Softphone (Soft Client Telephone)

illustration softphone

Tätigen und empfangen Sie Anrufe nahtlos mit Softphone – einer Software, die für jedes zukunftsorientierte Unternehmen unverzichtbar ist. Nutzen Sie viele Funktionen, die bei Festnetztelefonen fehlen.

Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über dieses System wissen müssen.

Was ist ein Softphone?

Einfach ausgedrückt, ist ein Softphone eine herunterladbare VoIP (Voice over Internet Protocol) -Software mit der Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen können. Sie funktioniert in jedem Gerät mit einer Internetverbindung. Dazu gehören Smartphones, Laptops, Tablets oder Bürocomputer.

Die Softphone-Oberfläche sieht aus wie jede andere Wähltastatur, auch die eines Smartphones.

Im Gegensatz zu einem Business-Tischtelefon wird keine Hardware benötigt. Das verschafft ihm einen starken Wettbewerbsvorteil gegenüber herkömmlichen Tischtelefonen. Sie sind nicht mehr an Ihren Tisch gebunden und haben die Freiheit, Ihre Kunden von überall aus zu bedienen. Das ist ein großer Vorteil, denn Forbes sagt voraus, dass der Arbeitsmarkt in naher Zukunft zu 50 % aus Fernarbeit bestehen wird.

Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass ein Softphone kein eigenständiges Produkt ist. Es ist eine Komponente komplexer VoIP-Telefoniesysteme wie CloudTalk mit unzähligen nützlichen Funktionen.

Wichtig

Verwechseln Sie ein Softphone nicht mit einem Internet-Telefon, das nur in Webbrowsern verwendet werden kann. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Werkzeuge.

Bildschirmfoto Dialer Softphone

Wie funktioniert ein Softphone?

Alle Funktionen von Softphone sind in einer einzigen VoIP-Software zusammengefasst. Wir haben bereits erwähnt, dass Sie damit über das Internet telefonieren können.

So geht´s:

Ein SIP-Client-Server (Session Initiation Protocol) initiiert Echtzeit-VoIP-Sitzungen, die analoge Sprachsignale über eine Internetverbindung in digitale Signale umwandeln.

Die weitere Verwendung ist recht einfach. Wie gesagt, Sie können von überall aus anrufen, solange der Ort über eine stabile drahtlose Internetverbindung verfügt. Alternativ können Sie auch eine Hochgeschwindigkeits-Breitbandverbindung mit Router oder Kabel nutzen.

Profi-Tipp

Auch wenn ein Softphone-System keine Hardware erfordert, können Sie im Büro oder zu Hause von einem Headset profitieren. So erhalten Sie die bestmögliche Klangqualität. Ein Headset minimiert mögliche Umgebungsgeräusche.

Wer profitiert von Softphone

Da es viel effizienter als ein Tischtelefon ist, eignet sich ein Softphone für Unternehmen die ein hohes Anrufaufkommen haben und auf Kundenkontakte angewiesen sind. Außerdem ist es ein Lebensretter für Menschen, die jederzeit und überall erreichbar sein müssen.

Zu den Branchen, in denen Softphones am häufigsten eingesetzt werden gehören die IT-Branche, der Immobiliensektor, der Einzelhandel, das Gesundheitswesen, die Telekommunikation, das verarbeitende Gewerbe, das Bildungswesen, das Bankwesen, Callcenter-Zentren und Marketing- oder PR-Agenturen.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung spezifischer Beispiele für Softphone-„Personas“:

  • Callcenter-Mitarbeiter oder Verkäufer, die Geschäftsanrufe bearbeiten
  • Support-Mitarbeiter, die Kundenprobleme lösen
  • Vertreter, die von mehreren Standorten aus arbeiten
  • Unternehmen, die auf Ferngespräche angewiesen sind
  • Unternehmen, die Telefongespräche aufzeichnen müssen

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Ultimativer Vergleich: Softphone vs. Tischtelefon

Der deutlichste Unterschied zwischen einem Softphone und einem Tischtelefon ist das Erscheinungsbild. Ein Softphone ist eine Computersoftware, während ein Tischtelefon ein herkömmliches Hardwaregerät ist.

Sowohl Softphones als auch Tischtelefone sind VoIP-Kommunikationssysteme, die das Internet zum Telefonieren nutzen. Obwohl sie nach ähnlichen Prinzipien arbeiten und im Wesentlichen dem gleichen Zweck dienen, sind sie nicht unbedingt Konkurrenten.

Viele Unternehmen nutzen beide Lösungen gleichzeitig. Sie können einige wenige Tischtelefone im Büro für Interaktionen haben, die nur von einem Ort aus durchgeführt werden. Zum Beispiel an der Rezeption, im Chefbüro oder in einem Konferenzraum.

Softphone-Systeme sind ein praktisches Instrument für Mitarbeiter, die effektiv und mobil telefonieren müssen. Mit einem Softphone können sie aus der Ferne Anrufe tätigen und entgegennehmen und alle möglichen Zusatzfunktionen nutzen. Aus diesem Grund wird sie in der Geschäftswelt immer bedeutender.

Wir haben einen Vergleich von Softphone- und Tischtelefonsystemen erstellt.

Lassen Sie uns herausfinden, welche Lösung am besten ist:

Kosten

Ein Softphone ist unbestreitbar viel billiger als ein Tischtelefon. Laut „IT World“ kann der Einsatz von VoIP-Softphone-Lösungen die monatlichen Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Tischtelefonen um über 45 % senken.

Warum? Um ein Tischtelefon zu verwenden, müssen Sie eine eigene Telefonleitung und Kabel einrichten sowie VoIP-fähige Telefone kaufen. Ganz zu schweigen von der Notwendigkeit einer häufigen Wartung der Hardware.

Ein Softphone erfordert keine andere Hardware als die Geräte, die Sie wahrscheinlich bereits besitzen – Telefon, Laptop, Tablet usw. Da keine komplexe Infrastruktur installiert werden muss, entstehen geringere Kosten.

Softphones ermöglichen auch günstigere Auslands- und Ferngespräche.

Der Gewinner: Softphone

Vertrautheit

Es gibt Unternehmen, die einer alten, jahrzehntelang erprobten Lösung den Vorzug gegenüber einer modernen Technologie geben. Für Unternehmen, die Traditionen bevorzugen, sind Standard-Tischtelefone eine vertrauenswürdige und komfortable Wahl.

Es gibt jedoch Softphones, die in Standard-Bürotelefone integriert werden können. Auf diese Weise können die Unternehmen Tradition und Innovation miteinander verbinden. Sie müssen sich nicht ausschließlich auf Technologien verlassen, mit denen Sie nicht vertraut sind.

Der Gewinner: Tischtelefon

Flexibilität

Tischtelefone sind alles andere als flexibel. Sie binden Sie und Ihre Mitarbeiter an einen Standort. Wie wir bereits erwähnt haben, ist dies in manchen Fällen kein Problem. In anderen Fällen ist dies jedoch ein großer Nachteil.

Auch hier sind Softphones eine große Hilfe, wenn Sie oder Ihr Team häufig pendeln oder rund um die Uhr für Kunden erreichbar sein müssen. Mit dieser Lösung spielt es keine Rolle, wo auf der Welt Sie sich befinden. Vorausgesetzt, Sie haben einen Internetanschluss, können Sie Ihre Kunden jederzeit betreuen.

Der Gewinner: Softphone

Garantierte Anrufqualität

Die Gesprächsqualität von Softphones ist nicht zu beanstanden, da die überwiegende Mehrheit der Telefone eine hervorragende Abdeckung bietet. Wenn zum Beispiel bei CloudTalk die Qualität eines Anrufs unter ein bestimmtes Niveau fällt, ändert die Software automatisch und in Echtzeit die Anrufroute.

Doch nicht jede Lösung bietet Dienstleistungen von gleicher Qualität. Außerdem ist nichts auf der Welt perfekt. Wenn Sie also nicht genügend Bandbreite zur Verfügung haben, eine schwache Internetverbindung oder ein überlastetes System, kann es zu Verbindungsproblemen kommen.

Tischtelefone sind zwar auch auf eine Internetverbindung angewiesen, haben aber einen leichten Vorteil, da die Anrufe von einem speziellen Gerät bearbeitet werden. Das erhöht die Rechenleistung und verbessert die Gesprächsqualität.

Der Gewinner: Tischtelefon

Unternehmensgröße

Was die Unternehmensgröße betrifft, so sind Tischtelefone ideal für multinationale Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern. Diese verfügen in der Regel über ein größeres Budget, das für die häufige Aufrüstung und Wartung der Hardware verwendet werden kann.

Softphones sind jedoch für Unternehmen jeder Größe geeignet. Da es kosteneffizient ist und im Rahmen von Plänen angeboten wird, deren Preise stark variieren, können Sie es sich leisten, egal ob Sie ein Start-up oder ein großes Unternehmen leiten.

CloudTalk-Tarife gibt es zum Beispiel schon ab 25 USD.

Der Gewinner: Softphone

Funktionen

Während die Grundfunktionen von Tischtelefonen für manche Unternehmen ausreichen, bieten Softphones eine breite Palette zusätzlicher Tools, die Ihre Arbeit effizienter machen.

Erstens automatisiert es viele Prozesse. Außerdem können Sie die Leistung von Integrationen nutzen. Die meisten Softphone-Anwendungen lassen sich in andere Anwendungen integrieren, zum Beispiel in CRM-Systeme. Bei CloudTalk haben wir auch eine offene API. Mit diesem Werkzeug können Sie unsere VoIP-Software mit anderen externen Systemen verbinden.

Obwohl Tischtelefone auch in andere Anwendungen integriert werden können, müssen Sie dafür eigene Integrationen erstellen. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch Ihre Zeit.

Der Gewinner: Softphone

Skalierung Ihres Unternehmenswachstums

Kurz, aber wichtig: Softphones lassen sich problemlos mit jedem Unternehmen skalieren. Sie können zum Beispiel viel schneller neue Telefonnummern hinzufügen als bei Tischtelefonen. Die Beschaffung einer Nummer für ein Tischtelefon erfordert die Unterstützung des IT-Teams, ganz zu schweigen vom Kauf weiterer Telefone. Das kostet Zeit und Geld.

Der Gewinner: Softphone

Ergebnis der Vergleichsbewertung

Der Gewinner ist das Softphone mit einem Ergebnis von 5 zu 2.

Standard-Softphone-Funktionen

Wir haben bereits deutlich gemacht, dass Softphones über erweiterte Funktionen verfügen, die Tischtelefonen fehlen. Die Technologie macht rasante Fortschritte, und damit auch unsere Erwartungen. Unternehmen profitieren davon, wenn alles auf ihren Fingerabdrücken steht, und das ist absolut sinnvoll. Da der Wettbewerb zunimmt, ist Schnelligkeit und Effizienz ein Muss.

Werfen wir einen Blick auf Werkzeuge jenseits von Stummschalten und Halten, die Ihnen einen enormen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Erweiterte Kontaktmerkmale

Wenn Sie erstklassigen Kundensupport anbieten möchten, müssen Sie wissen, wer Ihre Kunden sind und warum sie Ihr Unternehmen anrufen. Die komplette Historie der Kundeninteraktionen zeigt automatisch frühere Anrufe, Bestellungen, Chats oder Notizen an, so dass die Agenten diese nicht in mehreren Systemen nachschlagen müssen.

Automatisches Wählen

Die vorausschauende Wählfunktion automatisiert den Wählvorgang. Es wählt selbständig den nächsten Anruf in der Warteschlange, wenn ein Agent verfügbar ist.

Der Smart Dialer stellt automatisch eine Liste von Nummern zusammen, die Sie mit einem einzigen Klick anrufen können.
Mit einem Power-Dialer können Sie ganz einfach Kampagnen mit Anrufskripten oder Umfragen erstellen und es Ihren Agenten erlauben, sich auf die Interessenten zu konzentrieren.

Rufnummeranzeige

Greifen Sie mit unseren 2-Wege-Synchronisationslösungen auf Anrufdetails in Ihrem CRM zu oder sehen Sie die CRM-Informationen des Anrufers in CloudTalk. Sie können den Namen des Anrufers, seine Telefonnummer und vieles mehr sehen, noch bevor der Anruf zustande kommt.

Dreiseitige Anrufe

Manchmal braucht ein Angestellter etwas mehr Unterstützung, um eine erfolgreiche Lösung bereitzustellen oder ein Geschäft abzuschließen. Dann muss ein zweiter Angestellter oder Manager zur Hilfe kommen. Mit dreiseitigen Gesprächen können Sie problemlos eine dritte Person in die Leitung einschalten, wenn die Umstände es erfordern.

Konferenzgespräche

Sie können Telefonkonferenzen ganz einfach in wenigen Minuten planen und externe Kontakte, z. B. Ihre Kunden oder Lieferanten, einladen.

Anrufweiterleitung

Ihre Kunden können sich jederzeit an Sie wenden. Mit der Anrufweiterleitung können Sie eingehende Anrufe automatisch an externe Mobil- oder Festnetznummern weiterleiten.

Anrufaufzeichnung

Mit diesem Werkzeug können Sie Telefongespräche für jeden beliebigen Zweck aufzeichnen. Ob es sich um eine Schulung oder eine Qualitätskontrolle handelt.

Anrufweiterleitung

So können beispielsweise eingehende Anrufe mit Hilfe von fähigkeitenbasierter Weiterleitung an einen bestimmten Agenten weitergeleitet werden, je nach Eignung und den vom Anrufer benötigten Fähigkeiten. Außerdem gibt es Werkzeuge wie VIP-Warteschlangen oder anruferbasierte Weiterleitung.

Anrufmarkierungen und Notizen

Sie können Ihren Kontakten individuelle Markierungen zuweisen. Sortieren Sie diese nach Kategorien und finden Sie schnell, was Sie suchen. Sie können während oder nach Ihrem Gespräch weitere Notizen hinzufügen.

Click-To-Call

Wählen Sie jede Telefonnummer im Internet mit einem einzigen Klick an.

Rückruf

Wenn es unbeantwortete Anrufe gibt, kann diese Funktion Ihre Kunden automatisch zurückrufen.

SMS/Textnachrichten

Senden Sie Ihren Kunden persönliche Nachrichten oder allgemeine Benachrichtigungen und machen Sie Ihr Kontakcenter effektiver.

Desktop-Benachrichtigungen

Wenn ein Anruf eingeht, werden Sie automatisch benachrichtigt und erfahren, wer anruft.

Sprachnachricht

Mit diesem Werkzeug können Kunden eine Nachricht hinterlassen, wenn Ihre Mitarbeiter gerade nicht erreichbar sind.

Vorteile von Softphone

Lassen Sie uns nun einige Vorteile von Softphones betrachten, die wir noch nicht erwähnt haben.

Datenschutz

Softphones verwenden SIP-Client-Adressen, so dass Sie von Ihrem Mobilgerät aus Anrufe für die Arbeit entgegennehmen können, Ihre persönliche Nummer aber weiterhin privat bleibt. Bei allen Anrufen, die Sie über eine Softphone-Anwendung tätigen, wird nur Ihre Geschäftsnummer angezeigt.

Cloud-Automatisierung

Da Softphones Teil von cloudbasierter Software sind, wird die gesamte Teamkommunikation automatisch in einem einzigen Dashboard gespeichert. Es kann Fälle protokollieren, verschiedene Daten (z.B. Anrufdauer) verfolgen oder detaillierte Statistiken erstellen.

Außerdem entfallen durch die Integration die sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgaben der manuellen Übertragung von Daten aus einem VoIP-System in das CRM. Mit einer cloudbasierten Telefonielösung wird alles von selbst erledigt.

Ein weiterer Vorteil der Automatisierung: Wenn jemand aus Ihrem Team nicht im Büro ist, können Sie alle Anrufe, die unter seiner Nummer eingehen, erfassen und an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten. Auf diese Weise vermeiden Sie verärgerte Kunden oder ein Teammitglied, das im Urlaub arbeitet.

Anwesenheitsverfolgung

Ein cloudbasiertes VoIP-System zeigt Ihnen, wer gerade online oder offline ist. Es hilft Ihnen nicht nur, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen, sondern Sie sehen auch, wer gerade für die Erledigung von Ad-hoc-Aufgaben verfügbar ist. Ein Softphone steigert also Ihre Produktivität.

Erhöhte Datenzugänglichkeit

Ein weiterer Vorteil eines Softphones ist die zentralisierte Kommunikation, die für Klarheit sorgt. Auf diese Weise können Sie alle Informationen leicht finden. Wenn Sie sich zum Beispiel durch Unmengen von Textnachrichten oder E-Mails wühlen, um Daten zu finden, die Ihnen jemand vor langer Zeit geschickt hat, ist es lebensrettend, alle Kundeninteraktionen an einem Ort zu haben.

Erfolgsgeschichte von VoIP-Softphone-Software

CloudTalk und CoachHub: Hier finden Sie ein praktisches Beispiel für die Vorteile, die ein VoIP-Softphone-System für Ihr Unternehmen bringt.

Erfahren Sie, wie wir der führenden Talententwicklungsplattform geholfen haben, eine effektive Kommunikation nicht nur am Bürotisch, sondern auch über Landes- und Staatsgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Wählen Sie den richtigen Softphone-Anbieter

Da Sie nun alles über Softphones wissen, was es zu wissen gibt, ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, wie Sie das richtige Telefon für Ihr Unternehmen auswählen.

Hier sind einige Kriterien zu berücksichtigen:

Funktionen

Dies ist vielleicht der wichtigste Punkt. Ein Softphone wird Ihnen nichts nützen, wenn Sie nicht über alle anderen benötigten Werkzeuge verfügen. Suchen Sie nach einem Plan, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Informieren Sie sich über zusätzliche Funktionen oder wählen Sie einen Plan, den Sie individuell anpassen können.

Mobile Anwendung

Desktop-App und Browser-Erweiterung sind großartige Werkzeuge, aber mit einer Smartphone-Anwendung wird Ihr Unternehmen wirklich mobil. Sie können es einfach in Ihre Tasche stecken und überall und jederzeit mitnehmen. Wir haben zum Beispiel unsere Callcenter-App CloutTalk Go.

Ausreichende Telefonleitungen (prüfen Sie einen Anbieter)

Überlegen Sie, wie viele Telefonleitungen Sie benötigen und vor allem, wie viele Ihr Anbieter unterstützt. Ist eine Skalierung in Stoßzeiten möglich?

Außerdem ist es ideal, wenn ein Anbieter individuelle Telefonnummern anbietet, damit Sie die gewünschte Markenidentität aufbauen können. Zum Beispiel die Schaffung einer lokalen Präsenz mit internationalen Nummern.

Kompatibilität mit dem Betriebssystem

Nicht alle Softphones funktionieren mit allen Betriebssystemen. Prüfen Sie, ob die von Ihnen gewählte Option mit dem von Ihnen verwendeten Betriebssystem übereinstimmt.

Ein hochwertiger Kundendienst

Vielleicht brauchen Sie ihn nicht, aber es ist immer gut, wenn Sie rund um die Uhr Zugang zum technischen Support haben. Wenn etwas schief geht, sollte es jemanden geben, der Ihnen schnell und effektiv helfen kann, und zwar mit einem Lächeln im Gesicht.

Sicherheit

Das Softphone selbst ist nicht so anfällig für Angriffe, nicht mehr als ein Internet-Browser. Es ist jedoch Teil eines VoIP-Systems, in dem viele vertrauliche Kundendaten gespeichert sind. Sicherheit ist etwas, das Sie auf jeden Fall im Auge behalten sollten.

CloudTalk ist beispielsweise nach ISO 27001:2013 zertifiziert, unterzieht sich regelmäßig unabhängigen Prüfungen durch Dritte und kann das Zertifikat auf Anfrage vorlegen.

Wenn Sie ein Softphone der Spitzenklasse wünschen, sollten Sie unser VoIP-Telefonsystem ausprobieren. Es verfügt über eine Vielzahl von Add-Ons, über 70 Funktionen und rund 40 Integrationen.

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