Non perdere mai una parola con il software di registrazione per call center

Il software di registrazione per contact center cattura e archivia le interazioni con i clienti, fornendo gli strumenti necessari alle aziende per la conformità, la formazione e l’ottimizzazione delle prestazioni. Le soluzioni moderne vanno oltre la semplice archiviazione delle chiamate, offrendo trascrizione con AI, analisi del sentiment e integrazione con il CRM per approfondimenti e flussi di lavoro migliorati.

Capacità di registrazione

• Registrazione audio e video di alta qualità – Assicura registrazioni chiare e accurate di ogni interazione.
• Registrazione omnichannel – Cattura le conversazioni su telefono, VoIP, chat e video.
• Registrazione in tempo reale e su richiesta: consente ai supervisori di avviare, interrompere o monitorare le chiamate all’istante.
• Registrazione automatica e programmata – Registra tutte le interazioni o chiamate specifiche in base alle regole aziendali.

Trascrizione e analisi

• Trascrizione AI-powered – Converte il parlato in testo ricercabile per un recupero e un’analisi più rapidi.
• Sentiment analysis – Rileva le emozioni dei clienti per misurare la soddisfazione e identificare i rischi.
• Gestione automatizzata della qualità – Utilizza l’intelligenza artificiale per assegnare un punteggio alle chiamate ed evidenziare le lacune nelle prestazioni.
• Assistenza agli agenti in tempo reale – Fornisce suggerimenti e indicazioni in tempo reale per migliorare le conversazioni.

Integrazione e gestione

• Integrazioni CRM e helpdesk – Collega le registrazioni ai profili dei clienti e ai flussi di lavoro.
• Database ricercabile – Recupera le chiamate per parola chiave, data o agente in pochi secondi.
• Cruscotti di reportistica personalizzati – Offrono approfondimenti su KPI, conformità e prestazioni degli agenti.
• Controlli di accesso sicuri – Limita le registrazioni ai soli utenti autorizzati.

Conformità e sicurezza

• Archiviazione criptata – Protegge i dati sensibili dei clienti.
• Strumenti di conformità normativa – Supporta GDPR, HIPAA, PCI-DSS e altri standard di settore.

Il software di registrazione delle chiamate per i call center migliora la garanzia di qualità, supporta la conformità e migliora l’esperienza del cliente e le prestazioni degli agenti. Catturando e analizzando ogni interazione, le aziende ottengono informazioni preziose che favoriscono l’efficienza e la crescita.

Qualità e formazione

• Miglioramento della garanzia di qualità – Aiuta i supervisori a rivedere le conversazioni, a identificare le migliori pratiche e a mantenere gli standard di servizio.
• Formazione e coaching degli agenti – Fornisce esempi di vita reale per guidare lo sviluppo delle competenze e accelerare l’onboarding.
• Monitoraggio delle prestazioni – Traccia i KPI e garantisce un servizio coerente in tutto il team.

Esperienza cliente

• Risoluzione più rapida dei problemi – Consente di verificare rapidamente i dubbi dei clienti con prove registrate.
• Servizio personalizzato – Analizza la cronologia delle conversazioni per offrire interazioni più personalizzate.
• Approfondimenti sulla soddisfazione dei clienti – Utilizza l’analisi del sentiment per identificare i punti di attrito e migliorare la CX.

Efficienza e produttività

• Archivi delle chiamate ricercabili – Riduce il tempo speso per individuare le conversazioni passate grazie agli strumenti di ricerca per parole chiave e filtri.
• Analisi automatizzate – Fornisce report istantanei sul volume delle chiamate, sui risultati e sulle prestazioni degli agenti.
• Integrazione dei flussi di lavoro – Si sincronizza con i sistemi CRM e VoIP per rendere più fluide le operazioni.

Conformità e gestione del rischio

Sicurezza dei dati – Protegge le informazioni sensibili con la crittografia e i controlli di accesso.

Conformità alle normative – Assicura l’adesione a GDPR, HIPAA, PCI-DSS e altri standard.

Risoluzione delle controversie – Offre un registro affidabile delle interazioni per prevenire o risolvere i conflitti.

Considerazioni chiave nella scelta di un software per la registrazione delle chiamate

Per scegliere il software di registrazione delle chiamate giusto è necessario valutare la conformità, la scalabilità, l’integrazione e il costo per assicurarsi che la soluzione sia adatta alle esigenze della tua azienda. Le migliori soluzioni per la registrazione delle chiamate bilanciano sicurezza, funzionalità e usabilità sia per gli agenti che per i manager.

Conformità e sicurezza

• Supporto normativo – Verifica l’aderenza a GDPR, HIPAA, PCI-DSS e altri standard di settore.
• Crittografia dei dati e controllo degli accessi – Assicurati che le registrazioni siano archiviate in modo sicuro e accessibili solo agli utenti autorizzati.
• Politiche di conservazione – Verifica che il software supporti tempi di conservazione dei dati personalizzabili.

Opzioni di distribuzione

• Software di registrazione delle chiamate basato sul cloud – Offre flessibilità, scalabilità e facilità di aggiornamento per i team remoti o ibridi.
• Sistemi di registrazione on-premise – Offrono il massimo controllo e sicurezza, ma richiedono maggiori risorse IT.
• Soluzioni ibride – Combina il controllo locale con la scalabilità del cloud.

Integrazione e compatibilità

• Integrazione VoIP e PBX – Garantisce una registrazione senza soluzione di continuità su sistemi telefonici digitali e tradizionali.
• Compatibilità con CRM e helpdesk – Collega le registrazioni direttamente ai profili dei clienti per migliorare i flussi di lavoro.
• Integrazioni di app di terze parti – Supporta l’automazione e la reportistica attraverso gli stack tecnologici esistenti.

Caratteristiche e usabilità

• Trascrizione e analisi basate sull’intelligenza artificiale – Consentono la ricerca di parole chiave, l’analisi del sentimento e il punteggio di qualità automatizzato.
• Strumenti di ricerca e recupero: consentono di accedere rapidamente alle registrazioni per agente, data o parola chiave.
• Dashboard e report personalizzabili – Forniscono informazioni utili sulle prestazioni degli agenti e sulle tendenze dei clienti.

Costo e scalabilità

Potenziale ROI – Valuta le funzionalità e le capacità di analisi rispetto all’impatto aziendale a lungo termine.

Modello di prezzo – Considera la fatturazione per utente o per minuto e i costi di archiviazione nascosti.

Scalabilità – Scegli una soluzione che possa crescere in base al volume delle chiamate e alle dimensioni del team.

I software per la registrazione delle chiamate sono disponibili in diversi tipi, ciascuno progettato per soddisfare specifiche esigenze aziendali, di conformità e di infrastruttura. La scelta dell’opzione giusta dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalle normative del settore e dallo stack tecnologico.

Software di registrazione delle chiamate On-Premises

• Installazione locale – Funziona su server di proprietà dell’azienda per il massimo controllo.
• Elevata sicurezza – Adatto ai settori che richiedono una conformità rigorosa (finanza, sanità, governo).
• Costi iniziali più elevati – Richiede un investimento in hardware e una gestione IT continua.

Software di registrazione delle chiamate basato sul cloud

• Scalabile e flessibile – Ideale per team remoti o distribuiti.
• Costi di installazione ridotti – Nessun requisito hardware pesante, aggiornamenti gestiti dal provider.
• Accessibile ovunque – Le registrazioni vengono archiviate in modo sicuro nel cloud per essere recuperate facilmente.

Soluzioni per la registrazione delle chiamate VoIP

• Integrato con i sistemi VoIP – Cattura senza problemi le chiamate effettuate via internet.
• Analitica avanzata – Spesso include la trascrizione con intelligenza artificiale, la ricerca di parole chiave e l’analisi del sentimento.
• Efficiente dal punto di vista dei costi – È la soluzione migliore per le aziende moderne orientate al digitale.

Sistemi ibridi di registrazione delle chiamate

• Modello misto – Combina il controllo on-premise con la scalabilità del cloud.
• Implementazione flessibile – Supporta le organizzazioni che stanno passando da un’infrastruttura legacy a una moderna.
• Conformità e convenienza bilanciate – Offre sicurezza e accessibilità.