Softphone (telefono softclient)

Fai e ricevi chiamate senza soluzione di continuità con Softphone – un software inevitabile per ogni azienda lungimirante. Utilizza molte caratteristiche che mancano ai telefoni fissi.

Diamo un’occhiata a tutto quello che c’è da sapere su questo sistema.

Cos’è un softphone?

In poche parole, un softphone è un softwareVoIP (Voice over Internet Protocol) scaricabile da cui è possibile effettuare e ricevere chiamate. Funziona all’interno di qualsiasi dispositivo con una connessione internet. Come smartphone, laptop, tablet o computer desktop dell’ufficio.

L’interfaccia del softphone assomiglia a qualsiasi altro dial pad di chiamata, compreso quello di uno smartphone.

A differenza di un telefono fisso aziendale, non richiede hardware. Questo gli dà un forte vantaggio competitivo rispetto ai telefoni da tavolo tradizionali. Non seipiù legato al tuo tavolo, il che ti dà la libertà di servire i clienti da qualsiasi luogo. È un enorme vantaggio, dato che Forbes prevede che il mercato del lavoro sarà al 50% remotonel prossimo futuro.

Inoltre, è importante sapere che un softphonenon è un prodotto autonomo. È un componente di complessi sistemi di telefonia VoIP come CloudTalk, con innumerevoli funzioni utili.

Importante

Non confondere un softphone con un telefono internet che può essere usato solo nei browser web. Sono due strumenti diversi.

Come funziona un softphone?

Tutte le caratteristiche di Softphone sonoaccumulate in un unico software VoIP. Abbiamo già detto che permette di fare chiamate via internet.

Ecco come:

Un server client SIP (session Initiation Protocol) avvia sessioni VoIP in tempo reale che convertono i segnali vocali analogici in digitaliattraverso la connessione a Internet.

L’ulteriore utilizzo è abbastanza semplice. Come abbiamo detto, si può chiamare da ovunque ci si trovi, purché il posto abbia unaconnessione internet wireless stabile. In alternativa, puoi usare una connessione a banda larga ad alta velocità con router o cavo.

Suggerimento professionale

Anche un sistema softphone non richiede hardware, se siete in ufficio o a casa, potete beneficiare di un auricolare. Ti assicura la migliore qualità del suono possibile. Una cuffia riduce al minimo il possibile rumore ambientale.

Chi beneficia di Softphone

Poiché è molto più efficiente di un telefono fisso, un softphone è adatto alle aziende che gestiscono unalto volume di telefonate edipendono dalle interazioni con i clienti. Inoltre, è un salvavita per quelle persone che hanno bisogno di essere disponibili sempre e ovunque.

Le industrie che usano maggiormente un softphonesono IT, immobiliare, vendita al dettaglio, sanità, telecomunicazioni, produzione, istruzione, banche, call center e agenzie di marketing o PR.

Ecco una sintesi esempi specifici di “personas” di softphone:

• Dipendenti di call center o rappresentanti di vendita che gestiscono le chiamate commerciali
• Agenti di supporto che risolvono i problemi dei clienti
• Rappresentanti che lavorano da diverse sedi
• Aziende che dipendono dalle chiamate a lunga distanza
• Aziende che hanno bisogno di registrare le telefonate

Confronto finale: Softphone contro telefono fisso

La differenza più evidente tra un softphone e un telefono fisso èl’aspetto. Un softphone è un software per computer, mentre un telefono fisso è un dispositivo hardware tradizionale.

Sia i softphone che i telefoni fissi sono sistemi di comunicazione VoIP, che usano internet per fare chiamate. Tuttavia, anche se lavorano su principi simili e servono essenzialmente allo stesso scopo, questi due non sono necessariamente concorrenti.

Molte aziende usano entrambe le soluzioni contemporaneamente. Si possono avere alcuni telefoni fissi in ufficio per le interazioni che si fanno solo da un posto. Per esempio alla reception, nell’ufficio esecutivo o in una sala conferenze.

I sistemi di softphone sono uno strumento pratico per gli impiegati i cui processi di chiamata devono essere efficaci e mobili. Con un softphone, possono fare e ricevere chiamate a distanza e utilizzare ogni sorta di funzioni aggiuntive. Ecco perché sta diventando sempre più dominante nel mondo degli affari.

Abbiamo fatto un confronto tra softphone e sistemi telefonici da tavolo.

Scopriamo quale soluzione è la migliore:

Costi

Un softphone è innegabilmente molto più economico di un telefono fisso. Secondo “IT World”, l’utilizzo di soluzioni softphone VoIP può comportare un prezzo mensile inferiore di oltre il 45% rispetto alla scelta dei tradizionali sistemi telefonici da tavolo.

Perché? Beh, per usare un telefono fisso, devi impostare linee telefoniche e cavi dedicati, oltre a comprare telefoni abilitati al VoIP. Senza contare la necessità di una frequente manutenzione dell’hardware.

Un softphone non richiede altro hardware che i dispositivi che probabilmente hai già – telefono, laptop, tablet, ecc Non dover installare infrastrutture complesse si traduce in costi più bassi.

I softphone offrono anche chiamate internazionali e interurbane più economiche.

Vincitore:Telefono fisso

Familiarità

Ci sono aziende che si fidano di una vecchia soluzione testata da decenni rispetto a una tecnologia moderna. Per le aziende che favoriscono la tradizione, i telefoni da scrivania standard sono una scelta più affidabile e confortevole.

Tuttavia, ci sono softphone che possono essere integrati con i telefoni d’ufficio standard. In questo modo, il business può fondere tradizione e innovazione. Non c’è bisogno di fare affidamento solo sulla tecnologia con cui non si ha familiarità.

Vincitore:Telefono fisso

Flessibilità

I telefoni fissi sono tutto tranne che flessibili. Legano voi e i vostri dipendenti a un unico luogo. Come abbiamo detto, in alcuni casi, potrebbe non essere un problema. Eppure, in altre occasioni, questo è un enorme negativo.

Ancora una volta, i softphone sono di grande aiuto se voi o il vostro team avete bisogno di spostarvi spesso o di essere disponibili per i clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con questa soluzione, non importa dove ti trovi. A condizione che tu abbia una connessione internet, puoi assistere i tuoi clienti in qualsiasi momento.

Vincitore: Softphone

Qualità di chiamata garantita

Non c’è motivo di temere la qualità delle chiamate dei softphone, dato che la stragrande maggioranza di essi offre una copertura eccellente. Per esempio in CloudTalk, se la qualità di una chiamata scende sotto un certo livello, il software cambia automaticamente il percorso della chiamata in tempo reale.

Ma non tutte le soluzioni offrono servizi della stessa qualità. Inoltre, niente al mondo è perfetto. Pertanto, se avete uno spazio di banda insufficiente, una connessione internet debole o un sistema sovraccarico, potreste affrontare problemi di connettività.

Anche se i telefoni fissi si basano sulla connessione internet, hanno un leggero vantaggio, poiché c’è un dispositivo dedicato che gestisce le chiamate. Questo aumenta la potenza di calcolo e migliora la qualità delle chiamate.

Vincitore:Telefono fisso

Dimensione del business

Quando si tratta di dimensioni aziendali, i telefoni fissi sono ideali per le imprese multinazionali con migliaia di dipendenti. Questi di solito hanno un budget più ampio che può essere utilizzato per aggiornare e mantenere frequentemente l’hardware.

Eppure i softphone sono adatti alle aziende di qualsiasi dimensione. Dal momento che è efficiente in termini di costi e viene fornito all’interno di piani che variano ampiamente nei prezzi, ci si può permettere non importa se si gestisce una start-up o una grande azienda.

Per esempio, i piani CloudTalk partonoda soli 25 USD.

Vincitore:Telefono fisso

Funzionalità

Mentre le caratteristiche di base dei telefoni fissi possono essere sufficienti per alcune aziende, i softphone offrono una vasta gamma di strumenti aggiuntivi che rendono il tuo lavoro più efficiente.

In primo luogo, automatizza molti processi. Inoltre, è possibile utilizzare la potenza delle integrazioni. La maggior parte delle applicazioni softphone si integrano con altre applicazioni, per esempio con i CRM. In CloudTalk, abbiamo anche un’API aperta. Attraverso questo strumento, è possibile collegare il nostro software VoIP ad altri sistemi esterni.

Anche se i telefoni fissi possono essere integrati con altre applicazioni, dovrai costruire integrazioni personalizzate per farlo. Questo richiede denaro e anche il vostro tempo.

Vincitore: Softphone

Scalare la crescita del tuo business

Breve ma importante: i softphone si adattano facilmente a qualsiasi azienda. Per esempio, si possono aggiungere nuovi numeri di telefono molto più velocemente che con i telefoni fissi. L’acquisizione di un numero per un telefono fisso comporta l’assistenza del team IT, per non parlare dell’acquisto di altri telefoni. Questo richiede tempo e denaro.

Vincitore: Softphone

Risultato della valutazione comparativa

Il vincitore è il Softphone con un punteggio di5 a 2.

Watch our video about Sales dialers and peak deeper Softphone’s capabilities:

Caratteristiche standard del softphone

Abbiamo già chiarito che i softphone hanno funzioni avanzate che i telefoni fissi non hanno. La tecnologia fa rapidi passi avanti, e così le nostre aspettative. Le aziende beneficiano quando tutto è sulla loro impronta digitale, e ha perfettamente senso. Poiché la concorrenza cresce, essere veloci ed efficienti è un must.

Diamo un’occhiata agli strumenti al di là di mute e hold che vi daranno un enorme vantaggio sui concorrenti.

Funzioni di contatto avanzate

Se vuoi fornire un’assistenza clienti di prima classe, devi sapere chi sono i tuoi clienti e perché chiamano la tua azienda. La cronologia completa delle interazioni con i clienti visualizza automaticamente le chiamate, gli ordini, le chat o le note precedenti, così gli agenti non devono cercarle in più sistemi.

Composizione automatica

Il predictive dialer automatizza i processi di composizione. Compone indipendentemente la prossima chiamata in linea quando per gli agenti disponibili.

Lo Smart dialer compila automaticamente una lista di numeri e ti permette di chiamarli con un solo clic.
Con un power dialer, puoi creare facilmente campagne con script di chiamata o sondaggi e lasciare che i tuoi agenti si concentrino sulle prospettive.

ID del Chiamante

Rendi più personale la tua comunicazione con i clienti sin dall’inizio. Puoi vedere il nome del chiamante, il suo numero di telefono e molto altro ancora prima che la chiamata si connetta.

chiamata a 3

A volte un operatore ha bisogno di quel qualcosa in più per fornire correttamente una soluzione o concludere un affare, e spesso quel quid in più si rivela essere l’aiuto di un altro operatore o manager. Con la chiamata a 3 vie, si può facilmente aggiungere una terza persona alla linea quando le circostanze lo richiedono.

Chiamata in conferenza

Puoi programmare facilmente le chiamate in conferenza in un paio di minuti e invitare contatti esterni, ad esempio i tuoi clienti o fornitori.

Inoltro di chiamata

I vostri clienti possono sempre contattarvi. L’inoltro delle chiamate permette di inoltrare automaticamente le chiamate in arrivo a numeri esterni di cellulare o di telefono fisso.

Registrazione della chiamata

Questo strumento permette di registrare le telefonate per qualsiasi scopo. Che si tratti di formazione o di un controllo di qualità.

Routing delle chiamate

Per esempio, con l’instradamento basato sulle competenze, le chiamate in entrata possono andare automaticamente a un agente specifico in base alla sua idoneità e alle competenze richieste dal chiamante. Ci sono anche strumenti come le code VIP o il routing basato sul chiamante.

Cartellini e note di chiamata

Applica tag personalizzati ai tuoi contatti. Ordina per categorie e trova rapidamente quello che stai cercando. È possibile aggiungere altre note durante o dopo la chiamata.

Clicca per chiamare

Componi qualsiasi numero di telefono sul web con un solo clic.

Richiamata

Se ci sono delle telefonate senza risposta, questa funzione può richiamare automaticamente i vostri clienti.

SMS/messaggi di testo

Invia ai clienti dei messaggi personalizzati o delle notifiche e migliora l’efficienza del tuo call center.

Notifiche desktop

Quando arriva una chiamata, la notifica ti avvisa automaticamente e ti informa su chi sta chiamando.

Voicemail (messaggeria vocale)

Questo strumento permette ai clienti di lasciare un messaggio quando i vostri agenti non sono al momento disponibili.

Vantaggi del softphone

Ora, esaminiamo alcuni vantaggi dei softphone che non abbiamo ancora menzionato.

Privacy

I softphone usano indirizzi client SIP, il che ti permette di rispondere alle chiamate di lavoro dal tuo dispositivo mobile, ma di mantenere il tuo numero personale privato. Tutte le chiamate che fai da un’applicazione softphone mostrano solo il tuo numero aziendale.

Automazione del cloud

Poiché i softphone fanno parte dei software basati sul cloud, tutte le comunicazioni del team sono automaticamente memorizzate in un unico cruscotto. Può registrare i casi, tracciare vari dati (come la durata della chiamata), o creare statistiche dettagliate.

Inoltre, l’integrazione elimina i compiti ripetitivi e lunghidel trasferimento manuale dei dati da un sistema VoIP al CRM. Con una soluzione di telefonia basata sul cloud, tutto viene fatto da solo.

Un altro vantaggio dell’automazione: se qualcuno del tuo team è fuori ufficio, puoi catturare tutte le chiamate in arrivo al suo numero e indirizzarle a un altro dipendente. In questo modo, si evitano clienti arrabbiati o un membro del team che lavora mentre è in vacanza.

Rilevamento della presenza

Un sistema VoIP basato sul cloud ti mostra chi è attualmente online o offline. Non solo ti aiuta a tracciare la presenza dei dipendenti, ma vedi anche chi è attualmente disponibile per gestire compiti ad-hoc. Un softphone migliora quindi la vostra produttività.

Accessibilità dei dati potenziata

Un altro vantaggio di un softphone è la comunicazione centralizzata che fornisce chiarezza. Grazie a questo, puoi trovare facilmente tutte le informazioni. Per esempio, quando si scorrono tonnellate di messaggi di testo o e-mail al fine di trovare i dati che qualcuno ha inviato molto tempo fa, avere tutte le interazioni dei clienti in un unico luogo è un salvatore di vita.