Google Voice : Fonctionnalités essentielles, coûts et avantages

RÉSUMÉ RAPIDE

Aujourd’hui, nous examinons Google Voice, y compris ses fonctionnalités, ses coûts et ses avantages. Et surtout, nous répondons à la question : cela vaut-il votre argent ?

Qu’est-ce que Google Voice ?

Lancé pour la première fois en 2009, Google Voice est l’une des plus anciennes plateformes d’appel VoIP (Voice over Internet Protocol) sur le marché aujourd’hui. En d’autres termes, il vous permet de passer des appels et d’envoyer des messages sur Internet depuis n’importe quel appareil intelligent compatible.

Comme d’autres solutions dans l’espace des logiciels de centre d’appels, il ne nécessite ni forfait opérateur ni matériel spécial pour être utilisé. Sur sa page, Google propose des solutions pour les startups, les PME, les entreprises et d’autres secteurs plus spécifiques. 

Cependant, compte tenu de sa facilité d’intégration, de ses tarifs abordables et de son nombre limité de fonctionnalités, il est particulièrement adapté aux besoins des petites entreprises ayant des exigences relativement faibles en matière d’opérations entrantes (support et service) et sortantes (ventes). 

À quoi les entreprises utilisent-elles Google Voice ?

Voici les 6 principales utilisations :

#1 Gestion d’un volume élevé d’appels

#2 Envoi de SMS et CRM

#3 Obtention de différents indicatifs régionaux

#4 Séparer la vie privée des interactions professionnelles

#5 Messagerie instantanée et appels vidéo

#6 Redirection d’appels vers d’autres numéros

Examinons maintenant ces points plus en détail.

Gestion d’un volume élevé d’appels 

Aucune entreprise ne peut se permettre de manquer des appels importants. Cela entraîne une perte de clients, et perdre des clients signifie perdre de l’argent. C’est là que les services VoIP, y compris Google Voice, sont d’une aide précieuse. 

Si vous êtes actuellement indisponible — en ligne ou hors du bureau — un message vocal peut facilement être redirigé vers une adresse e-mail. Google Voice envoie ensuite toutes les informations sur les appels manqués, ainsi que les transcriptions de messages vocaux par e-mail, à votre équipe correspondante. Cela peut vous faire gagner des heures de votre temps précieux.

Messagerie

Les entreprises utilisent la messagerie plus souvent qu’il n’y paraît. Google Voice vous permet d’envoyer et de recevoir des SMS sur votre compte. Vous pouvez le faire depuis la page Google Voice, mais aussi directement depuis vos applications smartphone ou ordinateur portable. Celles-ci servent de messagerie front-end. 

Tous les messages sont ensuite enregistrés sur le site web et téléchargés dans un format bien organisé vers Gmail, ce qui les rend faciles à rechercher. 

Différents indicatifs régionaux

Lors de l’inscription à Google Voice, vous pouvez sélectionner votre nouveau numéro, y compris un large éventail d’indicatifs régionaux. Il n’est pas obligatoire qu’il corresponde à votre région. Vous pouvez choisir n’importe quel indicatif dont vous avez besoin pour votre entreprise. Par exemple 212 pour New York ou 415 pour San Francisco. 

Grâce aux indicatifs régionaux, vos clients actuels peuvent vous appeler directement sur votre téléphone portable ou vous contacter sur le même téléphone via Google Voice. 

Protégez votre vie privée 

Un grand avantage de nombreux systèmes VoIP est qu’ils vous permettent de masquer votre numéro de téléphone personnel à vos contacts professionnels. Grâce au numéro Google Voice, vous pouvez faire en sorte que tous les appels soient automatiquement transférés vers votre téléphone portable personnel sans perdre votre vie privée. 

Vous pouvez facilement éviter que des personnes indésirables n’accèdent à votre numéro personnel, et également réguler le moment où vous recevez des appels professionnels. Avec un numéro de téléphone Google Voice, vous pouvez également choisir la plage horaire pendant laquelle les appels sont transférés. Les appels qui arrivent en dehors de cette plage horaire, par exemple après les heures de travail, sont dirigés vers la messagerie vocale. 

Messagerie instantanée et appels vidéo

Grâce à l’intégration de Google Voice et Google Hangouts, Google Voice a acquis des capacités de messagerie instantanée et de chat vidéo. Ces services sont offerts gratuitement dans plusieurs pays, mais avec plusieurs restrictions. Par exemple, les appels vers un certain numéro peuvent entraîner de petits frais, tels que €0.01 par minute. 

Les utilisateurs de Hangouts sont en mesure de passer des appels de conférence vidéo gratuits avec d’autres utilisateurs de Hangouts. Cependant, pour que l’appel soit gratuit, il est restreint à un maximum de 10 participants. Si vous avez un compte Google Apps for Work, la limite passe à 15 personnes. 

Par conséquent, si vous souhaitez un outil pour un public plus large, vous pouvez envisager une solution VoIP plus complexe pour la vidéoconférence. Une solution adaptée aux entreprises de taille moyenne et grande. Par exemple, consultez notre logiciel d’appel de conférence CloudTalk. 

Redirection des appels vers d’autres numéros

Même si votre équipe est actuellement petite, il est bien sûr possible qu’elle s’agrandisse considérablement. Cela peut arriver plus vite que prévu. La capacité à distribuer vos appels entrants est quelque chose qui pourrait devenir très important pour vous à l’avenir. 

Comme de nombreuses solutions VoIP, Google Voice vous permet de rediriger les appels vers plusieurs numéros de téléphone. Vous pouvez donc partager le même numéro de téléphone sur plusieurs plateformes et laisser votre équipe partager la responsabilité de répondre aux appels téléphoniques avec leurs propres appareils séparés. 

Pourtant, il y a un inconvénient. La configuration de cette fonctionnalité peut prendre du temps. Elle est gérée via le tableau de bord d’administration de Google Workspace. De plus, un administrateur informatique doit configurer les numéros liés et les vérifier avec un code à 6 chiffres. 

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Comment fonctionne Google Voice ?

Google Voice fonctionne via Internet—aucun matériel n’est nécessaire. Vous pouvez passer des appels, envoyer des SMS et gérer votre messagerie vocale depuis n’importe quel appareil avec Wi-Fi ou données.

Examinons maintenant en détail le fonctionnement de Google Voice.

Principes de base

Pour utiliser Google Voice, vous aurez besoin d’un appareil doté d’une connexion Internet stable, tel qu’un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Il fonctionne via le Wi-Fi et un forfait de données, vous pouvez donc vous connecter lors de vos déplacements. Aucun matériel n’est nécessaire, bien que vous puissiez utiliser des écouteurs.

Outre les fonctionnalités mentionnées, Google Voice pour les entreprises peut vous donner un nouveau numéro, mais offre également la portabilité des numéros. 

Intégrations

En comparaison avec d’autres logiciels SaaS, la palette d’intégration de Google Voice n’est pas si riche. Alors que CloudTalk s’intègre avec près de 40 solutions leaders de l’industrie (HubSpot, Salesforce, Zapier, et plus), Google Voice s’associe principalement avec d’autres services Google, comme Calendar, Gmail, Drive ou Hangouts mentionné ci-dessus. Il est également compatible avec un système matériel de visioconférence de bureau basé sur un ordinateur personnel Polycom.

De plus, vous pouvez également utiliser le logiciel Smith, qui offre la possibilité d’avoir un chat en direct ou un réceptionniste virtuel.

Google Voice : Utilisation personnelle ou professionnelle

Ces deux diffèrent énormément. Le forfait personnel de Google Voice est totalement gratuit, mais vous en avez « pour votre argent ». Il ne convient pas à une entreprise de plus de 2 personnes, car les fonctionnalités sont très limitées. 

L’acquisition de plus d’un numéro est un processus compliqué. En gros, Google Voice pour usage personnel vous offre un numéro de téléphone gratuit adapté pour appeler, envoyer des SMS et utiliser la messagerie vocale. C’est tout. 

Contrairement à Google Voice pour les entreprises, il n’y a pas de fonctionnalités de productivité, d’automatisation ou de collaboration d’équipe, telles que le transfert d’appels, la transcription de messages vocaux par e-mail ou l’indicatif régional.

Google Voice : Personnel vs. Professionnel

Cliquez sur chaque section pour découvrir les différences entre les forfaits Google Voice Personnel et Business.

Google Voice personnel

Google Voice professionnel

Utilisateurs max.

1

Illimité

Numéro local

États-Unis uniquement

14 pays/régions

Numéros internationaux

Aucun

Illimité

Numéros multiples

Jusqu’à 2

Illimité

Appels illimités

États-Unis et Canada uniquement

États-Unis et Canada uniquement

Renvoi d’appel

Oui

Transcriptions de messages vocaux

Oui

Applications mobiles

Oui

Vérification requise

–

Heures « ne pas déranger »

–

ID d’appel entrant

–

Contacts professionnels

–

Compatible téléphone de bureau

–

Standard automatique

–

Groupes d’appels (Fait sonner différents employés jusqu’à ce que quelqu’un décroche)

–

Oui (en version bêta)

Tarification

Gratuit

Dès €10/utilisateur/mois

Frais de portabilité

€20 à l’entrée
€3 à la sortie

Gratuit

Tarifs détaillés de Google Voice Business

Développez les sections pertinentes pour comprendre le fonctionnement des tarifs de Google Voice pour les plans Business.

Starter

Standard

Premier

Nombre d’utilisateurs

Jusqu’à 10

Illimité

Illimité

Emplacement régional

Aucun

Illimité

Illimité

Emplacement national

Jusqu’à 10

Illimité

Illimité

Emplacements internationaux

Aucun

Aucun

Illimité

Appels de Google Voice vers Google Voice

Appels vers les États-Unis, le Canada et la plupart des pays européens

Liaison SIP (Session Initiation Protocol)

Messages SMS illimités aux États-Unis

Intégration Calendrier et Meet

Service client

24/7

24/7

24/7

Accord de niveau de service (SLA)

Rapports d’utilisation et d’activité

Prise en charge des téléphones de bureau

–

Rapports avancés via BigQuery

–

–

Enregistrement d’appels ad-hoc

–

Automatique

Exigences techniques

Google Voice pour les entreprises est pris en charge par 3 systèmes d’exploitation :

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Il peut être disponible sur d’autres plateformes, mais ses fonctionnalités seront limitées.

Les navigateurs web pris en charge sont :

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilité par région

Google Voice pour les entreprises n’est disponible que dans quelques pays d’Amérique du Nord et d’Europe. La version gratuite est uniquement disponible aux États-Unis.

Pays pris en charge (d’après le centre d’aide de Google) :

• Belgique
• Canada
• Danemark
• France
• Allemagne
• Irlande
• Italie
• Pays-Bas
• Portugal
• Espagne
• Suède (disponible pour les numéros de Stockholm, Malmö et Göteborg)
• Suisse
• Royaume-Uni
• États-Unis (à l’exception de l’Alaska, d’Hawaï, des territoires américains des Samoa américaines, de Guam, des îles Mariannes du Nord, de Porto Rico et des îles Vierges américaines)

Autres informations utiles

Google Voice dispose bien sûr de ses fonctionnalités de sécurité, bien que celles-ci ne soient pas les plus avancées. Un exemple serait que les messages texte et les pièces jointes sont toujours chiffrés avant d’être transférés vers le centre de données de Google.

Google Voice offre un service client 24h/24 et 7j/7, mais le type de support que vous pouvez obtenir varie en fonction de votre plan d’abonnement. Vous pouvez également trouver des informations dans un forum communautaire ou des articles de base de connaissances.

Enfin, une information très importante est que Google Voice ne prend pas en charge les appels d’urgence. Vous ne pouvez pas l’utiliser pour contacter le 911 (ou les numéros d’urgence correspondants selon votre région).

Comment configurer Google Voice en 10 étapes

Si vous obtenez un nouveau numéro Google Voice pour Google Workspace, la configuration demande beaucoup de temps et d’énergie.

Voici comment procéder :

#1 Rendez-vous sur le site web de Google Voice sur votre ordinateur et cliquez sur « Démarrer ».

#2 Connectez-vous à votre compte Google Workspace. Sans ce compte, vous ne pouvez pas utiliser l’extension Google Voice pour les entreprises.

Si vous n’avez pas encore de compte Google Workspace, créez-en un. Mais gardez à l’esprit que les plans Google Workspace sont payants. Ils commencent à €6 par utilisateur. Il s’agit d’un coût supplémentaire distinct de votre plan Google Voice.

#3 Après vous être connecté, vous devez cliquer sur « Ajouter ou mettre à niveau l’abonnement ».

#4 Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Google Voice ». Choisissez parmi les plans Starter, Standard ou Premier mentionnés.

#5 Cliquez maintenant sur « Démarrer » – « Commander » – « Passer la commande ».

#6 À ce stade, vous choisissez un emplacement principal ou secondaire.

#7 Avant d’utiliser Google Voice pour les entreprises, vous devez attribuer des licences à chaque membre de votre équipe.

#8 Nous en sommes maintenant au point où vous devez attribuer des indicatifs régionaux et des numéros de téléphone à vos employés. Ils peuvent choisir de conserver leur propre numéro ou vous pouvez leur en fournir un nouveau.

#9 Gardez à l’esprit que, comme nous l’avons mentionné ci-dessus, tous les plans n’offrent pas la possibilité d’attribuer un numéro en dehors de votre région d’origine. Seul un plan Premium le permet.

Si vous souhaitez conserver votre ancien numéro, vous devez le porter vous-même. Démarrez une commande de portage et remplissez les détails pour lancer une demande.

#10 Votre compte et votre numéro Google Voice sont maintenant prêts. Vous pouvez configurer des fonctionnalités supplémentaires selon votre plan.

Ensuite, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système VoIP.

Les limitations les plus importantes de Google Voice

L’alternative n°1 à Google Voice : CloudTalk

Soyons francs. Google Voice peut avoir du mal à suivre les entreprises qui connaissent une croissance rapide. Il est conçu pour les micro-entreprises qui n’ont pas l’intention de s’étendre. Heureusement, il existe de nombreuses autres alternatives de haute qualité à Google Voice sur le marché.

Si vous avez l’ambition de vous développer, vous voudrez peut-être chercher des systèmes VoIP plus complexes. Contrairement à Google Voice, CloudTalk se développe avec votre entreprise. Il vous permet de faire évoluer vos activités en s’adaptant à vos besoins commerciaux. 

Ainsi, il n’est pas nécessaire de gaspiller du temps et des ressources à changer de solutions chaque fois que votre entreprise dépasse la précédente.

Google Voice pour les entreprises vs CloudTalk : comparaison des coûts

Google Voice

CloudTalk

Débutant vs. débutant

Appel en un clic

Enregistrement d’appels

—

Transcription d’appels

—

Messagerie vocale

Mise en file d’attente des appels

—

SMS

Campagnes SMS

—

Composeur automatique

—

Concepteur de flux d’appels

—

Réponse vocale interactive

—

Automatisation du flux de travail

—

Analyses

—

Numéros internationaux

14 pays

Plus de 160 pays

Intégrations

Limité aux applications Google + API ouverte

Plus de 40 intégrations pour les CRM, les services d’assistance et plus encore + API ouverte

Essai gratuit

Non

14 jours gratuits

Tarification

€10 par utilisateur

€25 par utilisateur

Standard vs. essentiel

Appel en un clic

Enregistrement d’appels

Transcription d’appels

—

Messagerie vocale

Mise en file d’attente des appels

SMS

Campagnes

—

Composeur automatique

—

—

Concepteur de flux d’appels

—

Réponse vocale interactive

Automatisation du flux de travail

—

Analyses

—

Numéros internationaux

14 pays

Plus de 160 pays

Intégrations

Limité aux applications Google + API ouverte

Plus de 40 intégrations pour les CRM, les services d’assistance et plus encore + API ouverte

Essai gratuit

Non

14 jours gratuits

Tarification

€20 par utilisateur

€30 par utilisateur

Plus vs. expert

Appel en un clic

Enregistrement d’appels

Transcription d’appels

—

Messagerie vocale

Mise en file d’attente des appels

SMS

Campagnes

—

Composeur automatique

—

Concepteur de flux d’appels

—

Réponse vocale interactive

Automatisation du flux de travail

—

Analyse

Numéros internationaux

14 pays

Plus de 160 pays

Intégrations

Limité aux applications Google + API ouverte

Plus de 40 intégrations pour les CRM, les services d’assistance et plus encore + API ouverte

Essai gratuit

Non

14 jours gratuits

Tarifs

30 € par utilisateur

50 € par utilisateur

Comment passer de Google Voice à CloudTalk

Si vous êtes convaincu(e) que vous souhaitez faire de CloudTalk votre outil d’appel incontournable, vous pouvez simplement choisir un forfait, contacter notre équipe commerciale, annuler votre ancien abonnement (si vous utilisiez un outil différent), et nous laisser nous occuper du reste. Voici comment le processus fonctionne :

1. Commencez par la stratégie : Planifiez un appel stratégique rapide de 15 minutes avec notre équipe pour nous présenter votre entreprise et votre cas d’utilisation spécifique.
2. Voyez-le en action : Assistez à une démonstration produit, où nos experts vous présenteront le produit dans son ensemble, ainsi que les fonctionnalités adaptées spécifiquement à vos besoins.
3. Configurez un profil : Notre équipe vous aidera à configurer votre premier profil et vous préparera à l’intégration du logiciel.
4. Téléchargez l’application : Téléchargez l’application téléphonique CloudTalk sur l’appareil de votre choix (Windows, Android, iOS), connectez-vous et commencez à explorer la solution.
5. Migrez : Au cours des jours suivants, CloudTalk configurera des profils pour vos managers, superviseurs et agents, et migrera toutes les informations existantes que vous aviez de votre outil précédent (contacts, numéros, statistiques de centre d’appels, etc.).
6. Satisfaction garantie : Commencez à intégrer vos utilisateurs à CloudTalk avec un support complet, 24h/24 et 7j/7, de la part de nos experts et commencez à appeler ! 

Alternativement, vous pouvez d’abord découvrir CloudTalk par vous-même via notre essai gratuit. Pendant 14 jours, c’est entièrement gratuit. Vous pouvez utiliser n’importe quel plan tarifaire et découvrir le système de fond en comble. Ensuite, après deux semaines, vous pouvez choisir d’acheter ou de passer à autre chose – c’est simple !