gestiona llamadas y mensajes SMS cuando tus agentes están ocupados
• Videoconferencias (el número de participantes depende del plan), grabación de llamadas, cola de llamadas
• Llamadas ilimitadas en EE. UU., Canadá, México y Puerto Rico, y tarifas internacionales bajas

Principales beneficios

• No es necesario que te ates a un contrato
• Es fácil instalar el sistema telefónico empresarial incluso si no tienes experiencia técnica, y viene preconfigurado
• Obtienes una transferencia de número gratuita (si corresponde)
• Obtienes un número gratuito con 500 minutos de llamadas entrantes por mes incluidos

Precios

• Esencial: €19.95 por usuario/mes
• Pro: €24.95 por usuario/mes
• Pro Plus: €29.95 por usuario/mes

Nota: Todos los planes de Ooma Office incluyen soporte al cliente en tiempo real, llamadas por internet rápidas y fácil gestión telefónica.

Ideal para

Ooma Office funciona mejor para pequeñas empresas (<20 empleados) que requieren una herramienta de comunicación empresarial fácil de gestionar y que se ajuste a su presupuesto.

Cómo elegir el proveedor UCaaS adecuado

Si aún no sabes qué proveedor elegir de la lista, aquí tienes 4 consejos clave que te ayudarán a decidir:

1. Ten en cuenta las necesidades de tu negocio

El primer paso es evaluar los requisitos de comunicación de tu organización, tanto a corto como a largo plazo. Piensa en las herramientas que ya utilizas, como las videoconferencias, la mensajería instantánea o el intercambio de archivos.

Por ejemplo, si trabajas principalmente de forma remota, deberías priorizar un proveedor que ofrezca llamadas de alta calidad. Con CloudTalk, garantizamos un tiempo de actividad del 99.999% y somos un operador registrado en varios países. Esto nos ayuda a controlar múltiples aspectos de la calidad de las llamadas telefónicas.

2. Busca escalabilidad y flexibilidad

Elige un proveedor que pueda escalar y crecer contigo. A medida que tu negocio se expanda, necesitarás añadir más usuarios y funciones sin complicaciones.

Por ejemplo, con los planes flexibles de CloudTalk, puedes añadir o reducir usuarios con solo unos clics y actualizar fácilmente tu plan si necesitas funciones más avanzadas.

3. Evalúa el soporte al cliente

El soporte técnico es crucial para garantizar que la solución UCaaS funcione sin problemas ni interrupciones. Opta por proveedores que ofrezcan soporte al cliente 24/7 a través de varios canales, como teléfono, chat y correo electrónico.

En CloudTalk, ofrecemos soporte al cliente humano 24/7 con un tiempo de respuesta inferior a 1 minuto. Si tienes algún problema, puedes relajarte sabiendo que te ayudaremos muy rápidamente.

4. Considera la facilidad de implementación

Un proceso de incorporación fluido minimiza el tiempo de inactividad y reduce la carga de trabajo de tu equipo, permitiendo que tus empleados se adapten al nuevo sistema más rápido y con menos interrupciones. Es especialmente importante si quieres asegurarte de que las herramientas de comunicación estén funcionando sin obstaculizar las operaciones diarias.

Con CloudTalk, puedes implementar el sistema en menos de 24 horas, y la interfaz es muy fácil de usar. Además, ofrecemos sesiones de capacitación semanales para resolver cualquier pregunta que puedas tener en tiempo real.

Las herramientas deberían hacer tu vida más fácil

Elegir el proveedor de comunicaciones unificadas adecuado para tu negocio se reduce a responder la siguiente pregunta:

¿Esta solución está ayudando a todos en mi equipo de ingresos a hacer más del trabajo que importa?

El propósito de las herramientas de comunicaciones unificadas es hacer tu trabajo más fácil, liberarte de tareas repetitivas y mundanas, y eliminar el tiempo perdido.

Para ventas, esto podría significar optimizar las operaciones o simplificar el registro en el CRM.

Para soporte al cliente, se trata de Enrutamiento Inteligente de Llamadas y Automatizaciones que ayudan a crear experiencias de cliente asombrosas.

Para TI, se trata de asegurar que el sistema sea fiable, seguro y pueda integrarse con otras aplicaciones empresariales para un flujo de trabajo más fluido.

¿La herramienta que estás considerando cumple con todos los requisitos importantes? El ritmo del crecimiento futuro de tu negocio podría depender de ello.
Cuando te asocias con CloudTalk, dejas de conformarte con llamadas perdidas y conexiones limitadas. Adoptas la IA para conectarte de manera fluida y significativa con tus clientes. Porque eso es lo que realmente importa.

Fuentes:

1. Tamaño del mercado de Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS)